¿Automatización en contabilidad? ¡Un cambio de juego! Imagine que los costos de procesamiento de facturas caen de $40 a $1.42 cada. Es por eso que la automatización contable se encuentra entre las tendencias más candentes en la actualidad.
QuickBooks Online es una potencia en contabilidad, pero combínalo con la magia de la automatización de Zapier y obtendrás un dúo imparable. Puede conectar QuickBooks con más de 5000 aplicaciones, sin necesidad de código. ¿Crear una factura a partir del envío de un formulario en su sitio? Controlar. ¿Notificar a su equipo a través de Slack cuando se publique una factura? Hecho.
Es posible realizar muchas más automatizaciones de flujo de trabajo cuando se combinan QuickBooks Online, Zapier y herramientas de OCR impulsadas por IA como Nanonets. Las posibilidades son infinitas una vez que configura los desencadenantes y eventos, y los datos fluyen sin problemas entre diferentes plataformas.
Cinco ideas de flujo de trabajo para automatizar la contabilidad con Zapier y QuickBooks en línea
QuickBooks Online ofrece una cantidad decente de capacidades de automatización dentro de su plataforma, pero su verdadero poder para automatizar los flujos de trabajo contables sale a la luz cuando se integra con Zapier y Nanonets. Este trío libera un nuevo mundo de posibilidades, transformando sus flujos de trabajo contables en un sistema altamente automatizado, eficiente y libre de errores.
A continuación se ofrecen algunas ideas de flujo de trabajo que le ayudarán a empezar:
Procesamiento de factura
Procesar facturas manualmente puede consumir mucho tiempo y es susceptible a errores. Al automatizar el procesamiento de facturas con Zapier, QuickBooks Online y Nanonets OCR, puede optimizar el proceso, ahorrar tiempo y mejorar la precisión.
El flujo de trabajo comienza con un disparador en Zapier que detecta cuándo se recibe una nueva factura. Supervisa fuentes como el correo electrónico, Dropbox o envíos de formularios. Luego, los datos de la factura se envían a Nanonets, que utiliza el reconocimiento óptico de caracteres impulsado por IA para extraer con precisión información relevante de la factura. Puede configurar reglas de validación y una jerarquía de enrutamiento de aprobación para garantizar que la factura se pueda procesar con una mínima intervención manual. Después de eso, puede configurar otro activador de Zapier para crear automáticamente una nueva factura en QuickBooks Online, completándola con los datos extraídos. Luego se puede continuar para su posterior procesamiento y pago.
Automatizar el flujo de trabajo puede mejorar la eficiencia, garantizar la entrada de datos precisa y simplificar el proceso de aprobación y pago de facturas. Esto conduce a un procesamiento de facturas más rápido, mejores relaciones con los proveedores y una mejor gestión financiera.
Informe de gastos
Simplifique y agilice su proceso de informes de gastos automatizando la recopilación, categorización y envío de gastos. Con flujos de trabajo automatizados, puede ahorrar tiempo, mejorar la precisión y mejorar la gestión de gastos.
Configure un activador en Zapier para detectar nuevos gastos, ya sea el envío de un recibo, el envío de un formulario o cualquier otra fuente. Automatice el proceso de captura y validación de datos de gastos con Nanonets OCR. Luego, envíe la información extraída directamente a QuickBooks Online. Esto le permitirá crear automáticamente una nueva entrada de gastos, categorizarla y asignarla a la cuenta adecuada. También puede configurar un proceso de reembolso automático si el empleado necesita un reembolso.
Esto acelerará el proceso de presentación de informes de gastos y garantizará que cada gasto se registre, valide y reembolse con precisión.
Coincidencia de tres vías
La coincidencia triple es un proceso esencial en contabilidad que verifica la orden de compra, el recibo y la factura antes de pagar una factura. Automatizar este proceso puede ayudar a reducir errores, prevenir fraudes y agilizar los pagos.
Configure Zapier para extraer automáticamente documentos de diversas fuentes, como correos electrónicos, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales, almacenamiento en la nube y ERP, y enviarlos a Nanonets. Luego clasifica y ordena estos documentos adecuadamente como facturas, órdenes de compra y recibos.
Luego, el sistema lee y captura con precisión datos de facturas, órdenes de compra y recibos. Concilia campos, gastos, saldos e información a nivel de SKU en las facturas, órdenes de compra y recibos relacionados, asegurándose de que coincidan. Cualquier discrepancia que viole los niveles de tolerancia se marca y las facturas que pasan la comparación triple se envían para su posterior aprobación. QuickBooks Online puede generar un pago por las facturas coincidentes y aprobadas.
Incorporación de proveedores
La incorporación de proveedores puede llevar mucho tiempo, pues se debe recopilar y validar información de formularios de impuestos, formularios de exportación y otros documentos.
Para agilizar el proceso de incorporación de proveedores, puede cargar documentos de proveedores, como formularios de impuestos o contratos, en Nanonets. Nanonets ofrece capacidades de procesamiento de documentos impulsadas por IA que extraen automáticamente información importante del proveedor, como nombre, dirección, identificación fiscal y detalles de contacto.
Luego, la información se puede utilizar para crear perfiles de proveedores rápidamente en QuickBooks, actualizar fácilmente los detalles a nivel de SKU y hacer coincidir códigos GL. Este proceso garantiza que la información del proveedor esté centralizada, sea precisa y validada, y que las transacciones estén correctamente etiquetadas y rastreadas para referencia futura.
La gestión del inventario
La gestión de inventario implica rastrear y gestionar los niveles de existencias, generar órdenes de venta e iniciar órdenes de compra. Automatizarlo puede ahorrar tiempo, aumentar la precisión, realizar pronósticos precisos y ayudar a mantener los niveles de existencias adecuados.
Cuando se realiza un nuevo pedido de ventas en el formulario de su sitio web WebFlow, se puede configurar Zapier para detectarlo y activar un proceso automático. Los detalles del pedido se envían a Nanonets, que extrae con precisión los datos relevantes, como detalles del producto, cantidad e información del cliente. Luego, estos datos se pueden comparar con los detalles del inventario existente en QuickBooks Online. Configure Zaps para crear un nuevo pedido de ventas en QuickBooks Online con los datos extraídos. Si la cantidad del pedido excede el nivel de stock actual, también se puede generar automáticamente una orden de compra para reabastecimiento.
El seguimiento del inventario en tiempo real a través de esta automatización ayuda a minimizar la posibilidad de exceso o falta de existencias. Esto, a su vez, conduce a un procesamiento de pedidos más rápido y a una mayor satisfacción del cliente.
Reflexiones finales
La integración de Zapier y QuickBooks agiliza los flujos de trabajo contables al proporcionar una solución de automatización eficiente y fluida. Las empresas pueden realizar de manera eficiente el procesamiento de facturas, informes de gastos, comparación tripartita, incorporación de proveedores y gestión de inventario. Esto ahorra tiempo valioso, reduce errores y mejora la eficiencia y precisión generales en la gestión financiera.
Con la incorporación del OCR impulsado por IA de Nanonets, la extracción y validación de datos pueden volverse aún más sólidas, lo que garantiza una sincronización perfecta con QuickBooks. Esta poderosa combinación permite a las empresas tomar el control de sus procesos contables, mejorar la moral de los empleados, reducir los riesgos de cumplimiento y lograr la preparación para las auditorías. Permitirá a las empresas desbloquear nuevos niveles de productividad e impulsar el éxito en el panorama competitivo y acelerado de hoy. Comience a automatizar sus procesos contables hoy y experimente el impacto transformador de la automatización del flujo de trabajo.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/zapier-quickbooks/
