Introducción

El correo electrónico se ha convertido en una parte integral de nuestras vidas, sirviendo como un canal de comunicación principal para individuos, empresas y organizaciones a nivel mundial. Enviamos y recibimos una cantidad asombrosa de correos electrónicos todos los días, cada uno lleno de información valiosa, desde recordatorios de reuniones y asignaciones de tareas hasta consultas de clientes y confirmaciones de transacciones. Si bien los correos electrónicos se destacan en la comunicación directa, a menudo se quedan cortos cuando necesitamos organizar, analizar o compartir esta gran cantidad de datos de manera eficiente. Ahí es donde interviene Google Sheets, que ofrece potentes capacidades de colaboración y manipulación de datos.

En este blog, desmitificaremos el proceso de conversión de correos electrónicos a Hojas de cálculo de Google. En esta era digital donde los datos son los reyes, comprender cómo aprovechar los datos de su correo electrónico de manera efectiva puede brindarle una ventaja competitiva. Puede sonar complejo o técnico, pero no temas. Nuestro objetivo es guiarlo a través de este proceso en pasos simples y fáciles de entender, independientemente de su destreza técnica.

Piénselo: los correos electrónicos a menudo contienen datos que pueden ser críticos para la gestión de proyectos, el seguimiento de clientes potenciales, la gestión de relaciones con los clientes y muchos otros aspectos del negocio. Convertir estos datos no estructurados en un formato estructurado como Hojas de cálculo de Google abre un mundo de posibilidades. Permite un fácil análisis de datos, ayuda en la toma de decisiones y fomenta la colaboración en equipo. Incluso como individuos, podemos beneficiarnos de esta conversión para realizar un seguimiento de las finanzas personales, RSVP de eventos o incluso administrar nuestros itinerarios de viaje siempre tan complicados.

Si usted es un profesional de negocios que busca optimizar sus operaciones, un investigador académico que realiza una encuesta o un usuario ocasional de Internet que espera poner orden en su vida digital, convertir correos electrónicos a Hojas de cálculo de Google puede ser un cambio de juego. Y estamos aquí para guiarlo a través de este viaje transformador.

Procesamiento de factura: Las empresas reciben diariamente multitud de facturas por correo electrónico. Convertir esta información en Hojas de cálculo de Google puede acelerar el procesamiento y seguimiento de facturas. Los correos electrónicos que contienen facturas se reenvían automáticamente a Nanonets, que extrae datos clave (como el número de factura, el nombre del proveedor, el monto, etc.) del cuerpo del correo electrónico o los archivos adjuntos. Los datos extraídos luego se rellenan en una hoja de Google. Esto permite una visión general clara de todas las facturas recibidas, agiliza los pagos y ayuda en la gestión del flujo de caja.

Procesamiento de órdenes de compra: Las empresas reciben con frecuencia órdenes de compra (PO) de los clientes por correo electrónico, a menudo como archivos adjuntos en PDF. Estos documentos contienen detalles esenciales, como el nombre del cliente, la dirección, el número de orden de compra, los detalles del artículo, las cantidades, los precios y las instrucciones de entrega. La gestión manual de estas órdenes de compra puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores. Mediante el uso de un proceso de automatización con tecnología OCR, estos correos electrónicos pueden detectarse automáticamente y los documentos de orden de compra adjuntos pueden escanearse. El proceso de OCR extrae puntos de datos cruciales como el nombre del cliente, número de orden de compra, detalles del artículo, cantidades, precios y fechas de entrega. La información extraída luego se transfiere a una hoja de Google. Este sistema automatizado proporciona una plataforma estructurada y centralizada para gestionar todas las órdenes de compra. Elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, lo que reduce los errores y ahorra un tiempo valioso. También permite una visión general rápida de todos los pedidos, su estado actual y ayuda a predecir la demanda futura. Con todas las órdenes de compra organizadas en un solo lugar, las empresas pueden mejorar su proceso de gestión de pedidos, mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y ofrecer un mejor servicio al cliente.

Seguimiento de clientes potenciales de campañas de marketing: Si una empresa ejecuta campañas de marketing por correo electrónico en las que se reciben respuestas de clientes potenciales por correo electrónico, estas pueden analizarse y transferirse a Hojas de cálculo de Google. Se pueden extraer y cotejar detalles como el nombre de la persona, el correo electrónico, la información de contacto y su mensaje. Esta automatización permite el seguimiento en tiempo real de los clientes potenciales y permite seguimientos más rápidos y personalizados, lo que mejora las tasas de conversión.

OCR en Procesamiento de CV: Para los departamentos de recursos humanos, la tarea de revisar una gran cantidad de currículos enviados por correo electrónico puede llevar mucho tiempo. Al implementar OCR, se pueden extraer puntos de datos clave como el nombre del candidato, la información de contacto, las habilidades, la experiencia y la educación de los documentos de currículum adjuntos. Esta información se puede completar en una hoja de Google, lo que agiliza la selección de candidatos y permite una comparación eficiente de las calificaciones de los solicitantes.

Gestión de Atención al Cliente: Las empresas a menudo reciben solicitudes de servicio al cliente por correo electrónico. Al automatizar la extracción de datos de estos correos electrónicos en Hojas de cálculo de Google, las empresas pueden administrar y monitorear sus operaciones de servicio al cliente de manera más efectiva. Los detalles como el nombre del cliente, el correo electrónico, el problema informado y la hora de recepción podrían analizarse automáticamente en una hoja de cálculo de Google. Este proceso permite tiempos de respuesta más rápidos, seguimiento de problemas en tiempo real y ayuda en el análisis de problemas comunes para mejorar la calidad general del servicio.

Pasos para convertir correos electrónicos a hojas de cálculo de Google

Hemos enumerado los pasos para configurar la extracción de datos de correo electrónico a Hojas de cálculo de Google en Nanonets. Puede configurar un flujo de trabajo para extraer datos de los correos electrónicos entrantes y completarlos en Hojas de cálculo de Google en tiempo real.

Alternativamente, puede echar un vistazo a la siguiente demostración para comenzar y configurar su flujo de trabajo de extracción de datos de correo electrónico.

Aquí están los pasos –

• Elija un modelo previamente entrenado en función de su tipo de documento o cree su propio extractor de documentos en cuestión de minutos.

• Una vez que haya creado el modelo, vaya a la sección Flujo de trabajo en el panel de navegación izquierdo.

• Vaya a la pestaña de importación y haga clic en "Recibir archivos por correo electrónico".
• En la vista ampliada, podrá encontrar una dirección de correo electrónico generada automáticamente creada por Nanonets.

• Cualquier correo electrónico enviado a esta dirección será ingerido por el modelo de Nanonets que creó y se extraerán datos estructurados de él. Puede configurar el reenvío de correo electrónico para reenviar automáticamente los correos electrónicos entrantes desde cualquier dirección de correo electrónico a la dirección de correo electrónico de Nanonets para automatizar la ingesta de correo electrónico y la extracción de datos.

Aprenda a configurar el reenvío de correo electrónico desde cualquier correo electrónico

Una vez que haya completado los pasos anteriores, la integración se agregará a su cuenta de Nanonets. Todos los correos electrónicos nuevos y entrantes se importarán a Nanonets y serán procesados ​​por su modelo, que extraerá datos estructurados de ellos. También puede ampliar el flujo de trabajo agregando postprocesamiento, reglas de validación/aprobación, exportaciones al software/base de datos de su elección.

Por ahora, agreguemos una exportación de hoja de Google al flujo de trabajo.

• En la pantalla de flujo de trabajo, vaya a la pestaña de exportación y haga clic en "Exportar a Hojas de cálculo de Google".

• Autentica tu cuenta de Google.

• Seleccione su hoja de cálculo, hoja de trabajo y haga coincidir los encabezados de la hoja de Google con las etiquetas de los datos estructurados de Nanonets para especificar el formato en el que desea que se complete su hoja de Google.

• Haga clic en "Agregar integración" y listo.

Su modelo de extracción de datos de Nanonets ahora escuchará los correos electrónicos entrantes, extraerá los datos requeridos de ellos y exportará los datos a su hoja de Google especificada, ¡todo en tiempo real!

Nanonets para correo electrónico automatizado a hojas de cálculo de Google

La automatización se ha convertido en la piedra angular de la eficiencia empresarial moderna, y Nanonets se ha labrado un lugar en este campo, ofreciendo soluciones basadas en inteligencia artificial que pueden convertir sin esfuerzo sus correos electrónicos a Hojas de cálculo de Google. Con Nanonets, puede aprovechar el poder de la IA para procesar, analizar y administrar sus datos de correo electrónico de una manera más estructurada, organizada y accesible.

Nanonets utiliza algoritmos de aprendizaje automático (ML) para detectar y extraer información pertinente de correos electrónicos y sus archivos adjuntos, incluso aquellos que requieren OCR para imágenes y archivos PDF escaneados. Ya sea que se trate de facturas, órdenes de compra, confirmaciones de ventas, currículos o solicitudes de servicio al cliente, Nanonets puede identificar, extraer y cotejar datos, asegurando que todo esté ordenado y se pueda buscar en una hoja de cálculo de Google.

Con Nanonets, los beneficios de transformar correos electrónicos a Hojas de cálculo de Google se vuelven mucho más accesibles y prácticos. Su organización puede manejar rápidamente grandes volúmenes de datos de correo electrónico, aliviando la carga de la entrada manual de datos y, por lo tanto, reduciendo significativamente el riesgo de error humano. El proceso puede mejorar la productividad de su equipo al liberar el tiempo dedicado a tareas repetitivas, lo que les permite concentrarse en actividades más estratégicas y de valor agregado.

La API de Nanonets está diseñada con interfaces fáciles de usar, lo que facilita la integración con sus sistemas de correo electrónico existentes y Hojas de cálculo de Google. Ofrece la flexibilidad de personalizar el proceso de extracción de datos en función de sus necesidades comerciales únicas. Puede definir los campos que desea extraer de sus correos electrónicos o archivos adjuntos, ya sean nombres, direcciones, números de factura, detalles de pedidos o códigos de productos específicos.

Además, los modelos de IA de Nanonets aprenden y mejoran continuamente con el tiempo, volviéndose más precisos a la hora de extraer la información que necesita. Emplea el aprendizaje profundo, un subconjunto del aprendizaje automático, para comprender y reconocer varias formas de texto en los documentos, incluso si tienen diferentes formatos o diseños. Esta capacidad es particularmente útil cuando se procesan órdenes de compra o currículos que a menudo vienen en una multitud de plantillas y estructuras.

Por ejemplo, cuando se trata de facturas u órdenes de compra, Nanonets puede extraer automáticamente todos los campos de datos relevantes, independientemente de los diferentes formatos en los que las diferentes empresas puedan enviar estos documentos. De manera similar, para las empresas que reciben cientos de currículos en diferentes formatos, Nanonets utiliza OCR para identificar y extraer detalles de los candidatos, proporcionando un resumen estructurado de todos los solicitantes.

Si tiene un sistema de servicio al cliente que recibe numerosas consultas y comentarios de los clientes por correo electrónico, Nanonets puede analizar estos correos electrónicos y segregar los datos en categorías predefinidas en Hojas de cálculo de Google. Este enfoque puede ayudar a rastrear los problemas de los clientes, mejorar el tiempo de respuesta y proporcionar información valiosa sobre la satisfacción del cliente y las mejoras del producto.

En general, implementar una solución como Nanonets para la conversión automática de correo electrónico a Hojas de cálculo de Google puede mejorar significativamente sus capacidades de administración de datos. No solo simplifica el procesamiento y análisis de datos, sino que también permite una toma de decisiones más informada, operaciones optimizadas y un mejor servicio al cliente.

En el mundo digital en rápida evolución, los datos son, sin duda, uno de los recursos más valiosos que tiene una empresa. Como tal, utilizar esos datos de manera eficiente puede servir como un diferenciador crítico en un mercado competitivo. Y con Nanonets, extraer y aprovechar el poder de sus datos de correo electrónico nunca ha sido tan fácil. Entonces, aproveche el poder de la automatización, aproveche el potencial sin explotar de sus datos de correo electrónico y desbloquee nuevas vías de productividad y eficiencia para su negocio.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/emails-to-google-sheets/