En la mayoría de las empresas, el equipo de cuentas por pagar es responsable de enviar pagos a proveedores, clientes y otros socios comerciales. Frente al equipo de AP, el equipo de cuentas por cobrar se encarga de cobrar los pagos pendientes de los clientes y socios comerciales. Estas transacciones (tanto pagos entrantes como salientes) determinan si una empresa seguirá funcionando o no. Si una organización no puede realizar los pagos, los proveedores dejarán de trabajar con ella; Si una organización no puede cobrar los pagos, sus reservas de efectivo se pondrán en peligro, junto con la rentabilidad general.
Debido a que estos equipos pueden caer en silos, muchas empresas pierden los pagos netos. En esencia, un pago neto es una forma de simplificar la cantidad de transacciones entre su organización y un socio comercial externo de algún tipo. Podría ser un proveedor, un prestamista o incluso una empresa de servicios públicos.
Si puede concretar un proceso de compensación que funcione para usted y las entidades con las que hace negocios, verá ahorros monetarios y una reducción en los tiempos de procesamiento, y su equipo de AP operará de la manera más eficiente posible.
¿Qué es la compensación?
Si se pregunta: "¿Qué es la compensación?" No estás solo. Por definición, la compensación es el acto de combinar múltiples obligaciones financieras entre dos o más partes y pagar un monto de pago neto. La compensación en finanzas puede funcionar de diferentes maneras, pero independientemente del proceso de compensación utilizado, el objetivo es reducir los riesgos financieros para todas las partes involucradas.
La compensación se vuelve increíblemente clara cuando se desglosa en un ejemplo simple:
- Digamos que le pides prestado $20 a un amigo para comprarte una camiseta porque olvidaste tu billetera en casa. Al día siguiente, cuando tienes tu billetera, te ofreces a comprarle la cena de $30 a tu amigo.
- Si no sabías acerca de los pagos netos, puedes enviarle a tu amigo $20 para pagarle la camiseta, mientras que ellos te pagan $30 para pagarte la cena.
- Sin embargo, con un proceso de compensación rápido implementado, puedes determinar fácilmente que si compensas los $30 que te deben con los $20 que tú les debes, puedes venderles $10 y todo se igualará.
El ejemplo anterior es cómo se representa un pago neto en nuestra vida cotidiana, pero funciona de la misma manera entre empresas. Si un proveedor le cobra a su empresa $100 por un artículo de línea, pero usted le cobra $50 por un artículo de línea diferente, su equipo de AP puede trabajar con su equipo de AP para compensar esos pagos, lo que resulta en un pago único de $50 de su organización a la de ellos. En última instancia, todas las deudas se liquidan, pero con menos pasos.
Tipos de red
Hay varias formas en que las empresas pueden realizar la compensación en finanzas, pero los métodos principales son la compensación de liquidación, la compensación de liquidación, la compensación por novación y la compensación multilateral. Los diferentes escenarios comerciales requerirán un proceso de compensación específico. A continuación se explica cómo pensar en cada una de las 4 estrategias de pago neto:
Red de cierre
En la mayoría de los casos, la compensación de liquidación no es ideal para ninguna de las partes involucradas. Cuando una empresa incumple las deudas que tiene con otra entidad, lo que significa que no puede pagar el principal o los intereses de acuerdo con el calendario de pagos acordado, el siguiente paso es la compensación de liquidación. En este proceso de compensación, se compensan todas las deudas entre ambas entidades, creando un monto de pago único para que una empresa pague a la otra. Una vez que se elige esta ruta, todos los contratos anteriores se anulan y se paga el saldo restante.
Compensación de liquidación
Un proceso de compensación muy común es la compensación de liquidación. Al realizar la compensación en finanzas, su equipo de cuentas por pagar puede ver todos los ingresos y salidas. facturas tiene con un proveedor o negocio específico. Al compensar los pagos juntos, cuando llega el momento de pagar estas facturas, se puede hacer con un solo pago en lugar de múltiples pagos de ida y vuelta de cada organización.
Si, después de compensar los pagos, usted es la organización con un saldo pendiente, su equipo de AP enviará una transferencia bancaria o un cheque físico por el saldo total. Si usted es la organización con un saldo menor, la otra empresa le enviará un pago global por el monto restante que se le debe.
Compensación por novación
La compensación por novación no es tan diferente de la compensación de liquidación, pero existen algunas variaciones clave que hacen que ambos métodos de pago de compensación sean importantes. Al compensar por novación, todas las facturas pendientes entre dos partes se cancelan y se reemplazan por una nueva factura única por el monto final adeudado. Esto se usa comúnmente en transacciones de divisas; Compensar facturas que comparten monedas puede simplificar tanto el seguimiento de auditoría como el proceso de pago.
Compensación multilateral
Si su equipo de AP está compensando pagos entre más de dos partes, se puede utilizar la compensación multilateral. La compensación multilateral es el método más complejo utilizado para compensar los pagos y, a menudo, requiere un intercambio central o una solución de software de vanguardia para ejecutarse correctamente. Este proceso de compensación reúne todas las deudas que existen entre tres o más entidades, compensa los montos adeudados e invoca un proceso de pago sencillo. La compensación multilateral también se puede utilizar en empresas complejas que pueden tener transacciones entre sus propias subsidiarias o entidades comerciales.
Cómo funciona el proceso de compensación
Una vez que la respuesta a "¿Qué es la compensación?" queda claro, el proceso de compensación debe ser pensado detenidamente. Es importante considerar el conjunto proceso de aprobación de factura y finalización del pago del proveedor al solidificar el proceso de compensación.
En un nivel alto, el proceso de compensación se verá así:
- Las facturas se envían entre ambas partes involucradas en el proceso de compensación. Su equipo de contabilidad enviará facturas al proveedor o socio comercial, y ellos enviar facturas a su equipo de AP cuando se administran bienes o servicios.
- Su organización y la empresa con la que compensará los pagos deben revisar y aprobar todas las facturas antes de que se realice la compensación. Es importante que no se pase por alto el proceso de aprobación de la factura porque podría terminar pagando de más si se envía una factura duplicada por accidente.
- Una vez que ambas partes aprueban todas las facturas involucradas, un centro de compensación o software AP puede agregar los montos y producir un monto de pago final.
- Una vez calculada la deuda final, su equipo de AP enviará un pago a la otra entidad, o su equipo de AP liquidar el saldo. Esto podría cambiar de mes a mes, dependiendo de qué empresa tenga la mayor deuda al final del proceso de compensación.
Una vez que se familiarice con la finalización de un pago de compensación, el proceso de compensación se convierte en un componente simple del ciclo mensual del equipo de AP. La compensación de pagos es una excelente manera de optimizar la funcionalidad de su equipo de cuentas por pagar, pero los beneficios no terminan ahí.
Beneficios de la compensación
Los pagos netos deben ser una parte constante de su ciclo financiero mensual. La compensación financiera conlleva muchos beneficios para usted y las empresas con las que trabaja habitualmente, como por ejemplo:
Resolución de Disputas
Al comparar facturas en los lados AP y AR de su negocio, la compensación financiera puede facilitar la resolución de disputas entre usted y sus proveedores preferidos. Los programas de software como Nanonets relacionan automáticamente las facturas entrantes y salientes con un único proveedor, generan un monto neto y facilitan la búsqueda de una solución que funcione para todos.
Riesgo financiero reducido
Al centralizar las transacciones financieras, son más fáciles de rastrear y tienen menos riesgo de quedar atrapadas en el flujo de aprobación de facturas. Esto significa que usted y sus proveedores recibirán sus pagos más rápidamente, evitando posibles cargos por pagos atrasados o incumplimientos de contrato.
Gestión de errores
Si se comete un error contable, por ejemplo, se envía un monto de pago incorrecto para una factura, es más difícil examinar varias facturas y pagos en lugar de identificar un pago mayor realizado a un proveedor. La compensación de pagos hace que sea más fácil resaltar una discrepancia y rectificarla.
Conciliación simplificada
El proceso de cierre de fin de mes ya es bastante difícil para los equipos de finanzas y contabilidad. Al utilizar una solución de pago neto, es más fácil completar conciliaciones de cuentas y procesos de informes mensuales.
Procesos de flujo de caja optimizados
La gestión del flujo de caja es uno de los procesos financieros más complejos. Encontrar cualquier forma de simplificarlo puede ayudar a ahorrar tiempo a su equipo financiero y aumentar su productividad en general. Con menos transacciones en efectivo (en el lado de pagos o AR), es más fácil administrar el flujo de efectivo.
Simplifique la compensación con tecnología
Si un pago de compensación tuviera que finalizarse a mano cada vez, es posible que el trabajo no valga la pena. Sin embargo, con el uso de la tecnología y Soluciones de software Al igual que las Nanonets, los pagos compensados son simples, rápidos y precisos. Estas herramientas pueden cotejar facturas entre varios proveedores dentro de un período determinado, netear los montos totales y generar un monto de pago final. Una vez que empieces empleando tecnologías AP a optimizar el proceso de pago a proveedores, verá un retorno de la inversión casi de inmediato. No se preocupe, estas tecnologías se crearon para que sean fáciles de usar y fácil de implementar.
Deje que su equipo AP lidere el camino
Los equipos de cuentas por pagar son administradores de fondos; conocen los entresijos de su negocio y, a menudo, jugar un papel importante en cada transacción relacionada con el negocio. Permítales finalizar el proceso para un pago neto; ellos son los expertos. Cuando se les da a los expertos la oportunidad de diseñar un proceso nuevo y mejorado con la ayuda de la tecnología, es más probable que el proceso se adopte a gran escala.
¿Qué es la red, preguntas? Asegúrese de que el equipo de AP esté de acuerdo con la respuesta. Si no está realizando pagos netos, ¡esta es su oportunidad de revolucionar la forma en que administra los fondos en su negocio!
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/netting/
