Los empresarios inteligentes saben que el diablo está en los detalles, especialmente cuando se trata de claridad financiera. En el centro de tal claridad se encuentra el paso estratégico de categorizar los gastos comerciales. Esto significa clasificar meticulosamente cada dólar gastado en categorías claramente definidas, lo que permite tener una visión general de hacia dónde fluyen los fondos. En este blog, profundizamos en por qué y cómo categorizar sus gastos comerciales.

¿Por qué categorizar los gastos comerciales?

Cuando se trata de administrar las finanzas de tu negocio, uno de los pasos fundamentales que puedes tomar es categorizar tus gastos. Esto implica desarrollar una lista completa de categorías de gastos comerciales populares, asegurando que cada transacción que realiza su empresa esté claramente asignada al lugar que le corresponde. ¿Por qué es esto importante?, te preguntarás. La respuesta está en la multitud de beneficios que ofrece esta práctica.

En primer lugar, categorizar sus gastos es crucial para mantener la coherencia organizacional dentro de su empresa. Simplifica el proceso de seguimiento de las salidas financieras, lo que le facilita ver adónde va su dinero. Esta claridad es invaluable no sólo para la gestión diaria sino también para propósitos presupuestarios estratégicos. Al tener una visión clara de sus patrones de gasto, puede tomar decisiones informadas sobre dónde asignar recursos para un crecimiento óptimo.

Además, comprender qué gastos se clasifican en qué categorías es esencial a la hora de declarar impuestos. Ciertos gastos son deducibles de impuestos, lo que significa que se pueden restar de su ingreso total imponible, lo que reduce efectivamente la cantidad de impuestos que debe. Aquí es donde realmente brilla la magia de la categorización. Al asignar diligentemente cada gasto a su categoría correcta, puede maximizar sus deducciones y reducir así su ingreso imponible. ¿El resultado? Más flujo de caja que puede reinvertirse en su negocio, fomentando un mayor desarrollo y expansión.

Entonces, la pregunta ahora es: ¿cómo se pueden categorizar los gastos de manera que no sólo mantenga organizados sus registros financieros sino que también optimice sus deducciones fiscales? En las siguientes secciones, profundizaremos en algunas categorías de gastos comerciales comunes que debería realizar un seguimiento en su software de contabilidad. También exploraremos cómo se puede automatizar la categorización de gastos utilizando la tecnología.

¿Cómo categorizar los gastos?

Profundicemos en los matices de categorizar los gastos comerciales.

1. Crear categorías

El primer paso para dominar el panorama financiero de su empresa es establecer categorías claras y completas para sus gastos. Esta tarea fundamental es más que un simple ejercicio de organización; es un paso estratégico para obtener información útil sobre sus operaciones financieras. Estas son las categorías esenciales que toda pequeña empresa debería considerar:

• Los gastos de explotación: Estos son los gastos del día a día que son necesarios para que tu negocio funcione. Incluyen el alquiler o la hipoteca de su espacio comercial, facturas de servicios públicos, suministros de oficina y los costos asociados con el mantenimiento de sus instalaciones comerciales.
• Gastos de personal: Los sueldos, salarios, beneficios e impuestos sobre la nómina entran en esta categoría. Es fundamental estar atento a estos gastos, ya que a menudo representan una parte importante de sus gastos totales.
• Tecnología y Software: En la era digital actual, invertir en tecnología y software es indispensable. Esta categoría cubre gastos relacionados con suscripciones de software, compras de hardware, mantenimiento y servicios de soporte de TI.
• Marketing y publicidad: Aquí se incluyen todos los costos asociados con la promoción de su negocio, como publicidad, materiales de marketing y campañas de marketing digital. El marketing eficaz es vital para el crecimiento, por lo que es esencial realizar un seguimiento minucioso de estos gastos.
• Viajes y entretenimiento: Para muchas empresas, es necesario reunirse con clientes, asistir a eventos de la industria y otras actividades relacionadas con los viajes. Esta categoría captura todos los costos relacionados con viajes de negocios y entretenimiento para clientes.
• Honorarios profesionales: La subcontratación de servicios profesionales como asesoramiento jurídico, contabilidad y consultoría puede ser crucial para el éxito empresarial. Lleve un registro de estos gastos para asegurarse de obtener un buen retorno de su inversión.
• Seguros: Una cobertura de seguro adecuada no es negociable para proteger su negocio. Esta categoría incluye primas de seguro de responsabilidad, seguro de propiedad y cualquier otra póliza de seguro comercial.
• Impuestos y Licencias: Los impuestos, ya sean impuestos sobre la renta, sobre las ventas o sobre la propiedad, y cualquier tarifa relacionada con licencias o permisos comerciales, deben registrarse meticulosamente en esta categoría.
• Investigación y desarrollo (I + D): Para las empresas centradas en la innovación, los gastos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos son fundamentales para el crecimiento y la competitividad futuros.

2. Subcategorías

Profundizar en subcategorías permite realizar un seguimiento y análisis más precisos de los gastos, lo que proporciona información más detallada sobre adónde va su dinero e identifica áreas potenciales para ahorrar costos. Refinaremos las categorías mencionadas anteriormente:

• Los gastos de explotación
  • Servicios públicos (electricidad, agua, internet)
  • Alquiler o Hipoteca
  • Mantenimiento y Reparaciones
  • Suministros y equipos de oficina
• Gastos de personal
  • Salarios y sueldos
  • Beneficios (seguro médico, planes de jubilación)
  • Impuestos sobre la nómina
• Tecnología y Software
  • Suscripciones de software
  • Compras de hardware
  • Servicios de soporte de TI
• Marketing y publicidad
  • Marketing Digital
  • Publicidad impresa
  • Materiales Promociónales
• Viajes y entretenimiento
  • Transporte (vuelos, alquiler de coches)
  • Hotelería
  • Comida y entretenimiento
• Honorarios profesionales
  • Servicios Legales
  • Servicios de Contabilidad
  • Tarifa de consulta
• Seguros
  • Seguro De Responsabilidad Civil:
  • Seguros de Propiedad
  • Compensación para Trabajadores
• Impuestos y Licencias
  • Impuesto sobre las ganancias
  • Impuestos de ventas
  • Licencias y permisos
• Investigación y desarrollo (I + D)
  • Servicio de Desarrollo de Productos
  • Estudio de Mercado
  • Tarifas de patentes y marcas comerciales

3. Seguimiento de gastos

La piedra angular de una gestión financiera sólida es el seguimiento meticuloso de cada centavo que entra y sale de su negocio. En el mundo digital actual, aprovechar la tecnología para automatizar este proceso no es sólo una conveniencia; es una necesidad para mantenerse competitivo e informado. A continuación se explica cómo hacerlo de forma eficaz:

• Utilice software de contabilidad: Implemente una solución de software de contabilidad confiable que se ajuste a las necesidades de su negocio. Plataformas como Nanonets, QuickBooks, Xero o FreshBooks pueden automatizar el seguimiento de gastos, facturación y nómina, reduciendo significativamente la posibilidad de errores humanos y ahorrando tiempo.
• Recibos y Facturas Digitales: Fomente el mantenimiento de registros digitales almacenando escaneos o fotografías de recibos y facturas. Esta práctica no solo respalda el medio ambiente sino que también simplifica los procesos de recuperación y auditoría.
• Integrar cuentas bancarias y tarjetas de crédito: Muchas soluciones de software de contabilidad ofrecen la posibilidad de vincular directamente las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito de su empresa, lo que permite un seguimiento de los gastos en tiempo real y una conciliación perfecta.
• Categorizar transacciones inmediatamente: Adquiera el hábito de categorizar cada gasto a medida que ocurre. Retrasar esta tarea puede generar imprecisiones y gastos pasados ​​por alto.

4. Revisión periódica

La naturaleza dinámica de los negocios requiere revisiones periódicas de sus actividades financieras. Esta práctica ayuda a identificar tendencias, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones informadas:

• Revisiones Mensuales: Dedique tiempo cada mes a revisar sus gastos categorizados. Busque tendencias, como aumentos inesperados en determinadas categorías, e investigue cualquier anomalía.
• Reuniones financieras trimestrales: Más allá de las revisiones individuales, interactúe con su equipo o asesor financiero trimestralmente para analizar la salud financiera de la empresa. Estas reuniones son cruciales para la planificación estratégica y los ajustes.
• Evaluación comparativa: Compare sus índices de gastos con los estándares de la industria o negocios similares. Esta evaluación comparativa puede resaltar áreas de eficiencia o preocupación, guiando futuras estrategias financieras.

5. Ajuste las categorías según sea necesario

La flexibilidad en su enfoque de gestión financiera permite que su empresa se adapte a cambios y desafíos inesperados:

• Necesidades empresariales en evolución: A medida que su negocio crece o cambia de dirección, es posible que su sistema de categorización financiera deba adaptarse. Esté abierto a agregar nuevas categorías o consolidar las existentes para reflejar mejor sus operaciones actuales.
• Ajustes estacionales: Para empresas con variaciones estacionales, ajustar categorías o presupuestos para reflejar estos cambios puede proporcionar proyecciones y planificación financieras más precisas.
• Cambios tecnológicos y de mercado: Manténgase al tanto de los avances tecnológicos y las tendencias del mercado que podrían afectar sus categorías de gastos. Por ejemplo, un cambio hacia el trabajo remoto podría reducir su necesidad de espacio de oficina pero aumentar sus gastos en tecnología y software.

7. Considere las implicaciones fiscales

Comprender y planificar las implicaciones fiscales de los gastos comerciales es fundamental. No todos los gastos reciben el mismo trato según las leyes fiscales, y una categorización adecuada puede generar importantes ahorros fiscales:

• Manténgase informado sobre las leyes fiscales: Las regulaciones tributarias cambian con frecuencia y mantenerse informado puede ayudarlo a maximizar las deducciones y los créditos. Considere consultar con un profesional de impuestos para garantizar el cumplimiento y la optimización de los beneficios fiscales.
• Distinguir entre gastos comerciales y personales: Mantenga las finanzas personales y comerciales separadas para simplificar la preparación de impuestos y respaldar las reclamaciones por gastos comerciales.
• Documentar todo: Mantenga registros meticulosos de todos los gastos, incluidos recibos y facturas. La documentación es crucial para fundamentar las deducciones y puede ser invaluable en caso de una auditoría.
• Plan de deducciones: Sea proactivo a la hora de comprender qué gastos son totalmente deducibles, parcialmente deducibles o no deducibles en absoluto. Este conocimiento puede influir en las decisiones de gasto y las estrategias fiscales a lo largo del año.

8. Se consistente

La coherencia y precisión en la forma en que se clasifican y gestionan los gastos es clave para mantener registros financieros confiables:

• Establezca pautas claras: Desarrolle un conjunto de reglas para categorizar los gastos y asegúrese de que se sigan de manera consistente. Esta estandarización reduce la confusión y los errores, lo que hace que el análisis financiero sea más sencillo.
• Actualizar periódicamente los registros financieros: Adopte como rutina actualizar y revisar sus registros financieros con regularidad. Las actualizaciones constantes evitan retrasos y facilitan la detección de tendencias y la resolución de problemas con prontitud.
• Entrena a tu equipo: Si otros miembros del equipo participan en la gestión financiera, asegúrese de que estén capacitados y comprendan la importancia de la coherencia en el seguimiento y la categorización de gastos.
• Revisar y refinar procesos: A medida que su negocio evoluciona, también deberían hacerlo sus prácticas de gestión financiera. Revise periódicamente sus procesos para comprobar su eficiencia y precisión, y esté abierto a realizar ajustes para mejorarlos.

Categorías de gastos con beneficios fiscales

Comprender cómo categorizar los gastos y activos de su negocio de acuerdo con las pautas del IRS es un enfoque estratégico para la gestión financiera que puede afectar significativamente sus resultados. La categorización adecuada no sólo lo prepara para una temporada de impuestos más fluida, sino que también permite la planificación estratégica para la gestión del flujo de efectivo. Para las pequeñas empresas, en particular, donde el margen de error es reducido y la tasa de supervivencia es una moneda al aire más allá de cinco años, dominar el arte del seguimiento de gastos y aprovechar los beneficios fiscales es fundamental.

Un gasto comercial abarca cualquier costo incurrido en la búsqueda de generar ingresos. El IRS estipula que para calificar para deducciones fiscales, los gastos deben ser tanto "ordinarios como necesarios". Esta definición amplia incluye todo, desde los salarios que le paga a su personal hasta el alquiler de su espacio de oficina.

Exploremos ahora brevemente las oportunidades de deducciones fiscales. Incorpórelos a su marco de gestión de gastos para maximizar su eficiencia fiscal.

Gastos de marketing y publicidad: Los gastos incurridos en marketing y publicidad de su empresa, incluidos los costos de tarjetas de presentación, desarrollo de sitios web y publicidad en medios digitales o tradicionales, generalmente son deducibles de impuestos. Esta categoría es amplia y abarca todo, desde la creación de materiales publicitarios hasta cuotas de membresía para redes comerciales u organizaciones comerciales, siempre que estén destinadas a promover su negocio.

Gastos de vehículo y viaje: Para los propietarios de negocios que utilizan vehículos personales con fines comerciales, el IRS permite deducciones por una parte de los gastos relacionados con el arrendamiento, seguros, reparaciones, combustible y alquiler de garaje. Tiene la opción de utilizar la tarifa de millaje estándar o calcular los gastos reales en función del porcentaje de uso comercial del vehículo. Además, los gastos de viajes de negocios, incluidos transporte, alojamiento y comidas (con algunas limitaciones), también son deducibles, enfatizando la necesidad de que estén directamente relacionados con el negocio.

Primas de seguros: Los costos de seguro para proteger su negocio, incluida la responsabilidad, la propiedad, la compensación laboral y las primas del seguro médico, a menudo son totalmente deducibles. Esto puede extenderse a una variedad de coberturas específicas relevantes para sus actividades comerciales y beneficios para empleados.

Compensación y beneficios para empleados: Los sueldos, salarios, bonificaciones y otras formas de compensación para los empleados son gastos deducibles. Esto incluye impuestos sobre la nómina y beneficios como seguro médico, contribuciones al plan de jubilación y asistencia educativa, siempre que sean para el beneficio de sus empleados y cumplan con ciertos criterios.

Servicios Profesionales: Se pueden deducir los honorarios pagados por servicios legales, contables, de consultoría y de TI que sean necesarios y ordinarios para las operaciones de su negocio. Esto ayuda a las empresas a aprovechar la experiencia externa sin soportar toda la carga financiera.

Comidas de negocios: ¿Hacer networking o hablar de negocios durante una comida? El cincuenta por ciento de estos costes son deducibles. Sin embargo, si proporciona comidas a los empleados bajo ciertas condiciones, como trabajar hasta tarde o fiestas en la oficina, obtendrá una deducción del 100%.

Equipo y software: La compra o el arrendamiento de equipos comerciales, ya sean maquinaria, vehículos o muebles de oficina y software, pueden ofrecer deducciones. El tratamiento específico puede depender de la naturaleza y uso del activo dentro de su negocio. El IRS permite la depreciación del equipo durante su vida útil o, en algunos casos, una cancelación inmediata del 100% para artículos por debajo de un cierto umbral.

Gastos de servicios públicos y oficina: Los gastos comerciales habituales, como los servicios públicos (electricidad, agua, Internet) y el alquiler o los intereses hipotecarios de la propiedad comercial, son totalmente deducibles. Esto se extiende a cualquier mantenimiento y reparación necesarios para mantener operativas las instalaciones de su negocio.

Renta: El costo del arrendamiento de su espacio comercial es deducible. Si tu negocio también requiere alquiler de equipos, esos gastos se suman a la lista de deducciones.

Contribuciones caritativas: Participar en filantropía puede generar beneficios fiscales bajo ciertas condiciones, agregando un nivel de responsabilidad fiscal a sus esfuerzos de responsabilidad social corporativa.

Gastos de cuidado de dependientes: Una parte de lo que paga por el cuidado de niños o dependientes puede ser deducible, lo que ofrece un alivio a los propietarios de empresas que equilibran la familia y la empresa.

Contribuciones de jubilación: Invertir en su futuro y el de sus empleados a través de planes de jubilación no sólo garantiza el bienestar a largo plazo sino que también ofrece ventajas fiscales inmediatas.

Deuda incobrable: Una realidad en el mundo empresarial: los préstamos a empleados o las ventas a crédito a clientes que no se pagan pueden convertirse en una oportunidad de deducción. ¿La advertencia? Deben ser deudas genuinamente relacionadas con el negocio, una estipulación que subraya la importancia de la documentación y la diligencia debida.

Costos iniciales y organizacionales: Los gastos relacionados con la puesta en marcha de un negocio se pueden amortizar y deducir a lo largo de varios años.

Comisiones bancarias e intereses: Los cargos relacionados con cuentas bancarias comerciales son deducibles. AAdemás, dado que el costo de endeudarse, ya sea a través de préstamos o crédito, es inherentemente parte de hacer negocios, el IRS permite la deducción de gastos por intereses que alientan a las empresas a aprovechar el crédito como una herramienta para el crecimiento sin penalizaciones indebidas.

Contrato laboral: En una economía cada vez más dependiente de trabajadores independientes y contratistas, los gastos asociados con esta fuerza laboral flexible son deducibles. Esta adaptabilidad en la dotación de personal, reflejada en beneficios fiscales, subraya la naturaleza evolutiva de las operaciones comerciales modernas.

Educación y entrenamiento: Los costos para mejorar las habilidades de los empleados y el desarrollo profesional son deducibles, siempre que sean relevantes para su negocio.

Muebles para oficina: Para aquellos que operan su imperio desde casa, una parte de los gastos relacionados con el hogar se puede transformar en una deducción comercial, siempre que el espacio se utilice exclusivamente para negocios.

Pérdidas por hechos fortuitos: Los desastres naturales y las catástrofes imprevistas pueden causar importantes tensiones financieras. Sin embargo, el IRS ofrece un salvavidas a través de deducciones por las pérdidas incurridas, siempre que éstas no sean compensadas por el seguro. Esta categoría habla del principio más amplio de gestión de riesgos y sus implicaciones fiscales.

Categorización de gastos automatizada con nanoredes

En el panorama empresarial actual en rápida evolución, la automatización se ha convertido en una necesidad para seguir siendo competitivo y eficiente. Esto es particularmente cierto cuando se trata de la meticulosa tarea de categorización de gastos, un proceso que, si bien es crucial, puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos. Ingrese a Nanonets, una plataforma de automatización de AP de vanguardia diseñada para agilizar su proceso de gestión de gastos, garantizando que su negocio permanezca organizado, maximice sus beneficios fiscales, evite el fraude y brinde visibilidad detallada de los gastos con un mínimo esfuerzo.

1. Captura de gastos automatizada:

Los recibos se capturan más rápido que una bala, gracias a las maravillas de la tecnología móvil y las integraciones perfectas para importar recibos desde su bandeja de entrada de correo, aplicaciones y bases de datos.

2. Captura de datos automatizada:

Nanonets utiliza tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente datos de recibos, facturas y otros documentos financieros. Esta capacidad significa que en el momento en que un documento ingresa a su sistema, Nanonets comienza a categorizar los gastos identificando información clave como nombres de proveedores, fechas, montos y más. Esta automatización reduce la necesidad de entrada manual, lo que reduce significativamente el tiempo invertido y el riesgo de errores.

3. Categorización inteligente:

Al comprender que cada empresa tiene prácticas financieras únicas, Nanonets ofrece la flexibilidad de personalizar reglas y categorías según sus necesidades específicas. Ya sea que necesite agregar nuevas categorías de gastos, modificar las existentes o configurar reglas específicas para la categorización automática, Nanonets proporciona las herramientas para hacerlo realidad. Esta personalización garantiza que su proceso de gestión de gastos se alinee con sus operaciones comerciales y estrategias de planificación fiscal.

También puedes encender Categorización inteligente de gastos, personalice las categorías y subcategorías de gastos según las necesidades de su negocio, y Nanonets asigna automáticamente los gastos a las categorías y subcategorías apropiadas y detecta anomalías para su posterior revisión. Es más, ¡esta característica funciona de inmediato sin requerir ningún dato de entrenamiento!

4. Aprobaciones sencillas: 

Las comprobaciones de cumplimiento impulsadas por el sistema se activan primero y señalan sólo los valores atípicos. Los gerentes pueden concentrarse en problemas reales en lugar de jugar al "Whack-a-Mole" con cada informe. Luego, puede agregar personas involucradas para garantizar que las facturas se envíen para su aprobación a la persona adecuada en el momento adecuado. Además, puede hacer cumplir su política de aprobación y controles de validación personalizados.

5. Integración con software de contabilidad y otras aplicaciones:

Nanonets cuenta con capacidades de integración perfecta con software de contabilidad popular como QuickBooks, Xero y FreshBooks. Esto significa que una vez que se capturan y categorizan los gastos, se pueden importar directamente a su software de contabilidad, manteniendo una única fuente de confianza para sus datos financieros.

6. Visibilidad en tiempo real de gastos y presupuestos

Con Nanonets, obtiene acceso a informes en tiempo real y a información analítica sobre sus datos de gastos. Esta función le permite monitorear patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones informadas basadas en información financiera actualizada. Además, tener visibilidad instantánea de los gastos categorizados puede facilitar una mejor elaboración de presupuestos, previsiones y preparación de impuestos.

7. Mejorar el cumplimiento y la preparación para la auditoría:

Las auditorías continuas y automatizadas hacen la vida más fácil. Las anomalías sobresalen como un pulgar dolorido y la aplicación de las políticas es más estricta que un tambor.

Conclusión

En conclusión, dominar el arte de la categorización de gastos no es sólo una cuestión de higiene financiera; es un esfuerzo estratégico que mejora la eficiencia operativa, la optimización fiscal y la trayectoria de crecimiento general de su negocio. Mediante una categorización diligente y el aprovechamiento de tecnologías de automatización como Nanonets, las empresas pueden alcanzar un nivel de claridad y eficiencia financiera que antes era inalcanzable.

Al adoptar las prácticas descritas en este blog, desde establecer categorías de gastos integrales hasta integrar herramientas de gestión de gastos de vanguardia, los empresarios pueden obtener información invaluable sobre sus operaciones financieras. Esto no sólo ayuda en la toma de decisiones del día a día, sino que también posiciona a la empresa para un crecimiento sostenible y resiliencia frente a la dinámica cambiante del mercado.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/