Los estudios muestran que la inexactitud del inventario puede costar a las empresas hasta el 10% de sus ingresos. Si está preparado para convertir los datos de inventario en una ventaja competitiva, esta guía es para usted. Aprenda cómo realizar un seguimiento del inventario con precisión, tomar mejores decisiones y maximizar la rentabilidad. 

También discutiremos las causas comunes de las imprecisiones del inventario, los puntos de referencia de la industria y los beneficios a largo plazo de una mayor precisión del inventario. Empecemos por definir qué es.

¿Qué es la precisión del inventario como KPI? 

La precisión del inventario es un Indicador clave de rendimiento (KPI) para almacenes. que mide la precisión y corrección de los registros de inventario de una empresa en comparación con el inventario físico real. En otras palabras, evalúa qué tan bien las cantidades de inventario registradas de un almacén coinciden con las cantidades reales de productos, materiales o bienes en sus ubicaciones de almacenamiento.

La fórmula para calcular la precisión del inventario generalmente implica comparar los niveles de inventario registrados (según los registros de la empresa o Sistema de Administración de Inventario) con el inventario contado real durante un recuento de inventario físico o una auditoría. El resultado suele expresarse como porcentaje o proporción. Aquí está la fórmula básica:

Precisión del inventario = (Inventario registrado / Inventario real) × 100

Un alto porcentaje de precisión del inventario indica que los registros de inventario de la empresa son confiables y que existe un buen sistema de control. Por el contrario, un porcentaje de precisión bajo sugiere que podría haber problemas con la gestión de inventario, como discrepancias debido a robo, errores en el ingreso de datos, imprecisiones en el cumplimiento de pedidos o problemas con el seguimiento del movimiento de mercancías.

¿Por qué es importante la precisión del inventario?

Los datos de inventario precisos son cruciales para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria. Garantiza que tenga los productos adecuados disponibles cuando sus clientes los necesiten, evitando desabastecimientos y pérdidas de ventas. Además, los datos precisos del inventario le permiten tomar decisiones informadas de compra, producción y precios, maximizando en última instancia la rentabilidad.

Además de mejorar la satisfacción del cliente y aumentar los ingresos, una gestión precisa del inventario agiliza sus operaciones. Elimina la necesidad de realizar recuentos manuales de existencias y reduce el tiempo dedicado a buscar artículos. Al optimizar la precisión de su inventario, puede crear una inclinada y cadena de suministro eficiente que le ahorra tiempo y dinero.

Cuando la precisión del inventario es baja, puede generar multitud de problemas. El exceso de existencias puede inmovilizar el capital y generar costos de almacenamiento innecesarios, mientras que la falta de existencias puede generar pérdidas de ventas y clientes insatisfechos.

Para mejorar la precisión del inventario, es necesario comprender las causas comunes de las imprecisiones del inventario e implementar estrategias efectivas para abordarlas. Exploremos estas causas en detalle.

Causas comunes de imprecisiones en el inventario 

Las imprecisiones en el inventario pueden deberse a diversas fuentes, e identificar estas causas es el primer paso para mejorar la precisión. Estas son algunas de las causas más comunes de imprecisiones en el inventario. 

1. Errores de entrada de datos

Esto se refiere a errores cometidos al ingresar datos manualmente en sus sistemas, como transponer números, ingresar cantidades incorrectas o seleccionar códigos de producto incorrectos. Estos errores provocan discrepancias entre los niveles de inventario registrados y reales.

2. Falta de automatización

Como la primera causa, confiar únicamente en procesos manuales sin automatización adecuada, como el escaneo de códigos de barras o la tecnología RFID, aumentan la probabilidad de errores e inconsistencias en los datos del inventario.

3. Procedimientos de recepción deficientes

Los errores durante el proceso de recepción pueden dar lugar a registros de inventario inexactos. Ejemplos de errores incluyen no actualizar las cantidades de inventario al recibirlos o no informar con precisión los productos dañados.

4. Merma y robo

Las pérdidas no contabilizadas debido a robo, daño u otras razones pueden causar discrepancias entre las cantidades de inventario registradas y reales.

5. Formación inadecuada

La capacitación insuficiente de los empleados en la gestión de inventarios puede provocar errores al registrar, contar y manejar los artículos del inventario.

6. Códigos de barras/SKU no coincidentes

Etiquetar artículos incorrectamente o utilizar SKU o códigos de barras obsoletos puede provocar una identificación errónea de los productos, lo que genera imprecisiones.

7. Mala distribución y organización del almacén 

Diseño de almacén ineficiente, el almacenamiento desorganizado o la colocación inadecuada del producto pueden dificultar la realización de recuentos de inventario precisos.

8. Comunicación inadecuada

La falta de comunicación clara entre departamentos (como compras, ventas y almacén) puede generar discrepancias al registrar los movimientos de inventario.

9. Falta de integración entre sistemas

Si su sistema de gestión de inventario no está integrado con otros sistemas, puede generar datos inexactos.

10. Auditorías inconsistentes

Las auditorías y recuentos de inventario poco frecuentes o irregulares pueden permitir que las discrepancias pasen desapercibidas durante períodos prolongados.

¿Cómo se garantiza la precisión del inventario?  

Ahora que entendemos las causas de la inexactitud del inventario, exploremos algunas técnicas prácticas para mejorarla.

1. Sistemas y software de gestión de almacenes

Invertir en un sistema de gestión de almacén fiable o el software es crucial para mantener registros de inventario precisos. Estos sistemas brindan visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, automatizan la entrada de datos y permiten una integración perfecta con otros sistemas comerciales. Elija un sistema que se adapte a las necesidades y al presupuesto de su empresa y asegúrese de que ofrezca funciones como escaneo de códigos de barras, seguimiento de lotes y capacidades de generación de informes.

2. Utilice códigos de barras y tecnología RFID

La implementación de tecnología de códigos de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID) le permite agilizar la recopilación de datos y reducir los errores humanos durante los procesos de recepción, recolección y conteo.

3. Implementación del conteo cíclico para una mayor precisión

Inventario cíclico Implica contar periódicamente una pequeña porción de su inventario para garantizar la precisión. En lugar de cerrar las operaciones para realizar un recuento físico completo del inventario, el recuento cíclico le permite identificar y abordar imprecisiones de forma continua. Al contar una parte de su inventario cada día, semana o mes, puede identificar y resolver rápidamente cualquier discrepancia antes de que se convierta en un problema importante.

4. Agilizar el proceso de recepción

Eficiente procesos de recepción son esenciales para mantener registros de inventario precisos. Capacite a sus empleados sobre técnicas de recepción adecuadas, incluida la verificación de cantidades, la inspección de daños y el registro preciso de la información. Tener pautas claras y flujos de trabajo bien definidos ayudará a reducir los errores y mejorar la precisión.

5. Capacitar y empoderar a los empleados 

Sus empleados desempeñan un papel crucial en el mantenimiento de registros de inventario precisos. Integral la formación sobre las mejores prácticas de gestión de inventario, incluidas las técnicas de entrada, selección y recepción de datos, puede mejorar significativamente la precisión. Capacite a sus empleados brindándoles las herramientas, los recursos y la autoridad que necesitan para administrar el inventario de manera efectiva. Fomente la comunicación abierta y establezca circuitos de retroalimentación para abordar cualquier inquietud o sugerencia que puedan tener.

6. Validación periódica de datos

Valide y limpie periódicamente los datos de su inventario para eliminar duplicados, entradas incorrectas o inconsistencias.

¿Qué es una buena precisión de inventario? 

¿Qué significa una "buena" precisión del inventario para su empresa? Si bien el objetivo general es 95%+, el objetivo correcto depende de su industria, productos y tolerancia al riesgo. Aquí hay un desglose para ayudarlo a establecer objetivos realistas:

• 95-98%: Aceptable para muchas empresas, especialmente aquellas con artículos de menor valor o rotación más lenta.
• 98-99%: Esencial para empresas con bienes de alto valor, artículos perecederos o industrias con regulaciones estrictas (como suministros médicos).
• -99%: El estándar "mejor en su clase". Requiere una importante inversión en tecnología y procesos, pero proporciona una importante ventaja competitiva.

¿Cuál es la precisión promedio del inventario?

Muchas empresas se esfuerzan por lograr una tasa de precisión del inventario del 90% al 95% o más. Sin embargo, como se mencionó, la precisión del inventario puede variar en todas las industrias y negocios, por lo que no existe una precisión "promedio" universalmente fija del inventario. Algunas industrias con productos de alto valor o de rápido movimiento podrían aspirar a tasas de precisión cercanas al 98% o más.

Recuerde que estas cifras no son estándares fijos, sino objetivos comunes que las empresas buscan para mantener operaciones eficientes, control de costos y satisfacción del cliente.

¿Qué es la mejor precisión de inventario de su clase?

La mejor precisión de inventario de su clase normalmente implica mantener una tasa de precisión del 98% o más. Lograr esta tasa significa tener el más alto nivel de precisión en la gestión y seguimiento del inventario entre empresas de una industria o sector en particular. Significa ser líder en el mantenimiento eficaz de registros de inventario precisos y confiables en comparación con sus pares en el mismo campo. 

¿Cómo logrará una precisión de inventario del 99.9 %?

Lograr una precisión del inventario del 99.9 % requiere un enfoque integral y bien estructurado que involucre tecnología, procesos, capacitación de los empleados y mejora continua.

La implementación de las técnicas mencionadas anteriormente, como la adopción de un sistema eficaz de gestión de inventario, el uso de códigos de barras y RFID, el conteo cíclico, la optimización de los procesos de recepción, la capacitación de los empleados y la validación periódica de los datos, lo ayudarán a lograr una precisión del inventario del 99.9 %.

Los beneficios a largo plazo de una mayor precisión del inventario

Mejorar la precisión del inventario tiene numerosos beneficios a largo plazo que van más allá de maximizar la rentabilidad. Estas son algunas de las ventajas clave.

1. Costos reducidos

La gestión precisa del inventario ayuda a prevenir el exceso de existencias y el desabastecimiento, lo que reduce los costos de mantenimiento asociados con el exceso de inventario y las oportunidades de ventas perdidas. Esta optimización de costos mejora la rentabilidad general.

2. Capital de trabajo optimizado

Con datos de inventario precisos, las empresas pueden asignar su capital de trabajo de manera más efectiva invirtiendo en el inventario adecuado para satisfacer la demanda de los clientes sin inmovilizar fondos excedentes.

3. Satisfacción del cliente mejorada

Un inventario preciso garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan, mejorando las entregas a tiempo y mejor satisfacción del cliente. Es más probable que los clientes satisfechos repitan compras y recomienden a otros.

4. Desabastecimientos minimizados

Registros de inventario precisos prevenir desabastecimientos, donde los productos están agotados cuando los clientes quieren comprarlos. Esto reduce la pérdida de ventas, los pedidos pendientes y la posible pérdida de clientes frente a la competencia.

5. Previsión mejorada

Los datos de inventario precisos ayudan a mejorar previsión de la demanda, lo que permite a las empresas planificar sus esfuerzos de producción, compras y marketing de forma más eficaz.

6. Reabastecimiento eficiente

Con datos precisos, las empresas pueden configurar sistemas automatizados. reposición desencadenantes, asegurando que los pedidos se realicen en el momento adecuado para mantener niveles óptimos de inventario.

7. Utilización efectiva del espacio

Con datos de inventario precisos, las empresas pueden optimizar la distribución del almacén y el uso del espacio de almacenamiento, reduciendo la necesidad de instalaciones de almacenamiento adicionales.

8. Ventaja competitiva

Mantener una alta precisión del inventario distingue a las empresas al permitirles cumplir con los pedidos de los clientes de manera eficiente, responder rápidamente a los cambios del mercado y mantener una reputación de marca positiva.

9. Toma de decisiones basada en datos

Los datos de inventario precisos proporcionan una base confiable para la toma de decisiones estratégicas, lo que permite a las empresas asignar recursos de manera efectiva y tomar decisiones informadas.

Conclusión

Mejorar la precisión del inventario es crucial para aumentar la rentabilidad y optimizar sus operaciones. Al comprender las causas de las imprecisiones del inventario e implementar las estrategias y técnicas adecuadas, puede lograr una mayor precisión del inventario, maximizar la satisfacción del cliente y, en última instancia, aumentar sus resultados. 

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• Fuente: https://articles.cyzerg.com/guide-improving-inventory-accuracy-boosting-efficiency