A medida que las empresas se vuelven más complejas y crecen en escala, el proceso de pagos a proveedores se vuelve más complejo, lento e importante. Los pagos a los proveedores no sólo son cruciales para obtener las materias primas necesarias para administrar una empresa, sino que también abarcan las facturas de servicios públicos, los costos de alquiler de espacios de oficina y mucho más. 

Si una organización presenta un pago a un proveedor con retraso o de forma incorrecta, podría tener importantes implicaciones posteriores en la capacidad de funcionamiento de la empresa. El papel del cuentas por pagar El equipo debe monitorear y cumplir con todos los pagos a los proveedores. Deben verificar que las facturas sean correctas, que se hayan recibido los bienes o servicios y que los pagos se realicen de acuerdo con el calendario de pagos acordado entre el proveedor y la organización de compras.

Gestionar los pagos a los proveedores no es tarea fácil, pero quizás sea una de las operaciones comerciales más críticas que se llevan a cabo a diario, sin importar la industria, la región o el tipo de negocio. Afortunadamente para los equipos de AP de todo el mundo, se han desarrollado nuevas herramientas y tecnologías para facilitar la gestión eficiente del proceso de pagos a proveedores. 

¿Qué son los pagos a proveedores/pagos a proveedores?

Aunque se lo conoce como pagos a proveedores o pagos a proveedores, el proceso completo de pagos a proveedores es mucho más que simplemente enviar un cheque por correo o enviar una transferencia bancaria a través de su cuenta bancaria comercial. El desembolso de fondos es el paso final del proceso, pero antes de eso, las empresas deben realizar su debida diligencia para garantizar que los pagos a los proveedores estén garantizados, sean precisos y oportunos.

Como repaso rápido, el proceso típico de pago a proveedores se verá así:

1. Los proveedores enviarán una factura a su empresa por los bienes o servicios que han proporcionado. Gestión de facturas de proveedores. comienza aquí, lo que requiere una atención cuidadosa por parte de su equipo AP.
2. El equipo de AP dentro de su departamento de finanzas debe revisar la factura, validar que se hayan recibido los bienes o servicios y verificar que el monto adeudado sea correcto. Si todo parece correcto, aprobarán la factura para el pago.
3. Una vez aprobada una factura, el pago a los proveedores se puede enviar de acuerdo con los términos de pago que tenga con ese proveedor. Por lo general, las condiciones de pago N30 significan que una factura debe pagarse en un plazo de 30 días.

Parece simple a primera vista, pero hay muchos controles y contrapesos que deben incorporarse al proceso antes de enviar un pago a un proveedor. Hasta hace poco, cada paso dependía del equipo de AP; tenían que verificar manualmente las facturas, cotejar los datos con los recibos de almacén, escribir cheques en papel, ponerlos en el escritorio de un supervisor para firmarlos antes de enviarlos y enviarlos por correo en el ciclo correcto para llegar al proveedor a tiempo. Ahora, mediante el uso de la tecnología, muchos de estos controles y contrapesos pueden ser soluciones, lo que resulta en tasas de error más bajas, plazos de pago más rápidos y una multitud de otros beneficios.

El problema de los pagos manuales a proveedores

Para comprender el impacto que un proceso de pago a proveedores mejorado con tecnología puede tener en una organización, primero debemos examinar los puntos débiles que se ven con tanta frecuencia en los métodos tradicionales de pago a proveedores. Si todo se hace a mano y depende de los humanos, algunos de los mayores problemas son: 

Plazos de entrega retrasados

Muchos proveedores ofrecen descuentos por pagos anticipados a proveedores, lo que crea una táctica sencilla para ahorrar dinero para sus clientes. Sin embargo, en la otra cara de esa moneda, la mayoría impone cargos por pagos atrasados ​​si no reciben un pago antes de la fecha de vencimiento. Con los procesos tradicionales de pago a proveedores, existen muchas oportunidades de que los pagos se retrasen. Puede ser tan simple como que una factura en papel se quede atascada en la pila equivocada en el escritorio de un aprobador y pase desapercibida durante algunas semanas. Para cuando esa persona la encuentre, apruebe la factura y la envíe por el resto del proceso, seguramente ya habrá incurrido en un cargo por pago atrasado.

Sistemas inconexos

Cualquiera que haya trabajado en AP conoce el dolor de cabeza que supone intentar hacer coincidir una factura con el sistema de adquisiciones si el equipo de compras ingresó la información en el sistema de manera incorrecta. Si su organización utiliza sistemas desconectados y obsoletos que no pueden comunicarse con otros sistemas en toda la empresa, notará una enorme pérdida de tiempo al intentar resolver errores en las facturas o la entrada de datos incorrecta.

Riesgos de fraude

Siempre existe un riesgo de fraude asociado con el envío de un pago a los proveedores, pero los procesos de pago manuales aumentan ese riesgo exponencialmente. Los pasos manuales facilitan que las cifras se ajusten incorrectamente, que los proveedores estén enteramente compuestos por estafadores y que los pagos duplicados pasen desapercibidos. 

Error humano

Incluso si los pagos incorrectos a los proveedores no se realizan con malas intenciones, el error humano puede afectar negativamente las reservas de efectivo que tiene a mano y disponibles. Quizás la persona que emitió el cheque escribió mal el monto y el aprobador no lo entendió. O, tal vez, una factura no se procesó a tiempo, lo que resultó en un cargo por pago atrasado. Estos errores pueden acumularse y causar estragos en la liquidez y los resultados finales de una organización.

Estrategias de pago no optimizadas

Si se globaliza o trabaja con proveedores en diferentes países, deberá tener en cuenta los tipos de cambio de moneda al realizar pagos a proveedores. La derecha estrategias de pago a proveedores puede reducir la carga de los tipos de cambio en constante movimiento, pero esta no es la única consideración a tener en cuenta. El envío de pagos por lotes puede reducir las tarifas de procesamiento, y el uso de bancos con límites de transferencia altos hará que sea menos costoso enviar grandes sumas. Es un desafío acertar con todos estos pequeños detalles si depende de procesos de pago manuales.

Principales consejos para agilizar el proceso de pagos a proveedores 

Si ha experimentado uno o más de los puntos débiles anteriores, es hora de hacer un cambio. Hay cambios que se pueden hacer en el lado del proceso, pero gran parte del espacio para oportunidades existe dentro de la tecnología. Con Automatización AP En plataformas como Nanonets, la mayoría de las funciones AP se pueden agilizar, optimizar y automatizar, devolviendo un tiempo valioso a los empleados que tiene en su organización. 

Dependiendo de cuáles sean sus desafíos, utilice los siguientes consejos para crear un proceso de pagos a proveedores nuevo y mejorado:

Actualice sus procesos AP

Antes de implementar una nueva tecnología, observe la Procesos AP tienes en su lugar ahora. ¿Hay demasiada gente involucrada? ¿Se pueden eliminar pasos “gordos” o adicionales en cualquier parte del proceso? ¿Existe una forma más sencilla de emitir y enviar cheques o transferencias bancarias? Muchas empresas solo cuentan con procesos actuales porque “así es como siempre se ha hecho”, pero una vez que se libera esa mentalidad, encontrará oportunidades de mejora en los lugares más inesperados.

Invierta en una plataforma integral de pago a proveedores

Hay demasiadas plataformas AP en el mercado hoy en día como para perderse los beneficios de usar una. Encuentre una plataforma de pago a proveedores que pueda comunicarse con los ERP, CRM y sistemas comerciales existentes que utiliza su organización, y comenzará a ver beneficios al instante. Estas plataformas pueden emitir e imprimir cheques, permitir flujos de trabajo de aprobación para completar dentro de la propia herramienta, y automatizar el proceso de verificación necesario para cada factura. Realizar un pago a proveedores se vuelve mucho más fácil con las herramientas adecuadas.

Desarrollar una estrategia de incorporación coherente

Antes de firmar un contrato con un nuevo proveedor, examine la empresa, el equipo con el que se asociará y los productos que le proporcionarán para asegurarse de que esté seleccionar el proveedor adecuado para tus necesidades. Cuando empiece a trabajar con nuevos proveedores, incorpórelos de forma uniforme. Debe tener una estructura de pago predeterminada que utilice generalmente, fechas en las que se envían los pagos a los proveedores cada semana o mes y un proceso de recopilación de información para cada proveedor para que estén representados con precisión en sus sistemas. ¿Tiene toda la información que necesita para los formularios de impuestos? ¿Qué pasa con los formularios de aduana si el proveedor es internacional? Todo debe almacenarse en un solo lugar (una plataforma AP) y sus proveedores deben saber exactamente qué esperar de usted durante la duración de su asociación.

Automatización, Automatización, Automatización

Muchos expertos de AP están atrapados verificando facturas, buscando aprobaciones e ingresando manualmente información de pago. son las 21^st siglo; deberían desarrollar nuevas estrategias para optimizar cada pago a los proveedores, trabajar con contabilidad para investigar posibles fraudes y dedicar tiempo a establecer relaciones con los proveedores. La mejor manera de garantizar que tengan tiempo para realizar el verdadero trabajo de valor agregado es automatizar las tareas mundanas, como las repetitivas informes de cuentas por pagar – que merman su productividad a diario. La herramienta AP adecuada, combinada con un software de cuentas avanzado, puede validar los datos de las facturas, verificar pagos anteriores, crear el cheque o la transferencia bancaria y enviarlo para su aprobación, todo sin intervención humana. 

Mirando hacia el futuro: AP está cambiando

El función del equipo de cuentas por pagar ha estado cambiando lentamente durante un tiempo. Las personas talentosas que han pasado sus días asegurándose de que su organización realice pagos correctos y oportunos a los proveedores tienen mucho más que ofrecer que la validación de datos y la búsqueda de firmas. Equiparlos con un proceso mejorado y herramientas avanzadas no solo cambiará su día a día, sino que también cambiará sus relaciones con los proveedores, su estrategia de gestión de gastos y el nivel de éxito que su negocio puede alcanzar. 

Es posible que estos cambios tarden algún tiempo en ponerse de moda. Implementar nuevas herramientas y ajustar la forma en que las personas hacen su trabajo puede ser un viaje tedioso, pero siempre vale la pena. Comienza ahora: no permita que su organización se quede atrás.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/supplier-payment-process/