La industria global de SaaS es proyectado para crecer de $ 251.17 mil millones en 2022 a $ 883.34 mil millones para 2029, a una CAGR de 19.7%. Las empresas compran regularmente suscripciones SaaS para administrar varias operaciones, lo que genera sus propios gastos generales.

Las compras pueden realizarse en silos con los equipos de adquisiciones o finanzas, lo que genera poca visibilidad y responsabilidad. Por lo tanto, los gastos de SaaS pueden aumentar rápidamente, lo que genera un retorno de la inversión bajo y otros riesgos comerciales.

A medida que las empresas confían cada vez más en las soluciones de software como servicio (SaaS) para optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia, la gestión de gastos de SaaS se ha convertido en un componente crítico de la estrategia financiera de una empresa.

En esta publicación de blog, exploraremos lo que SaaS gestión de gastos es decir, por qué es esencial y compartir las mejores prácticas para optimizar los gastos de SaaS de su organización. También presentaremos la solución de Nanonets para ayudarlo a administrar sus gastos de SaaS de manera más efectiva.

¿Qué es la gestión de gastos de SaaS?

Gestión de gastos SaaS es el proceso de seguimiento, análisis y optimización efectivos de los costos asociados con la adquisición, utilización y renovación de suscripciones SaaS dentro de una organización.

A medida que las empresas continúan adoptando más soluciones SaaS para mejorar sus operaciones, la necesidad de un enfoque integral y proactivo para administrar estos gastos se ha vuelto crucial.

La gestión de gastos de SaaS abarca varios componentes clave:

1. Procura: Esto implica la selección y adquisición de soluciones SaaS que se alineen con las necesidades, los objetivos y las restricciones presupuestarias de una organización. Al centralizar los procesos de adquisición y establecer flujos de trabajo de aprobación claros, las empresas pueden evaluar mejor el valor y la necesidad de nuevas suscripciones SaaS mientras minimizan los riesgos de gastar en exceso o duplicar las herramientas existentes.
2. Optimización: La gestión eficaz de los gastos de SaaS requiere una supervisión continua del uso y el rendimiento de cada aplicación SaaS. Al analizar los datos sobre la participación de los usuarios, la adopción de funciones y la rentabilidad, las empresas pueden identificar oportunidades para optimizar su cartera de SaaS, como la consolidación de herramientas superpuestas, la reasignación de recursos a soluciones infrautilizadas o la renegociación de contratos para obtener mejores precios.
3. Renovación: La gestión de gastos de SaaS también abarca la renovación y finalización de las suscripciones de SaaS. Al revisar periódicamente el rendimiento y el valor de cada solución SaaS, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre si renovar, actualizar, degradar o cancelar suscripciones, lo que garantiza en última instancia que su gasto en SaaS se alinea con sus objetivos estratégicos y ofrece el mejor retorno de la inversión posible. (ROI).

En resumen, la administración de gastos de SaaS es un enfoque holístico para administrar los costos asociados con las suscripciones de SaaS, lo que permite a las organizaciones maximizar el valor de sus inversiones en software y minimizar los gastos innecesarios y las redundancias.

Importancia de la gestión de gastos

Las empresas pueden gastar tanto como 51% de sus presupuestos de implementación de software en herramientas SaaS. De acuerdo a TechCrunch, la tasa de inflación de SaaS es cuatro veces mayor que la tasa de inflación del mercado, particularmente en el Reino Unido y Australia. Para las empresas que buscan impulsar el crecimiento durante una recesión económica, los crecientes costos del software son motivo de preocupación.

Por lo tanto, no se puede subestimar la importancia de la gestión de gastos de SaaS, ya que desempeña un papel fundamental para ayudar a las organizaciones a mantener la estabilidad financiera y alcanzar sus objetivos estratégicos. Aquí hay algunas razones por las que la gestión de gastos de SaaS es crucial para las empresas modernas:

1. Control de costes y gestión presupuestaria mejorados: A medida que aumenta la cantidad de suscripciones de SaaS dentro de una organización, también aumenta la complejidad de administrar sus costos asociados. La gestión de gastos de SaaS permite a las empresas establecer una visión general clara de sus gastos de SaaS, ayudándoles a asignar presupuestos de manera más efectiva e identificar áreas para posibles ahorros de costos.
2. Visibilidad mejorada del uso y gasto de SaaS: La gestión de gastos de SaaS proporciona a las organizaciones una comprensión integral de cómo se utilizan sus herramientas SaaS y los gastos incurridos. Esta visibilidad permite a los responsables de la toma de decisiones tomar decisiones basadas en datos y optimizar sus inversiones en software en función de los patrones de uso y las necesidades reales.
3. Mejor toma de decisiones a través de información basada en datos: Al analizar sistemáticamente los costos y los datos de uso de SaaS, las organizaciones pueden descubrir tendencias y conocimientos que informan sus estrategias de adquisición, optimización y renovación de software. Este enfoque basado en datos para la gestión de gastos de SaaS ayuda a las empresas a identificar oportunidades de mejora y a tomar decisiones más informadas sobre sus inversiones en software.

Beneficios de la gestión de gastos de SaaS

La implementación de prácticas efectivas de administración de gastos de SaaS puede conducir a una variedad de beneficios que impactan positivamente en el resultado final y la eficiencia operativa de una organización. Algunos de estos beneficios incluyen:

1. Ahorro de costos y ROI mejorado: Al optimizar su cartera de SaaS y eliminar las redundancias, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos de software y maximizar el retorno de la inversión de sus suscripciones de SaaS. La gestión de gastos de SaaS ayuda a las organizaciones a asegurarse de que solo pagan por las herramientas que realmente necesitan y que ofrecen el mayor valor.
2. Gestión optimizada de proveedores: Con una descripción completa de sus suscripciones SaaS, las empresas pueden administrar mejor sus relaciones con los proveedores y consolidar las herramientas superpuestas. Este enfoque simplificado de la gestión de proveedores no solo reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar múltiples contratos, sino que también minimiza el riesgo de costosas redundancias e ineficiencias.
3. Garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y contractuales: Las prácticas de administración de gastos de SaaS ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento de las regulaciones de la industria y las obligaciones contractuales al proporcionar un registro claro del uso del software, las asignaciones de licencias y los términos de suscripción. Esta transparencia puede ayudar a evitar posibles sanciones y garantizar que las empresas mantengan una buena reputación con sus proveedores de software y organismos reguladores.

Al adoptar la gestión de gastos de SaaS, las organizaciones pueden obtener importantes beneficios financieros y operativos, posicionándolas para el éxito en el competitivo panorama empresarial actual.

Prácticas recomendadas de gestión de gastos de SaaS

Para aprovechar al máximo sus inversiones en SaaS y optimizar sus gastos, siga estas prácticas recomendadas para la gestión de gastos de SaaS:

Centralice la adquisición y gestión de suscripciones SaaS

Cree un sistema centralizado para adquirir y administrar suscripciones de SaaS, lo que ayuda a evitar herramientas redundantes, simplifica el proceso de aprobación y garantiza que todas las partes interesadas tengan visibilidad de los gastos de SaaS.

Establezca políticas y procesos de aprobación claros

Desarrolle y haga cumplir políticas que describan los criterios para seleccionar y aprobar nuevas herramientas SaaS. Esto ayuda a mantener la coherencia en toda la organización y garantiza que solo se adquieran las suscripciones necesarias.

Monitoree y optimice continuamente el uso de SaaS

Realice un seguimiento regular de la participación de los usuarios, la adopción de funciones y la rentabilidad en su cartera de SaaS. Utilice estos datos para identificar oportunidades de optimización, como la reasignación de recursos o la consolidación de herramientas.

Revisar y renegociar periódicamente los contratos.

Evalúe periódicamente el rendimiento y el valor de cada solución SaaS y renegocie los contratos para obtener mejores precios o condiciones. Esto puede ayudarlo a maximizar el valor de sus inversiones en SaaS y minimizar los gastos innecesarios.

Automatice y optimice la gestión de gastos de SaaS con Nanonets

Nanonets ofrece soluciones de automatización y extracción de datos basadas en IA de vanguardia que pueden mejorar significativamente la gestión de gastos de SaaS al optimizar la recopilación y el análisis de datos. Al integrar Nanonets en su proceso de gestión de gastos de SaaS, puede beneficiarse de:

1. Automatice el reconocimiento y la clasificación de gastos: Las capacidades de extracción de datos impulsadas por IA de Nanonets pueden recopilar y procesar automáticamente información de sus suscripciones, facturas y contratos de SaaS. Esta automatización ayuda a eliminar la entrada manual de datos, reduce los errores y ahorra tiempo a su equipo.
2. Perfecta integración con los sistemas financieros: La solución de Nanonets se puede integrar fácilmente con sus sistemas financieros y de adquisiciones existentes, lo que permite un flujo continuo de datos e información entre plataformas. Esta integración garantiza que sus procesos de gestión de gastos de SaaS estén bien coordinados y sean eficientes.
3. Analítica avanzada: Al aprovechar el análisis impulsado por IA, Nanonets puede ayudarlo a identificar tendencias, descubrir oportunidades de ahorro de costos y predecir futuros patrones de gasto de SaaS. Esto le permite tomar decisiones basadas en datos y optimizar sus inversiones en software.
4. Visibilidad e informes mejorados: La solución de Nanonets proporciona herramientas completas de informes y visualización que le brindan una visión general clara de sus patrones de uso y gastos de SaaS. Con esta mayor visibilidad, puede identificar ineficiencias, monitorear el cumplimiento y asegurarse de que sus inversiones en SaaS se alineen con los objetivos estratégicos de su organización.

Conclusión

En el panorama empresarial digital actual, la gestión eficaz del gasto de SaaS es crucial para que las organizaciones optimicen sus inversiones, sigan siendo competitivas y garanticen la estabilidad financiera. Al implementar las mejores prácticas y aprovechar soluciones como Nanonets, las empresas pueden tomar el control de sus gastos en SaaS, impulsar una mejor toma de decisiones y, en última instancia, superar a sus competidores.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-saas-spend-management/