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Contratar a su primer empleado es un paso emocionante para hacer crecer su negocio; sin embargo, hay nuevos desafíos que deberá superar. La implementación de los procedimientos necesarios para mantener registros y promover la precisión dentro de su función de nómina se basa en la creación de un sistema efectivo de contabilidad de nómina.

Comprender los conceptos básicos de la contabilidad de nómina, la importancia y los procesos generales, y cómo incluir la automatización son áreas vitales para maximizar el potencial de crecimiento y minimizar el riesgo de errores costosos.

¿Qué es la contabilidad de nómina?

La contabilidad de nómina calcula, distribuye y realiza un seguimiento de la compensación de los empleados. Esto implica administrar los componentes de la compensación individual y la responsabilidad del empleador. La contabilidad de nómina no solo maneja sueldos y salarios. Se sumerge en cada segmento asociado con el pago de sus empleados, incluyendo:

• Cálculo del salario bruto exacto
• Retención de los impuestos federales, estatales y locales apropiados
• Remisión de impuestos patronales
• Presentación de informes de nómina requeridos
• Analizar los beneficios de los empleados
• Retención de registros
• Aprovechar los conocimientos para el crecimiento
• Tomar decisiones estratégicas de contratación

Las regulaciones federales, estatales y locales influyen en los cálculos de nómina. Estas agencias reguladoras controlan la cantidad de impuestos retenidos, cómo se pagan los beneficios y los embargos y los requisitos de retención de registros. La contabilidad de nómina abarca todas las leyes y reglamentos requeridos para promover el cumplimiento.

¿Cómo afectan los métodos contables a la contabilidad de nómina?

La contabilidad de nómina sigue el principio de correspondencia en la contabilidad de acumulación. Esta norma exige que los gastos se registren en el mismo período que los ingresos correspondientes. Por ejemplo, si registra la venta de una máquina, también debe registrar cualquier mano de obra asociada con la construcción de la máquina en el mismo período. Para seguir los principios de coincidencia, las empresas registran los gastos de nómina en la cuenta de acumulación hasta que esos artículos se pagan con la cuenta corriente.

Los contribuyentes en efectivo no siguen los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como resultado, los gastos solo se registran una vez que el efectivo sale de la cuenta corriente. Esto elimina la necesidad de una entrada de nómina doble y, en cambio, solo se ingresa una entrada para registrar la nómina de la cuenta bancaria comercial.

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¿Por qué es importante la contabilidad de nómina?

La contabilidad de nómina es un componente vital de su sistema contable. primero te ayuda realizar un seguimiento cuidadoso de los gastos asociados con la nómina, incluidos los salarios brutos, los impuestos del empleador y los beneficios ofrecidos. Esto le da a su empresa la mejor oportunidad de cumplir con las agencias gubernamentales.

Además, la contabilidad de nómina asegura que usted está pagando a los trabajadores adecuadamente. Existen diferencias significativas entre un contratista independiente y un empleado. Los contratistas independientes no están sujetos a retención de impuestos por parte del empleado o del empleador. Cuando confunde a un empleado con un contratista independiente, el IRS puede imponer impuestos atrasados ​​con multas y sanciones. La contabilidad de nómina aumenta sus posibilidades de una clasificación adecuada.

Las deducciones de nómina pueden volverse complejas, algunas antes de impuestos y otras después de impuestos. Las deducciones antes de impuestos deben restarse del salario bruto antes de calcular los impuestos, mientras que las deducciones después de impuestos se toman de los ingresos después de impuestos. El cálculo erróneo de estos elementos puede llevar a sobrestimar o subestimar los pagos de beneficios, con el costo de los errores recayendo sobre el empleador.

Otro beneficio oculto de la contabilidad de nómina es decisiones comerciales más informadas. Al realizar un seguimiento efectivo de los gastos de nómina, puede ver el costo de cada empleado sobre el valor que brindan a su negocio. Tal vez descubra que agregar un empleado puede aumentar la productividad en un 20 % y generar más ingresos. Esta es información crucial cuando se busca escalar su negocio.

¿Qué tipos de gastos se incluyen en la contabilidad de nómina?

Los gastos en los que incurre en su contabilidad de nómina son exclusivos de su negocio. Esto se debe a que puede elegir qué beneficios ofrece a los empleados. Las categorías de gastos comunes que puede ver incluyen:

• para Trabajadores – Salarios, comisiones, propinas, reembolsos
• Impuestos sobre la nómina – Impuestos federales, estatales y locales
• Impuestos FICA – Impuestos de Seguro Social y Medicare tanto para el empleado como para el empleador
• Beneficios a los empleados – Seguro de salud, partidos de jubilación, cuenta de ahorro de salud
• Other Benefits – Reembolsos de matrícula, cuidado de niños, estacionamiento, planes de cafetería.

Debe pagar a sus empleados el Seguro Social, Medicare y los impuestos de desempleo como empleador. Sin embargo, la responsabilidad de remitir los montos correspondientes de los impuestos federales y estatales en nombre de sus empleados recae sobre usted. Elegir los beneficios que desea ofrecer a los empleados es una decisión crítica, ya que no solo afecta la comerciabilidad de las ofertas de trabajo en su empresa, sino que ciertas opciones también pueden ser costosas.

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¿Cómo se lleva la contabilidad de la nómina?

Comprender la contabilidad de la nómina siguió siendo solo la mitad de la batalla con el procesamiento y la remisión de la nómina en el otro extremo. Ya sea que esté procesando su primera nómina o tratando de limpiar sus procesos existentes, considere seguir estos cinco pasos.

Paso #1: Cree su Plan de Cuentas

El plan de cuentas es donde se registrará su nómina. Deberá crear cuentas de gastos y una cuenta de pasivo. Configure una cuenta para cada elemento de línea de nómina. Esto incluiría salarios, comisiones, reembolsos, impuestos y beneficios. La cuenta de pasivo representa lo que debe pagar. Esta cuenta se encuentra en el pasivo corriente en el balance general. Incluso si no planea ofrecer amplios beneficios de inmediato, configurar todo a la vez puede ser útil.

Tenga en cuenta que cada clase de empleados debe tener su categoría para fines de informes, como mano de obra directa y personal de oficina. Esto es útil cuando analiza la rentabilidad y el potencial de crecimiento. Además, los impuestos sobre la nómina también deben desglosarse. Es posible que deba ajustar su catálogo de cuentas después de procesar algunas nóminas para adaptar el resultado de las finanzas a las necesidades de su negocio.

Paso #2: Reúna información de nómina

Una vez que se configura el plan de cuentas, está listo para recopilar información de nómina. ¿Cómo está pagando a los empleados? Para los empleados por hora, necesitará una tarjeta de tiempo para basar las ganancias, pero para los empleados asalariados, las cantidades no cambian cada período de pago. Invertir en un software de seguimiento del tiempo para sus empleados por horas puede ayudarlo a pagar a los empleados con precisión.

Después de procesar su nómina, querrá recopilar informes para ese período de pago. Esto incluye el registro de nómina, pagos de seguros, informes de impuestos y otros informes de beneficios. Si está utilizando un programa de software para procesar la nómina, una función de informe de nómina debería albergar la información más necesaria.

Paso #3: Registro de entradas de diario

Una vez que tenga todos sus informes, debe registrar la entrada del diario de nómina. Es posible que deba completar varias entradas de diario según su método de contabilidad.

Asiento de diario para registrar la nómina en la base contable de efectivo

Débito: Salarios $5,000

Débito: Impuestos sobre la nómina $2,000

Débito: Seguro de Salud $1,000

Crédito: Efectivo $8,000

Asiento de diario para registrar la nómina en base contable acumulada

Débito: Salarios $5,000

Débito: Impuestos sobre la nómina $2,000

Débito: Seguro de Salud $1,000

Crédito: Nómina acumulada $8,000

Asiento de diario una vez pagada la nómina

Débito: Nómina Devengada $8,000

Crédito: Efectivo $8,000

Entrada de diario para registrar el tiempo libre acumulado

Débito: Salarios $4,000

Crédito: Vacaciones acumuladas $4,000

El cálculo de la nómina acumulada se basa en la fecha de cierre de sus finanzas. Por ejemplo, si sus libros se cierran el último día del mes, deberá determinar cuántos días se trabajaron durante ese mes pero se pagaron en el mes siguiente. Digamos que paga a los empleados cada dos semanas. Si una semana completa de la nómina ocurrió antes de fin de mes, acumularía el 50% de la nómina.

Paso #4: Publicar Nómina

Después de ingresar los asientos de diario, debe contabilizarlos en el libro mayor. Algunos sistemas de contabilidad publican automáticamente las entradas, pero para otros, debe enviar la transacción manualmente. Debes asegurarte de que las entradas sean precisas antes de publicarlas, ya que algunos programas de software no te permiten revertirlas.

Vuelva a verificar cada elemento de línea de entrada de diario con los diferentes informes de nómina que ha extraído. ¿Los salarios brutos totales en su entrada se relacionan con lo que está en el informe? ¿Qué tal el efectivo neto extraído de su cuenta bancaria? Una verificación fácil es asegurarse de que sus débitos sean iguales a sus créditos.

Si tiene más de un empleado en su departamento de contabilidad o nómina, tener un segundo revisor puede ser una gran idea. Esto no solo disuade el fraude y la apropiación indebida de activos, sino que también puede ayudarlo a detectar errores y equivocaciones de manera oportuna.

Paso #5: Conciliar la nómina

La etapa final de la contabilidad de la nómina es completar la conciliación de la nómina. Este paso asegura que sus cuentas de nómina estén vinculadas a la libro mayor. Además, las conciliaciones de nómina también lo ayudan a mantenerse al día con un presupuesto. La mayoría de las empresas aprovechan la conciliación mensual de la nómina. Trabajar este paso en sus conciliaciones mensuales le permite hacer los ajustes necesarios antes de que se cierren los libros.

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¿Qué es un ejemplo de contabilidad de nómina?

Probemos un ejemplo simple para reforzar los conceptos anteriores discutidos. Los informes de nómina de Alpha LLC muestran que pagaron $15,000 en salarios brutos, tenían $2,500 en impuestos del empleador, $500 en reembolsos y $1,000 en primas de seguros. ¿Cuál sería el asiento del diario de nómina, suponiendo que Alpha LLC informa sobre una base devengada?

La respuesta correcta es la siguiente:

Débito: Salarios brutos $15,000

Débito: Impuestos del empleador $2,500

Débito: Reembolsos $500

Débito: Primas de seguro $1,000

Crédito: Nómina acumulada $19,000

¿Cómo automatizar la contabilidad de nómina?

Hay maneras de mejorar la eficiencia en su función de contabilidad de nómina. La automatización de tareas mundanas proporciona más precisión y lleva a dedicar menos tiempo a registrar la nómina. La primera forma de automatizar la contabilidad de nómina es conectar su sistema de nómina con su software de contabilidad si están separados. Algunos programas de software de contabilidad tienen funciones integradas de procesamiento de nómina que eliminan la necesidad de este paso.

La integración perfecta permite que los datos se importen automáticamente entre programas, lo que elimina la necesidad de una entrada de datos que requiere mucho tiempo. Además, elegir un software que pueda contabilizar la nómina en el libro mayor puede ahorrarle mucho tiempo. En lugar de hacer coincidir diferentes informes de nómina, puede confiar en el software para realizar las entradas. Aunque aún necesitará revisar las transacciones, esto ahorra tiempo y reduce los errores. Esta función de automatización es especialmente importante para las empresas que no tienen varios empleados trabajando en la función de nómina.

La automatización de la contabilidad de nómina también se puede lograr utilizando programas de software basados ​​en la nube que permiten el acceso a datos en tiempo real. En lugar de esperar e importar manualmente las transacciones, puede ver los informes inmediatamente después de enviar la nómina, lo que brinda claridad en el proceso de toma de decisiones.

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¿Cómo implementar la automatización de la contabilidad de nómina?

Ahora que conocemos la importancia de la automatización de la contabilidad de nómina, veamos cómo puede implementarla de inmediato. Estamos enumerando cuatro pasos simples para cambiar a un proceso de nómina automatizado.

• Encuentre una plataforma de automatización de nómina.
• Automatice la extracción de información y sincronice bases de datos
• Agregue reglas adecuadas para cumplir con sus políticas.
• Capacitar a los empleados sobre cómo presentar sus gastos y documentos

Encuentre una plataforma de automatización de nómina.

Existen muchas plataformas de automatización de nóminas, pero encuentre la que más le convenga. En la siguiente sección, cubriremos en detalle la mejor manera de encontrar una solución de automatización de contabilidad de nómina, pero por ahora, aquí hay algunas cosas importantes que debe tener en cuenta:

• ¿El software se integra con sus sistemas existentes? [Lo más importante]
• ¿Puede automatizar tareas manuales como la entrada de datos para ahorrar tiempo a los empleados?
• ¿Es lo suficientemente flexible como para permitir modificaciones en los flujos de trabajo?
• ¿Puede la solución de automatización de contabilidad de nómina crecer con el negocio?

Automatice la extracción de información y sincronice bases de datos

¿De qué sirve tener una solución de nómina automatizada si necesita ingresar los datos manualmente? Encuentre una solución para automatizar la extracción de datos de los documentos de los empleados y sincronizar la base de datos de HRMS en tiempo real.

Automatice la extracción de datos de los documentos de los empleados, como contratos, informes de gastos, formularios de reembolso, recibos, declaraciones de impuestos y más. Esto reducirá los errores en los informes de nómina y recibos de pago.

Agregue reglas adecuadas para cumplir con sus políticas.

La mayoría del software de automatización de contabilidad viene con la automatización del flujo de trabajo como una característica. Puede usarlos para configurar reglas adecuadas para garantizar que sus cálculos de impuestos, cálculos de PTO, bonificación, etc. cumplan con las políticas de su empresa.

Capacitar a los empleados sobre cómo presentar sus gastos y documentos

Capacite a sus empleados sobre cómo usar el sistema, cómo enviar sus gastos y sus documentos para garantizar un procesamiento de la nómina sin errores. Puede pedirles a los empleados que usen software OCR, aplicaciones de escáner de recibos o Extensión OCR para extraer datos de sus documentos sobre la marcha.

¿Cómo elegir un sistema de contabilidad de nómina?

Diferentes softwares se adaptan a diferentes casos de uso. Debe comprender claramente sus requisitos para seleccionar el mejor software de contabilidad de nómina para su negocio. Sin embargo, aquí hay algunas características que deben tenerse en cuenta al elegir su software de automatización de contabilidad de nómina:

• OCR: para extraer información de los documentos de los empleados
• Flujos de trabajo: para automatizar, necesita flujos de trabajo basados ​​en reglas
• Integraciones: las integraciones listas para usar ahorran mucho tiempo
• Gestión de datos: su solución debería poder gestionar la información de sus empleados correctamente
• Otros complementos: presentación de impuestos, seguimiento de asistencia, seguimiento de PTO y paneles de empleados

Aparte de esto, manténgase al tanto de otras cosas como

• ¿Proporcionan soporte 24/7?
• ¿Cómo es su servicio al cliente?
• ¿Se ajusta a sus restricciones presupuestarias?
• ¿Puede el software crecer con sus requisitos?
• ¿Qué tan fácil es usarlo?
• ¿Funcionará con su software de recursos humanos actual?

Una vez que haya respondido las preguntas anteriores, debe saber qué software es el adecuado para usted.

Nanonets para la contabilidad de nómina

Nanonets es una plataforma de procesamiento de documentos inteligente basada en IA con software OCR incorporado. Nanonets puede automatizar todos los aspectos del procesamiento de nóminas con flujos de trabajo de documentos de extremo a extremo, un potente motor OCR e integraciones perfectas.

He aquí por qué debería considerar Nanonets:

• Automatice la entrada de datos – Nanonets puede extraer datos de sus documentos y cargar automáticamente los datos en el software requerido
• Elimine los controles manuales: Puede usar flujos de trabajo basados ​​en reglas para automatizar verificaciones manuales como formato de fecha, moneda, cálculos de impuestos y más.
• Obtenga aprobaciones sobre la marcha: Elimine los procesos de aprobación manuales. Agregue sus partes interesadas y sus etapas de revisión en los flujos de trabajo de aprobación de Nanonets y automatice sus procesos de aprobación.
• Facilite a los empleados la presentación de reembolsos: Pida a sus empleados que envíen los recibos en el correo electrónico. Nanonets extraerá automáticamente la información y completará sus informes de gastos, formularios de reembolso y asientos contables.
• Esté preparado para la auditoría: Mantén un registro de todas tus acciones con Nanonets.
• Equipo centrado en el cliente: Obtendrá soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, un equipo de capacitación talentoso y un administrador de éxito del cliente dedicado.

Automatice sus procesos de nómina con Nanonets y ahorre tiempo, esfuerzo y costos. Reserve una llamada con nuestro equipo hoy para ver cómo puede reducir los esfuerzos de los empleados y hacer que sus procesos contables sean fluidos.

Resumen

La contabilidad de nómina está diseñada para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de su recurso más importante: los empleados. Al implementar los controles correctos y comprender los conceptos básicos, puede ver los beneficios de la contabilidad de nómina en el crecimiento, la retención y las futuras decisiones de contratación.

El software de automatización de contabilidad de Nanonets puede automatizar procesos manuales como reembolsos, entrada de datos, codificación del libro mayor, reconciliación de pagos y más. Descubra cómo se pueden aplicar los casos de uso de Nanonets a su producto.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad de nómina

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/payroll-accounting/