Más de 640,0000 toneladas de los recibos comerciales se imprimen anualmente. Eso es mucho.
Pero, eso es frustrante es organizarlos o administrarlos. Pero ¿por qué deberías? Como negocio, Ud. debe mantener registros comerciales y documentos financieros de respaldo como recibos o facturas de hasta Tres años.
Ahora que tu tienen Para mantener estos documentos, es posible que desee organizarlos para encontrarlos cuando los necesite. Es fácil perder el control de la recepción, pero gracias a plataformas como Nanonets, puede automatizar estos procesos.
Echemos un vistazo a cinco formas de organizar los recibos de su negocio:
5 formas de organizar los recibos
Y hay cinco formas diferentes de organizar los recibos:
- Clasificación manual de recibos en papel
- Escanea recibos en tu escritorio
- Ordena las imágenes de los recibos en tu teléfono
- Escanear recibos a Google Drive
- Organizador de recibos automatizado
Organiza tus recibos comerciales fácilmente con Nanonets.
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Clasificación manual de recibos en papel
Es tan fácil y tedioso como suena. Consigue carpetas y armarios de papel. Debe nombrar las carpetas según sus categorías de gasto. Tan pronto como reciba un recibo en papel, determine la categoría de gasto del recibo y luego colóquelo manualmente en la carpeta particular.
Por ejemplo, la carpeta de gastos de viaje contendrá todos los recibos relacionados con la categoría de viaje. Estos pueden incluir sus recibos de tarifas de taxi, autobús o tren.
! Si bien este método funciona para una pequeña empresa, no debe optar por el almacenamiento manual por múltiples razones. Existe la posibilidad de que los recibos se dañen. Los esfuerzos manuales son sustanciales. Además, no hay forma de controlar los gastos porque no sabrá la tendencia siguiendo este método.
Escanea recibos en tu escritorio
Puede escanear recibos o tomar imágenes del recibo y guardarlas en su escritorio. Cree diferentes carpetas para diferentes categorías de gastos y siga agregando recibos a medida que los reciba.
Asegúrese de nombrar correctamente las imágenes de los recibos para encontrarlas fácilmente.
! Este método es simple pero requiere esfuerzo manual. Tienes que hacer la misma cantidad de pasos cada vez que recibes un recibo, lo que hace que sea tedioso cuando aumenta la cantidad de recibos.
Utilice una aplicación de gestión de recibos
Aplicaciones de gestión de recibos son excelentes soluciones para emprendedores independientes y pequeñas empresas que buscan organizar sus recibos diariamente. Aplicaciones para escanear recibos como Nanonetas puede digitalizar y organizar recibos al instante. Hay muchas aplicaciones de escáner de recibos en el mercado:
- Nanonetas
- Gastos de Zoho
- QuickBooks
- Caja de zapatos
- Expensify
- Recibos inteligentes
- Genius Scan
- Preparar dext
- Limpio,
- Recibos Por Onda.
Con estas aplicaciones, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la imagen del recibo, agregar la categoría de gastos y guardarla.
Las nanoredes pueden extraer datos del recibo, crear informes de gastos y también le permite buscar recibos usando palabras clave.
! Las aplicaciones de escáner de recibos no pueden gestionar la gestión de recibos a gran escala. Tendrá que hacer clic en la imagen de cada recibo, ya sea un PDF, un archivo adjunto de correo electrónico, un recibo en papel o uno escrito a mano.
Escanear recibos a Google Drive
Google Drive se puede utilizar para organizar recibos de manera eficiente. Cree carpetas según la variable de su elección, fecha, ubicación o categoría de gasto.
Una vez que reciba un recibo, escanee o haga clic en una imagen del recibo y cargue el recibo digital desde su dispositivo a Google Drive. Asegúrese de que los nombres de las carpetas y los recibos sean breves y agradables para encontrarlos fácilmente.
! Este método es similar al método anterior, excepto por el hecho de que aquí, todos sus recibos se almacenan en la nube. Si bien el almacenamiento en la nube de Google es relativamente más seguro, puede buscar opciones más seguras si está almacenando información confidencial.
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Organizador de recibos automatizado: organice recibos con flujos de trabajo sin código.
Puede automatizar toda la gestión de recibos con la clasificación de documentos e inteligencia de Nanonets. automatización del flujo de trabajo. Puede crear un flujo de trabajo automatizado como el siguiente en Nanonets.
Así es como funcionará el flujo de trabajo de organización de recibos usando Nanonets:
- Recibe un recibo o carga un recibo en Nanonets.
- El recibo se enviará al recibo OCR modelo.
- Los datos se extraerán del recibo y, en función de los datos extraídos, se clasificará el recibo.
- Según la clasificación del recibo, el recibo se enrutará a la base de datos o carpeta adecuada.
- También puede realizar tareas adicionales como actualizar perfiles de clientes, automatización de pagos, crear flujos de trabajo de aprobación, crear informes de gastos y más.
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Este método es rápido, confiable, seguro y libre de errores. Esto es más adecuado para empresas de todos los tamaños que buscan organizar sus recibos de manera eficiente y a una fracción del costo.
Además de recibos, puedes utilizar la plataforma para organizar cualquier documento; PDF, imágenes, documentos escritos a mano, Excel, Word, etc. Puede extraer datos de documentos, clasificar documentos, usar una base de datos para verificar documentos, realizar tareas de mejora de datos y exportar datos a diferentes formatos y bases de datos. Las posibilidades son infinitas.
Las nanoredes pueden realizar las siguientes tareas y más:
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/organize-receipts-receipt-tracking/
