En el panorama empresarial en rápida evolución, la eficiencia de los procesos de Cuentas por Pagar (AP) ya no es sólo una preocupación administrativa sino un imperativo estratégico. La complejidad y el uso intensivo de recursos del trabajo AP tradicional se están volviendo insostenibles, particularmente ante las crecientes demandas de velocidad y precisión.

Automatización de cuentas por pagar (AP) es el uso de tecnología para agilizar y mejorar el proceso de gestión de las facturas y pagos de una empresa adeudados a otros. En lugar de manejar facturas manualmente, verificarlas y realizar pagos, la automatización de cuentas por pagar utiliza software para realizar estas tareas de manera más rápida, precisa y con menos esfuerzo humano. Esto puede ayudar a las empresas a pagar sus facturas a tiempo, evitar errores y ahorrar tiempo y dinero.

Nuestro blog aborda la complejidad de los procesos de AP y presenta un camino claro hacia la automatización de AP. Esta narrativa está impulsada en gran medida por la sustitución de las tareas manuales asociadas con las cuentas por pagar mediante software; pero también es una historia más amplia sobre cómo en el mundo de los negocios, las revoluciones más impactantes a menudo ocurren silenciosamente, detrás de escena, cambiando profundamente el tejido de la vida corporativa.

¿Por qué las Cuentas por Pagar son tan desafiantes?

Esta es una pregunta que ha atormentado durante mucho tiempo a los mejores profesionales de las finanzas. Las cuentas por pagar generalmente se consideran una función de costos dentro de las empresas y la razón es simple: ¡Nadie quiere perder tiempo pagando facturas e ingresando datos sobre el pago de facturas!

Sin embargo, sigue siendo (en gran medida) una función empresarial esencial.

La razón por la que AP es difícil de optimizar se debe en realidad a la naturaleza de la bestia.

Las actividades clave en un proceso de AP (extracción de datos, codificación de facturas, sincronización de ERP) son esencialmente actividades de transformación de datos. Automatizarlos sería sencillo con la tecnología actual.

Sin embargo, lo que es más importante, el trabajo de AP también implica intervención humana: para revisión, aprobaciones y controles financieros.

Es esta combinación de transformación de datos y aportación humana lo que hace que AP sea un proceso notoriamente complejo y difícil de optimizar.

¿Cuáles son exactamente estos desafíos?

A continuación se ofrece una descripción detallada de cada paso del proceso AP. Siguiendo leyendo, podemos ver dónde se encuentran los desafíos inherentes dentro de cada parte del flujo de trabajo de cuentas por pagar.

• Cobro de facturas: Ineficiencias en la gestión de una combinación de facturas digitales y en papel, lo que provoca documentos extraviados y retrasos en el procesamiento.

• Entrada de datos : La entrada manual de datos provoca imprecisiones y retrasos en los registros e informes financieros.

• Verificación: Proceso lento de cotejo de facturas con órdenes de compra y albaranes de entrega, que a menudo provoca retrasos en los pagos.

• Aprobación: Proceso de aprobación engorroso con desafíos para brindar contexto a los aprobadores, rastrear el estado de las facturas y garantizar autorizaciones oportunas.

• pagos: Dificultad para gestionar múltiples condiciones de pago, cronogramas y monedas y al mismo tiempo garantizar pagos puntuales.

• Reconciliación: Proceso laborioso de cotejar las transacciones bancarias con los asientos del libro mayor.

• Resolución de conflictos: Proceso de resolución de disputas complejo y que requiere mucho tiempo, lo que afecta las relaciones con los proveedores y la eficiencia operativa.

Cuentas por pagar ineficientes: un obstáculo comprobado para el crecimiento organizacional

Emplear un proceso de cuentas manual para su negocio ralentiza su crecimiento al impactar directamente la precisión, la eficiencia y los gastos asociados con el proceso de AP.

1. Costos operativos innecesarios: Los costos de procesamiento manual de facturas aumentan de $13 a $50, lo que prolonga las cuentas por pagar hasta tres semanas.
2. Sanciones y relaciones tensas con los proveedores: Casi la mitad de los proveedores enfrentan pagos atrasados, lo que tensa las relaciones con los proveedores e incurre en cargos o sanciones por mora.
3. Caos del flujo de caja: El 74 % de los directores financieros de empresas medianas y de empresas emergentes reconocen que la digitalización de los procesos de pago de AP mejora los balances.
4. Riesgo de fraude y cumplimiento: Un estudio de la ACFE encontró que el 14% de los casos de fraude se originaron en los departamentos de contabilidad, con una pérdida media de 200,000 dólares por caso.
5. Productividad perdida: El tiempo medio de procesamiento de facturas en un entorno manual puede llegar hasta los 45 días. Esto representa una pérdida de tiempo y valiosos recursos humanos que sería mejor invertir en iniciativas de mayor impacto.

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Ahora veamos cómo AP Automation agiliza el proceso de cuentas por pagar y resuelve estos problemas.

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

Automatización de cuentas por pagar (AP) se refiere al proceso tecnológico de digitalizar, agilizar, automatizar y optimizar la gestión de las operaciones de cuentas por pagar de una empresa, mejorando la eficiencia, la precisión y el cumplimiento.

AP Automation busca responder una pregunta en particular: ¿cómo puede cada paso del proceso de cuentas por pagar ser 10 veces mejor?

Repasemos cada paso uno por uno y comprendamos esto.

Adoptando la cobranza automatizada de facturas

Imagine un mundo en el que todos sus esfuerzos de cobro de facturas converjan armoniosamente en un centro central. Esto no es un sueño lejano: es una realidad con AP Automation. Se despedirá de los días de revisar correos electrónicos, unidades compartidas, portales de proveedores y bases de datos obsoletas. En su lugar, dé la bienvenida a un destino optimizado donde cada factura, independientemente de su origen, se cobra automáticamente. ¡Solo piense en el tiempo que ahorrará y en la reducción de errores!

Perfeccionando el arte de la entrada de datos automatizada

La entrada de datos suele ser la ruina de la eficiencia, pero no tiene por qué serlo. AP Automation trae a la mesa la extracción de datos impulsada por IA que cuenta con una impresionante tasa de precisión de más del 99 %. Esto significa que sus facturas y órdenes de compra se leen y procesan sin el minucioso esfuerzo de la entrada manual. Las horas o incluso días de trabajo que esto podría ahorrarle a su equipo son invaluables. Es el tipo de cambio que hace que su equipo quiera venir a trabajar por la mañana, sabiendo que pueden concentrarse en tareas que realmente necesitan su experiencia.

Optimización con codificación GL automatizada y exportación de datos

Todos sabemos lo tedioso y propenso a errores que puede ser la codificación de facturas. Pero con AP Automation, las técnicas avanzadas de inteligencia artificial como PNL y LLM están aquí para abordar el trabajo duro. Al automatizar la codificación GL y la exportación de datos, su departamento puede trabajar de manera más inteligente, no más intensa, y garantizar que las habilidades de esfuerzo del equipo se utilicen donde más se necesitan.

Mejora de la precisión con verificación automatizada

No se puede subestimar la magia de la combinación triple automatizada. La integración de facturas, órdenes de compra y albaranes de entrega reduce tanto el tiempo invertido como la posibilidad de errores, ya no es necesario buscar discrepancias ni enviar innumerables correos electrónicos de seguimiento. Este sistema maneja el proceso de verificación con tal precisión que parece tener un par de ojos extra infalibles.

Simplificando procesos con aprobaciones sencillas

La automatización del flujo de trabajo significa que las aprobaciones ya no son un cuello de botella. Se vuelven flexibles y viven donde lo hace su organización, ya sea en el correo electrónico, Slack o Teams. Esto elimina la necesidad de llamadas telefónicas molestas y el conocido aluvión de recordatorios. Su proceso de aprobación se vuelve tan ágil como su equipo, adaptándose perfectamente al flujo de sus operaciones diarias.

Lograr fluidez con pagos fluidos

AP Automation no se trata sólo de gestionar facturas; también se trata de facilitar el proceso de pago. Esto significa que realizar pagos globales directos se vuelve libre de preocupaciones, ya que puede confiar en que el sistema manejará los cargos de divisas y evitará devoluciones de cargo repentinas. Esto también significa que puede garantizar a sus proveedores pagos puntuales y precisos, fomentando mejores relaciones y una cadena de suministro más sólida.

Dominar las finanzas con conciliación automática

Finalmente, hablemos de cerrar los libros. La conciliación automática transforma esta tarea, a menudo ardua, al cotejar las transacciones bancarias con los asientos del libro mayor en una fracción del tiempo que solía tomar. Lo que antes tomaba días ahora se puede hacer en minutos. Imagínese cerrar sus libros mensuales con tal velocidad y precisión que casi pueda escuchar el suspiro colectivo de alivio de su equipo.

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AP Automation es el mejor aliado que tendrá su departamento de finanzas. Se trata de transformar sus procesos de AP para que sean diez veces mejores no sólo en eficiencia sino también en satisfacción y precisión en el trabajo.

Induce un cambio fundamental en su departamento de cuentas por pagar, pasando de un enfoque orientado a tareas a uno centrado en la estrategia. Adopte estos cambios y no solo verá una transformación en sus flujos de trabajo sino también en la moral de su equipo a medida que se den cuenta del potencial de lo que pueden lograr con el tiempo adecuado y la tecnología adecuada a su alcance.

Los números hablan

Varias estadísticas reportadas subrayan el impacto de la automatización AP. Estos números representan una descripción del tipo de éxito que usted y su equipo pueden esperar experimentar.

Reducciones drásticas de costos en el procesamiento

Comencemos con la salud financiera de su departamento. Se ha demostrado que la automatización AP reduce los costos de procesamiento en un asombroso 70 %. No se trata sólo de ahorrar unos centavos; se trata de reasignar su presupuesto hacia el crecimiento, la capacitación y tal vez incluso hacia esa máquina de café expreso de oficina que todos han estado mirando. Piense en esto como una inversión tanto en la eficiencia como en el bienestar de su equipo.

El tiempo es la esencia

Ahora, Imagine reducir el tiempo de procesamiento de sus facturas en un 384%. No es un error tipográfico, es una revolución. Esta drástica disminución significa que su equipo puede procesar más facturas más rápido que nunca, liberando tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas que realmente importan. Con AP Automation, "No tengo tiempo para eso" se convierte en "¿Qué sigue en la agenda?"

Reducción de errores para su tranquilidad

Sabemos que los errores pueden ser más que molestos: pueden resultar costosos. Con una reducción del 37% en los errores de procesamiento de facturas, AP Automation brinda tranquilidad a sus operaciones. Menos errores significan menos horas dedicadas a ciclos de corrección y más confianza en la integridad de sus datos. Esto también se traduce en menos fricción con proveedores y partes interesadas, allanando el camino para relaciones y operaciones más fluidas.

Cultivar relaciones con proveedores

Hablando de relaciones, hablemos del 76% de las organizaciones que reportan una mayor satisfacción de los proveedores. Esto es clave. Los proveedores satisfechos significan una cadena de suministro confiable y oportunidades de negociaciones y descuentos en el futuro. Sus proveedores notarán y apreciarán la puntualidad y precisión de sus pagos, gracias a AP Automation.

Optimización del flujo de caja mediante descuentos por pago anticipado

Un ahorro del 3% mediante descuentos por pago anticipado le brinda a su organización un lavado de cara financiero, mejorando su flujo de efectivo y brindándole más apalancamiento y flexibilidad en sus operaciones financieras.

Cumplimiento sin complicaciones

Por último, la joya de la corona de AP Automation: cumplimiento 100% libre de estrés. En una época en la que las exigencias regulatorias son cada vez mayores, lograr un cumplimiento total sin estrés es nada menos que milagroso.

El cambio estratégico

Es importante hablar sobre el profundo cambio que la automatización de cuentas por pagar aporta al espíritu y las operaciones de un departamento de cuentas por pagar. Esto no es sólo un cambio en la forma en que se realizan las tareas: es un renacimiento en el papel mismo de las cuentas por pagar dentro de su organización. Esto se caracteriza por la transición de un flujo de trabajo orientado a tareas a un enfoque centrado en estrategias.

• Del procesamiento al análisis: Imagine que su personal utiliza el tiempo ahorrado al ingresar datos manualmente para realizar un análisis exhaustivo de gastos, identificando tendencias y oportunidades de ahorro de costos. Podrían negociar mejores condiciones con los proveedores, aprovechando descuentos por volumen o explorando beneficios de pago anticipado con la recién descubierta flexibilidad financiera.
• De reaccionar a planificar: En lugar de reaccionar al ciclo interminable de facturas y aprobaciones, su equipo ahora puede planificar de forma proactiva. Con las ganancias de eficiencia de AP Automation, usted tiene el ancho de banda para desarrollar pronósticos presupuestarios sólidos y participar en la planificación financiera estratégica. Esto podría implicar la elaboración de planes de contingencia para garantizar la estabilidad financiera durante las fluctuaciones del mercado o la asignación de recursos a proyectos de crecimiento y expansión.
• De resolver a innovar: En lugar de pasar horas resolviendo errores y conciliando cuentas, su equipo ahora puede concentrarse en innovar. Esto significa que pueden implementar nuevas tecnologías de pago, como tarjetas virtuales o blockchain para transacciones seguras y eficientes. O tal vez podrían explorar iniciativas de sostenibilidad, como la transición a un proceso de AP completamente sin papel, que no sólo reduce los costos sino que también respalda los objetivos ambientales de su empresa.
• De las transacciones a las relaciones: AP Automation cambia el enfoque de las tareas transaccionales a la construcción y el fomento de relaciones. Su equipo puede dedicar más tiempo a trabajar con proveedores para mejorar la cadena de suministro o con partes interesadas internas para comprender y satisfacer mejor sus necesidades de adquisiciones. Pueden iniciar revisiones del desempeño de los proveedores, crear asociaciones estratégicas y colaborar en iniciativas conjuntas que brinden beneficios mutuos.
• Del cumplimiento al liderazgo: Finalmente, al dejar de lado las tediosas verificaciones de cumplimiento, su equipo ahora puede liderar el camino en mejores prácticas para la gobernanza financiera. Pueden establecer marcos de control interno que establezcan estándares de la industria y contribuyan al liderazgo intelectual en las operaciones financieras. Esta postura proactiva sobre el cumplimiento también puede proteger a su organización de futuros cambios regulatorios, posicionándolo como un departamento resiliente y con visión de futuro.

Conceptos básicos de la automatización AP

En cualquier narrativa en evolución, hay factores no negociables que deben estar presentes para que la historia avance. Cuando se trata de automatización de cuentas por pagar, estos 3 no negociables son los pilares que garantizarán una estructura sólida y eficiente de su proceso de cuentas por pagar.

1. Integración: el puente hacia el futuro

Esto implica una fusión perfecta de nuevas herramientas de automatización de AP con los sistemas ERP existentes. Seleccione una herramienta AP que se combine fácilmente con los sistemas ERP actuales, proporcionando un camino directo al mercado y reduciendo el tiempo de obtención de valor.

2. Impulsada por IA: la mente detrás de la máquina

El segundo pilar es la inteligencia del sistema, un núcleo impulsado por IA que da forma al flujo de trabajo, garantizando que cada proceso manual y transformación de datos esté automatizado y que cada revisión humana sea más fácil.

3. Escalabilidad: el imperativo del crecimiento

Por último, la escalabilidad habla de la ambición del crecimiento. Elija software que satisfaga las demandas actuales y escale perfectamente con el crecimiento de su negocio, evitando costosas licencias y revisiones del sistema.

La lista de verificación de automatización AP

Aquí hay una lista exhaustiva de funcionalidades que debe considerar para priorizar.

Puedes tratar esto como un desgarro para guardarlo como referencia.

Revolucione sus cuentas por pagar: cómo comenzar

Exploremos cómo comenzar con AP Automation e integrarla en su proceso de cuentas por pagar. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta.

1. Adopte la mentalidad de automatización: Comience con la filosofía de que la automatización es una estrategia central, no una ocurrencia tardía. Esta mentalidad garantiza que cada proceso y decisión maximice la eficiencia y la precisión.

2. Defina sus métricas de éxito: Determinar objetivos claros y mensurables para evaluar el éxito de la transición. Esto podría reducir el tiempo de procesamiento, recortar costos o mejorar la precisión. Saber cómo se ve el éxito es crucial para realizar un seguimiento del progreso.

3. Asóciese con un proveedor centrado en el retorno de la inversión: Elija un proveedor que le pregunte sobre sus métricas de éxito y muestre un compromiso genuino para ofrecer valor.

4. Asegurar la aceptación de las partes interesadas: Obtenga el apoyo del liderazgo al articular la propuesta de valor de la automatización de AP: ahorro de costos, mayor eficiencia y controles financieros más sólidos.

5. Evaluar los procesos AP actuales: Lleve a cabo una revisión exhaustiva de sus procesos AP existentes. Identificar áreas de ineficiencia y potencial de automatización.

6. Aclarar requisitos y personalizaciones: Describa claramente lo que necesita de una herramienta de automatización de AP, incluidas las personalizaciones específicas.

7. Plan de integración y escalabilidad: Asegúrese de que la solución elegida se integre bien con sus sistemas existentes y sea escalable para adaptarse al crecimiento empresarial futuro y a las necesidades cambiantes.

8. Implementar, capacitar y adaptar: Después de la implementación, concéntrese en una formación integral para su equipo. Esté preparado para adaptar los procesos según sea necesario, en función de la retroalimentación y los requisitos cambiantes.

¿Cómo es su viaje de automatización AP con Nanonets?

Historias de éxito de AP Automation con Nanonets

Desde pequeñas empresas que luchan con la configuración del flujo de trabajo de AP hasta grandes corporaciones que buscan aumentar la eficiencia en sus procesos de cuentas por pagar, estas narrativas ofrecen una visión panorámica de los beneficios tangibles que puede aportar la automatización de AP.

SaltPay utiliza nanoredes para integrarse con SAP para automatizar las cuentas por pagar

Con sede en Londres, Inglaterra, SaltPay es un proveedor de software y servicios de pago para empresas locales europeas. Fundada en 2019, la empresa ofrece sus servicios a más de 100,000 pequeñas y medianas empresas en toda Europa.

Desafío

• SaltPay necesitaba integrar SAP para una gestión eficiente de proveedores.
• Manejar miles de facturas manualmente no era práctico.

Solución

• Las nanoredes proporcionaron una herramienta basada en inteligencia artificial para la extracción de datos de facturas.
• Integración perfecta con SAP, mejorando la precisión de los datos y la eficiencia de los procesos.

Resultados

• Reducción drástica del esfuerzo manual con un ahorro de tiempo del 99%.
• Gestionando con éxito a más de 100,000 proveedores.
• Aumento significativo de la productividad y las capacidades de automatización.

Tapi automatiza las facturas de mantenimiento de propiedades mediante nanoredes

El software de mantenimiento de propiedades de Tapi simplifica el mantenimiento de la propiedad. Con sede en Wellington, Nueva Zelanda, Tapi ayuda a mantener 110,000 propiedades y se está expandiendo rápidamente.

Desafío

• Procesamiento manual de más de 100,000 facturas mensuales en mantenimiento de propiedades.
• Necesidad de una gestión de facturas escalable y eficiente.

Solución

• Herramienta de inteligencia artificial de nanoredes para la extracción automatizada de datos de facturas.
• Rápida integración con sistemas existentes, mantenida por personal no técnico.

Resultados

• El tiempo de procesamiento se redujo de 6 horas a 12 segundos.
• 70% de ahorro de costes en facturación.
• 94% de precisión de automatización.

Pro Partners Wealth automatiza la entrada de datos contables con nanoredes

Pro Partners Wealth, con sede en Columbia, Missouri, se especializa en servicios de contabilidad y gestión patrimonial para propietarios de veterinarios.

Desafío

• Pro Partners Wealth necesitaba una entrada de datos precisa y eficiente para la facturación.
• Las herramientas de automatización existentes eran insuficientes, lo que generaba altas tasas de error.

Solución

• Nanonets ofreció una solución personalizada con extracción de datos precisa e integración con QuickBooks.
• Habilitó la facturación simplificada y la validación de datos automatizada.

Resultados

• Logró más del 95 % de precisión en la extracción de datos.
• Ahorró un 40 % de tiempo en comparación con las herramientas de OCR tradicionales.
• Más del 80% de tasa de procesamiento directo, lo que reduce la intervención manual.

Augeo aprovecha las nanoredes para la automatización de cuentas por pagar en Salesforce

Augeō ofrece servicios de consultoría y contabilidad subcontratados y sirve como departamento de contabilidad virtual para varios clientes en los Estados Unidos. Su fundador y director ejecutivo, Ken Christiansen (exdirector financiero de Kaiser Permanente), tiene más de 20 años de experiencia en finanzas y contabilidad.

Desafío

• Augeo necesitaba una solución de cuentas por pagar eficiente en Salesforce.
• Procesamiento manual de miles de facturas mensuales.

Solución

• Nanonets proporcionó una plataforma impulsada por inteligencia artificial para el procesamiento automatizado de facturas.
• Integración con Salesforce para un manejo de datos optimizado.

Resultados

• Reducción del tiempo de procesamiento de facturas de 4 horas a 30 minutos diarios.
• Reducción del 88% en el tiempo dedicado a la entrada manual de datos.
• Procesé 36,000 facturas al año con mayor precisión y eficiencia.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

La automatización de cuentas por pagar es como darle un superpoder a su equipo de finanzas. Es el uso de software para transformar el manejo manual tradicional de cuentas por pagar en un proceso digital simplificado. Al automatizar tareas como el procesamiento de facturas, el ingreso de datos y la programación de pagos, las empresas pueden acelerar sus flujos de trabajo, reducir errores y obtener información en tiempo real sobre sus finanzas. Piense en ello como si sus operaciones financieras se estuvieran ejecutando en piloto automático, con mayor eficiencia y control.

¿Cómo afecta la automatización a la precisión de las cuentas por pagar?

Imagine un mundo donde las facturas extraviadas, los errores tipográficos y los errores de cálculo sean cosa del pasado. Ese es el mundo de las cuentas por pagar automatizadas. Al minimizar la intervención humana, la automatización reduce significativamente la posibilidad de errores. Es como tener un asistente virtual meticuloso e incansable que garantiza que cada número sea exacto, mejorando la precisión general de sus operaciones financieras.

¿Puede la automatización integrarse con los sistemas financieros existentes?

Sí, ¡y éste es uno de sus mayores puntos fuertes! La automatización de cuentas por pagar no se trata de reemplazar sus sistemas existentes; se trata de mejorarlos. La mayoría de las soluciones modernas están diseñadas para integrarse perfectamente con una amplia gama de sistemas financieros y plataformas ERP. Es como agregar un turbocompresor a su automóvil: aumentar el rendimiento sin cambiar lo que ya funciona bien para usted.

¿Cuáles son las implicaciones de costos de implementar la automatización?

No hay forma de endulzarlo: implementar la automatización requiere una inversión inicial. Esto puede incluir costos de software, integración y capacitación potencial. Sin embargo, es como plantar una semilla que crece hasta convertirse en un árbol del ahorro. Con el tiempo, la automatización reduce los costos laborales, elimina los cargos por pagos atrasados ​​y mejora la gestión del flujo de caja. Los beneficios financieros a largo plazo y el retorno de la inversión suelen superar con creces los costes iniciales.

Lea este blog que analiza cuánto dinero ahorra a las empresas la automatización de cuentas por pagar. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

¿Qué tan segura es la automatización de cuentas por pagar?

En la era digital actual, la seguridad no es sólo una característica; es una necesidad. Las soluciones de automatización de cuentas por pagar se crean con sólidas medidas de seguridad como cifrado, autenticación de usuarios y pistas de auditoría. Cumplen con varias normas de protección de datos para garantizar que sus datos financieros permanezcan seguros y confidenciales.

¿Se requiere capacitación para que el personal utilice sistemas automatizados?

Si bien las herramientas de automatización de cuentas por pagar están diseñadas para ser fáciles de usar, generalmente se requiere cierta capacitación para aprovechar al máximo el sistema. Sin embargo, este no es un curso de meses; se trata más de familiarización y mejores prácticas. La mayoría de los proveedores brindan recursos integrales de capacitación y soporte para garantizar una transición sin problemas. Piense en ello como una breve curva de aprendizaje que puede superarse en cuestión de horas y conducir a un largo camino hacia la eficiencia.

¿Cómo funciona el software AP?

El software de Cuentas por Pagar opera digitalizando y automatizando todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Básicamente, utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir los datos de las facturas a formato digital. Luego, algoritmos avanzados categorizan y validan estos datos comparándolos con órdenes de compra y recibos de entrega. El software enruta automáticamente las facturas a través de un flujo de trabajo de aprobación predefinido y se integra con los sistemas financieros existentes para un procesamiento de pagos y mantenimiento de registros sin problemas.

¿Cómo facilita el software de automatización la ampliación del equipo AP?

El software de automatización de cuentas por pagar permite a los equipos gestionar mayores volúmenes de facturas sin aumentos proporcionales en la plantilla ni en el esfuerzo manual. Al automatizar las tareas rutinarias, se libera al personal para que pueda centrarse en actividades estratégicas. La escalabilidad del software garantiza que a medida que crecen los volúmenes de transacciones, el sistema pueda manejar el aumento de la carga de trabajo sin sacrificar la eficiencia o la precisión.

¿La automatización AP hará que ciertos trabajos de contabilidad sean redundantes?

En lugar de dejar obsoletos los trabajos, la automatización de AP los transforma. Cambia el enfoque de tareas manuales y repetitivas a roles más analíticos y estratégicos. Los profesionales de contabilidad y teneduría de libros encontrarán que sus funciones evolucionarán para incluir la gestión del software de automatización, el análisis de datos financieros y la contribución a la toma de decisiones estratégicas.

¿Cuál es el costo típico del software AP?

El costo del software AP varía según factores como el tamaño de la empresa, el volumen de transacciones y las funciones específicas requeridas. Puede oscilar entre unos pocos cientos y varios miles de dólares al mes. Muchos proveedores ofrecen modelos de precios personalizables para adaptarse a diferentes necesidades y escalas comerciales.

¿Cuánto puede ahorrar una empresa con la automatización AP?

Las empresas pueden obtener ahorros sustanciales mediante la automatización de AP. Estos ahorros provienen de la reducción de los costos laborales, la eliminación de cargos por pagos atrasados, descuentos por pagos anticipados y menores errores y fraudes. Normalmente, las empresas pueden esperar ahorrar entre un 60% y un 80% de sus costos de procesamiento actuales después de implementar la automatización de AP.

¿Cómo puede la automatización mejorar la estructura de un departamento de AP?
La automatización transforma el departamento de cuentas por pagar de una estructura centrada en transacciones a una estructura centrada en estrategias. Con las tareas manuales automatizadas, el personal puede centrarse en actividades de mayor valor, como la gestión de relaciones con proveedores, el análisis de gastos y la estrategia financiera. Este cambio no sólo mejora la eficiencia y eficacia del departamento de AP sino que también eleva su papel dentro de la organización.

¿Cómo ayuda la automatización AP al proceso de aprobación de facturas?

La automatización de cuentas por pagar agiliza el proceso de aprobación al enviar automáticamente las facturas a los aprobadores apropiados según reglas preestablecidas. Proporciona a los aprobadores toda la información y el contexto necesarios, lo que facilita una toma de decisiones más rápida. El sistema también rastrea el progreso de cada factura, enviando recordatorios y actualizaciones para garantizar aprobaciones oportunas.

¿Puede el software de automatización AP prevenir el fraude de facturas y los pagos duplicados?
El software de automatización de cuentas a pagar juega un papel importante en la prevención del fraude en facturas. Para ello, implementa controles como la comparación tripartita, que garantiza que los pagos se realicen únicamente por compras verificadas y aprobadas. Además, el uso de pistas de auditoría digitales y algoritmos de detección de anomalías ayuda a identificar actividades sospechosas, lo que reduce el riesgo de transacciones fraudulentas.

¿Puede AP Automation manejar pagos internacionales y multidivisa?
El software de automatización de AP suele estar equipado para manejar transacciones multidivisa y pagos internacionales. Puede convertir monedas automáticamente a los tipos de cambio actuales, gestionar los riesgos de fluctuación monetaria y cumplir con los protocolos de pago internacionales y las regulaciones fiscales, lo que garantiza procesos de pago globales eficientes y conformes.

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