Los problemas contables nunca han sido fáciles de resolver, pero hoy presentan algunos desafíos únicos. El IRS está intensificando sus esfuerzos de cumplimiento y auditoría, mientras que el comercio y las transacciones transfronterizas aumentan la complejidad para empresas de todos los tamaños. Aunque la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) afirma estar tratando de mantener los requisitos contables GAAP ágiles y menos onerosos, quienes están al final de sus decisiones a menudo sienten lo contrario. 

Pero la era actual de la contabilidad ofrece nuevas soluciones a problemas antiguos y actuales de la contabilidad. Inteligencia artificial, software de automatización financieray análisis de datos optimizados se combinan con métodos de procesamiento de pagos más simples y otras tecnologías de última generación para facilitar la vida de su equipo de contabilidad. 

Aún así, aunque algunos problemas en contabilidad son nuevos debido a los cambios de tiempos, otros son constantes y han plagado a los ejecutivos durante décadas. Trabaje con su equipo para comprender algunos de los principales problemas contables actuales y cómo abordarlos mejor. 

¿Qué son los problemas contables? 

Problemas contables varían en gravedad, complejidad y frecuencia. Pero, si bien los detalles varían, la definición central de los problemas contables no varía. Cualquier problema contable es identificable, evitable factor contable que contribuye directamente a un resultado negativo tangible dentro de su negocio, que incluye:

• Estados financieros y presentaciones regulatorias inexactos.
• Riesgos de seguridad física y digital, incluido el fraude. 
• Uso de normas contables obsoletas. 
• Resultados negativos de la auditoría. 

La palabra clave en nuestra definición es evitable. Otros factores, imprevistos e impredecibles, pueden afectar negativamente a su negocio. El truco de gestionar los problemas contables es que cada uno de ellos se puede evitar: si se tiene el conocimiento, la previsión y las herramientas para combatirlos,

¿Qué causa los problemas contables?

La causa fundamental de cada problema contable está implícita arriba: si no tiene el conocimiento, la previsión o las herramientas para combatir los problemas contables, no está equipado para abordarlos antes de que surjan.

Sin embargo, más allá de las causas conceptuales, las causas materiales incluyen (entre muchas otras):

• La falta de controles internos contribuye a errores humanos y fraudes inadvertidos.
• Los equipos financieros no realizan capacitación periódica ni se mantienen al tanto de las regulaciones cambiantes y los estándares de presentación de informes. 
• “Puntos únicos de falla”, donde su ciclo financiero y contable depende de un único individuo, ya sea por cuestiones de personal, competencia o capacitación.
• Causas éticas que contribuyen al fraude, o incluso al "fraude suave", en el que los empleados interpretan creativamente la información para pintar un panorama artificialmente optimista.

Los diez principales problemas contables

Ninguna organización es perfecta y hay muchas posibilidades de que su empresa necesite mejoras en al menos uno de estos dominios. Sin embargo, eso no es malo: lo malo es identificar un problema y no actuar al respecto. Recuerde, el primer paso para abordar sus problemas contables es desarrollar el conocimiento para identificarlos y actuar en consecuencia, por lo que comprender en qué falla su empresa inicia el proceso de optimización de su empresa. 

La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) está intensificando sus esfuerzos de aplicación de la ley y está procesando 9% más violaciones de la aplicación de la ley en 2022 que el año pasado. Recuerde, la SEC no aceptará la ignorancia como excusa para gestionar mal los problemas contables, y usted tampoco debería hacerlo. 

1. Error humano y entrada de datos inexacta

El error humano es el problema contable más común y cuesta a las corporaciones millones de dólares al año. Gestionar manualmente miles de líneas de contabilidad transaccional no es fácil, y la presión del tiempo unida al agotamiento puede crear un descuido que crea un efecto de bola de nieve catastrófico con el tiempo. Estos problemas van desde simples, como pagos dobles a proveedores, hasta mucho más difíciles de resolver, como la falta de nómina sin darse cuenta. 

Solución: automatización contable Las herramientas con comprobaciones de validación integradas y notificaciones de errores contribuyen en gran medida a eliminar los elementos de error humano de la ecuación, pero no son una solución final. Aún necesitarás implementar una sólida capacitación del personal, tanto durante la incorporación como de forma continua. De terceros o auditorías automatizadasLas revisiones, las revisiones y la conciliación también ayudan, ya que un par de ojos nuevos pueden detectar errores que aquellos con piel en el juego (o simple agotamiento de estadísticas) no pueden. 

2. Gestión del flujo de efectivo y precisión de los estados financieros

Su estado de resultados puede mostrar un panorama optimista, pero si no puede administrar su flujo de efectivo, está en problemas, especialmente porque las tasas más altas aumentan los costos de endeudamiento y hacen que la gestión del crédito sea una propuesta más complicada. 

Incluso si sus estrategias de gestión de efectivo físico son sólidas, mantener el cumplimiento de su estado de flujo de efectivo es otra cuestión. Las reglas cambian con frecuencia y el notas de la SEC que “es posible que los preparadores y auditores no siempre apliquen el mismo rigor y atención al estado de flujos de efectivo que a otros estados financieros”.

Solución: La solución a este problema contable tiene dos vertientes: primero, asegúrese de que su equipo de contabilidad sea tan diligente con su estado de flujo de efectivo como con otras presentaciones. Es difícil igualar el flujo de efectivo en las tres categorías, especialmente si las transacciones en el extranjero y el cambio de divisas afectan sus resultados, pero muchas herramientas de contabilidad pueden ayudar como un asistente vital en el proceso. En segundo lugar, desarrolle un sistema como un auditor externo para verificar su estado de flujo de efectivo desde una perspectiva externa e imparcial. 

3. Análisis financiero estratégico

Uno de los principales productos básicos de la actualidad son los datos, pero muchas empresas no aprovechan la profundidad de los datos que generan cuando se trata de análisis financiero. Incluso las empresas que profundizan en aspectos granulares del marketing y la productización a menudo pasan por alto el beneficio que ofrece el análisis financiero estratégico riguroso y objetivo.

Solución: tú plataforma financiera probablemente ofrece herramientas para extraer datos existentes. Algunos también ofrecen paneles de análisis, mientras que otros requieren migrar a un servicio de terceros, pero extraer datos del valor es un proceso doble. Extraer los datos tiende a ser la parte fácil, mientras que consolidarlos en un panel digerible y accesible para brindar información puede resultar difícil. 

Recuerde, no todo el mundo tiene el tiempo o las ganas de estudiar una gran cantidad de documentación contable. Para obtener información eficaz y procesable de sus datos, es necesario entregarlos en un formato que ayude a las partes interesadas a identificar tendencias para dar forma a la toma de decisiones con un vistazo rápido. 

4. Fraude, despilfarro y abuso

Si bien nos gustaría pensar que los empleados, e incluso los gerentes, no defraudarían a una empresa, el hecho es que la naturaleza humana crea incentivos que pueden enviar incluso a los trabajadores más honestos por el mal camino. Incluso en los casos en los que el fraude nunca ocurre, una gestión financiera descuidada puede generar un desperdicio significativo y gastos innecesarios. 

Solución: Debería tener una serie sólida de controles sobre Administración de gastos, prestando especial atención a los flujos de trabajo de aprobación y la correspondencia de pedidos. Además, debe programar revisiones recurrentes de sus procesos de flujo de trabajo, incluso si administra una sólida gastos automatizados y sistema de adquisiciones. 

Mantener un velo interno entre departamentos e incluso empleados individuales y al mismo tiempo garantizar que un único miembro del personal no tenga acceso exclusivo también ayuda. prevenir el fraude de pago.

5. Conciliación de cuentas 

Si no conciliar cuentas correctamente, te espera un mundo de dolor. Las cuentas no conciliadas pueden pintar un panorama optimista en el papel, pero te dejan con la bolsa cuando tus saldos en el mundo real no coinciden. Al mismo tiempo, un ligero deslizamiento puede agravarse rápidamente, ya que una conciliación no realizada en una sola cuenta en un período puede convertirse en un error de seis cifras un año después.

Solución: Este problema de contabilidad es fácil: concilie sus cuentas con frecuencia y precisión. Asegúrese de que el acceso de su equipo de contabilidad abarque toda la gama de cuentas de crédito, bancarias y de otro tipo para asegurarse de que nada pase desapercibido. Centralizar la gestión de su cuenta en una única base de datos tiende a ser una buena práctica, especialmente si su empresa maneja muchas cuentas a la vez. 

6. Seguridad y controles internos

Con demasiada frecuencia, las empresas enfrentan uno de dos desafíos contables relacionados con controles internos. O dependen demasiado de unos pocos empleados sin controles de validación externos o subcontratan todo al software y adoptan un enfoque de "no intervención". Ambos desafíos contables importantes pueden poner de rodillas a una empresa bien administrada. 

Solución: Si no puede mantener una separación sustancial entre los empleados, es decir, si dirige una operación pequeña, deberá reservar tiempo para validar las aprobaciones a medida que se dirigen personalmente. Es engorroso y requiere mucho tiempo, pero los efectos de no hacerlo son mucho peores. Si puedes usar software de contabilidad automatizada Para implementar controles, asegúrese de seguir realizando revisiones periódicas de los flujos de trabajo para garantizar que sigan siendo precisos y útiles. 

7. Reconocimiento de ingresos desalineados

Reconocer adecuadamente los ingresos es difícil, especialmente para las empresas basadas en suscripción, como las empresas SaaS. Peor aún, existe un incentivo para programar incorrectamente el reconocimiento de los ingresos, ya que “tomar prestados” los ingresos de hoy de las ganancias de mañana puede inflar artificialmente los informes actuales y ayudar a mejorar la imagen de una empresa. Pero ese impulso de corta duración tiende a colapsar rápidamente una vez que vence la factura.  

Otro reconocimiento de ingresos desalineado incluye el relleno de canales, donde las empresas envían productos a los distribuidores sin la señal de demanda necesaria para impulsar las estadísticas de ventas. Algunas empresas pueden incluso falsificar los ingresos, especialmente en los negocios basados ​​en efectivo, pero el truco no suele pasar desapercibido por mucho tiempo.

Solución: Asegúrese de que su plataforma de contabilidad tenga controles precisos de reconocimiento de ingresos y desarrolle su procedimiento operativo para abordar circunstancias en las que existe cierto grado de incertidumbre o margen de interpretación. También deberá asegurarse de que su personal de contabilidad esté actualizado sobre los cambios en los requisitos y estándares contables para mantener el cumplimiento a medida que evoluciona la orientación regulatoria.  

8. Gastos no monetarios

Cada vez que los ingenieros financieros, sin importar su experiencia, comienzan a trabajar con gastos no monetarios, el margen de error se multiplica. En algunos casos, las normas que respaldan los gastos no monetarios no son claras; en otros, están lo suficientemente abiertos a la interpretación como para que un contador pueda generar una serie de cifras muy diferentes para la misma circunstancia. 

Recuerde, los gastos no monetarios incluyen:

• Depreciación y amortización
• Agotamiento 
• Deterioro de activos
• Compensación basada en acciones

El deterioro de activos es uno de los problemas contables de gastos no monetarios más comunes. Determinar el valor a través de la contabilidad de valor de mercado exige una comprensión matizada del mercado, una perspectiva precisa y honestidad. Por ejemplo, valorar activos como bienes raíces requiere una mirada de cerca a los factores del mercado local, la condición actual y cuánto tiempo la empresa ha mantenido el activo inmobiliario. Dependiendo de la perspectiva de un contador individual, un activo inmobiliario podría “valer” mucho más o menos que la evaluación de la misma propiedad realizada por otra persona. Por lo tanto, los gastos no monetarios imprecisos pueden crear un balance inflado artificialmente y causar preocupación de que su empresa esté engañando a los inversores. 

Solución: La mejor manera de mitigar los problemas contables asociados con los gastos no monetarios es tener un procedimiento operativo estándar integral para elementos comunes. Incluso los gastos sencillos que no son en efectivo, como la depreciación, deben prescribirse meticulosamente a su equipo financiero (es decir, si un artículo se deprecia en línea recta, mediante unidades de producción, etc.). Si es una empresa más pequeña, su director financiero o interventor financiero debe priorizar la codificación de un SOP que aborde todos los gastos no monetarios para ahorrar tiempo y evitar problemas legales posteriores. 

9. Errores o ineficiencias en la nómina 

Las empresas más pequeñas generalmente no pueden permitirse el lujo de subcontratar sus requisitos de nómina, beneficios de jubilación y gestión fiscal. Esto es comprensible ya que las empresas de terceros son costosas y a menudo innecesarias para empresas con sólo un puñado de empleados. Pero, cuando se confía en activos internos con menos experiencia para gestionar la nómina, se abre la puerta a problemas importantes en la contabilidad. Ciertas estructuras de beneficios e impuestos son complejas de manejar en solitario, pero incluso los pagos de salarios básicos son propensos a errores de cálculo. 

Solución: Recuerde: sus empleados son su mayor activo y los errores en la nómina son una excelente manera de generar personal insatisfecho. Si no puede permitirse el lujo de subcontratar por completo la gestión de su nómina, busque una solución de software que sirva eficazmente a la estructura de pagos y compensaciones de su empresa. También es posible que desee gastar el dinero por adelantado en consultoría para implementar un sistema sólido y pagar auditorías recurrentes a lo largo del camino para asegurarse de mantener el rumbo. 

10. Desafíos tecnológicos

No todos somos nativos digitales y ciertos sectores de la fuerza laboral luchan por adaptarse a medida que evoluciona la tecnología contable. Al mismo tiempo, su empresa podría depender totalmente de herramientas manuales obsoletas para equilibrar los libros y gestionar pago al proveedor cuentas. Si bien esos sistemas y herramientas podrían haber funcionado bien en el pasado, las tendencias cambiantes apuntan a una necesidad inminente de deshacerse del software financiero obsoleto en favor de algo basado en la nube y fácilmente integrado en su flujo de trabajo existente.

Solución: La capacitación, sin importar la plataforma que elija, es el primer paso para garantizar que todos comprendan las herramientas que se les brindan. Más allá de eso, dependiendo de las circunstancias de tu empresa, puedes resolver este problema contable explorando herramientas que ofrecen:

1. Gestión de pagos a través de una gama de métodos (ACH, cheque, tarjeta, etc.)
2. BI y análisis de datos (ver el tercer problema contable)
3. Gestión de facturas recurrentes
4. Automatización AP y soluciones automatizadas de facturación al cliente

Conclusión

Lo hemos mencionado mucho en relación con la solución de sus problemas contables, pero contabilidad y finanzas automatizadas Las herramientas contribuyen en gran medida a resolver problemas en contabilidad. Básicamente, las herramientas de contabilidad automatizadas eficaces liberan cantidades incalculables de tiempo en comparación con la gestión manual de sus finanzas, lo que libera a su equipo para que pueda centrarse en el crecimiento empresarial y la optimización operativa.

Al mismo tiempo, estas herramientas ayudan a prevenir resultados catastróficos (en caso de fraude o incumplimiento normativo) y, al mismo tiempo, mantienen contentos a los proveedores y clientes al ofrecer opciones de pago oportunas y accesibles. También incluyen un conjunto de servicios de seguridad para gestionar la documentación a largo plazo y mantener segura su información (y la de sus clientes). 

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/accounting-problems/