La comunicación dispersa entre herramientas consume tiempo de ventas crítico de su representante de ventas. un informe de Mckinsey dice que alrededor de un tercio de todas las tareas de operaciones de ventas se pueden automatizar y ayudar a los gerentes a generar entre un 3 y un 25 % más de ingresos por representante.
Una inmersión más profunda en la cadena de valor de los acuerdos muestra un complejo entrelazamiento de herramientas que requieren un trabajo manual doloroso en cada paso de la cadena.
| Pasos del trato | Actividades | % Automatización potencial |
| Evaluación de factibilidad | Utilice Typeform para conocer los requisitos del cliente, colabore con el producto para analizar la viabilidad del acuerdo | 50% |
| Soluciones técnicas | Cree una tarea de ingeniería de ventas, realice un seguimiento con SE para obtener actualizaciones de estado, revisar la demostración y reiterar el ciclo completo. Obtenga comentarios de los clientes y finalice el SoW |
30% |
| Propositos financieros | Utilice una herramienta CPQ para compartir el precio del producto. Consiga financiación y producto para revisar la propuesta. | 70% |
| Proceso de solicitud de propuestas/solicitud de cotizaciones | Colaborar con Devops, Infosec, Producto, Ventas, Legal para completar una plataforma web o una hoja de Excel | 80% |
| Negociación y Ajuste | Alinearse con Legal y Finanzas en términos contractuales y límites de negociación. Utilice docusign para enviar el contrato para su firma | 50% |
| Cerrar el acuerdo | Actualiza el estado de la oferta en Hubspot. Comunique la actualización de estado al equipo de activación, al gerente de ventas y actualice un documento de activación con los requisitos del cliente. | 70% |
La mala comunicación y colaboración es la causa principal de que los acuerdos se cancelen. Los retrasos son la principal causa de que los representantes de ventas pierdan un acuerdo durante todo el embudo. Organizar ofertas, comunicaciones, actualizaciones y recordatorios en una sala de ofertas es la clave del éxito para un representante de ventas y su gerente.
¿Qué es una sala de ofertas?
Un Dealroom a menudo se refiere a una plataforma o espacio digital diseñado para facilitar la gestión y el cierre de acuerdos en un contexto de ventas.
Es un entorno en línea (página web, canal de slack) donde el representante de ventas, el gerente de ventas, los ingenieros de ventas y los clientes potenciales pueden colaborar, comunicarse y gestionar actividades y documentos relacionados con acuerdos.
¿Cuáles son las características clave de una sala de ofertas?
- Permite la colaboración:
- Permite la colaboración en tiempo real entre los equipos de ventas y los clientes potenciales.
- Proporciona una plataforma para discutir requisitos, planificar los próximos pasos, compartir propuestas, negociar términos y abordar consultas.
- Simplifica el seguimiento de ofertas:
- Supervisa el progreso de los acuerdos a través de varias etapas del proceso de ventas.
- Proporciona información sobre el estado del acuerdo, posibles obstáculos y próximos pasos.
- Se integra perfectamente:
- Puede integrarse con sistemas CRM (gestión de relaciones con el cliente) para agilizar la gestión de acuerdos.
- Puede conectarse con plataformas de firma electrónica para facilitar la firma digital de acuerdos.
- Facilita Comunicación:
- Facilita la comunicación entre todas las partes involucradas en el trato.
- Puede incluir funciones de chat, videoconferencias y sistemas de notificación.
- Análisis y recordatorios:
- Proporciona recordatorios a las partes interesadas sobre la finalización de las tareas.
- Proporciona datos y análisis relacionados con el progreso y el rendimiento del negocio.
- Ayuda a identificar patrones, pronosticar y optimizar el proceso de ventas.
¿Cómo afecta a los equipos de ventas no tener una sala de negociaciones?
Si bien los representantes de ventas pueden enfrentar desafíos más operativos y cotidianos debido a que no utilizan una sala de operaciones, los vicepresidentes de ventas pueden enfrentar problemas estratégicos y relacionados con la supervisión. Ambos roles, aunque de diferentes maneras, experimentarían ineficiencias, riesgos y desafíos en la gestión y cierre de acuerdos de manera efectiva, lo que en última instancia afectaría los resultados de la organización y las relaciones con los clientes.
Para vicepresidente de ventas:
- Supervisión inadecuada:
- Desventaja: Visibilidad limitada del progreso del trato y las actividades del representante de ventas.
- Repercusiones: Dificultad para identificar cuellos de botella y brindar apoyo oportuno.
- Pronósticos imprecisos:
- Desventaja: Falta de datos en tiempo real para realizar pronósticos de ventas precisos.
- Repercusiones: Planificación y asignación de recursos ineficaces.
- Cumplimiento y riesgos legales:
- Desventaja: Posible incumplimiento de las normas de intercambio y almacenamiento de datos.
- Repercusiones: Repercusiones legales y daños a la reputación de la empresa.
- Implementación de estrategia ineficaz:
- Desventaja: Datos y conocimientos limitados para formular y adaptar estrategias de ventas.
- Repercusiones: Reducción de la eficacia de las estrategias de ventas y posible pérdida de oportunidades.
- Desafíos de alineación del equipo:
- Desventaja: Dificultad para asegurar la alineación entre los representantes de ventas y otros departamentos.
- Repercusiones: Mensajes y enfoque inconsistentes hacia los prospectos, lo que afecta el éxito del acuerdo.
- Gestión de Relaciones con el Cliente:
- Desventaja: Información limitada sobre las interacciones y el historial de los clientes.
- Repercusiones: Capacidad obstaculizada para construir y mantener relaciones sólidas con cuentas clave.
Para representantes de ventas:
- Gestión de información desorganizada:
- Desventaja: Luchando con información dispersa en varias plataformas (correos electrónicos, archivos, etc.).
- Repercusiones: Recuperación de información que requiere mucho tiempo y posible pérdida de datos críticos.
- Colaboración ineficiente:
- Desventaja: Colaboración limitada en tiempo real con equipos internos y prospectos.
- Repercusiones: Retrasos en la toma de decisiones y posibles errores de comunicación.
- Preocupaciones de seguridad:
- Desventaja: Falta de entornos seguros para compartir documentos confidenciales.
- Repercusiones: Riesgo de filtraciones de datos y pérdida de confianza de los clientes potenciales.
- Seguimiento limitado:
- Desventaja: Dificultad para rastrear el progreso del trato y las interacciones con los clientes.
- Repercusiones: Pérdida de visibilidad del estado del acuerdo y los próximos pasos.
- Experiencia del cliente deteriorada:
- Desventaja: Incapacidad para proporcionar interacciones rápidas y transparentes a los clientes.
- Repercusiones: Posible pérdida de acuerdos y relaciones dañadas con los clientes.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una sala de ofertas?
- Eficiencia: Agiliza el proceso de cierre de acuerdos al proporcionar una plataforma centralizada para todas las actividades relacionadas con los acuerdos.
- Seguridad: Garantiza que los documentos y las comunicaciones confidenciales se gestionen y accedan de forma segura.
- Transparencia: Ofrece visibilidad del progreso del acuerdo para todas las partes interesadas relevantes.
- Accesibilidad: Permite el acceso a información relacionada con transacciones en cualquier momento y lugar, facilitando colaboraciones remotas y globales.
- Escalabilidad: Puede adaptarse para manejar diferentes tamaños y complejidades de acuerdos.
¿Por qué los representantes de ventas no utilizan Dealrooms?
| No. | Inconveniente | Descripción | Por qué es una preocupación |
|---|---|---|---|
| 1 | Resistencia al cambio | Es posible que los representantes de ventas estén acostumbrados a sus flujos de trabajo y herramientas existentes. | El cambio a una nueva plataforma puede percibirse como disruptivo y requiere adaptación. |
| 2 | Curva de aprendizaje | Preocupaciones por dominar una nueva herramienta y sus características. | El tiempo y el esfuerzo necesarios para aprender un nuevo sistema podrían verse como un obstáculo. |
| 3 | Complejidad percibida | Creencia de que las salas de negociaciones son complejas y engorrosas. | Si la plataforma no es fácil de usar, los representantes de ventas pueden encontrar tediosa su navegación y administración. |
| 4 | Preocupaciones sobre la migración de datos | Se preocupa por transferir datos e información existentes a un nuevo sistema. | El proceso de migración de datos puede considerarse lento y arriesgado. |
| 5 | Falta de valor percibido | No ver un beneficio claro en el uso de una sala de ofertas. | Si las ventajas no se comunican claramente, es posible que los representantes de ventas no comprendan cómo pueden ayudar en su trabajo. |
| 6 | Preocupaciones sobre la adaptación del cliente | Le preocupa que a los clientes les resulte difícil utilizar una sala de ofertas. | Presentar a los clientes una nueva plataforma puede verse como un obstáculo adicional en el proceso de ventas. |
| 7 | Falta de integración | Es posible que la sala de negociaciones no se integre bien con las herramientas y sistemas CRM existentes. | La gestión de datos en múltiples plataformas puede resultar ineficiente y frustrante. |
| 8 | Preocupaciones por la privacidad y la seguridad | Temores sobre la seguridad de los datos dentro de una sala de negociaciones. | Los representantes de ventas pueden estar preocupados por la confidencialidad de la información confidencial. |
| 9 | Problemas tecnológicos | Experimentar fallas técnicas o limitaciones. | Los problemas técnicos pueden interrumpir el proceso de ventas y crear desafíos adicionales. |
| 10 | Apoyo organizacional | Falta de apoyo y capacitación por parte de la organización. | Sin la formación adecuada y el soporte continuo, los representantes de ventas pueden tener dificultades para utilizar la sala de operaciones de forma eficaz. |
¿Cuáles son algunas automatizaciones útiles de salas de ofertas que pueden ayudar a impulsar la adopción?
1. Creación automatizada de salas de ofertas:
- Descripción: Cree automáticamente una sala de ofertas cuando una oferta llegue a una etapa específica en el CRM u otro evento desencadenante.
- Beneficios: Reduce la configuración manual y garantiza la creación oportuna de salas de ofertas.
2. Automatización de documentos:
- Descripción: Complete automáticamente las salas de ofertas con documentos relevantes según el tipo de oferta, la etapa u otros criterios.
- Beneficios: Garantiza que todos los documentos necesarios estén disponibles y reduce la gestión manual de documentos.
3. Invitaciones automatizadas y gestión de acceso:
- Descripción: Envíe invitaciones automáticas a las partes interesadas y administre los niveles de acceso según reglas predefinidas.
- Beneficios: Agiliza la participación de las partes interesadas y garantiza un acceso seguro y adecuado.
4. Automatización de tareas e hitos:
- Descripción: Asigne automáticamente tareas e hitos a las partes interesadas relevantes según el tipo y la etapa del acuerdo.
- Beneficios: Garantiza la responsabilidad y mantiene el progreso del acuerdo en marcha.
5. Automatización de notificaciones:
- Descripción: Envíe notificaciones automáticas para actualizaciones de tareas, carga de documentos u otras actividades relevantes dentro de la sala de negociaciones.
- Beneficios: Mantiene a las partes interesadas informadas y comprometidas en tiempo real.
6. Automatización de informes:
- Descripción: Genere y envíe informes automatizados sobre el progreso del trato, las actividades y las métricas de rendimiento.
- Beneficios: Proporciona a las partes interesadas información y actualizaciones periódicas sin esfuerzos de generación de informes manuales.
7. Automatización de firma electrónica:
- Descripción: Integre soluciones de firma electrónica para facilitar los flujos de trabajo de firma automatizada de documentos.
- Beneficios: Agiliza el proceso de aprobación y mejora la eficiencia del cierre de acuerdos.
8. Automatización de la integración:
- Descripción: Sincronice automáticamente los datos entre la sala de ofertas y otras herramientas/plataformas (como CRM, ERP, etc.) a través de integraciones API.
- Beneficios: Garantiza la coherencia y disponibilidad de los datos en todas las plataformas.
Para discutir más sobre la automatización de la sala de negociaciones, puede programar una reunión con nuestro expertos en ventas.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/are-internal-communications-killing-your-deals/
