Soy redactor de contenidos de noche y jefe de asociaciones de día, y en mi mundo, ser productivo lo es todo.
La falta de programación o la falta de gestión de proyectos genera artículos retrasados, oportunidades de asociación fallidas, alta presión y estrés. Todos hemos pasado por eso, recuperándonos de una productividad cero.
Los sistemas de productividad ayudan a desarrollar un equilibrio sostenible entre la vida personal y laboral y a prepararse para carreras de trabajo cuando sea necesario.
En esta publicación, comparto los siete mejores sistemas de productividad que se han convertido en parte de mi rutina, convirtiendo la rutina diaria en una jornada laboral eficiente. Encontrará sus pros y contras y diferentes casos de uso.
¿Qué son los sistemas de productividad?
Los sistemas de productividad son métodos y herramientas que le ayudan a hacer las cosas de manera eficiente. No hacen el trabajo por ti, pero te ayudan a organizar y priorizar las tareas y tu bienestar, lo que se traduce en una mayor productividad en un momento determinado.
Por ejemplo, los sistemas de productividad le ayudan con:
- Dividir proyectos en pasos más pequeños y manejables.
- Centrarse y evitar distracciones.
- El establecimiento de metas.
- Organización y flujo de trabajo.
Exploremos los siete sistemas de productividad que uso y cómo me ayudan.
7 sistemas de productividad para simplificar su flujo de trabajo
1. La técnica Pomodoro
Simplemente estoy enamorado de este método para potenciar mi productividad cuando lucho por recomponerme y hacer las cosas. Instantáneamente activa mi modo de concentración y estoy tan concentrado que nada puede distraerme.
¿Cómo funciona?
La Técnica Pomodoro divide el trabajo en intervalos cortos y concentrados (normalmente 25 minutos) seguidos de descansos. Le ayuda a mantenerse alerta y motivado porque su cerebro digiere fácilmente fragmentos de 25 minutos.
Además, ver un cronómetro en cuenta regresiva en la barra de herramientas refuerza su voluntad de completar una tarea durante este tiempo. Es como dice tu voz interior, "Vamos, hombre, puedes trabajar durante 25 minutos sin desplazarte por tu Instagram".
Yo uso el Marinara: Asistente de Pomodoro Extensión de Chrome para que la técnica Pomodoro sea fácilmente accesible. Temporizadores de 30 minutos con un descanso de 5 minutos: esa es mi regla.
Pero a menudo no tomo descansos y simplemente sigo trabajando en mi tarea hasta terminarla. Y cuando suena el cronómetro, pongo otro para mantenerme concentrado.
También uso Pomodoro para realizar un seguimiento del tiempo cuando trabajo en una tarea específica para comprender mi carga de trabajo y el tiempo dedicado a la tarea X.
Ayuda enormemente en la estimación adecuada del tiempo y la gestión de proyectos.
Pros:
- Le ayuda a concentrarse cuando es difícil empezar a trabajar.
- Reduce la procrastinación.
- Menos dolor de espalda y fatiga.
- Mejor planificación para semanas y trimestres.
- Más responsabilidad por las tareas.
- Menos distracciones: mejor gestión del tiempo.
- Motivación constante a lo largo de las tareas.
Contras:
- Ninguno. He estado usando este método durante años y siempre es útil.
Ideal para: Cualquiera que quiera gestionar mejor el tiempo y hacer más en menos tiempo.
Mi veredicto
Al principio me costó aceptar los descansos. Sentí que estaba perdiendo el tiempo durante esos períodos. Pero luego me di cuenta de su poder: esos descansos literalmente me recargan.
2. Diario de viñetas
Un Bullet Journal, o el llamado BuJo, es como un diario avanzado que incluye escritura y dibujo. Está organizado con secciones para tareas diarias, calendarios, notas, seguimiento de la salud y establecimiento de objetivos.
Recientemente me topé con un gran la investigación explorando cómo el Bullet Journal impacta la creatividad y la productividad. La conclusión es que no sólo ayuda a mantenerse organizado sino también a reflexionar sobre lo que está sucediendo. realmente importante.
También amo el pieza por una maestra que compartió cómo la ayudó el diario de balas superar el perfeccionismo. Entonces, si estás persiguiendo esa elusiva perfección, lee. 🙂
De vez en cuando, uso el diario de viñetas para planificar mis días, comprender lo ocupado que estoy y sacar tiempo para las cosas que me encanta hacer aparte de mi trabajo. También me ayudó a comprender cuántos proyectos puedo emprender.
Por ejemplo, redacto mi agenda a la antigua usanza en mi cuaderno de papel. Entonces, mi diario de viñetas suele ser así:
7:30 - despierta
8:00 - yoga
10:00 - ofrecer un esquema para el cliente X
11:00: entrevista a expertos para el artículo de HubSpot
13:00 – pausa para el almuerzo
14:00 — trabajar para un fondo benéfico
17:30 — reunión
Si no te gusta la vieja escuela métodos de productividad, puedes consultar alternativas digitales como Noción, Trello, Evernoteo Miro.
En mi opinión, Miro es la mejor opción porque te recuerda a un cuaderno normal. Le permite mover elementos fácilmente y fomenta la creatividad.
Pros:
- Ayuda con la organización personalizable.
- Ayuda a impulsar la creatividad y ayuda a priorizar.
- Proporciona gestión de tareas centralizada.
- Facilita la autorreflexión.
Contras:
- Mantenimiento que requiere mucho tiempo.
- Riesgo de inconsistencia.
Ideal para: Creativos, pensadores visuales y personas que buscan una organización personalizada.
Mi veredicto
El Bullet Journal es una práctica que muchos de nosotros hemos realizado instintivamente en algún momento de nuestras vidas. Digamos para planificar viajes, compras, rutinas de ejercicios o actividades similares.
El truco está en aprender a hacerlo de forma más sistemática. A veces confío completamente en ello. Otras veces, uso el diario de viñetas simplemente como un bloc de notas cuando transfiero información del papel a mi aplicaciones de gestión de proyectos.
3. Bloqueo de calendario
El principal problema que las personas suelen enfrentar con su agenda es el cambio constante entre tareas. El bloqueo de calendario es un método de gestión del tiempo en el que asigna franjas horarias específicas en su calendario para diferentes tareas.
Por ejemplo, mi jornada laboral antes del bloqueo del calendario podría verse así: empiezo a escribir un artículo. Luego, después de media hora, entro en una reunión. A continuación, paso a mis correos electrónicos. Finalmente vuelvo al artículo. Nada efectivo.
El gráfico de Todoist explica perfectamente mi punto:
Para bloquear el tiempo, uso Google Calendar y bloqueo el tiempo para tareas específicas. Cada tarea tiene su propio intervalo de tiempo específico. Las citas con el médico, el yoga y la lectura también van a mi calendario.
¿El resultado? Hago más cosas más rápido.
A continuación se ofrecen algunos consejos para bloquear el calendario con éxito:
- Divide tu día en partes para tareas específicas.
- Sea realista acerca de cuánto tiempo llevarán las tareas; sobreestimar si no está seguro.
- Programe descansos para evitar el agotamiento; no sobrevendas el tiempo libre.
- Ajuste los planes si es necesario debido a eventos inesperados.
- Revise y siga sus tareas planificadas con regularidad.
- Considere usar aplicaciones como Todoist y Google Calendar para una mejor organización.
Pros:
- Gestión del tiempo mejorada.
- Enfoque mejorado.
- Cambio de tareas reducido.
- Priorización más clara.
- Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral.
Contras:
- Dificultad para adaptarse a los cambios.
- Potencial de subestimar o sobreestimar la duración de la tarea.
Ideal para: Cualquier persona con múltiples tareas y compromisos que organizar.
Mi veredicto
El bloqueo de calendario organiza tu tiempo libre y de trabajo y te permite no perderte en múltiples tareas al mismo tiempo. El mayor desafío podría ser sentarse el domingo por la noche o todos los lunes por la mañana y preparar todo con anticipación.
Pero definitivamente vale la pena.
4. Cómete la rana
“Si tienes que comer una rana viva, hazlo a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor durante el resto del día”. – Mark Twain
Esta cita explica de qué se trata la técnica Eat the Frog. Haz primero lo más difícil y después todo lo demás te parecerá más fácil.
El año pasado, estudio descubrió que el uso de este método mejora las habilidades sociales y ayuda a combatir la procrastinación, lo que genera beneficios a largo plazo para la carrera y la vida.
Estoy totalmente de acuerdo con eso e implemento el método Eat the Frog casi todos los días.
Así es como le hago:
- Primero escojo mi rana: la tarea más importante, pero no urgente. Yo me quedo con el que necesita mucha capacidad intelectual.
- Normalmente selecciono una tarea que puedo terminar en 1 a 4 horas como máximo.
- Divido las tareas grandes en pasos más pequeños.
- Siempre me concentro en las tareas de hoy, no en las lejanas.
- Y finalmente, comienzo mi día abordando primero mi tarea de rana.
Pros:
- Realice primero las tareas difíciles.
- Siéntete menos estresado.
- Gestiona mejor el tiempo.
- Desarrolla buenos hábitos.
Contras:
- Empezar por la tarea más difícil puede provocar fatiga.
- Podría llevar a pasar por alto cuestiones urgentes.
Ideal para: Cualquiera que prefiera afrontar los desafíos desde el principio en lugar de posponer las cosas, o cualquiera que tenga dificultades para procrastinar cuando se trata de tareas difíciles.
Mi veredicto
Cuando tengo que realizar esas tareas difíciles (las que requieren mucha concentración, números e investigación), las hago mi máxima prioridad por la mañana. Una vez que haya abordado eso, puedo relajarme con una taza de café, ponerme al día con los correos electrónicos y pasar a una tarea más.
Intenté hacerlo al revés, pero no podía concentrarme en nada más sabiendo que tenía esa gran tarea esperando. Entonces, para mí, la técnica de “Comer la rana” es el único camino a seguir.
5. Prácticas de gestión de proyectos
Cuando comencé a trabajar como autónomo, gestionar uno o dos proyectos sin seguimiento no era demasiado difícil. Pero a medida que mi carga de trabajo creció, se volvió imposible.
Hoy en día, no puedo imaginar mi rutina de trabajo sin herramientas de gestión de proyectos. Lunes y Asana son mis salvavidas de productividad.
Me ayudan a dividir tareas, establecer plazos, realizar un seguimiento del progreso, coordinarme con mi equipo y obtener resultados.
Utilizo el lunes para planificar y priorizar mis tareas semanales para el trabajo de un fondo benéfico en una visualización Kanban simplificada con pestañas "Atrasos", "En progreso" y "Listo".
Lo que me gusta: Monday se encarga de los aspectos esenciales de la gestión de proyectos, como subtareas, estados flexibles, propietarios y cesionarios, integraciones API, etc.
En cuanto a Asana, lo uso principalmente para redacción de clientes y proyectos de SEO. Es muy sencillo obtener y asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y comunicarse con otras personas a través de la plataforma.
Pros:
- Centralice la información del proyecto para un fácil acceso.
- Facilitar la comunicación del equipo y el intercambio de ideas.
- Le ayuda a dividir proyectos en tareas manejables.
- Mantenga a su equipo enfocado y productivo.
- Proporcionar datos en tiempo real sobre el progreso del proyecto.
- Automatice tareas para flujos de trabajo optimizados.
Contras:
- No veo más que beneficios al utilizar software de gestión de proyectos. Aprender a usarlo puede llevar tiempo, pero una vez que lo haces, se vuelve muy fácil.
Ideal para: Individuos, equipos y proyectos de todos los tamaños. Puede usarlo para tareas pequeñas o iniciativas a gran escala.
Mi veredicto
Aunque me gusta usar mi cuaderno para escribir un diario, las herramientas de gestión de proyectos me ayudan a mantener mi trabajo bajo control con notificaciones, recordatorios, tareas repetidas, etc.
6. La matriz de decisiones de Eisenhower
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”. - Dwight D. Eisenhower
La Matriz de Decisiones de Eisenhower clasifica las tareas por importancia y urgencia. Lo uso para decidir en qué centrarme, delegar o descartar.
Debería considerar utilizar la Matriz de Eisenhower si suele estar ocupado pero siente que su trabajo carece de impacto, tiene dificultades con el tiempo para objetivos a largo plazo o le resulta difícil delegar o decir “no” (he estado allí, lo he hecho).
Recientemente vi un video de YouTube de Naomi de Todoist, donde compartió consejos interesantes sobre Eisenhower Matrix:
[Video: Guía para principiantes de la matriz de Eisenhower]
Así es como explica cada una de estas cuatro categorías:
- Cuadrante 1 - tareas importantes que requieren atención urgente.
- Cuadrante 2 - tareas importantes para objetivos a largo plazo.
- Cuadrante 3 — tareas urgentes que no son muy importantes, a menudo simplemente trabajo intenso.
- Cuadrante 4 - tareas que no son urgentes ni importantes y que proporcionan una satisfacción instantánea pero no duradera.
Y así es como aplico este enfoque en mi trabajo diario:
- Cuadrante 1. Priorizo cumplir con plazos ajustados para los artículos.
- Cuadrante 2. Dedico tiempo a mejorar mis habilidades de escritura e investigación para un progreso a largo plazo.
- Cuadrante 3. A veces, si estoy demasiado ocupado, dejo que una persona confiable se encargue de las entrevistas expertas por mí.
- Cuadrante 4. Intento evitar pasar demasiado tiempo en las redes sociales para mantenerme concentrado.
Pros:
- Priorización clara.
- Gestión eficaz del tiempo.
- Alineación de objetivos a largo plazo.
- Mejor delegación.
- Reducción del estrés.
- Mejora de la toma de decisiones.
Contras:
- Al principio, puede resultar difícil decidir qué tareas son más importantes y tienen mayor impacto pero menos urgencia. Después de varias prácticas, uno se acostumbra al sistema y obtiene beneficios tangibles.
Ideal para: Obligaciones organizativas; particularmente útil para cualquiera que tenga dificultades con la priorización de tareas, la gestión del tiempo o la toma de decisiones.
Mi veredicto
El sentido de urgencia planteó el mayor desafío durante mi carrera en marketing digital. Parecía que cada tarea exigía atención inmediata. Mi modo predeterminado era "Lo antes posible" para todo hasta que aprendí a categorizar las prioridades y discernir las tareas no prioritarias.
Eso es lo que aprendí gracias a La Matriz de Decisiones de Eisenhower y, en mi opinión, es una de las mejores sistemas de productividad por ahí.
7. Métodos Kanban y Scrum
Para ser súper productivo durante una semana laboral, combino metodologías simplificadas de Scrum y Kanban.
Melé: Trabaja en períodos cortos llamados sprints (generalmente de una a cuatro semanas de duración). En cada sprint, estableces objetivos y decides qué tareas abordar. Luego, tienes reuniones rápidas llamadas stand-ups para verificar el progreso y ajustar tu plan de trabajo según sea necesario.
Kanban: No hay sprints en Kanban. En su lugar, imagine sus tareas en un tablero con columnas denominadas "Atrasos", "En proceso", "Revisar" y "Terminado".
Mientras trabaja, cambia las tareas entre columnas. Le ayuda a visualizar su flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y concentrarse en completar las tareas una por una.
Así es como le hago:
Cada lunes reviso mi Backlog con ideas y tareas que han ido apareciendo de forma aleatoria a lo largo de la semana anterior, asigno prioridades y fechas de entrega, creo subtareas, etc.
Todos los viernes, miro mi tablero en la herramienta PM los lunes, un administrador de tareas, y analizo por qué estoy fuera de horario para algunas tareas y cómo abordar la causa.
Esto me ayuda a ser ágil, completar tantas tareas como sea posible en una semana laboral (de manera realista) y detectar cuellos de botella o obstáculos.
Pros:
- Ayuda a visualizar los flujos de trabajo fácilmente.
- Limita la multitarea y mejora la concentración.
- Fomenta la mejora continua de los procesos.
- Organiza proyectos de manera efectiva con objetivos claros.
- Fomenta la comunicación y colaboración regular en equipo.
- Facilita la adaptación a las necesidades cambiantes del proyecto.
Contras:
- La falta de plazos definidos puede provocar retrasos.
- La rigidez en los tiempos de los sprints (Scrum) puede provocar estrés.
Ideal para: Entornos que valoran la flexibilidad y la adaptabilidad por encima de plazos estrictos.
📍Nota: Implementar los dos sistemas a la vez se llama scrumban.
Mi veredicto
Combinar estos dos métodos me ayuda a visualizar lo que tengo que hacer en el tablero Kanban, mientras que los sprints de Scrum me ayudan a progresar mucho en proyectos particulares. Me gusta el equilibrio que los dos sistemas aportan a mi trabajo, que es en gran medida independiente y remoto.
¿Cuál es el mejor sistema de productividad?
Aunque cada sistema de productividad tiene sus ventajas, mis favoritos personales son:
- La Técnica Pomodoro para mantenerme concentrado con sprints de trabajo de 30 minutos y descansos de 5 minutos.
- La matriz de decisiones de Eisenhower para una organización sencilla de tareas urgentes e importantes.
- Scrumban para controles periódicos del progreso.
No importa qué sistema elijas, lo único que importa es que realmente te ayude a mejorar tu productividad. Combino tres de ellos a diario y creo que es el mejor enfoque para completar los trabajos pendientes, idear nuevos proyectos y seguir el progreso de mi equipo.
Pruebe algunos, vea qué encaja y qué no y, en última instancia, encontrará la mejor solución para evitar bloqueos mentales, desmotivación y agotamiento.
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