Incluso en esta era de vídeos y mensajes de texto, la forma más rápida de acabar con el sueño de una startup ante inversores, socios comerciales o incluso clientes es una redacción vergonzosamente deficiente. Al ser muy visible en la comunidad de startups, sigo recibiendo una increíble cantidad de correos electrónicos mal escritos, resúmenes ejecutivos confusos y planes de negocios con un párrafo por capítulo.
En el competitivo ámbito de los negocios, sólo tienes una oportunidad de causar una excelente primera impresión. Debe poder comunicarse de manera efectiva en todas las formas comunes, incluida la redacción comercial, así como hablar, presentar y producir videos. La falta de las habilidades o la disciplina necesarias hará que lo califiquen como un riesgo empresarial deficiente incluso antes de que se considere el mensaje.
La redacción comercial no es una habilidad con la que nadie nace, sino que todos pueden aprender. Dado que todos perdemos cuando un emprendedor con una gran idea se ve frenado por una falta de comunicación, me gustaría ofrecer un breve resumen de las estrategias básicas de redacción de negocios. Tenga esto en cuenta mientras busca que otros se unan a usted para apoyar su idea de cambiar el mundo:
1. Vaya al grano en la primera frase. En esta era de sobrecarga de datos, todos hemos aprendido a desconectarnos si no podemos descifrar rápidamente un propósito relevante y un enfoque para su mensaje. Es necesario establecer ese contexto antes de que su discurso de venta o su historia de fondo tenga algún sentido. Antes de comenzar, asegúrese de comprender su propio objetivo.
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2. Planifique el flujo del mensaje hasta una conclusión lógica. Los pensamientos aleatorios o las listas de hechos no constituyen una redacción comercial eficaz. Lo más común es que su mensaje sea informativo o tenga como objetivo persuadir, por lo que cada elemento debe ser coherente con esa intención. Incluya siempre los elementos clave del documento: una apertura, un cuerpo principal y una conclusión.
3. Los puntos clave deben destacarse y ser positivos. Los elementos de acción deben estar subrayados o separados en viñetas para proporcionar un reconocimiento visual en un escaneo rápido. Los mensajes positivos tienen más impacto, así que mantenga las declaraciones negativas y emocionales al mínimo. Evite el lenguaje florido y el uso excesivo de adjetivos. Una redacción ajustada aclara el mensaje.
4. Termine con un llamado a la acción claro. Si está buscando un inversor, un socio o un cliente, asegúrese de que el siguiente paso esté claramente indicado y no sólo implícito. La información de contacto siempre debe incluirse. Terminando con "¿Puedo pedirle una hora en su agenda la próxima semana para discutir los detalles?" es mejor que "No pierdas esta oportunidad".
5. Hable de forma única con cada destinatario. Los mensajes genéricos dirigidos a grupos de personas no dan una buena primera impresión, especialmente si el saludo no es específico y el correo electrónico se dirige a una larga lista de direcciones. Los empresarios inteligentes adaptan sus conversaciones a cada destinatario, y la misma consideración debe aplicarse a los mensajes escritos.
6. Utilice un formato profesional. Un documento mal formateado, en mayúsculas, fuentes mixtas o un solo párrafo destruirá incluso el mejor mensaje. Si está pidiendo un millón de dólares, no envíe su mensaje en un teléfono inteligente ni envíe mensajes de texto taquigráficos, ignorando los errores de ortografía. Muestre respeto profesional a sus destinatarios y usted recibirá respeto a cambio.
7. Mantenga su voz al escribir amable y cortés. Si su tono de escritura es enojado, cínico o arrogante, no espere que ningún lector esté abierto a lo que tiene que decir. Adapte su uso del lenguaje al nivel de lectura del destinatario o inferior. Intentar impresionar o intimidar al lector con términos técnicos o acrónimos no funciona con profesionales confiados.
Como regla general, los mensajes de texto o correos electrónicos desde un teléfono inteligente nunca deben usarse con fines comerciales con alguien que no conoces bien. Los correos electrónicos son aceptables si se mantienen en una sola página, con un mínimo de archivos adjuntos, dirigidos a un solo destinatario, con una línea de asunto relevante y con un formato profesional.
Si la importancia del negocio es alta, o el tema es delicado o se malinterpreta fácilmente, omita por completo la comunicación escrita y opte por una conversación telefónica o una reunión personal. La comunicación escrita nunca puede transmitir emociones y lenguaje corporal de manera efectiva, lo cual puede ser cincuenta
por ciento o más del mensaje.
Todo emprendedor debe recordar que se está vendiendo a sí mismo en cada comunicación escrita, incluso más de lo que vende su idea o solicitud de financiación. El mal uso de la tecnología de escritura generalmente disponible, incluidas las herramientas de formato y los correctores ortográficos, se interpretará como una asociación desconsiderada o arriesgada. No puedes permitirte esa desventaja competitiva.
Nuestra Empresa
Martin Zwilling es el CEO y fundador de Profesionales de inicio, Cía.; miembro del consejo asesor de múltiples empresas emergentes; Experiencia en el Comité de Selección de Ángeles; Profesor adjunto en la Universidad Embry-Riddle. Publicado en Inc., Forbes, Emprendedor y The Huffington Post. Siéntete libre de seguirme en Twitter @StartupPro o conéctate conmigo en Etiqueta LinkedIn.
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Este artículo solo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal, contable o legal. ¡La situación de cada uno es diferente! Para obtener asesoramiento a la luz de sus circunstancias únicas, consulte a un asesor fiscal, contador o abogado.
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- Fuente: https://gust.com/blog/7-tips-on-written-communication-to-startup-investors/
