La contabilidad de propiedades de alquiler puede ser la parte más difícil de ser un propietario, especialmente a la hora de mantener propiedades y finanzas ordenadas.

Sin embargo, hay formas de simplificar el proceso y mantenerse organizado durante todo el año para que cuando llegue el momento de declarar impuestos, todo sea sin problemas. A continuación se ofrecen algunos consejos contables que le ayudarán caseros realice un seguimiento de las finanzas y prepárese para el día de los impuestos.

No es personal. Son negocios 

Esto puede parecer una obviedad, pero le sorprendería saber cuántos propietarios de pequeñas empresas utilizan sus cuentas bancarias con fines comerciales. Abrir una cuenta bancaria separada para su negocio de propiedades de alquiler es vital porque facilita el seguimiento de los ingresos y gastos relacionados con sus propiedades de alquiler. Las cuentas separadas también fomentan la organización y simplifican la preparación de impuestos. 

Si has dejado que tu Mantenimiento de registros diapositiva, ahora es el momento de ponerse al día. No puede tomar decisiones informadas sobre sus propiedades o negocios sin informes financieros precisos. Mantener registros precisos de todos los ingresos y gastos asociados con sus propiedades de alquiler también es la clave para agilizar la preparación de impuestos. Esto incluye mantener registros de los pagos de alquiler, los costos de mantenimiento de la propiedad, las reparaciones, las primas de seguros, los impuestos a la propiedad y los pagos de la hipoteca, preferiblemente todo en un solo lugar. 

Cuando llega la temporada de impuestos, es más fácil reunir rápidamente todos los registros financieros relevantes para el año fiscal y organizar los ingresos y gastos categorizándolos. Luego, podrás determinar qué gastos son deducibles según la normativa fiscal. Común deducible Los gastos de los propietarios pueden incluir intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad, primas de seguros, costos de mantenimiento y reparación, servicios públicos, depreciación y honorarios profesionales.

Seguimiento, seguimiento, revisión, repetición

Con el fin de mantenerse organizado durante todo el año y evitar un frenesí durante la temporada de impuestos, hay muchos puntos de datos contables que los propietarios deben rastrear, monitorear y revisar regularmente. Es una buena idea realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con sus propiedades de alquiler, incluidos los servicios públicos, los honorarios de administración de la propiedad y los costos regulares de mantenimiento y reparación. 

Asegúrese de que todos ingresos de alquiler está debidamente documentado y contabilizado mediante el seguimiento y la verificación periódicos de la exactitud de las declaraciones de ingresos por alquiler. Guarde recibos y facturas de cada gasto incurrido y tómese el tiempo para revisar sus informes financieros mensualmente, incluidos los estados de ganancias, pérdidas y flujo de efectivo. Esto le ayudará a identificar cualquier discrepancia o áreas donde pueda mejorar sus prácticas de gestión financiera.

Aprovecha la tecnología

Usar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de sus pagos y gastos es uno de los métodos más antiguos de mantenimiento de registros (además de usar lápiz y papel). Aunque se trata de una forma probada de documentar datos, las tecnologías asequibles pueden automatizar el proceso, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia de su negocio. 

Una aplicación o software debería requerirle solo que ingrese inquilino e información de pago de alquiler una vez, configurando el seguimiento para todo el contrato de arrendamiento del inquilino. Esto garantiza que sea menos probable que encuentre un error en sus datos debido a un error humano y elimina el tiempo dedicado a ingresar información manualmente. Los datos ingresados ​​se pueden exportar fácilmente a un archivo .csv, compatible con Microsoft Excel, Google Sheets y Apple Numbers.

Busque funciones de contabilidad automatizadas y fluidas, como configuración sencilla, informes basados ​​en propiedades, seguimiento de ingresos y gastos, plantillas de transacciones de alquiler, seguimiento de activos fijos, almacenamiento de documentos, registros de kilometraje e informes listos para impuestos. Las plataformas que le ayudarán a realizar un seguimiento fácil y rápido de todas sus necesidades de contabilidad desde una sola aplicación le proporcionarán la mayor comodidad.

Familiarícese con los códigos tributarios y los plazos

Incluso si contrata a un contador para que le ayude con sus impuestos, como propietario de un negocio, debe conocer los códigos tributarios federales, estatales y locales, así como todos los plazos relevantes. Familiarícese con los formularios de impuestos y las fechas límite correspondientes a los propietarios, como el Anexo E (Ingresos y pérdidas suplementarios) y el Formulario 1040. Tenga en cuenta las fechas de vencimiento para la presentación de impuestos y cualquier extensión. 

Comprender las leyes y regulaciones tributarias (y mantenerse al día con los cambios en el código tributario cada año) lo ayudará a informarse sobre cómo manejar la contabilidad e impulsar una mejor toma de decisiones financieras durante todo el año. Preste especial atención a las leyes y regulaciones que se aplican a los propietarios y propietarios de pequeñas empresas para aprovechar todas las deducciones y créditos disponibles.

Maximizar las deducciones y créditos

Es importante determinar qué gastos cuentan como gastos deducibles para los propietarios. Estos pueden incluir intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad, primas de seguros, costos de mantenimiento y reparación, servicios públicos, depreciación y honorarios profesionales. Si corresponde, calcule y registre la depreciación de su propiedad en alquiler, lo que le permitirá deducir el costo de la propiedad durante su vida útil, reduciendo su ingreso imponible. 

También debe documentar todos los gastos de la oficina en casa porque si utiliza una parte de su casa exclusivamente para actividades de administración de propiedades de alquiler, puede ser elegible para deducir un porcentaje de los gastos de su vivienda (como servicios públicos, aseguradora y mantenimiento). Solo asegúrese de mantener registros detallados para respaldar sus reclamos en caso de una auditoría.

Tenga cuidado al diferenciar entre reparaciones deducibles y mejoras de capital. Si bien el mantenimiento regular suele ser deducible en el año en que se realiza, es posible que sea necesario depreciar las mejoras de capital, como la instalación de una piscina o la realización de mejoras de eficiencia energética, con el tiempo. 

Consulte a un profesional de impuestos

Finalmente, si no está seguro acerca de algún aspecto de las obligaciones tributarias y contables de su propiedad de alquiler o necesita ayuda con la preparación de impuestos, busque asesoramiento de profesionales contables calificados que se especialicen en impuestos inmobiliarios. Incluso si prefiere manejar su contabilidad y preparar sus propios impuestos, siempre es una buena idea consultar a un profesional de impuestos para clasificar adecuadamente los gastos y deducciones y asegurarse de cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables. También pueden proporcionarle orientación valiosa adaptada a su situación específica.

Ryan Barone es el cofundador y director ejecutivo de RentRedi, un software de gestión de alquileres galardonado que transforma la forma en que propietarios e inquilinos gestionan su experiencia de alquiler.