Con la globalización vino el aumento en el envío de mercancías de un país a otro. Esto hizo que el mundo estuviera más interconectado y dio más oportunidades para las empresas. Estos productos entran y salen de almacenes y tiendas con un registro en papel de los documentos de la cadena de suministro, por lo que es más fácil saber dónde están.

Como tal, los documentos de la cadena de suministro deben tratarse con sumo cuidado. A medida que crezca su negocio, más documentos de la cadena de suministro manejará. Es importante tener en cuenta que la documentación de la cadena de suministro no solo se lleva a cabo a nivel comercial. Hay pasos que deben tomarse antes de que los bienes puedan comercializarse para garantizar el éxito de un negocio. 

Aquí hay cinco de los pasos principales que una empresa toma para administrar con éxito su cadena de suministro:

• Planificación 

Como dice el viejo refrán, 'no planificar es planificar para el fracaso'. La etapa de planificación es donde decide qué materias primas se utilizarán, cómo y cuándo se transportarán ya quién.

En esta etapa, investiga la calidad de los productos y materiales para determinar quién será su proveedor para todo lo esencial para el funcionamiento exitoso de su negocio todos los días.

La producción es el foco principal en esta etapa. Es posible que desee tomar en serio la documentación de las actividades. Los productos también se prueban, empaquetan y liberan.

• La entrega de 

Una vez más, la documentación de los eventos no debe tomarse a la ligera en esta etapa. Esta etapa podría ser fácilmente la más ocupada. Debe procesar las consultas de los consumidores, seleccionar el transporte y los horarios de distribución, administrar el almacén y el inventario.

Las organizaciones más grandes pueden contratar ayuda externa para manejar estas tareas. También es cuando se realizan las facturas para los clientes y se reciben los pagos.

• Volviendo 

Un cliente puede quedar insatisfecho con un producto y devolverlo. Esta etapa es donde gestionas las devoluciones. El producto también puede ser defectuoso. Idealmente, debe identificar la condición del producto, autorizar devoluciones, programar envíos, reemplazar productos defectuosos y/u ofrecer reembolsos.

Esta etapa también requiere la documentación adecuada para evitar robos, confusiones y promover la rendición de cuentas y la transparencia.

La gestión de documentos de la cadena de suministro puede ser bastante tediosa. Afortunadamente, hay ajustes que puede hacer en sus procesos para que la gestión se pueda realizar sin perder la cabeza ni hundirse en la confusión.

Aquí hay una lista de formas de administrar los documentos de la cadena de suministro de manera efectiva y eficiente:

1. Considere usar soluciones sin papel

A menudo verá oficinas inundadas con archivos de un extremo a otro. Lo más probable es que algunos de los documentos no se hayan tocado en años. ¿Qué sucede cuando alguien nuevo viene a trabajar en la misma oficina? Seguramente pueden esperar el caos ya que no sabrán por dónde empezar a buscar ciertos documentos.

Para evitar eso, puede adoptar soluciones sin papel como almacenamiento en la nube y fax en línea. Esto le permite acceder a sus documentos en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un teléfono inteligente, computadora portátil o tableta.

De esta manera, puede asegurarse de que los documentos importantes no se pierdan o extravíen. Los mensajes están encriptados y solo el destinatario puede acceder a ellos. El uso de contraseñas seguras hace que los negocios sean mucho más confidenciales y seguros.

2. Actualice sus registros regularmente

La forma más fácil de mantener sus registros actualizados es organizarlos en consecuencia. Ahora que conoce las cinco etapas de la gestión de la cadena de suministro, puede ser conveniente organizar sus documentos de acuerdo con cada etapa. Esto le facilitará el acceso a la información específica que puede estar buscando.

Otra forma es actualizar sus archivos a intervalos regulares. Por ejemplo, puedes hacer las actualizaciones cada dos semanas. Puedes agregar nuevos planes, detalles de envío, devoluciones, defectos, etc. De esta manera no te sentirás abrumado por el trabajo. También puede comunicar fácilmente los cambios entre los equipos. 

Gracias a la tecnología avanzada, puede enviar múltiples mensajes a diferentes usuarios al mismo tiempo. Por lo tanto, los documentos se pueden compartir entre equipos de una manera eficaz en el tiempo, sin que nada se pierda o extravíe.

3. Crear controles internos eficientes

Cree un sistema sin papel que permita a los responsables de la toma de decisiones de la empresa un acceso instantáneo y sin complicaciones a los documentos importantes. Puede hacer esto haciendo un portal centralizado accesible a los ejecutivos de la empresa.

La eficiencia es importante en cualquier negocio de la cadena de suministro. Por lo tanto, tome estos pasos para simplificar sus procesos de negocios para que las partes interesadas clave puedan navegarlos con facilidad. 

4. Delegar con eficacia

Obviamente no haces negocios solo. Tienes destinatarios finales de tus productos que a veces pueden estar satisfechos o no. Es posible que le devuelvan defectos o soliciten más productos. Es sabio poner un frente unido cuando se trata de tratar con sus clientes.

Es posible que desee enviar documentos a sus clientes sobre reembolsos, entregas y fechas de envío. Puede ser conveniente evitar confundirlos comunicándose desde diferentes extremos. Delegue a personas para que manejen el movimiento de documentos hacia y desde sus clientes para que no se sientan confundidos acerca de con quién tratar.

Esto mejorará el flujo comercial y promoverá la rendición de cuentas, ya que los documentos pueden servir como evidencia cuando surja la necesidad.

5. Sea transparente y responsable 

Después de descubrir cómo puede mantener sus documentos actualizados y accesibles a través de una solución sin papel de su elección, cree transparencia. Puede lograr esto documentando los procesos de los proveedores.

A través de esto, puede crear visibilidad para sus proveedores. Puede compartir abiertamente documentos de salida y abrirse a sugerencias. Este intercambio abierto de documentos crea confianza entre usted y sus proveedores. También puede que ambos logren mejores resultados.

La transparencia y la rendición de cuentas son necesarias para el buen funcionamiento de una empresa. Los documentos compartidos pueden servir como recordatorios para que uno mantenga su parte del trato en el trato comercial. Puede evitar más pérdidas de esta manera al minimizar los defectos y las devoluciones.

Conclusión

Los documentos de la cadena de suministro son muy importantes y deben ser organizado y manejado con cuidado. Brindan transparencia, responsabilidad y detalles importantes relacionados con los pasos tomados en la gestión de la cadena de suministro.

Puede actualizar sus documentos regularmente, crear un acceso fácil para las principales partes interesadas y adoptar una cultura de transparencia para garantizar que sus documentos estén bien administrados.

Supply Chain documenta el artículo y el permiso para publicar aquí proporcionado por Claire Glassman. Escrito originalmente para Supply Chain Game Changer y publicado el 30 de diciembre de 2021.

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• Fuente: https://supplychaingamechanger.com/5-ways-to-manage-supply-chain-documents/