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¿Comimos en exceso en el software?

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Ha pasado poco más de una década desde que Marc Andreesen famosamente declaró que el software se estaba comiendo el mundo. Él estaba en lo correcto. Ahora, estamos en una nueva fase: hay un software poderoso dondequiera que miremos, y hemos estado consumiendo it sin mucha consideración por los efectos a largo plazo. Tanto es así que, hoy, nos enfrentamos a una pregunta irónica: ¿Comimos en exceso? 

Nuestros platos ciertamente están llenos de cada tipo de aplicación imaginable, y todos son muy tentadores. ¿Sabes en cuántas aplicaciones te has registrado alguna vez? ¿Quizás docenas, o incluso cientos? La cantidad promedio de aplicaciones implementadas por cliente de Okta ha subido un 22% con respecto los últimos 4 años. Los jefes de TI con los que hablo a menudo bromean diciendo que sus empresas tienen más aplicaciones SaaS que empleados.

Este podemos ser un problema y tu tienes preocuparse por esto. Las organizaciones que dejan crecer su apetito sin control enfrentan tres riesgos principales:

  • Precio: Con el trabajo remoto convirtiéndose en el estándar, hemos visto que el software se ha convertido en la segunda línea de gastos más importante para muchas empresas. Sin embargo, hasta el 25 % de las aplicaciones SaaS y las licencias no se utilizan. Si los dos principales gastos de su empresa son las personas y la tecnología, está desperdiciando una gran cantidad de dinero en uno de sus principales gastos.
  • Riesgos de cumplimiento: Para vender software basado en la nube o almacenar datos de clientes en la nube, debe convertirse en compatible con SOC2, ISO 27001 o incluso SOX. Piense en su empresa y sus datos como un castillo. Debe demostrar a los auditores que está bien protegido. Ahora imagina cada aplicación como una ventana, puerta, puente o punto de entrada a tu castillo. Cuantas más aplicaciones, más escrutinio recibirá de los auditores.
  • Eficiencia operacional: La diferencia entre un buen chef y un chef de clase mundial radica en cómo manejan a su personal para manejar todos los ingredientes disponibles. Ciertamente, su equipo no colabora bien cuando usa varios tipos de la misma aplicación, como Monday, Jira, Asana o ClickUp. Además, los tickets de soporte interno crecen exponencialmente con la cantidad de aplicaciones utilizadas.

Sin embargo (y para llevar la metáfora de la comida un paso más allá), muchas de las aplicaciones que utiliza su empresa en realidad están los ingredientes para construir un gran producto. Después de todo, construir una empresa de tecnología es complicado. Y para hacerlo de manera efectiva, necesita los componentes y las herramientas correctos. Sin embargo, el truco para aprovecharlos, para convertirse en un restaurante de software de 3 estrellas Michelin, es pensar en cómo administrar con maestría todo su software. 

Un método para lograr esto, para desbloquear todo el potencial de su empresa a través de la tecnología, es cambiar las prioridades de TI, seguridad y adquisiciones — los equipos que generalmente se preocupan por las operaciones de software. En lugar de obligarlos a solucionar problemas (por ejemplo, resolver tickets de TI), ayúdelos a crear una infraestructura que permita a los empleados operar el software por sí mismos y convertirse en un mano de obra autogestionada.

La applicaciónocalipsis. O es eso …?

Pero primero: ¿Cómo llegamos aquí, hasta el día de hoy, cuando las empresas viven en SaaS y viven a través de lo que en broma me refiero como el applicaciónocalipsis? ¿Cuáles son las causas de nuestra adicción al software?

La mejor UX del software moderno ha desagregado el software empresarial tradicional

Los empleados utilizan cada vez más aplicaciones especializadas para tener éxito en el trabajo. Nosotros solía usar productos de Microsoft para casi todo. Ahora usamos Airtable en lugar de Excel, Notion en lugar de Word, Pitch en lugar de PowerPoint. Para poner algunos números detrás de lo que muchos de nosotros vemos en nuestra vida cotidiana: Más del 42 % de los clientes de Office365 de Okta ahora también implementan Zoom en lugar de solo usar Microsoft Teams, y el 26% de ellos también usan Box a pesar de tener OneDrive.

Las personas están usando más aplicaciones debido a la adopción fácil y gratuita

Tradicionalmente, los productos empresariales se vendían de arriba hacia abajo: el CIO decidió comprar Salesforce o Microsoft Office y se convirtieron en los valores predeterminados para toda la empresa. Pero las empresas emergentes como Slack y Dropbox popularizó el crecimiento de abajo hacia arriba, y hoy, 67% de las empresas desarrolladoras (por ejemplo, Datadog o AWS) tienen un plan o prueba gratis. Ya no necesitamos programar una llamada con los vendedores ni pedirle permiso a TI; simplemente regístrate para la versión gratuita de la herramienta.

En resumen: las aplicaciones están aquí, allá, en todas partes. Pero ¿nos excedemos? ¿Estamos, de hecho, usando demasiadas aplicaciones? No lo creo. De lo contrario, El software puede darnos superpoderes para impulsar el negocio más rápido. 

Tratar la tecnología como un motor de negocios

Piensa en tu coche. Requiere 30,000 partes para crear un solo coche. Pero en lugar de reducir la cantidad de piezas, los fabricantes de automóviles desarrollaron el método más efectivo para ensamblar el automóvil. La innovación provino de cómo unieron diferentes partes. por ejemplo, el Sistema de producción de Toyota, también llamada “manufactura ajustada”, se convirtió en un diferenciador competitivo fundamental para Toyota. un principio fue minimizar el desperdicio y mejorar continuamente las operaciones sacando los problemas a la superficie rápidamente. El desarrollo ágil de software y la metodología de "inicio esbelto" se inspiraron en el sistema Toyota de "construir, medir, aprender". 

Al igual que Toyota, las empresas deben pensar en cómo cambiar sus principios operativos en torno al software y convertirlos en un diferenciador competitivo. Los enfoques tradicionales para administrar la tecnología no son suficientes. Las empresas a menudo piensan que la centralización es la respuesta pero, en este caso, no lo es. Simplemente hay demasiadas aplicaciones con las que lidiar, además de otros factores como la seguridad y el cumplimiento.

La administración centralizada de software es el enemigo

En 1944, la Agencia Central de Inteligencia publicó una guía sobre cómo sabotear su lugar de trabajo. El punto número 1 era nunca tomar atajos y pasar siempre por un “canal” centralizado. Piense en la última vez que necesitó acceso a una aplicación o un permiso. Tenías que pasar por un canal creado por un ticket de TI y estabas atascado esperando. ¿O qué pasó con la última vez que necesitó comprar una nueva pieza de software? Puede tomar de 2 a 3 meses hasta que obtenga todas las aprobaciones necesarias para comprar una aplicación. 

He aquí por qué la centralización no funciona y por qué los enfoques para solucionarlo pueden fallar.

La centralización crea cuellos de botella

Más de la mitad de todas las aplicaciones son adquiridas y administradas por expertos en la materia en diferentes equipos, muchos de los cuales solo quieren adquirir sus herramientas y ponerse a trabajar. Sin embargo, departamentos como TI, seguridad o compras necesitan ayudar con la mayoría de esas solicitudes. Por lo que estamos viendo, entre el 40 % y el 60 % de todos los tickets de TI están relacionados con problemas de acceso al software, que, en promedio, tardan unas 19 horas en resolverse. Los empleados están atascados esperando y los administradores se ven abrumados por el trabajo pesado, como la creación de cuentas. La sobrecarga de administración aumenta con cada aplicación adicional. 

La centralización conduce a baldes con fugas

Las empresas también centralizan la supervisión para mitigar los riesgos de costos, cumplimiento o seguridad. La lógica es sólida, ya que los empleados no deben simplemente comprar software duplicado o recibir permisos de administración excesivos. Sin embargo, la revisión de cientos de aplicaciones y miles de cuentas no es escalable con un enfoque centralizado: crea cubos con fugas, donde los empleados aún reciben y conservan acceso innecesario a las aplicaciones sin que nadie lo sepa. Por ejemplo, 25% o más de software no se utiliza en la mayoría de las empresas. O bien, el equipo de seguridad de Segment demostró el año pasado que 60% de sus 669 roles de administrador no se utilizaron activamente.

Más plantilla no es la solución

A menudo, los equipos de operaciones objetan que no están tan bien financiados como otros departamentos, lo que los hace moverse más lento de lo que realmente quieren. Entonces, ¿por qué no aumentamos continuamente el número de administradores con la cantidad de aplicaciones que usamos? Sin embargo, el problema radica precisamente en esa pregunta y en la suposición de que el problema solo se puede resolver centralizando la ayuda y la supervisión. Es una solución que no escala.

La centralización de la administración de software es algo extraño. Intenta facilitar las cosas pero, de alguna manera, empeora las cosas para todos a medida que aumenta la cantidad de aplicaciones. Asi que, ¿Cómo podemos reimaginar los roles de los equipos? que se preocupan por las operaciones de software, a saber ¿TI, seguridad y compras?

Haga que el camino compatible sea el camino fácil

Seamos realistas: los empleados casi siempre tomarán el camino más fácil hacia el valor. Si su enfoque para administrar el software permanece centralizado con muchos cuellos de botella, entonces los empleados continuarán eludiendo sus políticas haciendo cosas como comprar software en secreto. Es un círculo vicioso. Para que muchas personas actúen de manera responsable y cambien la relación entre TI/seguridad/adquisiciones y el resto de la organización, la ruta compatible debe convertirse en la ruta más conveniente. 

El autogobierno es el nuevo enfoque para gestionar el software

Abordar esta complejidad solo puede suceder si devolvemos el control y la responsabilidad a los empleados y sus equipos. En lugar de darle comida a la gente, le enseñas a cocinar sin quemarse. Básicamente, el objetivo es encontrar una manera en la que los incentivos estén alineados para que los empleados que actúen de la manera más rentable y segura también resuelvan sus propios problemas más rápidamente. 

Ya estamos acostumbrados a hacerlo usted mismo cuando se trata de comprar alimentos y gasolina, e incluso registrarse para un vuelo, entonces, ¿por qué no administrar el software empresarial? En lugar de pedir apoyo a TI (o trabajar a través de "canales", como describió la CIA en su guía sobre sabotaje en el lugar de trabajo), TI podría permitir que los empleados se ayudaran a sí mismos de manera rápida y responsable. En lugar de ser el brazo de ejecución centralizado, la seguridad, las adquisiciones y la TI deben convertirse en la plataforma interna de la empresa que habilita a los empleados con la infraestructura adecuada.

La automatización es excelente, pero requiere soporte centralizado y eso no se escala con cientos de aplicaciones.

La adopción de un proceso y una estructura para el autogobierno es un problema importante a resolver porque afecta directamente el resultado final. Las organizaciones que no se enfocan en evolucionar de su configuración centralizada sistémica a una de autoservicio corren el riesgo de desperdiciar grandes cantidades de dinero en software no utilizado, acumular la próxima auditoría de cumplimiento y hacer que toda la organización funcione de manera ineficiente. Es un prioridad de liderazgo para cambiar la forma en que funciona su organización, de modo que pueda desbloquear todo su potencial mediante el uso estratégico de aplicaciones de terceros en lugar de verse abrumado por ellas.

La pregunta que las empresas deberían hacerse es cómo codificar el autoservicio en tantos lugares como sea posiblee. Por ejemplo:

  • Una vez que TI crea flujos de trabajo sobre quién debe aprobar qué aplicación, los empleados pueden solicitar aplicaciones, permisos, herramientas internas o incluso recursos para desarrolladores sin ayuda de TI. 
  • Si compras crea un sistema en torno a quién debe aprobar qué tipo de compra de software, los empleados pueden seguir adelante y usar ese sistema de autoservicio. 
  • Si la seguridad implementa una forma de otorgar acceso a aplicaciones o permisos confidenciales solo durante un período de tiempo determinado, no necesitarán revisar el acceso de manera centralizada todo el tiempo.

Incorpore el autogobierno en sus metas

Todos estos ejemplos muestran cómo el papel de los equipos de operación de software pueden cambiar: en lugar de resolver tickets o alertas de soporte, podrían concentrarse en codificar el sistema de la manera correcta y asesorar a toda la organización en el camino. Más allá de eso, otro enfoque para cambiar la gestión de la tecnología a través de una fuerza laboral autónoma es anime a todos los líderes de su equipo en toda su organización para incorporar el autoservicio en sus OKR or V2MOM

Por ejemplo, TI generalmente tiene como objetivo reducir los requisitos de personal operativo a través de la automatización. La automatización es excelente, pero requiere soporte centralizado y eso no se escala con cientos de aplicaciones. En su lugar, TI podría intentar reducir los requisitos de personal operativo a través del autoservicio. O bien, TI a veces agrega un objetivo en torno a la reducción del tiempo que se tarda en responder a los tickets. Una vez más, este objetivo se basa en el supuesto de que la ayuda debe centralizarse. En su lugar, intente agregar un objetivo para reducir el porcentaje de solicitudes que no requieren un primer toque de TI.

Up al 25% de las aplicaciones SaaS y las licencias no se utilizan. Si los dos principales gastos de su empresa son las personas y la tecnología, está desperdiciando una gran cantidad de dinero en uno de sus principales gastos.

El autogobierno también puede comenzar con una pequeño ejercicio para disminuir el gasto en SaaS. Administrar cientos de proveedores de forma centralizada es imposible, pero podría funcionar hacer algo tan simple como enviar a cada usuario de Outreach.io o Smartsheet un correo electrónico explicando que está tratando de ahorrar en gastos de software. Solicite un 👍 si ya no usan el software para que pueda reclamar la licencia.

O, pide a todos los administradores de tu aplicación que te ayuden a reducir los gastos excesivos. Cree una hoja de cálculo compartida de las aplicaciones de software y los costos anuales, luego pídales que reduzcan los costos tanto como sea posible eliminando las licencias o cancelando las aplicaciones por completo. Para hacer de esto un desafío para el equipo y alinear los incentivos, ofrezca un premio por cada aplicación sin usar o redundante que eliminen, y un incentivo monetario a los tres administradores principales que reduzcan más el gasto en SaaS. Este enfoque le brinda un primer vistazo de lo que significa tener una fuerza laboral autónoma.

¿Ya estamos llenos?

Construir una empresa de tecnología es complicado, especialmente hoy en día. En lugar de lamentarnos por todas las herramientas que usamos, un mejor uso de la energía podría ser crear una forma eficiente de administrar tanto sus herramientas como sus procesos subyacentes. Empoderar a sus equipos y empleados a través del autogobierno puede convertirse en un diferenciador competitivo. Los empleados no solo se sentirán como una parte integral del proceso y, por lo tanto, tendrán un interés en su éxito, sino que los de TI, seguridad y adquisiciones se convertirán en verdaderos facilitadores en lugar de resolver los tickets o las alertas. 

Entonces, sí, es posible que tengamos un buffet SaaS de todo lo que pueda comer frente a nosotros, pero tenemos las herramientas y el conocimiento para saciar nuestro apetito y hacer que todas esas opciones funcionen a nuestro favor. Solo se necesita fuerza de voluntad para cambiar nuestra relación con el software.

Publicado septiembre 27, 2022

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