Es la época del año en que las empresas de todas las industrias se preparan para la temporada de impuestos. Para la industria del cannabis, los propietarios de negocios experimentados en tocar plantas y los licenciatarios recientes deberán cumplir requisitos estrictos en lo que respecta a los impuestos. De hecho, la industria del cannabis enfrenta desafíos únicos que no se aplican a otras industrias, a saber, el Código del Servicio de Impuestos Internos 280E (IRC 280E), un código fiscal que impone Restricciones a las deducciones que pueden tomar las empresas de cannabis.. IRC 280E restringe a las empresas que venden sustancias de Lista I o Lista II de deducir los gastos comerciales ordinarios que no sean los costo de bienes vendidos (COGS). Esto significa que las empresas que tocan plantas pueden asignar algunos de sus gastos operativos, como el alquiler y los servicios públicos, a los COG, según lo permite el IRC 471. Comprender este código y organizar su contabilidad para cumplir es crucial, porque el IRS ha estado auditando activamente a las empresas de cannabis para garantizar que cumplen con IRC 280E. No hacerlo podría hacer que su empresa sea vulnerable a sanciones y multas por incumplimiento. Sin embargo, con una planificación avanzada, puede cumplir y resistir el escrutinio de una auditoría del IRS.

Aquí hay una lista de las mejores prácticas esenciales para ayudarlo a prepararse de inmediato.

Prepare un plan de cuentas específico para el cannabis

Un plan de cuentas de cannabis (COA) puede ayudar a las empresas que tocan plantas a garantizar una contabilidad precisa mediante el seguimiento de COGS y proporcionando una imagen clara de los ingresos obtenidos y los gastos incurridos. Es crucial para implementar operaciones de contabilidad compatibles con IRC 280E.

Determinar los COG

COGS son los costos en los que incurre un dispensario para adquirir productos para reventa o un productor/cultivador incurre en producir inventario para vender. Estos costos se identificarán fácilmente en un COA de cannabis. El COGS debe calcularse por separado para cada producto y respaldarse con documentación como facturas, recibos y otros registros. Determinar con precisión los COG es importante para reducir la obligación tributaria.

Revisar gastos deducibles

Es esencial para revisar todos los gastos incurridos por la empresa para determinar cuáles se pueden asignar a los COG. Estos gastos asignables incluyen el alquiler, la nómina, los servicios públicos y los costos permitidos por IRC 471. La empresa debe entender claramente qué gastos son asignables y cuáles no para que puedan estar preparados para proporcionar la documentación necesaria al auditor.

Implementar controles de efectivo para empresas no bancarizadas

Si no tiene banca, entonces es importante establecer políticas, procedimientos y procesos sobre cómo su empresa maneja las transacciones en efectivo. Negocios de cannabis sin banca se consideran negocios intensivos en efectivo y serán auditados con más escrutinio que los negocios bancarizados. La implementación de controles adecuados sobre los recibos y desembolsos de efectivo y el mantenimiento de la documentación adecuada garantizarán que sus operaciones de manejo de efectivo estén listas para la auditoría.

El IRS utilizará técnicas específicas para determinar si ha contabilizado las ventas en efectivo para asegurarse de que no está declarando ingresos o ingresos brutos inferiores a los esperados. Si está manejando efectivo y recibe más de $10,000 en una transacción en efectivo, debe enviar el Formulario 8300, Informe de pagos en efectivo de más de $10,000 en una actividad comercial o comercial (también conocido como el formulario de informes de efectivo de la Ley de secreto bancario).

Configurar un sistema de almacenamiento de documentos en línea

An sistema de almacenamiento de documentos en línea es una excelente manera de archivar y realizar un seguimiento de importantes documentos comerciales, gastos, ingresos (facturas) y documentos contables. Como se mencionó anteriormente, el mantenimiento de la documentación es una parte importante de sus operaciones comerciales, y poder corroborar las transacciones en su sistema contable es importante para estar listo para la auditoría.

Poner las políticas y los procedimientos por escrito.

Tener políticas, procedimientos y procesos comerciales bien documentados que identifiquen los controles internos ayudará a los auditores del IRS, a los inversionistas potenciales o a los compradores potenciales a auditar o tomar decisiones sobre su organización. además de tener Policias y procedimientos, también debe asegurarse de que se comuniquen a su equipo.

Contratar a un profesional de contabilidad e impuestos

Es fundamental encontrar un contador profesional que esté familiarizado con el cumplimiento de IRC 280E y tenga experiencia en la implementación de políticas, procedimientos y procesos para prepararse para una auditoria. Pueden ayudar a la empresa a prepararse para la auditoría y garantizar que toda la documentación necesaria esté en orden, mientras que un profesional de impuestos puede manejar cualquier pregunta o inquietud que surja durante la auditoría.

En conclusión, vale la pena el esfuerzo que se requiere de los propietarios de negocios de cannabis para administrar sus prácticas contables de acuerdo con el código. Cumplir con IRC 280E es el primer paso importante para evitar o superar con éxito una auditoría.

Ángela Mays es fundador y director ejecutivo de El contador contundente. Tiene más de veinticinco años de experiencia en contabilidad, auditoría, gestión de riesgos de fraude y reingeniería de procesos comerciales dentro de las cuatro grandes empresas. Ella no es la típica calculadora de números; se considera a sí misma una estratega de negocios, que mira más allá de los débitos y créditos para enfocarse en cómo la función de contabilidad impacta a toda la organización. Mays se especializa en contabilidad de cannabis y trabaja con negocios que tocan plantas, adoptando un enfoque específico para abordar los puntos débiles que enfrentan los negocios de dispensarios, cultivo y fabricación.

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• Fuente: https://mgmagazine.com/business/finance-acquisitions/best-practices-for-audit-preparation-in-the-cannabis-industry/