Acababa de heredar un nuevo departamento en mi organización, el equipo de Gestión de datos de productos (PDM).
Poco después comencé a recibir llamadas del director general. Nos faltaban entregas a los clientes debido a problemas para introducir los datos correctos y completos en los sistemas que nos permitían gestionar listas de materiales y fabricar productos.
Si bien la gestión de datos de productos parecía haber sido una función bastante básica, rápidamente aprendí que su función y responsabilidades no se entendían, estaban infravaloradas y, sin embargo, eran absolutamente fundamentales y esenciales para la capacidad de operación de toda la empresa.
Esta fue una de las muchas lecciones que aprendí sobre esta parte crítica de cualquier organización.
¿Qué es entonces exactamente Gestión de datos de productos o maestros?
Dependiendo de la organización, he oído que esta función se llame Gestión de datos de productos (PDM) o Gestión de datos maestros (MDM).
Gestión de datos de productos (PDM)
La organización de Gestión de datos de productos de mi organización realizó todas las tareas relacionadas con la configuración de piezas/SKU, subensamblajes, listas de materiales, datos de proveedores y datos de clientes en nuestras bases de datos.
Esto incluía números de pieza, especificaciones, estándares, parámetros, dibujos, datos proporcionados por el cliente, datos proporcionados por el proveedor, cambios de ingeniería y más. Los datos se proporcionaron en casi todos los formatos imaginables sin estándares, todo lo cual tuvo que ser resuelto por el equipo de PDM.
Con cientos de miles de piezas, decenas de miles de listas de materiales, miles de productos, cientos de clientes e innumerables cambios de ingeniería, la tarea que realizó el equipo de PDM fue increíble. Más importante aún, su ética de trabajo, profesionalismo y actitud fueron nada menos que heroicos.
Wikipedia define la gestión de datos de productos como “el uso de software u otras herramientas para rastrear y controlar los datos relacionados con un producto en particular. Los datos rastreados generalmente involucran las especificaciones técnicas del producto, las especificaciones para la fabricación y el desarrollo, y los tipos de materiales que se requerirán para producir los bienes.
Dentro de PDM, la atención se centra en la gestión y el seguimiento de la creación, el cambio y el archivo de toda la información relacionada con un producto”.
A partir de esta definición, queda claro que sin PDM realizando sistemáticamente estas funciones, no sería posible que una empresa produzca productos o materiales en absoluto.
No creo que todas las empresas utilicen un solo sistema o un solo estándar para PDM, aunque ese es sin duda el objetivo para administrar de manera eficiente esta función y estos datos.
Gestión de datos maestros (MDM)
Otra organización a la que me uní llamó a su equipo Master Data Management, o MDM.
Cuando me explicaron lo que hicieron, sonaba completamente similar a lo que yo sabía sobre la gestión de datos de productos.
Tomarían todos los datos, especificaciones e información relacionada con productos y componentes y los registrarían en una base de datos centralizada. Todos y cada uno de los cambios fueron gestionados por este equipo central.
Todas las demás funciones de la organización dependían de la precisión, la puntualidad y la integridad de estos datos, ya que todos extraían lo que necesitaban de esta base de datos central.
El marketing, las finanzas, la gestión de categorías, la cadena de suministro, la gestión de proveedores y más requerían estos datos para realizar sus trabajos diarios y dependían completamente del equipo de gestión de datos maestros.
Wikipedia define Master Data Management como “un método utilizado para definir y gestionar los datos críticos de una organización para proporcionar, con la integración de datos, un único punto de referencia. Los datos que se dominan pueden incluir datos de referencia: el conjunto de valores permisibles y los datos analíticos que respaldan la toma de decisiones.
La gestión de datos maestros tiene el objetivo de proporcionar procesos para recopilar, agregar, comparar, consolidar, garantizar la calidad, conservar y distribuir dichos datos en toda una organización para garantizar una comprensión, coherencia, precisión y control comunes en el mantenimiento continuo y el uso de esta aplicación. información."
Gestión de datos de productos frente a gestión de datos maestros
En mi experiencia, las funciones realizadas por un equipo de gestión de datos de productos en una empresa eran sinónimos de las realizadas por un equipo de gestión de datos maestros en otra empresa.
Los datos eran diferentes. Las industrias eran diferentes. Los sistemas eran diferentes. Y los procesos eran diferentes.
Pero la tarea fundamental y la responsabilidad eran idénticas.
Estos equipos eran la organización central responsable de recopilar, asimilar, administrar, controlar, rastrear e informar sobre todos los datos necesarios para ejecutar la organización. Los datos se mantuvieron centralmente y fueron la única fuente de la verdad. Cualquiera que necesite esta información la obtendrá de esta singular y confiable organización.
Desafíos y reconocimiento
A pesar de que la gestión de datos maestros o de productos es absolutamente esencial para el funcionamiento de cualquier empresa, esta área del negocio no suele recibir el respeto y el reconocimiento que merece.
En el nivel más crudo, algunas personas ven a PDM/MDM simplemente como el grupo que realiza toda la entrada de datos. Y aunque la entrada de datos, ya sea manual o automatizada, es parte de su actividad, cuántas organizaciones tienen, o han tenido, datos completamente libres de problemas.
Los datos, el formateo de datos, la integridad de los datos y la transferencia de datos suelen ser grandes oportunidades para los problemas. Los profesionales de PDM/MDM deben poder planificar, resolver problemas, trabajar con funciones dispares y organizaciones de terceros. deben ser capaces de interpretar datos y situaciones, anticipar problemas y tomar decisiones rápidas para resolver problemas rápidamente.
Deben ser capaces de definir, diseñar y administrar procesos comerciales, sistemas y bases de datos.
Hacen todo esto con poca o ninguna fanfarria.
Producto/Maestro Administración de datos no tiene el mismo nivel de visibilidad o apoyo que áreas como Marketing o Ventas.
Pero sin esta función, y la tremenda gente que trabaja en ella, una empresa no puede funcionar en absoluto.
Y con el creciente interés en tecnologías como Big Data Cada vez será más evidente para más personas que debe tratar a su equipo de gestión de datos maestros/productos con dignidad y respeto.
