Ya sabes que no puedes simplemente volar gestión de proveedores y procesos de incorporación de proveedores. Todas las empresas, si tienen suficiente escala y esperan funcionar de manera eficiente en los próximos años, tienen un proceso formalizado de incorporación de proveedores para facilitar las relaciones laborales con nuevos proveedores y estandarizar las expectativas en toda la empresa. 

Todos entendemos la importancia de sistemas de incorporación de proveedores integrales y bien pensados. Sin embargo, es menos común aprovechar las herramientas y plataformas de automatización e inteligencia artificial (IA) de próxima generación para agilizar aún más el proceso.

Incluso los mejores procedimientos manuales de incorporación de proveedores tienden a ser complicados y causan confusión o fricción en puntos clave, gran parte de los cuales se reducen al automatizar los procesos de incorporación de proveedores.

¿Qué es la incorporación de proveedores y la incorporación de proveedores?

La incorporación de proveedores y vendedores describe el rápido avance después de la confirmación de un contrato o una oferta aceptada. Después de la diligencia debida de un proceso de licitación, la incorporación requiere recopilar toneladas de información y documentación (seguros, NDA, certificaciones, etc.) para garantizar el cumplimiento y gestionar el riesgo. Y eso es sólo el comienzo.

Necesitarás:

• Cree un perfil de proveedor dentro de su plataforma de gestión de proveedores.
• Guíe a su proveedor a través de sus flujos de trabajo únicos a lo largo del ciclo de vida del contrato, incluido el cumplimiento, facturacióny pago.
• Cree un conjunto de expectativas compartidas impulsadas por los objetivos, la misión y los requisitos éticos de su empresa.

En última instancia, el proceso de incorporación granular depende de su industria y negocio específico. Sin embargo, en general, la incorporación de proveedores es una permutación de lo anterior, pero a menudo abarca mucho más dependiendo de sus plataformas tecnológicas, su posicionamiento financiero e incluso su ubicación geográfica.

Así es una lista de verificación de incorporación de proveedores, publicada por el gigante del hardware Lowe's, que muestra cuán largo y matizado es el proceso, incluso cuando está bien definido y descrito. Así es Otra lista de verificación de incorporación, aún más extensa, de Walmart.

Desafíos de la incorporación de proveedores heredados

El desafío más grande y común asociado con la incorporación heredada es el tiempo y el esfuerzo que requiere cada integración. Dependiendo de su empresa, podría incorporar fácilmente diez o más proveedores nuevos al año. Si cada ciclo de incorporación dura una semana o más, se pierde una semana laboral completa. Algunas empresas dedican un miembro específico del equipo a la incorporación, mientras que otras hacen que la incorporación dentro de un dominio específico sea una tarea adicional para los empleados además de su trabajo diario. En cualquier caso, la incorporación exige tiempo y esfuerzo que probablemente preferiría dedicar a otra parte.

Lo peor es que con la incorporación manual de proveedores, corre el riesgo de sufrir un error u omisión humanos, poniendo en peligro su operación. No recopilar documentación clave de cumplimiento, cambiar el enfoque entre tareas típicas y la incorporación, omitir un punto de datos crítico: todos estos, y más, son efectos muy reales del error humano cuando se sobrecarga a los empleados con proveedores acompañantes a través de la incorporación varias veces al año.

Finalmente, aunque los procesos consistentes son el estándar de oro para una incorporación efectiva, el hecho es que el impacto humano de la incorporación manual crea divergencias con respecto a los procedimientos establecidos y puede ocultar información crítica. Por ejemplo, imagina que tienes un empleado dedicado que gestiona la incorporación. Son una estrella de rock y pueden incorporar a un nuevo proveedor mientras duermen sin consultar la laboriosa guía de incorporación que usted ha creado. Mejor aún, a través de la experiencia, han creado eficiencias y atajos dentro del proceso de incorporación.

Suena genial, ¿verdad?

Lo es, hasta que deja de serlo. Si ese empleado se va, habrá perdido años de conocimiento institucional que no está codificado y no puede ser replicado por su reemplazo. Peor aún, probablemente no estaban actualizando iterativamente su manual de procesos. Ahora lleva años de retraso en su proceso, lo que le cuesta tiempo y dinero a su empresa y posiblemente tensa las relaciones con los proveedores actuales y potenciales.

Beneficios de agilizar el proceso de incorporación de proveedores

Incluso si sigues con la incorporación tradicional, los beneficios de simplificar ese proceso son claros (como lo demuestra la documentación de incorporación corporativa vinculada anteriormente). Cuando gestiona de forma proactiva su incorporación para optimizar la eficiencia, usted:

1. Mejore las relaciones entre vendedores y proveedores creando confianza mutua, transparencia y facilidad para trabajar juntos.
2. Reduzca el riesgo asociado con la falta de documentación clave o la omisión de pasos integrales. 
3. Ahorre dinero mediante la reducción de mano de obra y evite gastos inesperados que a menudo surgen durante los procesos de incorporación ad hoc. Al mismo tiempo, si bien la incorporación poco frecuente y deliberada puede identificar fraude de proveedor antes de que se convierta en un problema.
4. Generar una cadena de suministro eficaz, evitando el efecto látigo, que a menudo crea un exceso de oferta y un exceso de inventario como reacción a una escasez de oferta a corto plazo.
5. Garantice el cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarias pertinentes mientras se protege de litigios con proveedores en caso de una incorporación manual mal administrada.
6. Evite retrasos y obstáculos durante enrutamiento de facturas y procesamiento de factura, manteniendo a los proveedores contentos y pagando a tiempo.

Al fin y al cabo, un proceso de incorporación eficaz es como la etapa final de una entrevista. Pero, en este caso, el proveedor lo está incorporando. Si el proceso de incorporación es complicado, poco claro o difícil de navegar, no pasa la entrevista. Del mismo modo, tener un proceso de incorporación fluido prepara el escenario para una relación comercial fructífera y al mismo tiempo comunica su compromiso con la facilidad de uso y la autoridad de un negocio bien administrado.

Cómo las empresas automatizan la incorporación de proveedores

Hoy en día, las empresas más eficientes están optimizando la incorporación de proveedores aprovechando el software de incorporación de proveedores o las soluciones de incorporación de proveedores impulsadas por IA y casi totalmente automatizadas.

Si bien tu especifico portal de incorporación de proveedores o los requisitos de software de incorporación dependen de la naturaleza de su trabajo y los tipos de proveedores, los sistemas de incorporación comúnmente automatizados incluyen:

1. Repositorio de datos: cuando automatiza la documentación inicial y los requisitos de datos, construye el sistema una vez y listo. Después de eso, el proveedor ingresa toda la información requerida y el sistema se actualiza automáticamente de manera iterativa de acuerdo con un cronograma preprogramado o a medida que cambia la información. 
2. Software de automatización AP: La gestión manual de sus cuentas por pagar es una de las mayores pérdidas de tiempo de los empleados y puede ser devastadora si un error humano hace que un dígito mal colocado se escape. Automatización AP corta tu días de cuentas por pagar pendientes, mejorando su flujo de caja para crear una mayor previsibilidad y previsión de capital.
3. Portales de autoservicio de proveedores: su proveedor no tendrá que esperar el horario comercial para responder preguntas comunes o completar su parte en un flujo de trabajo requerido. A medida que globalizamos cada vez más las operaciones, tener un portal de autoservicio centralizado reduce la ineficiencia y el desperdicio causado por trabajar en diferentes zonas horarias.
4. Supervisión de datos: como dice el refrán, no se puede cambiar lo que no se rastrea ni se mide. Las herramientas de incorporación automatizadas crean conjuntos de datos complejos que, de otro modo, tomarían horas modelar, y los paneles de control intuitivos muestran esa información de una manera que impulsa la toma de decisiones en los niveles más altos de la empresa. 
5. Creando un lenguaje común: Los proveedores y compradores suelen utilizar software o mecanismos de seguimiento diferentes. La integración de procesos de incorporación automatizados mejora la comunicación y la viabilidad a largo plazo al llevar flujos de trabajo dispares, conjuntos de datos y más a un entendimiento mutuo e integral. 

Conclusión

 Los proveedores de incorporación y el software de incorporación de proveedores han llegado tarde a la digitalización de la fuerza laboral, pero están ganando terreno rápidamente. La incorporación automatizada ayuda incluso a las empresas más pequeñas a centrar sus esfuerzos en lo que importa (operaciones y generación de valor), al tiempo que mejora la integración de proveedores más rápido que antes. Mejor aún, una serie de herramientas impulsadas por IA dentro del software de incorporación de proveedores común pueden ayudar a los ejecutivos y gerentes a mejorar la eficiencia transversal al convertir montañas de datos en conocimientos prácticos.

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