La eficiencia es fundamental para el éxito de cualquier operación de almacén, especialmente para instalaciones pequeñas y medianas que enfrentan el desafío de optimizar sus procesos. Después de extensas conversaciones con gerentes de almacén y un examen en profundidad de varios flujos de trabajo de almacén, se destaca un tema recurrente: la necesidad crucial de procesos estandarizados y experiencia enfocada para impulsar la excelencia operativa.

Para abordar esto, hemos decidido escribir sobre el Procesos estándar que deberían existir en un almacén.. estos estan recibiendo, guardar, STORAGE, recoger y embalaje, y envío.

Nuestro objetivo es desglosar cada proceso, proporcionando un plan integral de las tareas necesarias y al mismo tiempo aprovechar tecnologías de vanguardia y mejores prácticas diseñadas para mejorar la eficiencia del almacén, minimizar errores e impulsar las medidas de seguridad. Síganos a medida que avanzamos en estos procesos centrales, arrojando luz sobre cómo transformar su almacén en un modelo de eficiencia y confiabilidad.

Objetivo de recepción del almacén

Cuando se habla de ejecutar una operación de almacén eficiente, el proceso de recepción es imperativo. Es importante recordar que el propósito es recibir el producto correcto en las cantidades correctas, en las condiciones, peso y dimensiones correctas, todo en el momento correcto.

La correcta recepción de la mercancía repercutirá directamente en todos los procesos posteriores del almacén. Profundicemos en ello.

Pre-recepción

Para que el proceso de recepción en almacén se ejecute de manera eficiente, debe establecer y hacer cumplir los requisitos de recepción para proveedores, transportistas y/o transportistas. El objetivo es que presenten la carga de una manera rápida y fácil de procesar.

Cuando se trabaja con proveedores, si es posible, haga que el gerente del almacén coordine los requisitos de embalaje, tales como:

• Posición de la etiqueta
• Información de la etiqueta
• Carga paletizada o suelta
• Número de paquetes por palet
• Artículos por caja
• Tamaño y peso del paquete aceptables

En el caso de transportistas o clientes que no tienen control sobre el embalaje, deben proporcionar información clara y detallada y notificar al almacén sobre nuevos envíos entrantes. A menudo, los transitarios reciben carga que no indica claramente quién es el destinatario o destinatario final.

En cuanto a las portadores, muy a menudo, no organizan la carga según el orden de la ruta de entrega, lo que resulta en que la carga debe descargarse para llegar a la mercancía que se entrega en un lugar. Otro problema es que los conductores no tienen toda la documentación a mano cuando llegan al área de recepción.

Para minimizar estos problemas, informe a todos los transportistas que la documentación adecuada debe estar disponible a su llegada y que la carga debe organizarse en relación con la ruta de entrega.

Hágales saber que su empresa no será responsable de ningún retraso o posible sanción que resulte del incumplimiento de estas recomendaciones.

Realice un seguimiento de los proveedores, transportistas y transportistas que crean la mayoría de los problemas.

Por último, intentar recibir la carga lo más paletizada posible siempre que sea posible. Esto no sólo le ayudará a acelerar el proceso de recepción, sino que también reducir el daño a la carga y ayudar a acelerar los procesos posteriores del almacén. 

Mano de obra y reservas

Otro aspecto importante para mejorar el proceso de recepción del almacén es asignar la cantidad adecuada de horas de trabajo. No contabilizar adecuadamente el volumen y el tipo de carga que pasa por las puertas da como resultado una asignación insuficiente o excesiva de recursos humanos.

Teniendo en cuenta que la mano de obra se encuentra entre los costos operativos de almacén más altos, es fundamental hacer coincidir la demanda de carga de trabajo con la oferta de fuerza laboral. 

"Como el gasto operativo más grande de un almacén típico, los costos laborales pueden consumir entre el 50 y el 70 por ciento del presupuesto de almacenamiento de una empresa promedio".

Fuente: Estrategias de Gestión Laboral en el Almacén (2014)

Para evitar una asignación insuficiente o excesiva de recursos (mano de obra o equipo) y/o un colapso del proceso de recepción, los gerentes de almacén deben definir horas y fechas en las que se recibe la carga. Esta debería ser decisión del responsable del almacén y no del transportista. 

Al saber qué carga llega y a qué hora, los gerentes de almacén pueden hacer coincidir la demanda de carga de trabajo con la oferta de fuerza laboral.

Para lograr esto de manera organizada y efectiva, los gerentes de almacén pueden utilizar software de reserva o programación donde el transportista puede reservar previamente la entrega y el gerente de almacén puede revisar y procesar las reservas.

Debido a que esta opción puede resultar poco práctica en algunos casos (por ejemplo, transportistas de paquetes como FedEx y UPS), los gerentes pueden configurar "equipos de recepción a pedido" y asignar muelles específicos para procesar a los transportistas que no cumplirán con este requisito o a los conductores que faltaron a sus citas.

Descarga

Por lo general, el objetivo durante el proceso de descarga es descargar la carga de forma segura y eficiente. 

Este proceso incluye la verificación de precintos, el registro de datos de temperatura (en el caso de productos perecederos) y la validación de la referencia de reserva. Una vez completado esto, asigna una bahía e inicia el proceso de descarga.

Para que el proceso de descarga sea eficiente, debemos asegurarnos de que las horas de mano de obra estén asignadas adecuadamente y el equipo adecuado para el trabajo está disponible.

Al descargar carga paletizada, tenga en cuenta no sólo la velocidad sino también la seguridad.

Si se utiliza un montacargas en este proceso, el personal de recepción debe asegurarse de que el camión esté correctamente atracado y que los frenos de emergencia estén activados para que el remolque pueda soportar el peso y la integridad del contenedor no se vea comprometida. 

Aprovechando tecnología de almacén puede ser beneficioso aquí. Por ejemplo, para optimizar el control de seguridad y acelerar el proceso de descarga, se recomienda el uso de transpaletas eléctricas.

Cuando se descarga carga suelta de un contenedor, los responsables del almacén deben evitar que se haga a mano. Hacerlo no sólo es ineficaz sino que también expone al personal al riesgo de sufrir lesiones por flexiones y estiramientos excesivos. 

Para la descarga de carga suelta, los responsables de almacén deberían considerar el uso de transportadores. Si bien los transportadores regulares ayudarán a reducir las ineficiencias y aumentar la seguridad del personal, los transportadores con brazo telescópico reducirán drásticamente los riesgos de seguridad y el tiempo de procesamiento.

El uso de transportadores también permitirá al personal de recepción iniciar el proceso de clasificación dentro del contenedor.

Verificación

El último paso en el proceso de recepción es realizar un proceso de verificación estándar que incluye verificar la cantidad recibida, la descripción de los bienes, el código del producto y el estado de la carga, ya sea dañada o no.

En otros casos, podría ser necesario realizar una verificación más avanzada que implique verificar el peso, las dimensiones, la temperatura, el número de lote y el código de serie de la carga.

IMPORTANTE: Una parte fundamental del proceso de verificación es registrar e informar cualquier discrepancia entre lo que se espera y lo que se recibe.

Una de las tareas que requiere más tiempo y mano de obra es contar y verificar la carga dañada. Los tres enfoques comunes para ejecutar estas tareas son:

• Recuento de artículos individuales
• recuento de palets
• y siguiendo Recepción de buena fe – más predominante entre los minoristas

Para aquellas empresas que deben contar un artículo a la vez, el uso de tecnología de almacén como escáneres de código de barras o RFID integrados con el Sistema de Gestión de Almacén (WMS) es esencial para acelerar el recuento y reducir errores.

Otro enfoque para acelerar el proceso es realizar controles aleatorios y mantener un registro de toda la carga faltante o dañada y de su proveedor, transportista y/o transportista. Una vez que se hayan recopilado suficientes datos, los empleados de recepción se centrarán en aquellos proveedores, transportistas y transportistas con los problemas más recurrentes. El director del almacén también debería utilizar estos datos para concienciar a estas empresas del problema.

Para empresas que necesitan demostrar a sus clientes el estado en que fue recibida la carga, mediante cámaras digitales instaladas en transportadores o sistemas de dimensionamiento de carga e integrado con el WMS puede aumentar drásticamente la velocidad del proceso de captura de imágenes. Las imágenes se pueden compartir a través del portal del cliente y/o aplicaciones móviles.

Por otro lado, para los almacenes que requieren verificar pesos y dimensiones, se utilizan básculas integradas con sistemas de dimensionamiento de paquetes/palets y el sistema de gestión de almacenes son una excelente opción para capturar toda esta información de forma rápida y sin errores.

Para funcionar de manera eficiente, las operaciones de almacén deben comenzar con un proceso de recepción organizado. Durante la recepción, deben asegurarse de cumplir al menos con las tareas estándar (recepción previa, mano de obra y reserva, descarga, verificación) e incorporar algunas de las mejores prácticas y tecnología de almacén descritas en este artículo.

Recuerde, la falta de operaciones orientadas a procesos es uno de los mayores problemas que afectan la eficiencia y seguridad del almacén en la actualidad.

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• Fuente: https://articles.cyzerg.com/receiving-process-optimization-warehouse-operations