La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser una tarea desafiante que tiene repercusiones para una amplia gama de operaciones de la empresa. Cualquier esfuerzo significativo requiere una estrategia de implementación de ERP detallada y bien planificada.

Al dividir la implementación en fases donde cada una tiene objetivos específicos, puede aumentar la probabilidad de un resultado exitoso. Por otra parte, entrar en un instalación ERP sin una dirección, un alcance y una organización claros del proyecto, pueden surgir problemas en el futuro.

Comprender el sistema ERP y sus beneficios

Un sistema de planificación de recursos empresariales actúa como el "pegamento" que conecta los muchos sistemas informáticos utilizados por una empresa. En otras palabras, un sistema ERP integra muchos sistemas y permite acceder a los datos de esos sistemas desde una ubicación centralizada.

Una de las muchas razones por las que un sistema ERP podría usarse en una empresa es para simplificar las operaciones, disminuir la cantidad de trabajo humano requerido, mejorar la experiencia del cliente o sindicalizar las actividades corporativas. El comercio minorista, la fabricación, la distribución, los productos farmacéuticos y la tecnología son algunas de las empresas que utilizan el software ERP. Otras áreas incluyen atención médica, organizaciones sin fines de lucro, telecomunicaciones, alimentos y bebidas, etc.

Las implementaciones de ERP pueden demorar semanas, meses o años, según los requisitos del sistema. Es decir, si todo va según lo planeado. Muchas empresas se asocian con consultores de ERP experimentados como https://nexinfo.com/erp-implementation/ para ayudarlos durante todo el proceso.

El trabajo de un integrador es ayudarlo a aprovechar al máximo su inversión en software. Elegir un socio de implementación de ERP en la nube es tan importante como elegir el software adecuado. 

Las fases clave de un plan de implementación de ERP

Al implementar un sistema ERP, hay muchas fases interconectadas. Puede haber algún cruce entre las diversas etapas. Cada fase normalmente contiene condiciones de entrada que deben cumplirse antes de que la fase pueda comenzar. Cuando se cumplen los entregables predeterminados, una fase se considera completa.

1. Descubrimiento y Planificación

La implementación de un ERP comienza cuando su empresa reconoce la necesidad de uno. Para comenzar, usted o su equipo deben determinar qué operaciones administrativas deben automatizarse. Para evitar perder detalles cruciales, querrá incluir aportes de personas en cada departamento y sector de su negocio.

El siguiente paso es ver si alguna opción de software alternativa puede lograr el mismo objetivo. Esto también se conoce como análisis de brechas porque tiene como objetivo identificar áreas de cobertura que no están adecuadamente cubiertas. Por ejemplo, su departamento de recursos humanos puede estar más tranquilo con un programa dedicado e independiente que con un nuevo sistema ERP.

Una estrategia de implementación de ERP bien pensada puede acelerar todo el proceso de automatización, independientemente del método utilizado.

2. Presupuestación de Costos de Integración

Ensamblar un presupuesto factible para los gastos de integración anticipados es la siguiente fase en el proceso de integración. Varias variables influirán en el costo final de implementación. El número de usuarios y el tamaño de la empresa son dos de los factores más críticos. Tenga en cuenta las pérdidas de productividad al elaborar un presupuesto. 

Los siguientes son algunos de los elementos de costo del proceso de integración:

• Actualizaciones del sistema
• Copias de seguridad y almacenamiento
• Tarifas de capacitación, personalización y consulta de proveedores
• Pago de horas extras del personal

3. Diseño

Durante el diseño, el equipo de implementación de ERP examinará todos los procesos y procedimientos que se implementarán en la plataforma. El equipo debe comprender los métodos de configuración y personalización de ERP. En este punto, las cosas se vuelven más técnicas y complejas, y la investigación es más extensa.

El equipo de implementación analizará todas las fuentes de datos y los datos que se trasladarán a ERP o se sincronizarán a través de integraciones. Esta información se utiliza para construir y diseñar un software ERP que se adapte a los requisitos de la empresa.

Hay varios niveles de complejidad que se encuentran en esta fase. Consulte las prácticas recomendadas a continuación:

• Involucre a todos los departamentos comerciales desde el principio. En términos de lo que esperan de la plataforma, cada usuario debe tener una comprensión clara de los objetivos. Los malentendidos pueden generar conflictos si no se resuelven de inmediato.
• Optimizar la colaboración. Los sistemas ERP deben diseñarse para facilitar las interacciones del usuario final con otros usuarios y piezas de servicio. Las herramientas eficaces de cooperación y comunicación pueden agilizar los procesos.
• Entrevistar a los usuarios. Para incorporar características vitales y satisfacer las necesidades de los usuarios, comuníquese con cuidado. Realizar entrevistas en varios puntos de la operación para captar información adecuada.
• Diseña intuitivamente. Su sistema ERP debe ser fácil de usar. Cuanto más fácil sea implementar un sistema, más rápido podrá beneficiarse una empresa de él. Un tablero intuitivo respalda este enfoque de diseño.
• Hágalo compatible con dispositivos móviles. Los sistemas EPR son aptos para dispositivos móviles, como muchas soluciones de software. La accesibilidad móvil de su sistema facilitará el uso de los empleados y permitirá el trabajo remoto.

4. Desarrollo

La configuración del sistema ERP es fundamental ya que garantiza que el sistema satisfaga todos sus requisitos y especificaciones. Con la ayuda de una agencia asociada de confianza, podrá personalizar el sistema para que se ajuste a sus necesidades específicas. Como resultado, la transición al nuevo sistema será más fluida.

Como parte de esta colaboración, su socio también conocerá sus procesos y procedimientos actuales. Posteriormente, el sistema ERP se configurará de acuerdo con estos procedimientos. Esto asegurará que el sistema sea fácil de usar y que pueda continuar usando sus flujos de trabajo y procesos actuales con el nuevo software.

5. Pruebas

Es esencial asegurarse de que el software ERP esté configurado correctamente y funcione correctamente para que pueda comenzar a generar ingresos. Eso se puede hacer a través de pruebas de ERP.

Las pruebas de ERP se centran en la funcionalidad de cada módulo en determinadas situaciones. La preparación, la ejecución y la evaluación son las tres etapas de la preparación para las pruebas.

• Preparación. Esto implica configurar el sistema de prueba, los conjuntos de pruebas y los datos de prueba.
• Ejecución. Esto incluye la ejecución de las pruebas creadas durante los preparativos, el seguimiento de problemas y la presentación del estado de la prueba.
• Evaluación. Esto comprende el análisis de defectos, el plan de prueba y la evaluación de la causa, la preparación del conjunto de pruebas y la documentación del proceso de prueba.

6 Despliegue

Tanto el equipo del proyecto como el equipo de implementación evaluarán la situación y llegarán a una conclusión sobre si proceder o no. Está previsto cargar y confirmar los datos finales justo antes de que el sistema entre en funcionamiento.

Al completar el proceso de capacitación, el equipo del proyecto comenzará a utilizar el nuevo sistema exclusivamente.

7. mantenimiento

La fase de mantenimiento del ciclo de vida del ERP es el último paso del proceso. Los responsables de mantener el nuevo sistema deben mantenerse actualizados sobre las nuevas desarrollos tecnológicos. Además, los empleados son responsables de adquirir los conocimientos necesarios para mantener el sistema operativo en todo momento.

Conclusión

La instalación de un sistema ERP totalmente integrado es un procedimiento a gran escala específico de la empresa. Idealmente, su proveedor de software ERP y su socio deberían tener tantos conocimientos sobre su negocio como usted. Porque en el futuro, su responsabilidad es apoyar y mantener el sistema.

Aún así, lo asesorarán y le ofrecerán soluciones adicionales para ayudarlo a lograr sus objetivos financieros y de crecimiento.

Artículo de implementación de ERP y permiso para publicar aquí proporcionado por Claire Glassman. Escrito originalmente para Supply Chain Game Changer y publicado el 18 de julio de 2022.

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• Fuente: https://supplychaingamechanger.com/7-key-phases-of-an-erp-implementation/