Tener un proceso de RFQ eficaz y fácil de usar es el primer paso para hacer malabarismos y gestionar un proceso eficaz. proceso de adquisición. La RFQ es uno de los flujos de trabajo de adquisiciones más fáciles de navegar, pero eso no significa que usted pueda simplemente caminar sonámbulo a lo largo del proceso. 

Hacer bien las cosas simples suele ser indicativo de cuán efectivos se ejecutan sus flujos de trabajo generales, y para administrar mejor la RFQ relativamente simple, primero comprender el significado de la RFQ es de vital importancia.

¿Qué es una Solicitud de Cotización (RFQ)?

Una solicitud de cotización, generalmente abreviada como RFQ, es perfecto cuando sabes exactamente lo que necesita y desea ejecutar un proceso de descubrimiento de mercado para solicitar cotizaciones de costos de posibles proveedores. Generalmente, cuando tiene un requisito de producto físico recurrente, como suministros o materias primas específicas, presentará una solicitud de cotización en el negocio para solicitar ofertas. 

Una vez que emite una solicitud de cotización a proveedores específicos (la solicitud de cotización en adquisiciones no suele ser una invitación abierta en todo el mercado), espera respuestas y elige en función del precio más bajo, la entrega más rápida u otros criterios objetivos claros. Cuando ejecuta una RFQ dentro de su flujo de trabajo de adquisiciones, básicamente estás pidiendo a los proveedores el mejor precio para un producto fijo e invariable que se pide con suficiente frecuencia como para garantizar un contrato continuo.    

Tenga en cuenta que la solicitud de cotización es no Generalmente es apropiado cuando no está seguro del tipo o alcance del producto necesario o cuando intenta descubrir los precios de los servicios; una Solicitud de Propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) suele ser mejor en ambos casos. Cubriremos la diferencia entre RFQ y RFP en un momento. 

Requisitos de información de solicitud de cotización (RFQ)

 Se emite una RFQ a una serie predeterminada de proveedores (normalmente ya dentro de su ecosistema de adquisiciones) y usted solo recibirá la cantidad exacta de ofertas que solicite de ese grupo de proveedores. Pero, dado que no está lanzando una red amplia, deberá ser muy explícito al definir lo que necesita y todos los demás parámetros: la especificidad es la mejor manera de garantizar que sus proveedores comprendan sus necesidades únicas y, en última instancia, ofrezcan el mejor precio posible. en un grupo competitivo.   

Si utiliza software de automatización dentro de su flujo de trabajo de adquisiciones, es probable que tenga una serie preestablecida de plantillas útiles para la gestión de RFQ. De lo contrario, esto es lo que normalmente incluirá en su solicitud de presupuesto:

Carta de presentación de solicitud de cotización y resumen ejecutivo (EXSUM)

Los procedimientos operativos estándar (SOP) internos de su empresa determinarán la forma de abrir su solicitud de cotización, así como otros documentos dentro del proceso de adquisición. Aún así, la carta de presentación y EXSUM generalmente serán un documento de marca dirigido al proveedor que resume sus requisitos y objetivos de adquisición en un formato simple y digerible para preparar a los proveedores para el resto del documento.

Tipo de RFQ y cantidad de bienes y frecuencia

Este es el meollo de su solicitud de cotización y puede ser muy simple o bastante complejo, según su industria y sus necesidades específicas. Aquí hay unos ejemplos:

Suministros de limpieza: Como gerente de oficina, es posible que deba mantener abastecidos los baños y el armario de limpieza. En este caso, una solicitud de cotización podría incluir simplemente papel higiénico, 10 cajas cada una, que se entregarán el primer día de cada tercer mes a partir de enero de 2024.

Mecanizado de metales: Por el contrario, si usted es un capataz de un taller mecánico que solicita materia prima, su tipo y cantidad de RFQ podrían ser muy complejos e incluir especificaciones minuciosas, tipos de aleaciones y múltiples frecuencias de pedidos junto con una provisión de reabastecimiento ad hoc dependiendo de la confiabilidad con la que pueda pronosticar sus propios requisitos laborales a lo largo del tiempo. En casos como estos, es posible que incluso tenga que especificar requisitos de transporte, como material de acolchado o requisitos de seguridad, si solicita materiales peligrosos como gas de soldadura.

Información administrativa de solicitud de cotización

Esto les informa a los proveedores los detalles contractuales, que incluyen:

• Condiciones de pago (es decir, neto-30).
• Duración del contrato y criterios de renovación.
• Otros términos contractuales.
• Requisitos únicos o especiales que espera que proporcionen los proveedores como parte de su envío de cotizaciones.
• Un punto de contacto de la empresa (POC), generalmente un funcionario de contacto, para preguntas y servicios contractuales para el proveedor elegido.

RFQ frente a RFP

 Mencioné que una RFQ es un documento sencillo y establecido que establece claramente sus necesidades conocidas y pide a los proveedores que ofrezcan su mejor precio. ¿Qué pasa si sus requisitos son complejos? 

Por ejemplo:

1. Está creando una lista de precios maestra para muchos materiales que forman parte de un proyecto general que su empresa nunca antes había realizado.
2. Necesita un servicio especial posterior a la entrega, es decir, está comprando nuevas impresoras de oficina y necesita un proveedor de servicios de guardia para ayudarle a solucionar los problemas que surjan y un contrato continuo para el tóner entregado dentro de las 24 horas posteriores a la necesidad.  
3. Está explorando un contrato basado principalmente en servicios, ya sea tan simple como la jardinería semanal o tan complejo como contratar a un consultor para desarrollar la automatización del flujo de trabajo de su empresa.

En estos casos (generalmente contratos basados ​​en servicios, materiales para un proyecto grande con requisitos confusos o contratos más complejos basados ​​en bienes), necesitará desarrollar un Solicitud de Propuesta (RFP) en lugar de una RFQ.

Una RFP pregunta proveedores potenciales para “proponer” efectivamente una solución a su problema. Por ejemplo, podría solicitar propuestas para un proyecto de máquina de próxima generación o asistencia de consultoría para optimizar las operaciones. En estos casos, la RFP describe la necesidad “panorámica” y los proveedores le dicen cómo resolverían el problema o le proporcionarían materiales junto con una cotización aproximada. Estos se diferencian de la RFQ en que son menos prescriptivos por su parte y más un compromiso colaborativo de ida y vuelta con los proveedores.

¿Cuándo utilizar las solicitudes de cotización en las empresas?

Aunque las RFQ no son necesarias para todas las compras, se utilizan con mayor frecuencia en determinados escenarios:

1. Proveedores precalificados: Cuando ya existe una lista precalificada de proveedores confiables, se puede utilizar una solicitud de cotización de manera eficiente. Se trata de proveedores que han cumplido ciertos estándares y son conocidos por su confiabilidad.
2. Necesidades específicas y estandarizadas: Las RFQ son adecuadas cuando el requisito es para productos o servicios específicos y hay poco espacio para la innovación o la personalización. Por ejemplo, cuando se obtienen grandes cantidades de productos estandarizados, como materias primas para la construcción de muebles o componentes estandarizados como tornillos para la fabricación.
3. Pedidos al por mayor en curso: Las RFQ son adecuadas para situaciones en las que se necesita un suministro continuo y a granel de un producto. Este suele ser el caso en la fabricación, donde se requiere un flujo constante de materiales o componentes para mantener las operaciones funcionando sin problemas.
4. Falta de servicios complementarios: Cuando la compra es únicamente para el producto en sí, sin necesidad de servicios adicionales o contratos de mantenimiento a largo plazo, una RFQ simplifica el proceso de adquisición.

El proceso de solicitud de cotización: ¿cómo funciona una solicitud de cotización?

Dado que el proceso de RFQ es bastante sencillo, normalmente seguirá una serie de pasos similares sin importar su industria o SOP interno de la empresa:

1. Obtenga sus documentos en orden: Esto incluye empaquetar los detalles antes mencionados y la información del alcance juntos y trabajar con sus empleados o la gerencia para refinar los detalles y garantizar que su RFQ sea lo más clara posible para facilitar proveedor optimizado operaciones.
2. Cree una lista de compras de proveedores: Recuerde, el proceso de solicitud de cotizaciones no está abierto al público ni a tantas solicitudes de proveedores como desee enviar. En su lugar, preparará la lista de proveedores para distribuir la solicitud de cotización. Asegúrese de realizar la debida diligencia con los mejores proveedores disponibles, incluso si tiene uno o dos favoritos en mente.
3. Envíe la solicitud de cotización para solicitud: dependiendo de su empresa estrategia de compras, esto podría ser tan doloroso como enviar un correo electrónico a una distribución amplia o tan fácil como publicar en una "bolsa de trabajo" diseñada para agilizar las adquisiciones.
4. Recibir y responder: a continuación, esperará a que los proveedores presenten su mejor oferta, luego trabajará para reducir una lista corta, entrevistará más a los proveedores si es necesario, seleccionará un ganador, notificará a todos los demás que la licitación está cerrada y comenzará incorporación de proveedores para el ganador

El proceso de RFQ no es difícil en general, aunque su plataforma de adquisiciones La elección (o la falta de ella) ciertamente impulsa la facilidad de uso en general.

Otros documentos en el proceso de adquisición

Cubrimos RFQ y RFP, pero recuerde que hay muchos otros documentos que encontrará a menudo como parte de los procedimientos de adquisición de rutina. Mantenerlos claros no siempre es fácil, a menos que tenga un SOP sólido que incluya procesos de adquisiciones centralizados.

Dos de los documentos de adquisiciones adicionales más comunes incluyen:

1. Solicitud de Información: La RFI es una solicitud de “ayúdame” a los proveedores para ayudar a reducir los requisitos antes de desarrollar una RFQ o RFP completa. El RFI es útil cuando se embarca en un nuevo proyecto y quiere asegurarse de que todo esté en orden antes de dedicar tiempo a desarrollar un paquete de documentos.
2. Solicitud de licitación: en adquisiciones, un solicitud de licitación solicita a los proveedores que presenten ofertas para un proyecto grande; es básicamente como una solicitud de cotización, pero se utiliza para proyectos más grandes o más expansivos y generalmente incluye contratos basados ​​en servicios, así como materias primas y productos físicos. 

Conclusión

La gestión eficaz del flujo de materiales y productos comienza con un proceso de RFQ bien desarrollado. La RFQ elimina la necesidad de solicitudes de abastecimiento repetitivas o de ida y vuelta extensas, pero es necesario presentar una RFQ adecuada desde el principio para agilizar el proceso con mínimos dolores de cabeza. 

En última instancia, una solicitud de cotización efectiva puede representar qué tan efectivo es su proceso de adquisición general. Si hace bien las cosas simples, normalmente también podrá manejar tareas más complejas como RFP y RFT. Por otro lado, si tiene dificultades para completar una solicitud de cotización y agregar ofertas, es posible que tenga más problemas posteriores en su ecosistema general de adquisiciones.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/rfq-meaning/