Las salas de correo tradicionales requieren mucho trabajo y tiempo y, francamente, se están volviendo obsoletas. Asimismo, la creciente presión para reducir costos y adaptarse a modelos de trabajo híbridos y remotos está obligando a las empresas a buscar nuevas formas de optimizar sus flujos de trabajo y eliminar los procesos manuales.
Con el auge de las tecnologías de automatización de la sala de correo digital, las empresas pueden optimizar sus procesos de correo, aumentar la eficiencia y reducir los costos. Sin embargo, muchas organizaciones no saben por dónde empezar.
Lea esta guía para obtener más información sobre cómo su empresa puede aprovechar las salas de correo automatizadas para mejorar las operaciones y aumentar la productividad.
¿Qué es la automatización de la sala de correo?
En pocas palabras, la automatización de la sala de correo es el proceso de automatización del correo entrante (tanto físico como digital) y otra correspondencia transformándolo en datos comerciales estructurados que luego se envía a las personas relevantes o se alimenta a los procesos y sistemas dentro de su organización.
La automatización de la sala de correo puede agilizar procesos como la captura de datos clave bloqueados en correos electrónicos, archivos adjuntos, correo físico o documentos escaneados y enviarlos directamente a aplicaciones comerciales como ERP, CRM y software de contabilidad.
¿Cómo funciona la automatización de la sala de correo?
La automatización de la sala de correo tiene cuatro fases: Entrada, Clasificación, Procesamientoy Procesos de negocio.
Fuente: proporcionada por el cliente.
Veamos qué sucede en cada etapa.
Entrada
La primera fase de la automatización de la sala de correo implica la recopilación de documentos entrantes capturados a través de varios canales de entrada, incluidos correo, correo electrónico, dispositivos móviles y dispositivos multifunción.
Escáneres automatizados y otras tecnologías avanzadas, como Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), se utilizan normalmente para gestionar el correo postal y leer y convertir documentos con precisión. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce la posibilidad de errores y mejora la eficiencia.
Clasificación
Una vez que se ha recopilado la correspondencia entrante, la siguiente fase de la automatización de la sala de correo es clasificar cada artículo de acuerdo con sus características visuales y basadas en el contenido. Esto generalmente se hace utilizando algoritmos avanzados que analizan cada tipo de correo entrante y determinan el destino apropiado.
Por ejemplo, al utilizar la tecnología de procesamiento de lenguaje natural (NLR), puede extraer datos del texto de los correos electrónicos o incluso de los archivos adjuntos. Asimismo, el correo físico se puede clasificar según el departamento o persona a la que va destinado.
Procesamiento
El siguiente paso es la fase de procesamiento, que implica el manejo de cada pieza de correspondencia.
Aquí, la inteligencia artificial (IA) y la tecnología de aprendizaje automático (ML) ayudan a reconocer patrones en documentos escaneados, PDF o correos electrónicos. Más tarde, estos datos se verifican comparándolos con caracteres conocidos y, en última instancia, se convierten en texto editable para los procesos comerciales posteriores.
Procesos de negocio
La fase final de la automatización de la sala de correo implica introducir información en los procesos y las aplicaciones comerciales de una organización. Esto generalmente incluye enviar información a los miembros del personal apropiados, actualizar las bases de datos centrales y los sistemas ERP, o simplemente archivar.
Sobre todo, la información se vuelve procesable y de fácil acceso para las partes interesadas relevantes, lo que acelera los flujos de trabajo y aumenta la productividad.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de la sala de correo?
La automatización de la sala de correo está llena de beneficios. Estas son algunas de las ventajas de adoptar la automatización de la sala de correo.
Automatización de procesos de negocio
En el vertiginoso panorama empresarial actual, la automatización de procesos ya no es una opción sino una necesidad para las organizaciones que buscan mantenerse a la vanguardia. De acuerdo a una encuesta de camuda, El 97% de las organizaciones considera que la automatización de procesos es un componente crítico de transformación digital.
Uno de los principales beneficios de la automatización de la sala de correo es la capacidad de automatizar tareas rutinarias como clasificar, escanear y enrutar documentos. Esto elimina la necesidad de procesamiento manual, minimiza los errores y, lo que es más importante, aumenta la productividad.
Dicho esto, sus empleados ya no necesitan concentrarse en la entrada y el procesamiento manual de datos, lo que libera más tiempo para actividades estratégicas.
Agilidad
El negocio ágil es un negocio basado en datos. Pero si sus datos críticos se encuentran en documentos en papel o correos electrónicos, no puede obtener ningún valor analítico de ellos.
En 2022, 333.2 mil millones de correos electrónicos fueron enviados y recibidos globalmente, así que piense en la cantidad de información valiosa que se podría haber introducido en los procesos comerciales vitales para impulsar la toma de decisiones. Cuando los datos no están fácilmente disponibles, no puede actuar con rapidez, ya sea que hablemos de tratar con un cliente que se queja o de procesar la factura de un proveedor.
Zapier revela que El 73% de los empleados pasan entre 1 y 3 horas buscando información o un documento en particular. Además, el 76% de los trabajadores de oficina dedican hasta 3 horas a la entrada manual de datos.
Fuente: Zapier.
Sin embargo, la clasificación y el enrutamiento automatizados de documentos pueden enviar documentos de manera rápida y precisa al departamento o individuo correcto para que se tomen medidas. Asimismo, las organizaciones pueden obtener visibilidad en tiempo real del estado y procesamiento de los documentos entrantes. Esto puede ayudar a los equipos a priorizar el trabajo y tomar mejores decisiones, aumentando la agilidad y la capacidad de respuesta.
Menores costes
La automatización de la sala de correo también puede ayudar a reducir los costos al eliminar la necesidad de procesamiento manual y reducir la posibilidad de errores.
Con la automatización, puede reducir la dependencia de los procesos basados en papel, que pueden ser costosos y lentos. La automatización también puede ayudar a reducir los costos de mano de obra, ya que se requieren menos empleados para administrar el proceso de la sala de correo. Además, puede liberar espacio de almacenamiento.
Amplios casos de uso
La automatización de su sala de correo ofrece una amplia gama de casos de uso que pueden optimizar las operaciones e impulsar la eficiencia en industrias como la salud, finanzas, servicios legales, recursos humanos, educación y gobierno.
Fuente: Unsplash.
Además, puede ayudar a los procesos comerciales estándar, como cuentas por pagar, comunicaciones con los clientes, cumplimiento y gestión de registros.
Cada industria y departamento puede beneficiarse de la automatización de formas únicas. Por ejemplo, los proveedores de atención médica pueden optimizar la información del paciente, mientras que los reclutadores pueden automatizar reanudar el procesamiento. Comprender estos beneficios puede ayudar a las organizaciones a aprovechar la automatización de la sala de correo para lograr el máximo impacto.
Finalmente, operar un negocio en 2023 significa adoptar prácticas más ecológicas—y aquí es donde la automatización del correo también puede ayudar. La tecnología permite a las empresas minimizar su huella de carbono al reducir la dependencia del papel, lo que en última instancia les permite operar de manera más sostenible.
¿Cómo implementar la automatización de la sala de correo?
Comprar un software de automatización de sala de correo listo para usar no es suficiente para garantizar una implementación exitosa. Debe evaluar cuidadosamente los requisitos únicos de su negocio para aprovechar la tecnología y lograr el máximo impacto.
Esta es un proceso simple de seis pasos:
- Audita tu sala de correo actual: evalúe los procedimientos de su sala de correo, incluido el volumen de correo entrante, los tipos de documentos y la gestión manual de documentos.
- Establezca objetivos de automatización de la sala de correo: ¿Qué esperas lograr? ¿Reducir los tiempos de procesamiento, mejorar la precisión o aumentar la agilidad?
- Elija la solución adecuada: Explore diferentes proveedores de automatización de salas de correo para encontrar la solución adecuada para su negocio.
- Asegurar la aceptación del personal: La introducción de nueva tecnología puede ser desalentadora. Instruya a su personal sobre la herramienta elegida y proporcione la capacitación adecuada.
- Implementar el nuevo sistema.
- Monitor: Esté atento al nuevo sistema y realice los ajustes necesarios para asegurarse de que lo ayude a alcanzar sus objetivos.
¿Cuáles son las características clave del sistema de automatización de la sala de correo?
Cuando se trata de sistemas de automatización de salas de correo, no todas las soluciones son iguales. Debe tener cuidado con las siguientes características y capacidades:
- OCR avanzado y capacidades de aprendizaje profundo.
- Captura automatizada de varios documentos desde diferentes dispositivos.
- Manejo de documentos complejos.
- Extracción inteligente de datos.
- Automatización del flujo de trabajo con reglas predefinidas para enrutar la información a los departamentos y personas correctos.
- Plataforma low-code o sin código para una implementación más rápida.
- Integraciones sólidas con otros sistemas comerciales para un ecosistema unificado.
- Almacenamiento seguro.
- Interfaz fácil de usar para facilitar la adopción dentro de la organización.
Las mejores soluciones de automatización de salas de correo en 2023
Nanonetas
Nanonetas es una API de OCR impulsada por IA que puede extraer datos no estructurados del correo entrante en segundos. Cuenta con la confianza de empresas de todo el mundo y aporta un gran ahorro de costes y tiempo a las salas de correo modernas. Con su compatibilidad con todos los sistemas operativos, los usuarios pueden integrarlo fácilmente con más de 5,000 aplicaciones a través de su integración API y Zapier.
La solución requiere pocos o ningún dato de capacitación y ofrece múltiples opciones de exportación, lo que la hace ideal para organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo de procesamiento de documentos. Además, Nanonets ofrece planes gratuitos, atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana, asistencia de migración gratuita y más.
En general, Nanonets es una excelente solución para las organizaciones que buscan mejorar la eficiencia y reducir los costos asociados con la entrada manual de datos. Con sus capacidades de OCR impulsadas por IA, amplias opciones de integración y múltiples opciones de exportación, Nanonets es la mejor opción para las salas de correo modernas en todo el mundo.
Reserve una demostración y comience a automatizar su sala de correo.
Puntaje G2: 4.9 / 5
Efesoft
Ephesoft es una empresa de software con sede en California que utiliza IA y ML para ayudar a las empresas a automatizar los procesos de la sala de correo. Ofrecen procesamiento de documentos automatizado, que incluye:
- Clasificación;
- extracción;
- Enrutamiento de datos de varios tipos de documentos.
El proveedor afirma que su solución es escalable y adaptable para satisfacer las necesidades específicas de empresas de diferentes tamaños.
Puntuación G2: 4.5/5
Abbyy
ABBYY FlexiCapture es un software de extracción de datos que transforma documentos en datos comerciales utilizables y accesibles, independientemente de la estructura, el idioma o el contenido.
Al automatizar todo el proceso, desde el escaneo de documentos hasta la extracción de datos, FlexiCapture for Mailrooms garantiza un procesamiento rápido, preciso y seguro de los documentos entrantes, como facturas, órdenes de compra y correspondencia de clientes.
La solución altamente personalizable permite a las organizaciones adaptar el sistema a sus necesidades e integrarlo con los sistemas y flujos de trabajo existentes.
Puntuación G2: 4.3/5
Rossum
Rossum es una solución basada en la nube que ofrece capacidades de procesamiento inteligente de documentos. Puede agilizar el ciclo de vida del procesamiento de documentos al automatizar la entrada compleja de correo y documentos a través de múltiples canales y al capturar y verificar los datos con precisión antes de enviarlos a su destino final.
Los usuarios informaron que el software puede escanear y extraer rápidamente datos esenciales de varios documentos, como facturas y órdenes de compra. Luego, los datos extraídos se pueden validar e ingresar automáticamente en otros sistemas comerciales, como los sistemas ERP, sin necesidad de ingresar datos manualmente.
Sin embargo, algunos usuarios han mencionado que la solución puede ser costosa, lo que puede no ser adecuado para empresas más pequeñas.
Puntaje G2: 4.4 / 5
Conclusión
En un panorama empresarial en constante evolución, la captura, el procesamiento y el análisis rápidos de la información son cruciales.
Una sala de correo digital moderna puede mejorar la eficiencia operativa, el cumplimiento y la seguridad al mismo tiempo que reduce los costos y brinda una mejor experiencia al cliente y al empleado. Lo que es más importante, puede generar enormes mejoras en los resultados finales, ¡así que actúe ahora!
Nanonetas es una solución de OCR basada en IA que puede capturar y extraer información de las comunicaciones entrantes con más del 95 % de precisión, en la que confían más de 1000 socios y contando. ¡No permita que las tareas de correo lentas detengan su negocio y permítanos automatizar su sala de correo para lograr el máximo impacto!
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/digital-mailroom-automation/
