Un proceso comercial de Planificación de ventas, inventario y operaciones (SIOP) es un elemento esencial para administrar un negocio exitoso. SIOP le permitirá mejorar sus pronósticos, capacidad y planificación de recursos, flujo de efectivo y niveles de inventario.
Sin embargo, existen muchos desafíos para implementar un proceso SIOP adecuado y que funcione. Si los beneficios son tan claros, ¿por qué es tan difícil poner en marcha SIOP y luego mantenerlo?
Los desafios
He visto a empresas grandes y pequeñas luchar para poner en marcha SIOP. Y una vez que se inicia, las fuerzas que dificultan el inicio pueden continuar dificultando su mantenimiento.
Para tener éxito, su proceso SIOP debe estar integrado en el mismo ADN de la cultura y el conjunto de procesos comerciales de su empresa. Y los beneficios son reales y profundos. Entonces, ¿cuáles son los desafíos que debe conocer y abordar?
Objetivos en competencia
Las diferentes áreas funcionales de su empresa tienen diferentes roles y objetivos de desempeño. Los objetivos generales de la empresa son lo importante, sin embargo, es necesario reconocer estos diferentes motivadores funcionales para garantizar que la implementación de SIOP satisfaga las necesidades de todos.
La El equipo de ventas es eternamente optimista. Esa es su tendencia y es parte necesaria de la estructura de su empresa. A menudo tomarán los pedidos y pronósticos de los clientes al pie de la letra. Ventas ciertamente ve el vaso medio lleno. Quieren maximizar sus comisiones también. Y no les agrada que les cuestionen la validez de sus previsiones de ventas.
Operaciones quiere saber con precisión qué es lo que realmente se va a requerir para ser procesado y enviado. Quieren tanta certeza y realismo como sea posible. Ven pronósticos de Clientes que son invariablemente más altos de lo que realmente sucede. Sin embargo, Operaciones debe establecer el personal y la capacidad, y Operaciones incurre en los costos de hacerlo.
El equipo de Adquisiciones/Cadena de Suministro necesita ordenar los materiales y administrar los niveles de inventario. Están haciendo compromisos con los proveedores para las compras. Y están asumiendo compromisos sobre la cantidad de efectivo e inventario que se necesitan para cumplir con los pronósticos. Cualquier desajuste significativo entre la oferta y la demanda da como resultado un exceso de inventario como mínimo y agota el flujo de caja en el peor de los casos.
Y Finanzas debe poder predecir el rendimiento financiero de la empresa, así como el flujo de caja. No pueden estar adivinando cuáles serán los resultados financieros. Finanzas quiere que exista una planificación realista. Proporcionan la supervisión en cuanto a la salud financiera de la empresa. Sin ningún proceso de pronóstico, el equipo de Finanzas está ciego y rápidamente puede parecer que está fuera de control.
Las herramientas
Dependiendo de la complejidad de su negocio, lo más probable es que no pueda ejecutar un proceso SIOP adecuado en el reverso de una servilleta. La gestión de SIOP requiere una única fuente de datos e informes para garantizar la uniformidad y la coherencia en toda su empresa.
Mi experiencia incluye la gestión de docenas de instalaciones en todo el mundo que brindan soporte a docenas de clientes con cientos, si no miles, de listas de materiales. Cada cliente se ejecuta a su propio calendario de previsión. Sin embargo, la empresa en la que se encuentra tiene su propio calendario fiscal y calendario de eventos para respaldar ese calendario.
Coordinar todas esas dimensiones requiere una hoja de cálculo y un proceso comercial sofisticados, si no un sistema de TI específico. Las diversas áreas funcionales de su negocio necesitarán ver diferentes datos, diferentes informes y querrán realizar análisis hipotéticos ad hoc.
Los jugadores y sus roles
Un proceso SIOP no puede ser gestionado en su totalidad por una sola organización. Si bien un equipo (por ejemplo, finanzas, liderazgo de la cadena de suministro) puede liderar y orquestar el proceso general, requiere todas las funciones para que funcione.
En mi experiencia, debe tener un propietario de proceso SIOP único y fuerte. Además, esa persona debe tener un Patrocinador Ejecutivo muy, muy fuerte.
El propietario del proceso SIOP debe tener mucho talento. Deben poder crear y diseñar las bases de datos, los sistemas y los informes que serán el núcleo de su proceso SIOP. El propietario del proceso SIOP debe poder trabajar en todos los niveles de la empresa y en todas las funciones. Y el propietario del proceso SIOP debe ser un agente de cambio con la capacidad de ser diplomático y lidiar constructivamente con el conflicto y la resistencia.
Para el propietario del proceso SIOP se va a tratar con todas las actitudes posibles. No solo deben crear y administrar todo el sistema y proceso de negocios SIOP. Pero deben ser capaces de gestionar a todos en la empresa según un calendario preciso de eventos. Invariablemente, tendrán que poner a la gente en fila. Y tendrán que lidiar con el conflicto de forma rápida y segura. Este no es un papel para los débiles de corazón.
El patrocinador ejecutivo también tendrá que desempeñar un papel activo. El propietario del proceso SIOP necesitará apoyo visible y cobertura de aire para tener la tranquilidad de saber que contará con respaldo cuando sea necesario. La implementación de un proceso SIOP puede ser una desviación tan drástica de lo que la empresa siempre ha estado haciendo que el Patrocinador Ejecutivo tendrá que comunicar, convencer e impulsar a la organización hacia los niveles más altos.
Rendición de cuentas SIOP
SIOP solo funciona bien si toda su empresa está utilizando ese proceso comercial. Si permite que una instalación, una unidad de negocios o un equipo de clientes continúen operando fuera del proceso SIOP, socavará sus esfuerzos.
Todos deben saber que el proceso SIOP es la única forma en que se gestionará la planificación en toda la empresa. No se tolerará la falta de adherencia. Y esta será una medida de desempeño para todos los involucrados.
SIOP en Conclusión
He visto varios ejemplos de implementaciones de SIOP en empresas. En todos los casos, SIOP ha demostrado ser extraordinariamente importante e invaluable. Una vez que supere todos los dolores de crecimiento de una implementación de SIOP, verá los resultados casi al instante.
Dentro de un par de meses, espero que la gente se pregunte cómo se las arregló sin un proceso SIOP. Dará forma a su cultura, impulsará el comportamiento y mejorará el rendimiento de su empresa.
Pero tenga en cuenta que los desafíos que enfrenta en su camino hacia la implementación de SIOP son desafíos muy reales para mantenerlo como un proceso comercial clave. Los problemas deben abordarse en el camino. Y ciertamente siempre habrá margen de mejora.
