Introducción

La programación de entrevistas es una parte clave de la contratación, pero a menudo no se le presta suficiente atención. Lo bien que se hace realmente afecta a todos los involucrados. Para las personas que solicitan empleo, muestra qué tan bien está organizada la empresa y si valoran el tiempo de las personas. Para quienes contratan, se trata de elegir el momento adecuado y ser amigables, al mismo tiempo que hacen malabarismos con muchos horarios. Aquí es donde la automatización del flujo de trabajo entra en escena. Nanonets Workflows le permite crear flujos de trabajo automatizados que realizan tareas por usted dentro de sus aplicaciones para agilizar la programación de entrevistas.

Proceso de programación de entrevistas tradicional

El proceso tradicional de programación de entrevistas es bastante desafiante y, a menudo, engorroso. He aquí un vistazo a cómo funciona normalmente:

El proceso generalmente comienza cuando RR.HH. o un reclutador identifica posibles tiempos de entrevista, a menudo en función de la disponibilidad del gerente de contratación. Luego, se comunicarían con los candidatos, generalmente por correo electrónico o por teléfono, para proponerles estos horarios. Los candidatos responderían con su disponibilidad, que podría no siempre coincidir con los espacios propuestos, lo que llevaría a un intercambio de ida y vuelta para encontrar un momento conveniente para ambos.

Esta coordinación manual requiere mucho tiempo y es propensa a errores, como pasar por alto las diferencias de zona horaria o reservar accidentalmente dos espacios. Además, las cancelaciones o cambios de último momento por parte de cualquiera de las partes aumentan la complejidad y requieren que se reinicie todo el proceso.

En general, el método tradicional es un acto de equilibrio entre gestionar múltiples horarios, garantizar una comunicación clara y lidiar con la imprevisibilidad de la disponibilidad humana, todo mientras se intenta crear una experiencia positiva para el candidato.

Por lo tanto, la programación tradicional de entrevistas está plagada de desafíos que pueden convertir este proceso crítico en una pesadilla logística.

• Horarios conflictivos: El desafío más destacado es alinear la disponibilidad de candidatos y entrevistadores. Esto a menudo provoca retrasos y reprogramaciones, lo que altera el cronograma de contratación.
• La falta de comunicación: Los malentendidos sobre zonas horarias, fechas o disponibilidad pueden provocar la pérdida de entrevistas o reservas dobles, lo que refleja mal las habilidades organizativas de la empresa.
• No más especáculos: Los candidatos o entrevistadores que no asistan a las entrevistas programadas pueden causar retrasos y frustraciones importantes, lo que generará la necesidad de rondas adicionales de programación.
• Gestión de procesos ineficiente: La programación tradicional a menudo depende de la coordinación manual, lo que la hace lenta y propensa a errores humanos.
• Mayor carga administrativa: Los reclutadores y los profesionales de recursos humanos suelen dedicar demasiado tiempo a gestionar los calendarios de entrevistas, que sería mejor dedicar a otras actividades de contratación.
• Falta de flexibilidad: Es posible que los métodos tradicionales no se adapten a cambios de último momento o emergencias, lo que genera más complicaciones en el proceso de programación.

Estos desafíos no sólo causan frustración; pueden tener un impacto tangible en el proceso de contratación y la experiencia del candidato. En una era en la que el recorrido de un candidato es tan crítico como sus credenciales, una programación ineficiente puede ser un elemento disuasorio y alejar a los prospectos talentosos. Puede conducir a ciclos de contratación prolongados, mayores costos y una marca empleadora empañada. En resumen, los métodos tradicionales para programar entrevistas, aunque familiares, ya no son suficientes en un mercado laboral cada vez más dinámico e impulsado por los candidatos.

Programación automatizada de entrevistas

Cuando se trata de automatizar el proceso de programación de entrevistas, las empresas tienen dos opciones principales: utilizar una plataforma de automatización del flujo de trabajo como Nanonets Workflows u optar por un software de programación de entrevistas dedicado como Calendly, GoodTime o Paradox. Cada uno de estos enfoques ofrece distintas ventajas y se adapta a diferentes necesidades organizativas. Las plataformas de automatización del flujo de trabajo son versátiles y pueden integrar varias herramientas para crear un sistema de programación integral, mientras que el software de programación dedicado se centra específicamente en los matices de la programación de entrevistas con funciones fáciles de usar.

Uso de plataformas de automatización de flujos de trabajo como flujos de trabajo de nanoredes

Pros:

1. Versatilidad: Plataformas como Nanonets Workflows o Zapier ofrecen flexibilidad para integrar varias aplicaciones, lo que permite a los equipos de recursos humanos crear un flujo de trabajo personalizado que se ajuste a sus necesidades específicas.
2. Escalabilidad: Estas plataformas pueden manejar una variedad de tareas más allá de la programación, como enviar correos electrónicos automáticos, actualizar bases de datos y más, lo que las hace escalables a medida que la empresa crece.
3. Personalización: Los usuarios tienen la libertad de crear flujos de trabajo que coincidan con los requisitos exactos de sus procesos, ofreciendo un alto grado de personalización.

Contras:

1. Complejidad en la configuración: Configurar estos flujos de trabajo puede ser complejo, especialmente para quienes no tienen experiencia técnica, ya que requiere comprender cómo interactúan las diferentes aplicaciones.
2. Dependencia de múltiples herramientas: La eficiencia de estas plataformas depende de la perfecta integración de diferentes herramientas, lo que puede ser un desafío si una de las herramientas falla o actualiza su API.
3. Los costos pueden acumularse: Si bien individualmente es económico, el uso de varias herramientas en conjunto puede aumentar los costos generales.

Uso de software de programación de entrevistas dedicado como Calendly, GoodTime o Paradox

Pros:

1. Facilidad de uso : Estas herramientas están diseñadas específicamente para la programación y, por lo general, son más fáciles de usar y tienen una curva de aprendizaje más corta.
2. Funcionalidad optimizada: Ofrecen funciones como detección automática de zona horaria, sincronización de calendario y opciones de reprogramación, que están diseñadas para fines de programación.
3. Fiabilidad: Al estar dedicadas a la programación, estas herramientas suelen ser más confiables para manejar los desafíos de programación comunes.

Contras:

1. Alcance limitado: Estas herramientas se centran principalmente en la programación y pueden carecer de capacidades más amplias de integración del flujo de trabajo.
2. Menos flexibilidad: A menudo hay menos espacio para la personalización en comparación con una plataforma como Nanonets Workflows o Zapier.
3. Potencial de aislamiento de otros procesos de recursos humanos: Es posible que estas herramientas no se integren tan perfectamente con otros sistemas de recursos humanos, lo que podría crear silos de información.

La elección entre utilizar una plataforma de automatización del flujo de trabajo como Nanonets Workflows y un software de programación de entrevistas dedicado como Calendly, GoodTime o Paradox depende de las necesidades específicas del equipo de recursos humanos. Si el requisito es un sistema altamente personalizable que se integre profundamente con otros procesos de recursos humanos, los flujos de trabajo de Nanonets podrían ser más adecuados. Sin embargo, para aquellos que buscan una solución de programación sencilla y confiable con menos complejidad de configuración, el software de programación dedicado podría ser la mejor opción. La decisión debe alinearse con la estrategia general de recursos humanos de la empresa, las capacidades técnicas y la experiencia deseada del candidato.

Programación de entrevistas con flujos de trabajo de nanoredes

Bienvenido a Nanonets Workflow Automation, donde la tecnología basada en IA le permite a usted y a su equipo automatizar tareas manuales y construir flujos de trabajo eficientes en minutos. Utilice lenguaje natural para crear y administrar flujos de trabajo sin esfuerzo que se integren perfectamente con todos sus documentos, aplicaciones y bases de datos.

Nuestra plataforma ofrece no solo integraciones perfectas de aplicaciones para flujos de trabajo unificados, sino también la capacidad de crear y utilizar aplicaciones personalizadas de modelos de lenguaje grande para redacción de textos sofisticados y publicación de respuestas dentro de sus aplicaciones. Al mismo tiempo, garantizar la seguridad de los datos sigue siendo nuestra principal prioridad, con un estricto cumplimiento de los estándares de cumplimiento GDPR, SOC 2 e HIPAA.

Para comprender mejor las aplicaciones prácticas de la automatización del flujo de trabajo de Nanonets, profundicemos en algunos ejemplos del mundo real.

Ahora exploraremos una serie de flujos de trabajo de nanoredes que en conjunto crean un sistema de programación de entrevistas lógico y automatizado.

Flujo de trabajo 1: recibir la solicitud y programar la entrevista

• Desencadenar: La solicitud de un nuevo candidato se recibe a través de un formulario en línea (por ejemplo, Google Forms).
• acción 1: Los detalles de la aplicación se agregan a una hoja de cálculo de seguimiento (por ejemplo, Google Sheets) para el mantenimiento de registros.
• acción 2: Se envía automáticamente un correo electrónico al candidato mediante un servicio de correo electrónico (por ejemplo, Gmail), agradeciéndole su solicitud e informándole sobre el proceso de programación.
• Aplicaciones asociadas: Formularios de Google, Hojas de cálculo de Google, Gmail.

Flujo de trabajo 2: Autoprogramación del candidato

• Desencadenar: el candidato hace clic en un enlace de programación en el correo electrónico.
• acción 1: Se dirige al candidato a una herramienta de programación (p. ej., Calendly) donde puede elegir un horario de entrevista adecuado en función de la disponibilidad establecida por el equipo de recursos humanos.
• acción 2: Una vez seleccionada una hora, los detalles se agregan a un calendario de la empresa (por ejemplo, Google Calendar).
• Aplicaciones asociadas: Gmail, Calendly, Calendario de Google.

Flujo de trabajo 3: Confirmación y recordatorio de la entrevista

• Desencadenar: La hora de la entrevista está confirmada en el calendario de la empresa.
• acción 1: Se envía un correo electrónico de confirmación al candidato con los detalles de la entrevista, incluida la fecha, hora y formato (p. ej., enlace de Zoom para entrevistas virtuales).
• acción 2: Está previsto enviar un correo electrónico recordatorio al candidato un día antes de la entrevista.
• Aplicaciones asociadas: Google Calendar, Gmail, Zoom (para entrevistas virtuales).

Flujo de trabajo 4: recopilación de comentarios posteriores a la entrevista

• Desencadenar: Una entrevista se marca como completada en el calendario de la empresa.
• acción 1: Se envía un formulario de comentarios (por ejemplo, Formularios de Google) tanto al entrevistador como al candidato para recopilar comentarios posteriores a la entrevista.
• acción 2: Los comentarios recopilados se almacenan automáticamente en una herramienta de gestión de recursos humanos dedicada (por ejemplo, BambooHR) para su evaluación.
• Aplicaciones asociadas: Calendario de Google, Formularios de Google, BambooHR.

Flujo de trabajo 5: finalizar la decisión de contratación

• Desencadenar: Los comentarios se envían y almacenan en la herramienta de gestión de recursos humanos.
• acción 1: se envía una notificación interna al equipo de recursos humanos (por ejemplo, a través de Slack) para revisar los comentarios y tomar una decisión.
• acción 2: En función de la decisión, se envían correos electrónicos de seguimiento apropiados al candidato, ya sea una carta de oferta o un rechazo cortés.
• Aplicaciones asociadas: BambooHR, Slack, Gmail.

Al aprovechar el poder de los flujos de trabajo de Nanonets, los equipos pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicados a la programación de entrevistas. Este sistema automatizado no solo mejora la eficiencia sino que también mejora la experiencia, asegurando un proceso de programación más fluido y organizado.

Las mejores aplicaciones de programación de entrevistas de terceros

Alternativamente, puede utilizar aplicaciones de programación de entrevistas de terceros que automaticen los procesos por usted.

Las mejores opciones de software de programación de entrevistas en 2023 ofrecen una gama de características y capacidades únicas, que satisfacen diversas necesidades comerciales. Aquí hay una comparación detallada de cinco de estos programas, destacando sus puntos de venta únicos (PVU) y características distintivas:

1. Vid Cruiter
   • PSU: Ofrece sólidas capacidades de entrevistas en video, tanto pregrabadas como en vivo, con automatización avanzada. Basado en navegador, accesible en ocho idiomas, brinda soporte a quienes buscan empleo en docenas más y ofrece soporte de agentes en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana.
   • Características adicionales: flujos de trabajo configurables para reservas automáticas, atención al cliente experta e integración con los principales calendarios y autenticación de inicio de sesión único (SSO).
   • Características perdidas: Carece de una prueba o plan gratuito, no es la opción más barata, y la fase de implementación puede llevar mucho tiempo debido a su naturaleza rica en funciones y personalizable.
2. Paradoja
   • PSU: Utiliza la asistente de IA Olivia para la programación, disponible en más de 30 idiomas para usuarios y más de 100 para candidatos. Implementación eficiente con soporte dedicado y opciones de anulación manual en tiempo real para la automatización del chat.
   • Características adicionales: Programación de entrevistas ilimitada, reprogramación automatizada y servicio al cliente eficiente accesible por teléfono.
   • Características perdidas: La ejecución de flujos de trabajo personalizados puede ser lenta, carece de precios transparentes, capacidades de análisis limitadas y el asistente de IA no puede reemplazar completamente los matices humanos en las conversaciones.
3. Buen tiempo
   • PSU: Ofrece programación de entrevistas por SMS, WhatsApp y correo electrónico, con un producto de contratación de alto volumen para mayor escalabilidad. Plataforma optimizada para dispositivos móviles con una extensión de Chrome para facilitar la comunicación.
   • Características adicionales: Automatización del flujo de trabajo personalizable, cuestionarios de selección prediseñados, soporte por chat 24 horas al día, 7 días a la semana y múltiples opciones de integración.
   • Características perdidas: Sin plan ni prueba gratuitos, se centra únicamente en la programación sin otras capacidades de reclutamiento, un proceso de implementación prolongado para flujos de trabajo complejos y errores ocasionales relacionados con la sincronización del calendario y ATS.
4. HireVue
   • PSU: Admite la selección y reprogramación de disponibilidad basada en candidatos, ofreciendo soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana en más de 20 idiomas. Los paquetes se pueden personalizar para satisfacer las necesidades comerciales.
   • Características adicionales: Soluciones para entrevistas en video, evaluaciones, IA conversacional y reclutamiento por texto, todo en un solo lugar, lo que la convierte en una plataforma sólida para empresas más grandes.
   • Características perdidas: Sin invitaciones de WhatsApp, sin plan ni prueba gratuitos, está dirigido a organizaciones más grandes (más de 2500 empleados) y socios de integración limitados.
5. Calendario
   • PSU: Simplifica la programación de entrevistas a través del autoservicio, lo que permite a los candidatos reservar, reprogramar o cancelar reuniones fácilmente. Se integra perfectamente con herramientas populares de calendario y correo electrónico.
   • Características adicionales: Interfaz fácil de usar, reducción del intercambio de correos electrónicos y capacidad de establecer reglas personalizadas para la disponibilidad y la duración de las reuniones.
   • Características perdidas: Las opciones de personalización más allá de la marca y las opciones de color son limitadas, la versión móvil es menos funcional que la versión de escritorio y el plan gratuito permite reservar solo un tipo de horario.

Cada una de estas opciones de software proporciona características y beneficios únicos, adaptados a diferentes necesidades organizacionales, desde pequeñas empresas hasta grandes empresas. Es fundamental tener en cuenta estos aspectos a la hora de elegir el software de programación de entrevistas más adecuado para su organización.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/best-interview-scheduling-software-in-2023/