Una guía práctica de S&OP, uno de los procesos integrados de gestión empresarial más importantes que su empresa jamás necesitará.
En un mundo donde uno puede sentirse abrumado fácilmente por la gran cantidad de siglas relacionadas con la cadena de suministro, S&OP es algo que no desea pasar por alto ni olvidar. Esto se debe a que la planificación de ventas y operaciones integra todas las cosas que hacen funcionar a su empresa: previsión de ventas, marketing, operaciones, conciliación financiera, logística y seguimiento de objetivos estratégicos.
Manejados de manera colaborativa, estos procesos ayudan a alinear su cadena de suministro con sus objetivos de ventas y reabastecimiento. Gestionados en silos o de forma dispar, los mismos procesos pueden generar exceso de existencias, falta de existencias y clientes descontentos, todo lo cual puede afectar sus resultados.
"S&OP es el proceso multifuncional más importante y crítico", dice Micheal Youssef, director analista senior de Gartner, Inc.. "Si el S&OP se realiza correctamente, genera retornos significativos, incluido un aumento de los ingresos y la rentabilidad".
¿Qué es S&OP y cómo funciona?
La planificación de ventas y operaciones integra la demanda, el inventario, el suministro y la planificación financiera en un plan de negocios único y coherente. ¿De qué otra manera se puede definir S&OP? De acuerdo con la Instituto de Previsión y Planificación Empresarial (IBF), S&OP también vincula los planes estratégicos con los planes operativos, todos con el objetivo de desarrollar la cartera y combinación de productos más deseable para maximizar las ventas y las ganancias.
Explicación de S&OP: así es como funciona:
Utilizando un enfoque de gestión de la cadena de suministro estructurado y continuo, S&OP combina la planificación de la demanda, el equilibrio entre oferta y demanda y la gestión de inventario para crear y ejecutar un conjunto único de planes integrados.
Luego, S&OP proporciona un monitoreo continuo del desempeño según el plan para ayudar a las organizaciones a responder a los cambios, minimizar las interrupciones y maximizar sus resultados. El desempeño se revisa periódicamente y los planes y alternativas para ventas y operaciones futuras se presentan a la alta dirección para su aprobación.
La planificación de la demanda desempeña un papel crucial en este proceso porque "alimenta" a S&OP con los datos que necesita para establecer planes de producción y niveles de inventario precisos. Sin estos pronósticos, las empresas corren el riesgo de producir bienes en exceso o en defecto, lo que conduce a pérdidas de ventas.
El corazón de S&OP: un conjunto de números
Lástima del pobre planificador de la demanda que se enteró después de que su planta iba a estar fuera de servicio durante tres semanas. Los desabastecimientos eran rampantes cuando el planificador de la demanda finalmente decidió llamar a la planta para ver qué estaba pasando. Resulta que nunca se le notificó el motivo del cierre, que no se debió a problemas mecánicos (como se suponía). Más bien, el gerente de la planta tomó la decisión unilateral de cerrar para controlar el inventario.
Obviamente, esta empresa no contaba con un proceso S&OP, ni sus numerosos departamentos colaboraban en funciones críticas como ventas, marketing, operaciones, gestión financiera, planificación de la demanda y planificación de la cadena de suministro.
Este es sólo un ejemplo de la vida real de lo rápido que las cosas pueden salir mal cuando los planes de ventas y producción no están alineados con las cadenas de suministro. En el mismo escenario, las finanzas probablemente estaban trabajando con su propio conjunto de números, las ventas pueden incluso haber tenido un pronóstico y las operaciones probablemente simplemente se estaban “ajustando” basándose en una intuición.
La buena noticia es que con un conjunto de números con los que trabajar, el mismo planificador de demanda habría sabido con mucha antelación que se avecinaba el cierre de una planta (¡si fuera realmente necesario!), las ventas tendrían pronósticos precisos con los que trabajar, las finanzas conocerían los números y las operaciones podrían tomar buenas decisiones que beneficiaran a todas las partes interesadas, hasta el cliente individual.
S&OP hace que todos trabajen con el mismo manual
La planificación de la demanda, la planificación del suministro, la gestión de inventarios y la planificación financiera son subprocesos interdependientes que son multifuncionales por naturaleza. Cada uno contribuye al todo colectivo y, como tal, funciona de manera óptima cuando una mano sabe lo que está haciendo la otra.
Digamos que el departamento de ventas de un fabricante quiere duplicar la cantidad del producto X que vende para el próximo mes. El planificador de suministros puede saber que el suministro del producto X es muy escaso en este momento y que no hay manera de que las operaciones puedan cumplir con las expectativas del equipo de ventas de duplicar la producción. Si el planificador de la demanda está fuera del circuito, entonces la misión puede proceder según lo planeado e, inevitablemente, fracasar.
O supongamos que marketing quiere introducir un nuevo producto dos meses antes de lo previsto. El planificador de suministros puede saber que el equipo necesario para fabricar ese producto no se puede instalar en un plazo más corto. Si el planificador participa en las primeras reuniones y colabora eficazmente con el marketing, entonces el plan acelerado puede reevaluarse durante las etapas de planificación.
Estas son algunas de las razones clave por las que la representación interfuncional en todas las reuniones de subprocesos es tan importante. Para obtener mejores resultados, cada lado debe saber de dónde viene el “otro lado” en lugar de mirar siempre el resultado final y preguntarse: “¿En qué estaban pensando?”
Cuando S&OP rompe los silos, ocurre la magia
No es ningún secreto que los lugares de trabajo funcionan mejor cuando la colaboración interfuncional genera cohesión. El mismo principio se aplica en la planificación de la demanda y la gestión de la cadena de suministro, donde todas las funciones organizativas pueden beneficiarse o verse perjudicadas por estos procesos.
Cuando utiliza S&OP para romper los silos, no solo ahorra dinero y mejora la gestión de inventario, sino que también puede entregar más pedidos a tiempo, reducir los excesos de producción y eliminar costosas horas extras.
La planificación de ventas y operaciones también respalda las mejoras de primera línea. Por ejemplo, cuando Rhodia Eco Services, una división de 230 millones de dólares del gigante químico global Rhodia, Inc., implementó un proceso completo de S&OP, la compañía mejoró su disponibilidad de capacidad general del 85% a más del 90%. Con esta mayor capacidad, Eco Services puede responder más rápidamente a cambios de última hora en la demanda para ganar participación de mercado.
S&OP impulsa el crecimiento sostenible
Un proceso S&OP bien administrado también ayuda a las empresas a aumentar la efectividad organizacional y al mismo tiempo aliviar el estrés de los gerentes de la cadena de suministro, que ahora tienen tiempo para pensar estratégicamente en oportunidades de mejora continua. Al aprovechar el poder de S&OP, las organizaciones en crecimiento pueden lograr una mejor alineación, mejorar la colaboración, optimizar las operaciones de su cadena de suministro e impulsar un crecimiento más sostenible y predecible.
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