Ya sea que dirija un negocio B2B o B2C, optimizar su proceso de pedido a efectivo (O2C) puede significar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. Un estudio reciente de McKinsey reveló que una sorprendente 3-5% del EBITDA a menudo se escapa por grietas en el proceso de O2C. ¡Eso es dinero que podrías estar embolsándote! Además, los métodos manuales simplemente no pueden seguir el ritmo de las experiencias que esperan los clientes modernos.
El procesamiento automatizado de pedidos es la solución. Aprovecha la IA, el OCR y los flujos de trabajo automatizados para gestionar los pedidos de forma precisa y eficiente. Al automatizar, garantiza actualizaciones en tiempo real y transacciones sin errores, satisfaciendo la demanda actual de un servicio inmediato y confiable.
Esta guía le ayudará a adoptar la automatización para mejorar sus resultados y mejorar la experiencia del cliente. Continúe leyendo mientras exploramos qué implica el procesamiento automatizado de pedidos, en qué se diferencia de los métodos tradicionales y brindamos consejos prácticos para su implementación.
¿Qué es el procesamiento automatizado de pedidos?
El procesamiento automatizado de pedidos (AOP) transforma la forma en que se procesan los pedidos de los clientes, reemplazando las tareas manuales con un sistema digital que mejora la velocidad y la precisión. Este sistema inteligente agiliza todo el proceso, desde capturar los detalles del pedido y verificar su precisión hasta verificar el inventario y gestionar los envíos, todo ello al mismo tiempo que reduce la necesidad de intervención humana.
Las tecnologías avanzadas impulsan AOP, garantizando la ejecución perfecta de las tareas. OCR digitaliza la información de los pedidos electrónicos o en papel, haciéndolo procesable. La IA y el ML analizan estos datos para reconocer patrones, aprender de acciones anteriores y tomar decisiones inteligentes, como dirigir pedidos al aprobador adecuado o identificar posibles fraudes.
Las integraciones y flujos de trabajo automatizados del sistema unen diferentes plataformas, lo que permite que los datos se muevan sin esfuerzo a través de cada etapa de procesamiento de pedidos. Esto contrasta marcadamente con los obsoletos métodos manuales de llamadas telefónicas, registros en papel y tediosas entradas de datos, que son propensos a errores y retrasos. Con AOP, las empresas pueden gestionar más pedidos, cometer menos errores y ofrecer mejores experiencias a los clientes.
¿Cómo funciona el procesamiento automatizado de pedidos?
En promedio, las organizaciones han obtenido 6 dólares de retorno por cada 1 dólar invertido en la automatización de sus procesos O2C. Normalmente, el proceso comienza con la realización de un pedido digitalmente y finaliza con la entrega y el pago exitosos del producto o servicio.
Hay dos enfoques para la automatización. Una es adoptar una herramienta integral que gestione todo el recorrido y la otra es crear una pila tecnológica de software especializado para las diferentes fases. Ambos tienen como objetivo mejorar la velocidad y precisión del procesamiento de pedidos, transformando la gestión de pedidos.
Ahora, exploremos el recorrido paso a paso del procesamiento automatizado de pedidos y cómo cada enfoque mejora las etapas desde la captura inicial hasta el envío final.
Entrada de pedidos digitales:
El inicio de pedidos implica capturar los detalles del pedido, lo que tradicionalmente requiere la entrada de datos manual y plantea riesgos de error humano. Sin embargo, el software OCR puede extraer detalles del pedido directamente desde plataformas de comercio electrónico y otros canales. Digitaliza rápidamente datos de diferentes medios y registra los pedidos en el sistema sin ninguna entrada manual, lo que reduce la probabilidad de errores y acelera todo el proceso.
Las herramientas de automatización utilizan OCR para escanear e interpretar información de correos electrónicos, archivos PDF o formularios en línea, extrayendo con precisión los detalles necesarios sin intervención manual. Esta captura inmediata de datos agiliza aún más la fase de entrada. Además, las API y las integraciones le permiten importar datos de pedidos directamente desde el correo electrónico, Google Drive, Dropbox u otros servicios de almacenamiento en la nube a su sistema de gestión de pedidos (OMS).
Validación y aprobación de pedidos:
Los detalles del pedido capturados se validan según criterios predefinidos, como precios, descuentos, disponibilidad de inventario y límites de crédito del cliente. Las herramientas basadas en inteligencia artificial pueden comparar rápidamente la información del pedido con su base de datos para confirmar la precisión y verificar si hay discrepancias. Si surgen discrepancias, el sistema las marca para revisión humana o las devuelve al cliente para su confirmación.
Los sistemas automatizados suelen venir con flujos de trabajo de aprobación configurables. Puede configurar jerarquías personalizadas y reglas de enrutamiento para reenviar pedidos automáticamente al personal adecuado. Con estado en vivo, notificaciones automáticas y recordatorios, los aprobadores pueden estar al tanto de las tareas pendientes, reduciendo así el tiempo necesario para pasar los pedidos a la siguiente etapa. Estos flujos de trabajo ayudan a mantener el control y la supervisión sin ralentizar el proceso.
Verificación de inventario y creación de órdenes de compra:
El sistema automatizado confirmará si los niveles de inventario son suficientes para cumplir con el pedido. Compara los artículos solicitados con el stock actual. Esto es crucial para evitar pedidos pendientes o retrasos que afecten negativamente a la satisfacción del cliente. Una vez exitoso, el sistema genera automáticamente una orden de compra o cualquier documentación necesaria para comenzar el proceso de cumplimiento.
El software de gestión de inventario y el sistema automatizado de procesamiento de pedidos trabajan juntos para monitorear y actualizar los niveles de existencias. Previene la venta de artículos no disponibles y respalda una mejor planificación y previsión del inventario. Las alertas de niveles bajos de existencias facilitan el reabastecimiento proactivo. Además, la estrecha integración entre plataformas garantiza que el pedido se ejecute sin problemas y sin problemas, lo que le ayudará a cumplir con los plazos de entrega prometidos.
Cumplimiento y envío:
Una vez que se crea una orden de compra, el sistema AOP interactúa con los servicios de cumplimiento para recoger, empaquetar y preparar la orden para el envío. El sistema selecciona el mejor método de envío basándose en criterios preestablecidos, como plazos de entrega y coste más bajo. Luego genera etiquetas de envío y notas de envío y actualiza el inventario en consecuencia.
La información de seguimiento en tiempo real está disponible tanto para la empresa como para el cliente, lo que permite transparencia y un mejor servicio al cliente. El sistema automatiza la actualización de los estados de envío y envía alertas o actualizaciones directamente al canal de comunicación preferido del cliente.
Finalización del pedido y servicio postventa:
Después de la entrega, el sistema AOP rastrea el pedido y solicita comentarios. También maneja devoluciones y cambios según las políticas de la empresa. Este proceso es esencial para mantener la satisfacción y lealtad del cliente.
El sistema cierra eficientemente el ciclo de pedidos procesando pagos, emitiendo facturas y conciliando transacciones. Captura datos que pueden analizarse para mejorar el procesamiento de pedidos y las estrategias de servicio al cliente. Estos conocimientos permiten a las empresas ser más dinámicas y receptivas a los cambios del mercado y las necesidades de los clientes.
Identificar los puntos débiles: dónde encaja la automatización
Cada paso en el proceso de pedido a cobro tiene obstáculos potenciales que pueden retrasar el cumplimiento y afectar la satisfacción del cliente. Identificar estos cuellos de botella es esencial para desarrollar estrategias de automatización específicas.
Veamos los posibles cuellos de botella y cómo la automatización podría abordarlos:
| Desafíos en el procesamiento de pedidos tradicional | Cómo la automatización contribuye a la solución |
|---|---|
| Entradas de pedidos pendientes | La automatización con tecnología OCR avanzada agiliza la captura de datos de pedidos, reduciendo los tiempos de entrada y los retrasos. |
| Discrepancias en el nivel de existencias | Los sistemas de inventario automatizados brindan actualizaciones de stock en tiempo real, lo que garantiza una gestión de inventario precisa. |
| Validación de pedidos propensa a errores | La validación impulsada por IA mejora la precisión de los detalles de los pedidos y minimiza los errores de cumplimiento. |
| Errores de envío y despacho | Los algoritmos de enrutamiento inteligentes mejoran la eficiencia del envío y disminuyen los errores en el envío. |
| Facturación que requiere mucho tiempo | La facturación automatizada acelera el proceso de facturación, mejorando el flujo de caja. |
| Procesamiento manual de pagos | Las pasarelas de pago automatizadas facilitan un procesamiento de transacciones más rápido y preciso. |
| Laboriosa gestión de devoluciones | La automatización simplifica el proceso de devolución, haciéndolo más eficiente y amigable para el cliente. |
| Brechas en las actualizaciones de los clientes | Las notificaciones automáticas en tiempo real mantienen a los clientes bien informados sobre el estado de su pedido. |
Configuración del procesamiento automatizado de pedidos con Nanonets
Nanonets es una plataforma que ofrece un sistema de procesamiento de pedidos automatizado impulsado por IA, operativamente eficiente. La configuración es sencilla y no requiere ningún código, lo que la hace accesible para empresas de todos los tamaños.
En primer lugar, comprendamos qué aportan las nanoredes:
Los beneficios del procesamiento de pedidos con Nanonets
| Etapa | Antes de las nanorredes | Con nanorredes | Ventaja de las nanorredes |
|---|---|---|---|
| Importa | Clasificación manual de correos electrónicos y archivos adjuntos. | Reenvía correos electrónicos de clientes para capturar pedidos. | Agiliza el proceso de captura, ahorrando tiempo y reduciendo el trabajo manual. |
| Extraer | Entrada de datos manual con alto riesgo de error. | Utiliza OCR para extraer datos con precisión. | Elimina la entrada manual y aumenta la precisión de los datos. |
| Analizar | Revisión manual de datos que requiere mucho tiempo. | Automatiza el análisis de datos con reglas comerciales personalizadas. | Mejora la eficiencia y maneja las excepciones de manera inteligente. |
| Push | Entrada manual en sistemas ERP o CRM. | Autoformatea e inserta datos en los sistemas. | Acelera la integración de datos y reduce los errores de entrada. |
| Integrar | Integración de herramientas complejas. | Sincronización perfecta con herramientas empresariales. | Simplifica la integración, alineándose con los flujos de trabajo existentes. |
Así es como puede establecer el procesamiento automatizado de pedidos con Nanonets:
Paso 1: integre sus sistemas
Ya sea que recopile pedidos a través de Gmail, Google Drive, Typeform o un sitio web basado en Webflow o utilice sistemas más complejos como SAP u Oracle, las Nanonets se pueden integrar perfectamente. Puede configurar la importación automática de pedidos desde su plataforma de recolección de pedidos a Nanonets a través de API, integraciones de Zapier o integración directa.
Paso 2: entrena tu modelo
Cargue algunos pedidos anteriores para entrenar el sistema. Nanonets emplea tecnología OCR, ML e IA para comprender sus formularios de pedido y extraer datos con precisión. Puede ajustar y volver a entrenar su modelo con nuevos datos para mejorar la precisión y adaptarse a los formatos de pedido cambiantes.
Paso 3: configura tu flujo de trabajo
Puede personalizar su flujo de trabajo según los requisitos de su negocio. Defina la secuencia de tareas y reglas para enrutamiento y aprobaciones. Configure activadores para eventos específicos, como si los datos extraídos de un formulario de pedido tienen discrepancias o si el nivel de inventario es insuficiente.
Paso 4: exporta tus datos
Una vez que el sistema haya extraído y validado los datos de tus pedidos, podrás exportar los datos a tu destino preferido. Nanonets admite múltiples formatos de salida, incluidos JSON, XML, CSV y llamadas API directas a otros sistemas. Puede automatizar la exportación de datos a su sistema de gestión de inventario, CRM o cualquier otro sistema que utilice.
Paso 5: monitorear y optimizar
Con análisis integrados, puede monitorear el rendimiento del procesamiento automatizado de sus pedidos. Realice un seguimiento de métricas clave, identifique cuellos de botella y tome decisiones basadas en datos para optimizar sus procesos continuamente. Revisar y actualizar periódicamente sus flujos de trabajo le ayudará a mantener la eficiencia operativa y una alta satisfacción del cliente.
Mejores prácticas de procesamiento automatizado de pedidos
La adopción de las mejores prácticas en el procesamiento automatizado de pedidos puede llevar su negocio hacia una eficiencia y satisfacción del cliente notables. La implementación de estos métodos garantiza que sus operaciones se realicen sin problemas y de manera adaptable en el acelerado mercado actual.
1. Implementar la automatización de un extremo a otro
Si bien la automatización parcial puede abordar cuellos de botella específicos, es la automatización de extremo a extremo la que realmente transforma las operaciones. Desde la recepción del pedido hasta el cumplimiento, cada paso puede beneficiarse de una menor intervención manual, lo que a su vez minimiza los errores, acelera el ciclo del pedido al cobro y, en última instancia, mejora la satisfacción del cliente.
Lista de verificación para la automatización de un extremo a otro:
- Automatice la recepción de pedidos y la entrada de todas las fuentes.
- Emplear extracción y verificación de datos automatizadas.
- Configure el enrutamiento automático para aprobaciones y procesamiento.
- Integre sistemas automatizados de envío y actualización de inventario.
- Utilice alertas del sistema para gestionar los niveles de stock y evitar pedidos pendientes de forma proactiva.
2. Adopte análisis basados en IA
Aprovechar la inteligencia artificial para analizar los datos de los pedidos puede descubrir información valiosa que impulse decisiones comerciales más inteligentes. Con la IA, puede predecir tendencias, comprender el comportamiento de los clientes y optimizar el inventario, lo que conduce a una mejor previsión de la demanda y a una reducción de los desabastecimientos o situaciones de exceso de existencias.
Ejemplo de análisis impulsado por IA en acción:
- Analice datos de pedidos anteriores para predecir patrones de demanda futuros.
- Implemente análisis en tiempo real para ajustar los niveles de inventario de forma dinámica.
3. Priorizar la automatización centrada en el cliente
Incorporar la automatización centrándose en las necesidades del cliente conduce a una experiencia de compra más personalizada y satisfactoria. Esto incluye implementar sistemas que brinden actualizaciones oportunas sobre el estado de los pedidos y recomendaciones personalizadas basadas en el historial de compras, fortaleciendo la lealtad del cliente y fomentando la repetición de negocios.
Elementos de acción para la automatización centrada en el cliente:
- Introduzca chatbots para realizar consultas y seguimiento de pedidos en tiempo real.
- Instale motores de recomendación que utilicen IA para personalizar sugerencias de ventas adicionales y cruzadas basadas en los perfiles de los clientes y el historial de compras.
- Utilice mecanismos de retroalimentación automatizados después de la entrega para recopilar información de los clientes y mejorar el servicio.
4. Seleccione la herramienta de automatización adecuada para su negocio
En términos contextuales, el primer paso en la transición al procesamiento automatizado de pedidos es elegir una herramienta que se ajuste a los requisitos de su negocio. Debe ser lo suficientemente versátil para manejar diferentes formatos y sistemas de pedidos y lo suficientemente adaptable para adaptarse a cambios y expansiones comerciales.
Por ejemplo, con Nanonets, usted elige una herramienta que ofrece una integración perfecta con varios sistemas de gestión de operaciones, ya sea Gmail o herramientas avanzadas como SAP u Oracle. Su función de aprendizaje automático permite el aprendizaje continuo de los formatos de pedidos, por lo que sigue siendo relevante para las necesidades comerciales en evolución.
5. Entrene continuamente su modelo de aprendizaje automático
Un descuido común en la automatización del procesamiento de pedidos es la mentalidad de "configurar y olvidar". Las empresas deben alimentar continuamente sus modelos de aprendizaje automático con nuevos datos para mejorar la precisión y la eficiencia, adaptándose a los matices de sus necesidades cambiantes de procesamiento de pedidos.
Por ejemplo, al utilizar las capacidades de aprendizaje continuo de las Nanonets, las empresas pueden contribuir con datos de pedidos anónimos para mejorar sus modelos. El lado práctico de esto se ve en menos errores en el procesamiento de pedidos y un reconocimiento más matizado de sus formatos de pedido específicos, lo que se traduce en mejores experiencias para el cliente.
6. Mejorar la seguridad y el cumplimiento de los datos
Automatizar el procesamiento de pedidos también significa garantizar que los datos estén seguros y que el sistema cumpla con las regulaciones pertinentes. Esto es de vital importancia ya que las violaciones de datos o el incumplimiento pueden dar lugar a importantes sanciones financieras y pérdida de confianza del cliente.
Directrices para reforzar la seguridad y el cumplimiento:
- Asegúrese de que los sistemas automatizados cumplan con las leyes de protección de datos como GDPR, HIPAA, etc.
- Realizar auditorías periódicas y evaluaciones de riesgos de los sistemas automatizados de procesamiento de pedidos.
- Educar al personal sobre las mejores prácticas de seguridad de datos en el contexto de sistemas automatizados.
- Implemente un cifrado sólido para los datos en reposo y en tránsito.
7. Agiliza el procesamiento de devoluciones
Un proceso de devolución eficiente es tan necesario como el cumplimiento inicial del pedido. El procesamiento automatizado de devoluciones puede mejorar significativamente la satisfacción del cliente al simplificar el esfuerzo del cliente para devolver la mercancía y garantizar un crédito o cambios rápidos.
Pasos para automatizar el procesamiento de devoluciones de forma eficaz:
- Configure portales de autoservicio para que los clientes puedan iniciar devoluciones sin problemas.
- Utilice sistemas automatizados para clasificar, inspeccionar y reponer los artículos devueltos.
- Implemente software para procesar reembolsos o cambios rápidamente.
8. Aprovechar los sistemas de procesamiento de pedidos basados en la nube
El cambio a un sistema de pedidos basado en la nube proporciona flexibilidad y escalabilidad, esenciales para el crecimiento. Con la nube, las empresas pueden gestionar fácilmente los picos de pedidos durante las temporadas altas sin comprometer el rendimiento ni la experiencia del cliente.
Para obtener los máximos beneficios:
- Elija una solución en la nube con un sólido historial de tiempo de actividad.
- Asegúrese de que la solución pueda ampliar los recursos durante los aumentos repentinos de la demanda.
- Opte por proveedores que ofrezcan sólidas medidas de seguridad y protección de datos.
- Busque soluciones en la nube con análisis integrados para una mejor toma de decisiones.
- Seleccione sistemas que permitan una fácil integración con otras herramientas y plataformas.
9. Revisar y optimizar periódicamente los flujos de trabajo.
La mejora continua es fundamental para mantener una estrategia de automatización eficaz. Analizar y perfeccionar periódicamente los flujos de trabajo automatizados ayuda a identificar y resolver ineficiencias, manteniendo el sistema alineado con el cambiante panorama empresarial.
Si es usuario de Nanonets, puede configurar los siguientes flujos de trabajo para aprovechar al máximo el sistema:
- Automatice la entrada de datos en QuickBooks.
- Convierta los envíos de formularios de Webflow en entradas de pedidos.
- Cree activadores de eventos en Slack o Microsoft Teams para hitos o problemas específicos del procesamiento de pedidos.
- Utilice Zapier para conectar Nanonets con otras aplicaciones para una automatización ampliada del flujo de trabajo.
- Integre con CRM para garantizar que toda la información del cliente esté sincronizada y actualizada.
Mantener un sistema de procesamiento de pedidos automatizado y eficiente no se trata sólo de adoptar nuevas tecnologías; también implica optimizar los procesos existentes y garantizar que el personal esté bien capacitado para manejar nuevas aplicaciones.
Al seguir estos pasos, las empresas pueden disfrutar de los innumerables beneficios de la automatización y posicionarse para el éxito en el acelerado mercado actual.
Reflexiones finales
El futuro del procesamiento de pedidos está inequívocamente ligado a la implementación estratégica de la automatización. Las empresas que adoptan estos avances tecnológicos están preparadas para lograr una mayor eficiencia, precisión y satisfacción del cliente.
A medida que evoluciona el panorama digital, mantenerse a la vanguardia de la automatización se convertirá no solo en un activo sino en una necesidad para las empresas que quieran seguir siendo competitivas y satisfacer las expectativas de los consumidores de un servicio rápido y fluido.
La conclusión clave para cualquier negocio es clara: invierta en automatización, pero hágalo de manera consciente y evolucione continuamente para adaptarse a las demandas cambiantes del mercado y de sus clientes. Con un enfoque centrado en el cliente y la voluntad de adaptarse, su empresa puede transformar el procesamiento de pedidos en un poderoso activo para el crecimiento.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/
