¿Qué es un informe de gastos y cómo crearlo?

¿Le preocupa cuánto dinero gasta su empresa durante el mes o todo el año?

Permítanme comenzar definiendo el informe de gastos.

Se realiza un informe de gastos para registrar y reportar todos los gastos realizados por la empresa durante el mes, trimestre o año. Sin embargo, este informe también incluye todas las compras e impuestos pagados durante el período. El informe de gastos le ayuda a mantener su mente en paz y a sentirse relajado desde el punto de vista de los gastos al realizar un seguimiento de todos los gastos.

En esta breve guía te informaremos de todos los informes de gastos que puedes realizar para registrar todos los gastos de tu negocio y solucionar tu gestión de gastos. Además, describiremos los pasos para crear un informe de gastos, los tipos de informes de gastos, las categorías de informes de gastos y, finalmente, veremos cómo podemos automatizar la generación de informes de gastos utilizando la automatización y la inteligencia artificial.

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos contiene una lista categorizada y detallada de los costos incurridos en nombre de la empresa.

Los informes de gastos y los análisis adicionales ayudan al supervisor o al equipo financiero a determinar qué parte del gasto se autoriza a reembolsar, cómo se gasta el dinero y qué artículos compra la empresa.

Un informe de gastos, elaborado en papel o electrónicamente, enumera todos los costos comerciales que un empleado pagó de su bolsillo y reclamó una compensación. Estos costos a menudo se dividen en kilometraje, comida y material de oficina. Además, detallan para revelar diferentes proveedores y sus cargos separados. El informe de gastos permite una auditoría más exhaustiva durante todo el proceso de obtención de permisos que simplemente mostrar los gastos totales incurridos.

¿Qué debería incluir en su informe de gastos?

Al ser un informe comercial, el informe de gastos consta de diversa información y consultas. Los detalles y la información son los siguientes:

Información sobre el empleado

Lo primero que se escribe en un informe de gastos es la información básica del empleado que mantiene el informe, como nombre, número de contacto, departamento, etc.

Información sobre el Cliente

Lo siguiente que se debe escribir son los datos del cliente que ha comprado el producto/servicio y a quien la empresa le compra el artículo.

Fecha

Luego se debe escribir la fecha de cada gasto. Además, la fecha del recibo y del informe de gastos deben ser idénticas.

Tipo y otros detalles

Otra cosa que necesita un informe de gastos es el tipo de gasto y otros detalles sobre los gastos.

Monto total y subtotal

Lo siguiente que se incluye en el informe de gastos es el total de cada gasto y el gasto total (incluidos los impuestos que paga la empresa).

¡Cree informes de gastos profesionales con nuestra plantilla de informe de gastos!

Beneficios de utilizar un informe de gastos

Un informe de gastos es una parte fundamental de toda organización, ya que puede registrar fácilmente las transacciones y gastos que ocurrieron durante el mes, trimestre o año. Además, generar un informe de gastos puede beneficiarle de las siguientes maneras.

Control y Seguimiento de Gastos

Hacer un informe de gastos es vital en una empresa, ya que ayuda a controlar los costos y realizar un seguimiento de los gastos. Con la ayuda de los informes de gastos, puede realizar un seguimiento fácilmente de cuánto ha gastado en su empresa.

Mantiene su presupuesto preciso

Cuanto más preciso sea su presupuesto, más fácil le resultará gestionar su negocio. El informe de gastos es la estrategia más fundamental para preparar el presupuesto de su negocio. El informe de gastos le ayuda a preparar un presupuesto preciso para la organización que le ayudará a mantenerse relajado y administrar su negocio con prontitud.

Puede ver qué departamentos podrían beneficiarse de mayores asignaciones presupuestarias. Para mantener las finanzas de su empresa al día, también puede utilizar el informe de gastos para ver si los departamentos siguen sus presupuestos asignados.

Comience a realizar un seguimiento de los gastos de los empleados con una plantilla de informe de gastos.

Estandarizar el proceso de Reembolso a Empleados

Los empleados son conscientes de si los costos son elegibles o no para reembolso, ya que el informe de gastos se ha convertido en una práctica estandarizada de gastos de gestión. Sin embargo, el informe de gastos facilita la presentación oportuna de informes de gastos con precisión en el reembolso.

Además, debido a que los empleados documentan todos los aspectos de sus gastos junto con las facturas, es más sencillo para los gerentes financieros determinar si los gastos son exactos o no. Entonces, podemos decir que los informes de gastos siempre ayudan a mantener el reembolso.

Mantenimiento de impuestos

La parte central del funcionamiento de una empresa es mantener las deducciones y declaraciones de impuestos. Sin embargo, hacer un informe de impuestos por separado puede resultar complicado.

Las empresas generan informes de gastos porque ayudan a conservar el informe y la extensión de los impuestos de manera adecuada. Del mismo modo, con pruebas sólidas de los gastos fiscales realizados durante todo el período, los gerentes lo escriben en el informe de gastos, lo que resulta ventajoso para una empresa.

Tipos de informes de gastos

Hay diferentes tipos de informes de gastos como T&E, Gastos mensuales, etc. Todos los informes de costos, en general, están destinados a ayudar a la empresa a realizar un mejor seguimiento y análisis de los gastos. Los informes de gastos de T&E, algunos de los cuales son cruciales para fines tributarios, pueden ayudar a localizar áreas donde las organizaciones podrían estar pagando de más.

Los trabajadores suelen producir declaraciones de gastos semanales para T&E que incluyen información sobre su propio dinero gastado en cosas como cenas de clientes o viajes a las instalaciones del cliente. Las empresas pueden crear informes utilizando el sistema de gestión de gastos adecuado que evalúe los datos combinados de los gastos de los trabajadores para realizar un seguimiento de los costos y respaldar la creación de una estrategia de gestión de viajes.

Las empresas utilizan diferentes formas de informes de gastos para controlar otras áreas de gastos, en particular los gastos generales como salarios y alquileres. Veamos los siguientes tipos de costos;

Informe de gastos mensuales

Una corporación puede monitorear y evaluar todos los costos operativos utilizando informes de gastos mensuales. El informe mensual ayuda a la empresa a rastrear los patrones de gastos, evaluar si el gasto total está en línea con las proyecciones e identificar oportunidades de reducción de costos.

Informes de gastos a largo plazo

Los informes de gastos a largo plazo, que a menudo incluyen un trimestre o un año, ofrecen otra perspectiva sobre cuánto dinero gasta una empresa. Las empresas pueden utilizar los informes de costos anuales para localizar deducciones fiscales e incluirlas en sus declaraciones de impuestos anuales.

Informe de gastos recurrentes

Los gastos regulares que la empresa debe pagar mensualmente, como el alquiler, el salario y los servicios públicos, a menudo se examinan en informes de gastos recurrentes. Cualquier aumento significativo en este gasto que pueda perjudicar encubiertamente el resultado final puede detectarse más fácilmente con su ayuda.

¿Quiere automatizar tareas manuales repetitivas?

Consulte el software de procesamiento de documentos basado en flujo de trabajo Nanonets. ¡Extraiga datos de formularios de reembolso de empleados, contratos, recibos y más en piloto automático!

¿Cómo es un informe de gastos?

Un informe de gastos es como un formulario que contiene todos los gastos realizados por la empresa. La complejidad de un informe de gastos puede variar desde una sencilla hoja de cálculo con unos pocos campos clave hasta varios documentos con varias secciones. Incluye una fecha, nombre del proveedor, nombre del cliente, detalles de la cuenta, monto total, monto restado, etc.

A continuación se muestra un informe de gastos de muestra:

Descargue nuestra plantilla de informe de gastos gratuita ahora. Cree plantillas de informes de expertos profesionales ahora.

¿Cómo llenar un informe de gastos?

Hay aproximadamente dos formas de completar un informe de gastos.

Informe de gastos manual
Informe de gastos electrónico

¿Cómo llenar informes de gastos manualmente?

Muchas organizaciones han adoptado el obsoleto proceso manual de realizar informes de gastos, utilizando informes personalizados. plantillas de informes de gastos para preparar informes en formato PDF o en hoja.

Así es como puede completar el informe de gastos manualmente:

Utilice una plantilla de informe de gastos en Excel.
Se requiere que cada empleado complete todos sus gastos desde sus recibos, facturas y facturas en la plantilla de Excel.
Los empleados deben completar los detalles de su empleo, subtotales, totales y otros comentarios para la revisión de su gerente.
Luego, el empleado adjunta el informe de gastos en un correo electrónico y todos los comprobantes de pago al gerente para su revisión.
El gerente recibe el informe y verifica su exactitud y cualquier incumplimiento de la política o reclamo falso.
El informe se envía al departamento de cuentas para su reembolso después de obtener su permiso.

¿Cómo llenar informes de gastos automáticamente?

En lugar de completar manualmente informes de gastos, puede automatizarlo todo para sus empleados utilizando un software de gestión de gastos como Nanonets. Este es solo un ejemplo de cómo se ve un proceso automatizado de informes de gastos y reembolsos de gastos con Nanonets:

Sus empleados reenvían todas las facturas, recibos y facturas a una dirección de correo electrónico específica.
Nanonets analiza la bandeja de entrada del correo electrónico e ingiere datos del contenido y los archivos adjuntos de su correo. Ordena automáticamente todos los documentos y extrae información como fecha, monto total, nombre del empleado, detalles de gastos y más.
Según los detalles de los gastos, Nanonets puede categorizar automáticamente los gastos según las políticas existentes y completarlos. una plantilla de informe de gastos en Google Sheets, Excel u otro software de su elección.
Los datos recopilados se envían al responsable correspondiente para su aprobación. Una vez que el gasto está completamente aprobado, los datos se exportan al sistema elegido como Xero, NetSuite, Google Sheets u otras bases de datos. Consulte las integraciones.
En caso de cualquier alerta, un conjunto de partes interesadas reciben una notificación para aprobar el gasto o revisarlo y proporcionar las modificaciones necesarias.
Después de esto, también puedes enviar los pagos directamente a través de Nanonetas usando Flujo de nanoredes. con múltiples Pago ACH y opciones de transferencia bancaria, enviar el monto a los empleados o ajustarlo en sus recibos de pago.

Automatice el reembolso de gastos con el software de gestión de gastos de Nanonets. Pruébalo gratis. Comienza tu prueba gratuita.

Nanoredes para la automatización de gastos

La automatización y la inteligencia artificial han transformado este panorama sombrío y han hecho que la automatización de los informes de gastos sea muy sencilla. Echemos un vistazo a cómo un software de gestión de gastos moderno como Nanonets emplea estos avances tecnológicos para que la automatización de gastos sea fluida, eficiente y sin errores.

1. Gastos incurridos: Los mismos gastos de siempre, pero aquí es donde ocurre la magia. Los recibos se capturan más rápido que una bala, gracias a las maravillas de la tecnología móvil y las integraciones perfectas para importar recibos desde sus aplicaciones y bases de datos.

2. Grabación automática mágica: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) interviene y extrae datos estructurados de recibos en datos digitales más rápido de lo que se puede decir "gastado".

3. Informes en tiempo real: Los informes se generan con solo hacer clic en un botón: es como tener su propio asistente personal, sin tener que tomar café.

4. Aprobaciones sencillas: Las comprobaciones de cumplimiento impulsadas por el sistema se activan primero y señalan sólo los valores atípicos. Los gerentes pueden concentrarse en problemas reales en lugar de jugar al "Whack-a-Mole" con cada informe. Luego, puede agregar personas involucradas para garantizar que las facturas se envíen para su aprobación a la persona adecuada en el momento adecuado. Además, puede hacer cumplir su política de aprobación y controles de validación personalizados.

5. El Control de Crucero de Cumplimiento: Las auditorías continuas y automatizadas hacen la vida más fácil. Las anomalías sobresalen como un pulgar dolorido y la aplicación de las políticas es más estricta que un tambor.

6. La velocidad de los reembolsos de la luz: Los reembolsos se producen a una velocidad vertiginosa, lo que eleva la moral de los empleados a la estratosfera.

7. La Sinfonía Sinfónica: La perfecta integración con su software de contabilidad y otras aplicaciones convierte la entrada y conciliación de datos en una sinfonía armoniosa en lugar de una cacofonía caótica.

8. Análisis a la velocidad del pensamiento: La información en tiempo real está a su alcance, lo que ofrece una bola de cristal sobre patrones de gasto y oportunidades de ahorro.

En conclusión, si bien el salto de la implementación de una gestión de gastos manual a una gestión automatizada de gastos puede parecer un gran salto, en realidad es una serie de pequeños y prácticos pasos hacia la eficiencia, la claridad y, en última instancia, una mayor rentabilidad.

A continuación se muestran algunos estudios de casos de empresas que han implementado con éxito la gestión y automatización de gastos:

Conclusión

Los informes de gastos brindan una visión general de los gastos de los empleados durante un período de tiempo determinado. Son una herramienta eficaz para mantener los gastos de los empleados en una pestaña. Las empresas deben adoptar informes de gastos como parte de sus procesos de reembolso y trabajar para automatizar estos procesos de reembolso para que estén libres de errores.

Preguntas Frecuentes

¿Para qué se utiliza un informe de gastos?

El informe de gastos se utiliza para enumerar todos los gastos que realiza la empresa, todos los artículos que compra la empresa y el registro de impuestos.

¿Cuáles son las diferentes categorías de gastos comerciales?

El informe de gastos se divide en las siguientes categorías;

Honorarios y comisiones, Publicidad, Gastos de vehículo, Gastos de intereses, Gastos de hipoteca, Gastos de seguros, Servicios profesionales y legales, Gastos de oficina, Planes de participación en beneficios y pensiones, Alquiler, Reparaciones y mantenimiento, y muchos más.

¿Qué es un informe de gastos mensuales?

El informe mensual de gastos/costos enumera todas las compras y gastos de una empresa que el gerente escribe durante el mes, lo cual es esencial para las operaciones comerciales.

¿Qué se considera un gasto?

Un gasto es la cantidad de dinero gastada y los gastos que experimenta una empresa para generar ingresos. Por ejemplo, la compra de nuevos equipos, el gasto del vehículo de la empresa, las deudas incobrables y los salarios de los empleados, etc.

¿Por qué necesita un informe de gastos?

Necesitamos generar el informe de gastos porque cada informe de gastos generalmente tiene como objetivo ayudar a la empresa a rastrear, analizar y monitorear los gastos y compras de la empresa.

¿Quién es elegible para presentar un informe de gastos?

Según la política corporativa y la forma en que se utilizan los registros, diferentes personas pueden presentar informes de gastos según las necesidades de las organizaciones.

La mayoría de las veces, solo los supervisores pueden presentar informes de gastos, pero ocasionalmente, cualquier persona que incurra en gastos comerciales autorizados y solicite un reembolso puede hacerlo.

Ocasionalmente, cualquiera puede presentar un informe, pero debe contar con la aprobación del gerente.

Lea más artículos de contabilidad:

Automatice la contabilidad con plantillas de contabilidad gratuitas

Encuentra el mejor software para tu negocio

Distribución de relaciones públicas y contenido potenciado por SEO. Consiga amplificado hoy.
PlatoData.Network Vertical Generativo Ai. Empodérate. Accede Aquí.
PlatoAiStream. Inteligencia Web3. Conocimiento amplificado. Accede Aquí.
PlatoESG. Carbón, tecnología limpia, Energía, Ambiente, Solar, Gestión de residuos. Accede Aquí.
PlatoSalud. Inteligencia en Biotecnología y Ensayos Clínicos. Accede Aquí.
Fuente: https://nanonets.com/blog/expense-report/

Inteligencia de datos generativa