Los documentos son una parte importante de cualquier negocio cuando se trata de la gestión del flujo de trabajo. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones optan por la gestión de documentos digitales. Esta opción tiene muchas ventajas en comparación con los sistemas de gestión basados ​​en papel.

La automatización de documentos es necesaria para identificar tareas repetitivas y automatizar la creación, modificación, almacenamiento, firma y búsqueda de documentos relacionados con los procesos comerciales.

¿Qué tipo de software es necesario para la automatización de documentos?

El software de automatización de documentos es la tecnología necesaria para automatizar el proceso de documentación. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para crear toda la documentación. Cuando considera las crecientes necesidades de las empresas en la industria de TI actual, la documentación manual puede ser un proceso lento.

El software para la documentación automatizada está diseñado para resolver este problema. Puede acelerar el proceso de creación de documentos utilizando varias plantillas. Además de la alta precisión, dicho software ahorra tiempo y prepara documentación compleja en pocos minutos.

Beneficios de la gestión de documentos automatizada

Como muestran los estudios, casi la mitad de las tareas del flujo de trabajo se pueden automatizar. Proporciona muchos de estos beneficios:

1. ahorro de tiempo: se reduce el número de tareas manuales;
2. reduciendo el número de errores: el programa tiene una excelente eficiencia de trabajo, lo que permite minimizar los errores;
3. alto almacenamiento y seguridad: la gestión automatizada del flujo de trabajo proporciona protección multinivel contra todos los ataques;
4. mayor cumplimiento: este proceso ayuda a cumplir con los estándares de la industria;
5. Integración de procesos digitales: la gestión del flujo de trabajo integra procesos de la empresa, como la gestión de cuentas y otros.

Debido a que la documentación de automatización es rápida, simple y precisa, es fácil ampliarla. Es posible agregar un nuevo proceso y comenzar a documentarlo de inmediato. Todo lo que tiene que hacer es crear algunas reglas y plantillas adicionales.

Cómo crear un flujo de trabajo de gestión de documentos

Los flujos de trabajo son un gran paso en el proceso de gestión de documentos. Facilitan el intercambio de conocimientos, independientemente del tamaño del equipo o la cantidad de datos de entrada. Para crear una automatización del flujo de trabajo de gestión de documentos, es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione una herramienta de gestión de flujo de trabajo. Determina la cantidad de funciones que el propietario desea de los flujos de trabajo y la velocidad de procesamiento. Dicha herramienta debe caracterizarse por una interfaz clara, amplias capacidades de integración, funciones de arrastrar y soltar y una gestión inteligente del equipo.
2. Marque los pasos de entrada necesarios. Esto brinda la oportunidad de realizar una revisión superficial, discutir con otras partes y realizar análisis.
3. Cree un formulario digital con los campos necesarios para incluir los detalles sobre el proceso.
4. Diseñar el flujo de trabajo. Es importante separar las diferentes etapas del proceso de aprobación en diferentes pasos. Vale la pena nombrar claramente cada paso y asignar personas específicas que serán responsables de ciertas tareas.
5. Definir permisos y reglas. Cada campo se puede configurar de manera que sea editable y legible u oculto.
6. Realice una ejecución de prueba e implemente. De esta manera, puede verificar si las condiciones definidas funcionan y si hay algún error.

Usar herramientas de gestión de flujo de trabajo, puede trabajar con cualquier espacio donde se almacenen documentos para que pueda organizar su trabajo y colaborar más rápido. El software facilita concentrarse en las tareas de trabajo en lugar de buscar constantemente en las carpetas los archivos correctos. En su lugar, puede concentrarse en simplificar su flujo de trabajo de gestión de documentos para que el equipo pueda dedicar más tiempo a revisar y actualizar documentos.

Trabajar con documentos en papel requiere mucho tiempo para transferirlos. Al mismo tiempo, los empleados no interactúan con ellos durante mucho tiempo. Pero en formato electrónico, puede preparar todos los documentos importantes en cuestión de minutos y enviarlos a otros empleados para su aprobación.

PandaDoc: un asistente para cada empresa

Toda empresa necesita una herramienta de automatización de documentos, porque facilita mucho todos los procesos de trabajo y ahorra tiempo a cada empleado. Además, un gran asistente en toda organización es Pandadoc. Es un programa que te permite crear, modificar, firmar y almacenar documentos importantes. Se caracteriza por una interfaz clara y un gran conjunto de herramientas útiles. Ahora puede crear un contrato o acuerdo en minutos. También simplifica el proceso de firma de contratos: todo lo que tiene que hacer es enviar un documento a través de la red y esperar a que se firme. Hay muchas herramientas en el sitio que le permiten trabajar con documentos sin dificultad. Miles de plantillas listas para usar existe, el cual solo necesita llenar y firmar. Además, existe la oportunidad de crear una plantilla para cumplir con los requisitos de una organización en particular. El portal ofrece diferentes paquetes a un precio razonable para ampliar sus capacidades. Pero puedes probarlos en la versión de prueba durante 7 días antes. Gracias a su facilidad de uso, esta plataforma es elegida por muchas empresas europeas.

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• Fuente: https://www.fintechnews.org/how-to-automate-documentation-workflow/