¿Qué es la automatización de formularios?

La automatización de formularios se refiere al proceso de automatización de la creación, finalización y envío de formularios utilizando software o herramientas especializadas. Los formularios son una parte integral de la mayoría de los procesos comerciales, desde la incorporación de clientes hasta las revisiones de desempeño de los empleados. Al automatizar el proceso de llenado de formularios, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia general.

La automatización de formularios generalmente se logra utilizando herramientas de software especializadas que automatizan el proceso de ingreso de datos al extraer datos de varias fuentes, como bases de datos u hojas de cálculo existentes. Luego, estos datos se utilizan para completar campos en formularios electrónicos, como archivos PDF o formularios en línea, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente.

La automatización de formularios tiene varios beneficios para las empresas. Uno de los principales beneficios es el aumento de la eficiencia. Al automatizar el proceso de llenado de formularios, las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir los errores asociados con la entrada manual de datos. Esto, a su vez, puede aumentar la productividad y reducir los costos asociados con el llenado y procesamiento de formularios.

Otro beneficio de la automatización de formularios es la precisión mejorada. El llenado automático de formularios garantiza que todos los campos se completen con precisión, lo que reduce el riesgo de errores que pueden ocurrir con la entrada manual de datos. Esto puede ser particularmente importante para las empresas que manejan información confidencial, como datos financieros o de atención médica.

Además, la automatización de formularios puede mejorar la calidad y la consistencia de los datos. Al automatizar el proceso de ingreso de datos, las empresas pueden garantizar que los datos se ingresen de manera uniforme en todos los formularios, lo que reduce el riesgo de errores e inconsistencias.

En general, la automatización de formularios es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia. Con las herramientas de software adecuadas, las empresas pueden automatizar el proceso de llenado de formularios y concentrarse en tareas más importantes, como atender a los clientes y hacer crecer su negocio. Exploremos esto más a fondo.

¿Qué es OCR?

La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es un proceso computarizado de conversión de texto impreso o escrito a mano en texto codificado por máquina, que puede ser leído y procesado por una computadora. OCR se usa ampliamente en varias industrias, incluidas las finanzas, la atención médica, la legal, el gobierno y la educación, para diversas tareas, como el procesamiento de documentos, la entrada de datos y el mantenimiento de registros. Podemos reconocer una amplia gama de fuentes, estilos e idiomas, lo que la convierte en una herramienta versátil para convertir documentos físicos a formato digital.

La tecnología OCR ha revolucionado la forma en que las empresas procesan los formularios. El procesamiento de formularios implica la recopilación, extracción y análisis de datos de varios tipos de formularios, como facturas, recibos y encuestas. El procesamiento manual de formularios requiere mucho tiempo y es propenso a errores, razón por la cual las empresas recurren cada vez más a la tecnología OCR para un proceso más eficiente y preciso.

El procesamiento manual de formularios tiene muchos inconvenientes:

1. Pérdida de tiempo: El procesamiento manual de formularios puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de formularios. La tecnología OCR puede automatizar el proceso y reducir el tiempo requerido para la entrada de datos.
2. Propenso a errores: La entrada manual de datos es propensa a errores, como errores tipográficos, falta de información o datos inexactos. La tecnología OCR puede reducir los errores al extraer con precisión los datos de los formularios.
3. Inconsistente: La entrada manual de datos puede resultar en datos inconsistentes, con diferentes operadores usando diferentes formatos o ingresando datos de diferentes maneras. La tecnología OCR puede proporcionar una entrada de datos consistente y estandarizada.
4. Costoso: La entrada manual de datos requiere recursos humanos, lo que puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. La tecnología OCR puede reducir el costo y el tiempo necesarios para la entrada de datos.
5. Escalabilidad limitada: La entrada manual de datos no es escalable, y las empresas pueden tener dificultades para mantenerse al día con los crecientes volúmenes de formularios. La tecnología OCR puede manejar grandes volúmenes de formularios de manera eficiente, lo que la convierte en una solución escalable.
6. Riesgos de seguridad: El procesamiento manual de formularios implica documentos físicos que se pueden perder, robar o dañar. La tecnología OCR puede convertir documentos físicos en formato digital, haciéndolos más fáciles de almacenar, administrar y proteger.
7. falta de integración: La entrada manual de datos puede ser un desafío para la integración con otros sistemas, como bases de datos o CRM. La tecnología OCR puede integrarse a la perfección con otros sistemas, lo que permite la entrada de datos automatizada y reduce el riesgo de errores.

En resumen, la tecnología OCR puede ayudar a las empresas a superar los desafíos del procesamiento manual de formularios al reducir el tiempo, el costo y los errores, brindar datos consistentes y precisos y mejorar la escalabilidad y la seguridad de los datos.

Flujo de trabajo de automatización de formularios

Veamos cada paso del flujo de trabajo de automatización de formularios uno por uno:

Creación de forma

El primer paso es crear un formulario que se pueda utilizar para recopilar información de los usuarios. Esto puede incluir cosas como formularios de contacto, encuestas, formularios de pedido y más.

• JotForm (https://www.jotform.com/): un popular generador de formularios en línea que ofrece una interfaz de arrastrar y soltar y más de 10,000 plantillas de formulario.
• tipo de letra (https://www.typeform.com/) – un creador de formularios que es conocido por sus diseños de formularios atractivos y fáciles de usar.

Recolectar Datos

Una vez que se ha creado un formulario, debe compartirse con los usuarios para que puedan completarlo y proporcionar la información necesaria.

Una vez recopilados los datos, es necesario extraerlos del formulario y guardarlos en un formato utilizable para su posterior procesamiento. Tenga en cuenta que muchos formularios son copias impresas y deben procesarse mediante OCR y aprendizaje profundo para extraer datos estructurados.

• nanoredes (https://nanonets.com/): una herramienta de extracción de datos que permite a los usuarios extraer datos de archivos PDF, correos electrónicos y otros documentos mediante flujos de trabajo automatizados.

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• Parse Hub (https://www.parsehub.com/) – una herramienta de extracción de datos que permite a los usuarios extraer datos de sitios web y formularios y guardarlos en varios formatos.

Validación y verificación de datos

Una vez recopilados los datos, es necesario validarlos y verificarlos para garantizar que sean precisos y completos.

• nanoredes (https://nanonets.com/) – una herramienta de extracción de datos que tiene funciones para configurar procesos de aprobación manuales o automatizados, y establecer reglas de validación basadas en condiciones.

• Zapier (https://zapier.com/): una herramienta que automatiza los flujos de trabajo e integra diferentes aplicaciones para ayudar con la validación y verificación de datos.
• pila de formularios (https://www.formstack.com/): una herramienta de recopilación de datos que proporciona funciones como validación de datos, lógica condicional y firmas electrónicas.

Integración de Datos

Una vez que los datos se han recopilado y validado, es posible que deban integrarse con otros sistemas o aplicaciones para su posterior procesamiento o análisis.

• nanoredes (https://nanonets.com/) – una solución de automatización de flujo de trabajo y extracción de datos que proporciona funcionalidad para exportar datos a ERP/software/base de datos de elección.

• Microsoft Power Automatizar (https://flow.microsoft.com/): un servicio basado en la nube que permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados que se integran con varias aplicaciones y servicios.
• integromat (https://www.integromat.com/en/): una herramienta que conecta diferentes aplicaciones y automatiza los flujos de trabajo, lo que permite la integración y el procesamiento de datos.

Gestión y almacenamiento de datos

Una vez que se han recopilado e integrado los datos, es necesario almacenarlos y administrarlos de manera segura y organizada.

• Hojas de cálculo de Google (https://www.google.com/sheets/about/) – una herramienta de hoja de cálculo basada en la nube que se puede usar para almacenar y administrar datos.
• Mesa de aire (https://airtable.com/): una herramienta de administración de bases de datos que proporciona funciones como campos personalizables, colaboración en tiempo real e integraciones de aplicaciones.

Análisis de datos e informes

Una vez que los datos se han almacenado y administrado, se pueden analizar y generar informes para obtener información y tomar decisiones informadas.

Automatización del flujo de trabajo

Finalmente, los flujos de trabajo se pueden automatizar para ayudar a optimizar los procesos y ahorrar tiempo.

• nanoredes (https://nanonets.com/): automatización del flujo de trabajo para la automatización de formularios con múltiples opciones de importación, procesamiento de formularios, extracción de datos de formularios, configuración del proceso de aprobación, reglas de validación y exportación.

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• flujo de besos (https://kissflow.com/): una herramienta de automatización de flujos de trabajo que permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados e integrarlos con diferentes aplicaciones y servicios.
• nintex (https://www.nintex.com/): una herramienta de automatización de flujos de trabajo que proporciona funciones como el diseño de flujos de trabajo de arrastrar y soltar, integraciones con aplicaciones populares y análisis.

Flujo de trabajo de procesamiento de formularios con OCR

Echemos un vistazo a cómo OCR y otro software sinérgico pueden ayudar a automatizar múltiples pasos del flujo de trabajo de procesamiento de formularios:

1. Captura de formulario: El primer paso es capturar el formulario en formato digital. Esto se puede hacer usando un escáner o una cámara digital. El OCR se puede utilizar para reconocer automáticamente el texto del formulario y convertirlo a un formato digital que una computadora pueda procesar fácilmente.
2. Preprocesamiento de imágenes.: La imagen capturada puede requerir preprocesamiento para mejorar la calidad de la imagen y hacerla más legible para OCR. Esto puede incluir técnicas de mejora de imagen como ajuste de contraste, reducción de ruido y enderezamiento de imagen.
3. reconocimiento OCR: La imagen capturada es analizada por el software OCR para extraer el texto del formulario. La tecnología OCR puede reconocer texto impreso y escrito a mano, y también puede identificar casillas de verificación, botones de radio y otros elementos de formulario.
4. Extracción de datos: Después de extraer el texto, los datos relevantes deben extraerse y formatearse en un formato estructurado como XML o CSV. La tecnología OCR se puede utilizar para extraer campos de datos específicos, como nombres, direcciones y fechas.
5. Validación de datos: Los datos extraídos deben validarse para garantizar su exactitud e integridad. La tecnología OCR se puede utilizar para verificar errores como faltas de ortografía, fechas incorrectas y campos faltantes.
6. Integración de datos: Los datos extraídos deben integrarse con otros sistemas o bases de datos. La tecnología OCR se puede usar para importar automáticamente los datos a otros sistemas de software, lo que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente.
7. Informes: Los datos extraídos se pueden utilizar para generar informes y análisis. La tecnología OCR se puede utilizar para generar informes basados ​​en campos de datos o criterios específicos.

Una solución para cada industria

El procesamiento automatizado de formularios mediante el software OCR tiene casos de uso en múltiples industrias. Esto es posible gracias al software de procesamiento de formularios OCR que emplea aprendizaje profundo para realizar la extracción de datos en lugar de un enfoque basado en plantillas basado en reglas.

Tenga en cuenta que Nanonets OCR ha ayudado a automatizar el procesamiento de formularios mediante OCR para clientes que abarcan una amplia gama de industrias.

• Industria de la salud: En la industria de la salud, el software OCR puede automatizar el procesamiento de varios formularios, como reclamos médicos, recetas y formularios de información del paciente. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del paciente, la fecha de nacimiento, los detalles del seguro, los detalles de la medicación y las notas del médico.

• Industria financiera: En la industria financiera, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como facturas, órdenes de compra, recibos y documentos fiscales. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del proveedor, el número de factura, la fecha, el monto total y los detalles de la línea de pedido.
• Industria legal: En la industria legal, el software OCR puede automatizar el procesamiento de varios formularios, como contratos legales, presentaciones judiciales y archivos de casos. Nanonets OCR puede extraer campos como nombres de partes, fechas, números de casos y citas legales.

• Industria educativa: En la industria de la educación, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como formularios de admisión, hojas de calificaciones y registros de asistencia. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del estudiante, el número de lista, las calificaciones de las materias, el porcentaje de asistencia y el año académico.
• Agencias gubernamentales: Las agencias gubernamentales utilizan el software OCR para procesar varios formularios, como declaraciones de impuestos, formularios de inmigración y solicitudes de pasaporte. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del solicitante, el número de pasaporte, el tipo de visa y las fechas de viaje.

• Recursos Humanos: En la industria de recursos humanos, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como solicitudes de empleo, currículos y formularios de información de empleados. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del candidato, la dirección de correo electrónico, el número de contacto, los detalles educativos y el historial laboral.

• Industria minorista: En la industria minorista, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como formularios de pedido, etiquetas de envío y facturas. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del cliente, la dirección de envío, el nombre del producto, la cantidad y el precio.

• Sector inmobiliario: En la industria de bienes raíces, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como contratos de alquiler, títulos de propiedad y documentos hipotecarios. Nanonets OCR puede extraer campos como la dirección de la propiedad, el nombre del propietario, el monto de la hipoteca y la fecha de vencimiento del pago.
• Industria de seguros: En la industria de los seguros, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios, como formularios de reclamos, documentos de pólizas y solicitudes de seguros. Nanonets OCR puede extraer campos como el número de póliza, el monto del reclamo, la fecha del accidente y la información del titular de la póliza.

• Industria manufacturera: En la industria manufacturera, el software OCR puede automatizar el procesamiento de formularios como órdenes de compra, conocimientos de embarque y órdenes de trabajo. Nanonets OCR puede extraer campos como el nombre del producto, el número de pieza, la cantidad y la fecha de entrega.

Nanonets OCR puede extraer varios campos de diferentes tipos de formularios en las industrias mencionadas anteriormente, brindando automatización, eficiencia y precisión al procesamiento de datos.

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Pruebe Nanonets para la automatización de formularios

Puede registrarse y comenzar con Nanonets en cuestión de minutos y configurar su flujo de trabajo de procesamiento de formularios automatizado personalizado según su caso de uso y necesidades. Los pasos se enumeran a continuación.

Alternativamente, puedes programar una llamada con uno de nuestros expertos en IA que puede comprender el caso de uso, hacer una demostración del producto y configurar un flujo de trabajo de procesamiento de formularios personalizado para usted.

Comience ahora con Nanonets:

• Crea tu propio modelo.

• Configure las opciones de importación.

Puede cargar archivos manualmente para probar o configurar importaciones automatizadas desde ERP/software/base de datos de su elección.

• Nanonets OCR procesa los archivos.

Nanonets procesa archivos al instante y extrae datos estructurados como campos, elementos de línea y tablas.

• Configurar reglas de aprobación y validación

Puede configurar un proceso de aprobación manual/automatizado basado en reglas de condiciones y también configurar reglas de validación basadas en los datos extraídos.

• Configurar opciones de exportación

Puede descargar los datos en el formato que elija, o simplemente exportar los datos utilizando nuestras integraciones listas para usar fáciles de usar. Proporcionamos integraciones listas para usar con ERP / software / base de datos de su elección.

A medida que las empresas se esfuerzan por optimizar sus operaciones y mejorar la productividad, la automatización de formularios se ha convertido en una herramienta cada vez más esencial. Al automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos valiosos, reducir los errores y mejorar la eficiencia general.

La automatización de formularios implica el uso de software para digitalizar y automatizar el proceso de llenado y procesamiento de formularios. Esto puede incluir todo, desde formularios de incorporación de empleados hasta formularios de admisión de clientes, facturas y más. Con la automatización de formularios, las empresas pueden eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente, reducir el riesgo de errores y acelerar el procesamiento de documentos importantes.

Nanonets es una poderosa plataforma de automatización de formularios que puede ayudar a las empresas de todos los tamaños a optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia. Con su avanzada tecnología impulsada por IA, Nanonets facilita la automatización incluso de los formularios y procesos más complejos, lo que reduce la carga de los empleados y libera tiempo para tareas más importantes.

Uno de los beneficios clave del uso de Nanonets para la automatización de formularios es su capacidad para integrarse con una amplia gama de aplicaciones comerciales y plataformas de software. Esto significa que las empresas pueden integrar fácilmente la automatización de formularios en sus flujos de trabajo existentes, sin necesidad de procesos de integración manual costosos y lentos.

Otra ventaja clave de Nanonets es su facilidad de uso. Con su interfaz de usuario intuitiva y su potente generador de formularios de arrastrar y soltar, incluso los usuarios sin conocimientos técnicos pueden crear y automatizar formularios complejos de forma rápida y sencilla. Y con sus algoritmos de IA avanzados, Nanonets puede extraer y procesar datos con precisión incluso de los formularios más desordenados y desestructurados, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la eficiencia general.

Además de sus capacidades avanzadas de automatización de formularios, Nanonets también ofrece una gama de otras funciones y herramientas potentes para ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y mejorar la productividad. Estos incluyen herramientas de visualización de datos, capacidades de informes personalizados y más, todo diseñado para ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en datos y mejorar el rendimiento general.

En general, la automatización de formularios se está convirtiendo rápidamente en una herramienta esencial para empresas de todos los tamaños, ya que se esfuerzan por optimizar sus operaciones y mejorar la productividad. Y con su poderosa plataforma impulsada por IA y su interfaz de usuario intuitiva, Nanonets es una solución ideal para las empresas que buscan automatizar sus procesos de formularios y mejorar la eficiencia. Tanto si es propietario de una pequeña empresa que busca ahorrar tiempo y recursos, como si es una gran empresa que busca optimizar sus operaciones, Nanonets tiene las herramientas y características que necesita para tener éxito en el vertiginoso mundo empresarial actual.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-form-automation/