No es ningún secreto que las empresas siempre están buscando formas de aumentar los ingresos. Sin embargo, muchos pasan por alto los beneficios de apretarse el cinturón y encontrar formas de ahorrar dinero. Ahí es donde entra en juego la gestión de gastos empresariales. Es como un detective financiero, descubriendo todas las formas engañosas en que su empresa gasta el dinero y sometiéndolas a un escrutinio más profundo.

Un número cada vez mayor de empresas está reconociendo la importancia de administrar sus gastos, particularmente después del impacto adverso de la pandemia en numerosos negocios. Según Fortune Business Insights, se estima que el mercado mundial de software de gestión de gastos empresariales (BSM) se expandirá de $ 18.66 mil millones en 2022 a $ 39.05 mil millones para 2029.

¿Qué es la gestión de gastos empresariales?

La gestión de gastos empresariales es un enfoque modernizado para gestionar los gastos de una empresa y las relaciones con los proveedores mediante un software basado en la nube. En el pasado, las empresas dependían de métodos manuales o herramientas básicas como hojas de cálculo para manejar sus necesidades de gasto, pero BSM ha surgido como una solución para unificar y optimizar esos procesos.

Con la gestión de gastos empresariales, las empresas pueden consolidar su gestión de abastecimiento, contratación, compras y proveedores, así como las facturas, los gastos de los empleados y los pagos en un repositorio central. Esto permite a las empresas recopilar y analizar todos los datos de gastos en un solo lugar, lo que les permite tomar decisiones de gastos informadas y estratégicas.

En efecto, BSM sirve como un "centro de comando" para los registros de proveedores y el control financiero, destacando errores e ineficiencias para que las empresas puedan obtener más valor de sus procesos financieros y relaciones con los proveedores.

¿Por qué es importante la gestión de gastos?

Para las empresas que tienen como objetivo impulsar el crecimiento del negocio, la gestión del gasto es una de las principales prioridades. Sin una comprensión clara de los gastos, las empresas pueden correr el riesgo de quedarse sin efectivo y enfrentar serios problemas.

Los sistemas de administración de gastos ayudan a evitar esto al eliminar los gastos excesivos y reducir los gastos, lo que en última instancia aumenta las ganancias de una empresa. Al redirigir las finanzas hacia el crecimiento y desarrollo empresarial, las organizaciones pueden lograr sus objetivos estratégicos.

La gestión del gasto es importante para las empresas de todos los tamaños e industrias, ya que proporciona palancas de control y la transparencia necesaria para operaciones comerciales eficientes. Los gastos bien administrados brindan seguridad y estabilidad a las partes interesadas.

Gestión de gastos frente a gestión de gastos

Si bien los términos "gestión de gastos" y "gestión de gastos" a menudo se usan indistintamente, se refieren a dos enfoques diferentes para administrar los gastos de la empresa.

La gestión de gastos se centra en los gastos individuales de los empleados, como los gastos de viaje o los almuerzos de negocios. Este tipo de gestión asegura que los empleados sean reembolsados ​​por artículos relacionados con el trabajo de acuerdo con las políticas de la empresa. El software de gestión de gastos se utiliza para registrar, realizar un seguimiento, reembolsar y auditar los gastos de los empleados, lo que facilita a las empresas la gestión de sus finanzas a nivel micro.

Por otro lado, la gestión de gastos adopta un enfoque más amplio sobre cómo, cuándo y por qué se gasta el dinero en una empresa. Este complejo proceso incluye la adquisición, la facturación, la subcontratación y la gestión de la cadena de suministro, lo que brinda a las empresas una visión general de sus gastos. Al considerar varios tipos de gastos, como compras de inventario y equipos, suscripciones de software y salarios de empleados de tiempo completo, la gestión de gastos permite a las empresas optimizar sus gastos y maximizar el valor a nivel macro.

Tipos de gastos comerciales

En el ciclo de vida de cualquier negocio, el gasto es inevitable y los gastos pueden variar desde gastos regulares y recurrentes hasta gastos ocasionales o de respuesta. Todos los gastos comerciales se ajustan a una u otra de las siguientes categorías:

• Los gastos operativos se refieren a los gastos continuos incurridos en las operaciones diarias regulares de una empresa. Los gastos directos de bienes o servicios vendidos (COGS) y otros gastos de venta, generales y administrativos se incluyen en esta categoría. Por ejemplo, el alquiler, el mantenimiento, la nómina, los seguros, la publicidad, el marketing, las materias primas y la depreciación se consideran gastos operativos.
• Los gastos no operativos, por otro lado, son gastos que no están relacionados con las operaciones comerciales principales. Los cargos por intereses, impuestos, cargos por deterioro y pérdidas por la disposición de activos entran en esta categoría.
• Los gastos fijos son gastos que no varían con un aumento o disminución en la cantidad de bienes vendidos o servicios prestados. Estos gastos deben pagarse independientemente de las actividades comerciales y generalmente son gastos indirectos que no se relacionan con la producción de bienes o servicios. El alquiler de oficinas y almacenes, los salarios y beneficios de los empleados de tiempo completo son ejemplos de gastos fijos.
• Los gastos variables son gastos que fluctúan en función de cuánto produce o vende una empresa. Estos gastos aumentan a medida que aumenta la producción y disminuyen a medida que disminuye la producción. Los ejemplos incluyen materias primas, empaques de productos, gastos de viajes de negocios, tarifas de transacciones con tarjetas de crédito y gastos de envío. Los salarios de los empleados de temporada, a diferencia de los salarios de tiempo completo, tienden a variar y, por lo tanto, son gastos variables.

Con BSM, cada una de estas categorías se puede rastrear y analizar fácilmente, lo que permite a las empresas identificar formas de reducir gastos y operar de manera más eficiente.

Beneficios de la gestión de gastos

La gestión de gastos es un aspecto importante de la gestión de una empresa exitosa, independientemente del tamaño o la industria. Proporciona un nivel de control y transparencia que es crucial para operaciones eficientes. La gestión adecuada de los gastos garantiza la estabilidad y la seguridad de las partes interesadas, y existen numerosos beneficios al implementar un sistema bien administrado. Algunas ventajas específicas incluyen:

• Los datos financieros precisos y centralizados están disponibles para obtener información sobre los gastos a través de la gestión de gastos.
• La visibilidad del gasto en tiempo real es otro beneficio de la gestión del gasto, ya que reduce el gasto inconformista y mejora el resultado final y el flujo de efectivo.
• Procesar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar a tiempo garantiza un flujo de caja estable, lo que reduce la necesidad de pedir dinero prestado.
• La gestión de gastos ayuda a identificar oportunidades de ahorro y protege a las empresas de fugas de efectivo e ineficiencias en el proceso de gasto.
• Las políticas de gasto claras conducen a una mayor productividad al eliminar las ineficiencias y mejorar las oportunidades de abastecimiento.
• La gestión de gastos puede mejorar la gestión de riesgos mediante la identificación de puntos débiles en los procesos de adquisición y compras, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan situaciones o comportamientos de riesgo.

Desafíos para la gestión del gasto

La gestión eficaz del gasto es crucial para que las empresas mantengan la estabilidad financiera y mejoren sus resultados. Sin embargo, existen varios desafíos que vienen con este proceso complejo, incluida la agregación de datos que consume mucho tiempo, la categorización complicada de los gastos y la necesidad de administrar las relaciones con los vendedores y proveedores. Una gestión deficiente del gasto puede generar una variedad de consecuencias negativas, incluida la desorganización operativa, mayores costos, baja eficiencia, falta de transparencia y una gestión deficiente de la cadena de suministro. Es fundamental que las empresas aborden estos problemas para garantizar que su sistema de gestión de gastos sea eficaz y eficiente.

• Agregación de datos que requiere mucho tiempo
• La organización de datos puede ser tediosa y llevar mucho tiempo
• Seleccionar el software adecuado puede ser un desafío
• Categorización complicada de los gastos
• Requiere una comprensión profunda de la estructura comercial y los detalles del departamento.
• Puede ser agotador y requerir una investigación significativa.
• Manejo de relaciones con vendedores y proveedores.
• Requiere habilidades analíticas y de comunicación.
• Dificultad para entrar en negociaciones con vendedores y proveedores.
• La gestión de proveedores es un proceso continuo
• Consecuencias negativas de una mala gestión del gasto
• Desorganización operativa
• Aumento de costos
• Baja eficiencia
• La falta de transparencia
• Mala gestión de la cadena de suministro.

Enfoques para la gestión del gasto

El enfoque sistemático de compras de BSM es lo que lo hace valioso para las empresas. Según la industria y las competencias básicas de una empresa, pueden beneficiarse de la automatización de algunos subprocesos dentro de la contratación o de todo el espectro de contratación. El proceso de adquisición de BSM abarca varios procesos y subprocesos, incluidos la fuente para pagar, la fuente para contratar, facturar para pagar y comprar para pagar.

• Fuente para pagar: este es todo el proceso de adquisición, desde la identificación y selección de proveedores hasta la realización de pedidos, la aceptación de facturas y la realización de pagos. S2P brinda transparencia a todo el proceso de adquisición, mejora el cumplimiento, la colaboración y la confianza entre los participantes de la cadena de suministro y ayuda a las organizaciones a obtener mejores precios.
• De la fuente al contrato: este proceso comienza con la obtención de productos o servicios de un conjunto competitivo de proveedores. Los requisitos comerciales se analizan, documentan y comparten con proveedores potenciales, y se recopilan cotizaciones de ellos. El contrato se otorga al proveedor que mejor se adapte a los requisitos de la empresa y proporcione la cotización más prometedora.
• Factura a pagar: este subproceso implica la evaluación y el pago precisos de las facturas, lo que puede implicar pasos críticos, como hacer coincidir las facturas con los contratos, los pedidos y los entregables aceptados o rechazados, y obtener aprobaciones. La automatización de este proceso puede proporcionar eficiencias importantes para el equipo de cuentas por pagar de una empresa.
• Procure to pay: Este subproceso integra el departamento de compras con el departamento de cuentas por pagar para crear mayores eficiencias. Incluye la solicitud, compra, recepción, pago y contabilidad de bienes y servicios. A diferencia de S2P, no incluye la función de buscar proveedores.

Algunos pasos a seguir en BSM son:

1. Identificación y recopilación de datos de gastos de la empresa, como órdenes de compra, recibos, facturas, datos de pago, contratos de proveedores, políticas de gastos a nivel de departamento, categorías de gastos y herramientas de gestión de gastos existentes.
2. Centralización, Verificación y Clasificación de Datos de Gastos
3. Análisis de los datos de gastos Una vez que los datos han sido centralizados, verificados y clasificados para identificar discrepancias y oportunidades de ahorro de costos o mejoras de procesos.
4. Elaboración de una estrategia de gasto utilizando el conocimiento obtenido del análisis. La previsión le permite estimar el ROI y el impacto de estas iniciativas y planificar gastos futuros, optimizar sus relaciones con los proveedores y obtener flexibilidad para responder y adaptarse a los cambios en el mercado.

Las empresas están invirtiendo cada vez más en varios tipos de software de gestión de gastos. Según Verified Marketing Research, el mercado de software de gestión de gastos totales alcanzó los 1.08 millones de USD en 2019 y se espera que crezca a una CAGR del 17.7 % entre 2020 y 2027, alcanzando los 3.97 millones de USD. Este crecimiento está impulsado por varios factores, incluida la necesidad de inteligencia de proveedores y mercados, análisis predictivos para políticas de cumplimiento interno y contratos externos, y la creciente demanda de tecnología de computación en la nube.

Soluciones de gestión de gastos

Existen diferentes tipos de soluciones de gestión de gastos, como soluciones de compra a pago y de fuente a pago, soluciones de gestión y procesamiento de facturas, soluciones de gestión de viajes y gastos, y soluciones de gestión de contratos. Cada solución ofrece beneficios únicos, como automatización, control de costos, cumplimiento y visibilidad mejorada de los gastos, lo que permite a las empresas elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades e integrarla con sus sistemas existentes para lograr una mayor eficiencia y ahorro de costos.

Las soluciones de gestión de gastos automatizadas son cada vez más populares entre las empresas que buscan optimizar sus procesos de adquisición y gestionar los gastos de forma más eficaz. Estas soluciones pueden variar desde plataformas específicas de la misión, como un sistema de gestión y escaneo de facturas, hasta sistemas de contabilidad con capacidades de gestión de gastos y plataformas dedicadas de gestión de gastos todo en uno.

• Las herramientas de gestión de gastos y el software de adquisiciones pueden automatizar los flujos de trabajo de aprobación, los procesos de reclamación de gastos y la gestión de pagos.
• Las tarjetas de pago o de gastos ofrecen varias ventajas sobre las tarjetas de crédito corporativas, incluida la capacidad de restringir los gastos a un empleado, proveedor o proyecto específico, y realizar un seguimiento de los gastos por categoría.
• Las plataformas de gestión de gastos todo en uno combinan varias herramientas, bases de datos y análisis en una única solución centralizada, lo que ofrece a las empresas un alto nivel de flexibilidad, escalabilidad y capacidad para gestionar los gastos.

Al adoptar soluciones de gestión de gastos, es importante establecer una política de gastos integral que se aplique a todos en la organización y educar a todos los empleados sobre la identificación y el seguimiento de los gastos. Tener un sistema de informes confiable con procesos de envío sencillos también puede fomentar el cumplimiento y agilizar los informes de gastos. Además, la implementación de un sistema de gestión de gastos automatizado puede simplificar los procesos de trabajo, minimizar la comunicación y el papeleo, y permitir una colaboración y un seguimiento de gastos más eficientes, lo que en última instancia conduce a una mayor productividad e ingresos.

Automatice la gestión de gastos comerciales con Nanonets

Nanonets puede ser parte de su poderosa solución de administración de gastos que puede ayudarlo a ahorrar un mínimo del 5% en sus gastos. Aprovecha la inteligencia artificial (IA) para extraer datos de gastos de una variedad de fuentes, lo que puede hacer que los equipos financieros sean más eficientes, lo que les permite lograr una productividad 10 veces mayor.

Con Nanonets, todos sus datos de gastos se consolidan en una única plataforma fácil de usar. La solución sincroniza automáticamente las facturas y la información de pago de cualquier fuente, lo que garantiza que todos sus datos financieros estén actualizados y listos para su revisión.

Uno de los beneficios clave de Nanonets es su capacidad para evitar gastos innecesarios o derrochadores. Proporciona controles financieros como flujos de trabajo de aprobación, alertas duplicadas y detección de fraude para garantizar que no haya gastos incorrectos. Esto significa que las empresas pueden ahorrar dinero al evitar gastos inesperados o innecesarios.

Nanonets también ofrece integraciones de 1 clic con su ERP y software de pago, lo que facilita la integración en sus flujos de trabajo existentes. Los procesos de pago y conciliación están optimizados y automatizados, lo que le permite concentrarse en tareas más estratégicas.

Conclusión

La gestión del gasto es fundamental para cualquier organización que busque optimizar sus recursos financieros. El software de gestión de gastos empresariales (BSM) proporciona visibilidad de gastos en tiempo real, lo que ayuda a las organizaciones a centralizar su gestión de flujo de caja en una única plataforma. Permite a los miembros del equipo de finanzas iniciar sesión y ver cada transacción a medida que ocurre, pronosticar gastos y corregir comportamientos derrochadores. BSM también ayuda a controlar los gastos de los empleados mediante la aplicación constante de políticas, el establecimiento de parámetros y controles de tarjetas de crédito personalizados y la solicitud de aprobación previa antes de realizar las compras. Además, el software BSM mejora la precisión de los informes mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático para organizar y resumir los datos y extraer información y conexiones que resaltan las oportunidades de ahorro de costos. Por último, BSM automatiza los flujos de trabajo, lo que reduce las tareas que, de otro modo, los empleados dedicarían horas a realizar manualmente. Al crear reglas para proveedores y categorías específicas que automatizan la gestión de gastos, los gastos se pueden optimizar automáticamente. El software de BSM ayuda a los gerentes de finanzas y contadores a administrar de manera más efectiva cómo gastan el dinero sus empresas, optimizando en última instancia la inversión de la organización.

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