La gestión de gastos suele resultar una tarea hercúlea para muchas organizaciones. Los sistemas tradicionales de gestión de gastos suelen estar plagados de desafíos: la entrada manual de datos requiere mucho tiempo y es propensa a errores; las reclamaciones fraudulentas pueden pasar desapercibidas; y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y las leyes fiscales puede parecer como navegar por un campo minado. Estas ineficiencias no sólo agotan recursos valiosos sino que también desvían la atención de las actividades comerciales centrales, sofocando el crecimiento y la innovación.

La Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido hoy en día en un poder transformador en el ámbito de la gestión de gastos. Las tecnologías de inteligencia artificial ofrecen soluciones prometedoras a estos viejos problemas, automatizando tareas mundanas, mejorando la precisión y agilizando los procesos.

Casos de uso de IA en la gestión de gastos

En esencia, la Inteligencia Artificial (IA) es la simulación de la inteligencia humana en máquinas que están programadas para pensar como humanos e imitar sus acciones. Las siguientes soluciones de IA son relevantes en el contexto de la gestión de gastos:

Automatización del flujo de trabajo de gestión de gastos

1. Procesamiento de recibos y facturas: Los algoritmos de IA pueden extraer automáticamente datos de recibos y facturas, reduciendo la entrada manual de datos. Esta capacidad agiliza los procesos de informe de gastos y reembolso, minimizando errores y fraudes.

2. Categorización de gastos y codificación GL: La IA mejora la eficiencia al categorizar automáticamente los gastos y asignarlos a los códigos correctos del Libro Mayor (GL). Reduce el esfuerzo manual, aumenta la precisión y garantiza la coherencia en los informes financieros.

3. Flujos de trabajo de aprobación automatizados: La IA puede hacer cumplir las políticas de la empresa categorizando automáticamente los gastos y dirigiéndolos a través de los flujos de trabajo de aprobación adecuados. Esto garantiza que los gastos se revisen y aprueben más rápido, con un cumplimiento constante de las políticas.

4. Integración con los sistemas financieros: La IA puede integrar perfectamente los sistemas de gestión de gastos con otro software financiero, como sistemas de contabilidad o soluciones ERP. Esta integración facilita el análisis financiero en tiempo real y ayuda a mantener registros financieros precisos.

5. Detección y Prevención de Fraudes: Al analizar patrones y anomalías en los informes de gastos, la IA puede identificar posibles fraudes o violaciones de políticas. Este enfoque proactivo ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos y hacer cumplir el cumplimiento de manera más efectiva.

Aprovechando la IA generativa

6. Chatbots para consultas de gastos: Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial pueden brindar asistencia instantánea a los empleados que tengan preguntas sobre políticas de gastos, procesos de presentación o el estado de los reembolsos. Esto mejora la experiencia del usuario y reduce la carga de trabajo de los equipos financieros.

7. Categorización lista para usar: Aprovechar GenAI para clasificar automáticamente las transacciones financieras en categorías predefinidas sin una amplia capacitación, personalización o intervención manual. Este enfoque proporciona una solución rápida, precisa y escalable para categorizar gastos.

Implementar IA para la gestión de gastos

Ahora que comprendemos los casos de uso que se pueden resolver utilizando la IA, exploremos cómo implementarlos para su negocio.

Automatización del flujo de trabajo de gestión de gastos

Esto se puede hacer empleando el software de gestión de gastos adecuado para gestionar sus gastos de principio a fin.

Evalúe las necesidades específicas de su organización, considerando factores como el tamaño, el volumen de gastos y las funciones específicas requeridas (por ejemplo, OCR, configuración de aprobación, accesibilidad móvil, integración con software de contabilidad, etc.).

Luego, analice diferentes opciones de software de gestión de gastos, compare funciones, opiniones de usuarios, precios y facilidad de integración con los sistemas existentes.

Hemos seleccionado una lista del mejor software de gestión de gastos del mercado actual. Léelo haciendo clic en el enlace a continuación.

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El siguiente paso es configurar su flujo de trabajo en su software de gestión de gastos.

Antes de eso, revisemos rápidamente cómo se ve un flujo de trabajo manual sin IA ni automatización.

1. Gastos incurridos: Los empleados acumulan gastos: viajes, comidas, lo que sea. Se aferran a los recibos como si fueran artefactos preciosos que, seamos realistas, a menudo terminan borrados después de una lavandería.

2. Entrada de datos manual: Los empleados registran manualmente los gastos. Piense en hojas de cálculo, recibos arrugados y alguna que otra mancha de café. Es un proceso laborioso, plagado de errores humanos y tan eficiente como una carrera con una sola pierna.

3. Generación de Informes de Gastos: El proceso de intentar compilar estas hojas de cálculo en algo parecido a un informe de gastos.

4. Aprobaciones engorrosas: Luego, los gerentes entran en escena para luchar contra el cumplimiento y la razonabilidad de las políticas. Este proceso a menudo implica más idas y venidas que un partido de ping-pong.

5. Reembolsos lentos: Una vez aprobado, los empleados entran en la etapa de tiempos de espera de reembolso. Es un limbo donde el tiempo se detiene y la moral a menudo sufre un golpe.

6. Entrada de datos en ERP/software de contabilidad: Entrada de datos: la pesadilla de la existencia del equipo financiero regresa nuevamente. Introducir manualmente los datos en los sistemas de contabilidad con la categorización y codificación correctas es tan emocionante como ver la pintura secarse.

7. ¿Perspectivas? Más bien en retrospectiva: Se generan informes periódicos que ofrecen información que a menudo es tan oportuna como el periódico de ayer.

La automatización y la inteligencia artificial han transformado este sombrío panorama.

Un software de gestión de gastos moderno como Nanonetas emplea estos avances tecnológicos para que la gestión de gastos sea fluida, eficiente y sin errores.

Ahora echemos un vistazo a cómo se ve el flujo de trabajo automatizado de gestión de gastos con Nanonets.

1. Gastos incurridos: Los mismos gastos de siempre, pero aquí es donde ocurre la magia. Los recibos se capturan más rápido que una bala, gracias a las maravillas de la tecnología móvil y las integraciones perfectas para importar recibos desde sus aplicaciones y bases de datos.

2. Grabación automática mágica: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) interviene y extrae datos estructurados de recibos en datos digitales más rápido de lo que se puede decir "gastado".

3. Categorización de gastos y codificación GL: Nanonets ofrece la flexibilidad de personalizar reglas y categorías según sus necesidades específicas. puedes encender Categorización inteligente de gastos, personalice las categorías y subcategorías de gastos según las necesidades de su negocio, y Nanonets asigna automáticamente los gastos a las categorías y subcategorías apropiadas y detecta anomalías para su posterior revisión. Es más, ¡esta característica funciona de inmediato sin requerir ningún dato de entrenamiento!

La asignación de código GL se puede ejecutar eficazmente mediante:

• Entrenamiento sobre datos pasados: Con Nanonets, puede entrenar un modelo de aprendizaje automático para reconocer y categorizar transacciones financieras. Esto implica cargar documentos financieros históricos y transacciones etiquetadas con códigos GL históricamente correctos. El modelo aprende de estos ejemplos para predecir con precisión códigos GL para nuevas transacciones.

• IA de generación lista para usar: Al utilizar Nanonets GenAI, nuestro software puede interpretar el texto de documentos financieros de una manera que imita la comprensión humana. Esto le permite extraer información, contexto y semántica relevantes para aplicar un razonamiento complejo para asignar códigos GL con precisión, incluso en casos en los que los detalles de la transacción son ambiguos o escasos.

4. Informes en tiempo real: Los informes se generan con solo hacer clic en un botón: es como tener su propio asistente personal, sin tener que tomar café. Los datos en tiempo real están presentes en el sistema, lo que garantiza una visibilidad completa de los gastos comerciales sin demoras ni errores.

5. Aprobaciones sencillas: Las comprobaciones de cumplimiento impulsadas por el sistema se activan primero y señalan sólo los valores atípicos. Los gerentes pueden concentrarse en problemas reales en lugar de jugar al "Whack-a-Mole" con cada informe. Luego, puede agregar personas involucradas para garantizar que las facturas se envíen para su aprobación a la persona adecuada en el momento adecuado. Además, puede hacer cumplir su política de aprobación y controles de validación personalizados.

6. Cumplimiento del control de crucero: Las auditorías continuas y automatizadas hacen la vida más fácil. Las anomalías sobresalen como un pulgar dolorido y la aplicación de las políticas es más estricta que un tambor.

7. Reembolsos a la Velocidad de la Luz: Los reembolsos se producen a una velocidad vertiginosa, lo que eleva la moral de los empleados a la estratosfera.

8. La Sinfonía Sinfónica: La perfecta integración con su software de contabilidad y otras aplicaciones convierte la entrada y conciliación de datos en una sinfonía armoniosa en lugar de una cacofonía caótica.

9. Análisis a la velocidad del pensamiento: La información en tiempo real está a su alcance, lo que ofrece una bola de cristal sobre patrones de gasto y oportunidades de ahorro.

Chatbots para consultas de gastos

Esto implica crear un chatbot personalizado que ingiera su política de gastos y responda consultas relacionadas con gastos en función de ella. Gracias a los avances en IA generativa, implementar esto es tan simple como cargar su política de gastos.

Para hacer esto, puedes –

• Utilice una cuenta ChatGPT en el espacio de trabajo.
• Implementa tu propio Chatbot.
• Utilice un software Chatbot que cree este chatbot para usted.

Lea más en nuestro artículo a continuación.

Chatea con archivos PDF usando ChatGPT y GPT API

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Beneficios de la IA en la gestión de gastos

La integración de la Inteligencia Artificial (IA) en los sistemas de gestión de gastos aporta una serie de beneficios que revolucionan la forma en que las organizaciones manejan sus finanzas.

1. Mayor eficiencia y productividad

La IA automatiza tareas tediosas y que requieren mucho tiempo, como la entrada de datos, la categorización de gastos y el proceso de aprobación. Esta automatización libera tiempo de los empleados, permitiéndoles centrarse en tareas más estratégicas en lugar de atascarse en tareas administrativas. La velocidad de procesamiento de gastos y reembolsos aumenta significativamente, reduciendo el tiempo del ciclo desde la presentación hasta la aprobación y el pago.

2. Mayor precisión y reducción de errores

La entrada manual de datos es propensa a errores humanos, lo que puede provocar imprecisiones en los registros financieros. Los sistemas impulsados ​​por IA utilizan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y algoritmos de aprendizaje automático para extraer y procesar datos de recibos y facturas con alta precisión. Esto minimiza los errores, garantiza la precisión de los informes de gastos y mantiene la integridad de los datos financieros.

3. Cumplimiento mejorado y detección de fraude

Los sistemas de inteligencia artificial se pueden programar para comprender y hacer cumplir las políticas y los requisitos reglamentarios de la empresa de forma automática. Pueden detectar anomalías, patrones de gasto inusuales y posibles actividades fraudulentas analizando grandes cantidades de datos en tiempo real. Este enfoque proactivo para el cumplimiento y la detección de fraude ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos y evitar posibles pérdidas financieras y problemas legales.

4. Experiencia de empleado mejorada

Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial y las interfaces intuitivas facilitan que los empleados envíen gastos, consulten políticas y realicen un seguimiento del estado de sus reembolsos. Este enfoque fácil de usar mejora la experiencia general de los empleados, lo que conduce a una mayor satisfacción y cumplimiento de los procedimientos de presentación de informes de gastos.

5. Reducción de costo

La adopción de la IA en la gestión de gastos genera ahorros de costes directos e indirectos. La automatización de tareas rutinarias reduce los costos laborales, mientras que la precisión mejorada y la detección de fraude previenen pérdidas financieras. Además, los conocimientos estratégicos proporcionados por la IA pueden ayudar a las empresas a optimizar sus gastos, lo que lleva a un uso más eficaz del presupuesto.

6. Escalabilidad y flexibilidad

Los sistemas de inteligencia artificial pueden adaptarse fácilmente a las necesidades comerciales cambiantes y ampliarse para manejar volúmenes cada vez mayores de transacciones de gastos sin el correspondiente aumento de errores o tiempo de procesamiento. Esta escalabilidad garantiza que las empresas puedan crecer y evolucionar sin verse limitadas por sus procesos de gestión de gastos.

Si bien el salto de la implementación de una gestión de gastos manual a una automatizada puede parecer un gran salto, en realidad se trata de una serie de pequeños y prácticos pasos hacia la eficiencia, la claridad y, en última instancia, una mayor rentabilidad.

A continuación se muestran algunos estudios de casos de empresas que han implementado con éxito la gestión y automatización de gastos utilizando IA:

1. SaltPay utiliza nanoredes para integrarse con SAP para gestionar facturas de proveedores.
2. In2 Project Management ayuda a Water Supply Corporation a ahorrar 700,000 AUD con Nanonets AI.
3. Cómo Happy Jewelers, una PYME, se benefició de NanoNets.
4. Nanonets AI ayuda a ACM Services a automatizar la extracción de documentos de gastos, ahorrando un 90 % de tiempo al equipo de Cuentas por pagar.
5. Tapi automatiza las facturas de mantenimiento de propiedades mediante Nanonets.
6. Puma automatiza su proceso de gestión de gastos con Zoho Expense.
7. SWISS mejoró la eficiencia del procesamiento de gastos en un 80 % con Rydoo.
8. Suncommon gestiona los gastos de su empresa y le ahorra tiempo aprovechando la tarjeta Expensify.

Conclusión

Al automatizar procesos, mejorar la precisión, garantizar el cumplimiento y proporcionar información estratégica, las tecnologías de inteligencia artificial transforman la gestión de gastos en un activo estratégico en lugar de una carga administrativa.

Las organizaciones que adoptan soluciones de gestión de gastos impulsadas por IA se posicionan para lograr una mayor eficiencia operativa, control financiero y ventaja competitiva en el mercado.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/