¿Alguna vez has estado en una situación en la que un comentario cambió tu vida? ¡Tengo! Durante años trabajé como empleado de tiempo completo en nuevas empresas y empresas de tecnología.

Entonces, un día, mi jefe descubrió que hacía algunos trabajos paralelos de marketing de contenidos fuera de horario (lo cual no era un secreto). Al principio estaban preocupados y me pidieron que eligiera entre trabajar para ellos o centrarme en el trabajo independiente.

Sin embargo, después de pensarlo un poco, me dijeron que, desde una perspectiva profesional, tenía sentido hacer la transición a un profesional independiente de marketing de contenidos a tiempo completo, ya que muchas empresas necesitaban este tipo de servicios y no tenían con quién trabajar.

Esto me aseguró que pasarme al trabajo independiente era lo correcto y no he vuelto a mirar atrás desde entonces.

Lo que escuché ese día fue retroalimentación productiva en su máxima expresión. En este artículo, te diré qué es, cómo compartirlo y te daré ejemplos de gerentes que ofrecen consejos constructivos a los empleados a diario.

¿Qué es la retroalimentación productiva?

Cómo dar comentarios productivos

Ejemplos de comentarios productivos.

Brindar retroalimentación productiva de alto rendimiento

¿Qué es la retroalimentación productiva?

La retroalimentación productiva actúa como crítica constructiva. Se otorga para apoyar el crecimiento y la mejora en un área específica. El aspecto de la productividad sugiere que la retroalimentación debe ser útil, procesable y motivadora.

Para garantizar que la retroalimentación sea productiva, debe incluir los siguientes elementos.

Especificidad

La retroalimentación debe centrarse en comportamientos o áreas específicas. Explique al destinatario de los comentarios exactamente qué debe hacer para mejorar y cómo debe hacerlo. Los comentarios no pueden ser vagos.

accionabilidad

La retroalimentación debe incluir pautas claras, como consejos prácticos, recursos o ejemplos de los próximos pasos que la persona debe seguir para mejorar su desempeño.

La positividad

La retroalimentación debe darse de manera positiva para motivar a alguien a actuar en lugar de derribarlo. Asegúrese de equilibrar las sugerencias de mejora con las fortalezas y logros de alguien.

Líneas de tiempo

No todos los tipos de comentarios pueden esperar hasta la próxima evaluación de los empleados. "Puntualidad" significa que la persona con la que estás hablando puede recordar la situación exacta con detalles, para que pueda consultarla o presentar su perspectiva.

Pertinencia

Sus comentarios deben estar relacionados con un aspecto de su trabajo: cumplimiento de objetivos, calidad del trabajo o comunicación de equipo. El empleado podría confundirse si el vínculo entre sus comentarios y su trabajo no está claro.

Apertura

La retroalimentación productiva no es un monólogo; es una calle de doble sentido. Una vez que comparta su perspectiva, es importante escuchar al empleado y discutir cómo proceder a continuación.

constructividad

Cuando el gerente Cuando y el empleado terminan la discusión, deben sentir que la sesión de retroalimentación fue constructiva y que el objetivo era que el empleado mejorara su trabajo, no señalar sus deficiencias.

Cómo dar comentarios productivos

Paso 1. Sea claro en la intención.

Si bien a veces la retroalimentación espontánea es algo bueno, la mayoría de las veces es mejor planificarla. Antes de acercarte a alguien para darle tu opinión, debes conocer su propósito. Aquí hay algunas preguntas que puede hacerse para resolverlo:

• ¿Su equipo o empresa sufre por los comportamientos o acciones de un empleado específico?
• ¿Cómo te sientes? ¿Se siente tranquilo o estresado y enojado?
• ¿Está en un lugar donde pueda dar su opinión en privado para que ambos se sientan cómodos?
• ¿Sabes exactamente lo que te gustaría comunicar?

Recuerde que la retroalimentación productiva siempre debe ser útil y brindarse con empatía y respeto. Si no estás seguro de tus intenciones o te sientes nervioso, es mejor que guardes lo que quieras decirte a ti mismo.

Paso 2. Elige el momento y el lugar adecuados.

El momento oportuno es crucial a la hora de ofrecer comentarios productivos, ya que el empleado debe estar en el estado mental adecuado y tener tiempo suficiente para escuchar lo que usted está diciendo.

Si es posible, siempre debes programar una reunión. Laura Grant, directora de marketing de Soluciones BlueSky, sugiere tener un ambiente semiformal. Eso significa que el tono debe ser inclusivo pero formal.

"Se debe reservar tiempo para una discusión adecuada y permitir que todas las partes planifiquen y establezcan objetivos", dice.

Katharina Larikka, especialista en marketing de resultados de droppe, está de acuerdo y agrega: “Hemos visto que la mayoría de los comentarios son más productivos cuando el destinatario está abierto a recibirlos. En la práctica, esto significa compartirlo en nuestras reuniones de revisión trimestrales, cuando todos intentan dar y recibir comentarios”.

Si la retroalimentación necesita ser más ad hoc, el equipo de Larikka pregunta si es un buen momento para darla antes de hacerlo.

"Si desea que un colega mejore, el primer paso es asegurarse de que lo escuche, y eso no sucederá si están en reuniones consecutivas durante un día y leen su mensaje en el medio", dice Larikka.

Paso 3. Evite las acusaciones y describa la situación con calma.

La regla de oro para ofrecer comentarios productivos es llegar a la reunión con “buena fe”. Si bien esto se aplica al gerente y al empleado, el primero suele dirigir la reunión y marcar la pauta.

Dado que no todas las reuniones de retroalimentación vienen con una agenda, recuerde que la persona que recibe la retroalimentación puede sorprenderse y emocionarse.

“Es casi imposible prever cómo responderá el destinatario. Debes observar y escuchar atentamente su respuesta para comprender lo que escucharon y cómo se sintieron al respecto”, dice John Butterworth, director ejecutivo y fundador de 10kescuelas.

Si se ponen emocionales, Butterworth dice que lo noten, lo aborden y lo dejen pasar antes de regresar a la discusión sobre retroalimentación.

"Si no responden o cree que hay un problema más profundo en juego, haga preguntas abiertas para aclarar", dice Butterworth.

También señala un aspecto importante: reconocer el tiempo que necesitan los empleados para aplicar mejoras.

“Cambiar comportamientos es difícil. Dale al receptor suficiente tiempo, atención y apoyo. Si nota una mejora, proporcione comentarios positivos”, dice. "Si no hay progreso, pregúnteles cómo va el plan de acción y vea qué más puede hacer para ayudar".

Butterworth, sin embargo, también dice que el tono de sus comentarios debería cambiar con el tiempo si los problemas de rendimiento persisten.

Paso 4. Haz una pausa y dales la oportunidad de responder.

Después de decir todo lo que quería, debe darle a su empleado la oportunidad de presentar su punto de vista o versión de los hechos. Puedes preguntar: “¿Cómo ha sido para ti?” o "¿Qué crees que pasó?"

Mark Damsgaard, fundador de Índice Global de Residencia, dice que la crítica constructiva se vuelve productiva si provienes de un lugar de preocupación y realmente quieres que tus empleados sean mejores.

“Escuchar su versión de los hechos puede ayudar una vez que ya hayas dado tu opinión. ¿Cuál fue el motivo de sus errores? ¿Por qué siempre llegaban tarde recientemente? Luego, escuchar activamente su versión y saber de dónde vienen le permitirá brindar ayuda y sugerencias”, dice Damsgaard.

Damsgaard señala que estas sugerencias podrían hacerles sentir más apoyados y que su lugar de trabajo es un lugar seguro.

Damsgaard añade que este enfoque hace que los empleados avancen mejor. Poder sentir que están en un equipo que los apoya los anima a trabajar más duro y mejor.

También puedes permitirles compartir retroalimentación ascendente — Es posible que aprenda sobre problemas de los que no estaba al tanto, y abordarlos mejorará su colaboración.

Paso 5. Discuta los próximos pasos.

Mencioné que la retroalimentación productiva debería ser procesable. Por eso, antes de finalizar la reunión, debes darles a tus empleados algunas sugerencias sobre cómo mejorar.

Alternativamente, puede preguntarles si tienen alguna idea sobre cómo cambiar sus comportamientos o mejorar su desempeño.

Ejemplos de comentarios productivos

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de la vida real para comprender mejor qué es la retroalimentación productiva.

Una historia personal compartida en Quora

El primero productivo. ejemplo de retroalimentación proviene de una Life Coach, Sara Rosseel, quien compartió su experiencia en Quora.

En su historia, describe un trabajo en una empresa internacional donde gestionó varios proyectos en América Latina y el Caribe. Era la persona más joven del equipo y estaba feliz de trabajar entre 50 y 60 horas a la semana.

Rosseel dice que su jefa era una “mujer dura y sensata”.

Durante su evaluación de desempeño, al gerente de Rosseel le preocupaba que Rosseel no fuera desafiado. Rosseel dice que asumió tareas rutinarias que los gerentes del proyecto no querían realizar.

“Entonces me preguntó qué tipo de trabajo me interesaba más y me animó a pedirles a los directores de proyecto que me involucraran. Me explicó que la experiencia no sólo sería valiosa para mi futura carrera, sino también más satisfactoria para mí”, escribe Rosseel.

El gerente le brindó a Rosseel su apoyo y un plazo de seis meses para extender sus alas.

“No todos los gerentes de esa organización, especialmente aquellos que ocupan puestos directivos, se interesan por el personal joven y subalterno. Me considero afortunado y desde entonces he tenido la oportunidad de transmitir el mismo consejo a otros”, escribe Rosseel.

¿Qué hizo que esta retroalimentación fuera productiva?

• En primer lugar, vino de una persona de alto rango que tenía mucha autoridad. Se interesó por una empleada junior y le comunicó claramente a Rosseel que veía mucho potencial en ella y quería ayudarla a desplegar sus alas.
• La gerente utilizó el enfoque del palo y la zanahoria: dijo que ayudaría a Rosseel en su desarrollo profesional siempre que hiciera lo mejor que pudiera. El gerente también propuso un plazo aproximado (es decir, seis meses), dentro del cual Rosseel tenía que demostrar una mejora significativa. Además, le dijo exactamente lo que debía hacer.
• Además, en lugar de orquestar la carrera de Rosseel, el gerente se aseguró de que sus consejos y planes profesionales estuvieran alineados con los objetivos y aspiraciones de Rosseel.

Por último, pero lo más importante, el destinatario de los comentarios consideró que el consejo era útil y valioso. Seguirlo le permitió a Rosseel progresar en su trabajo.

Recibir comentarios productivos: mi propia experiencia

En una vida profesional anterior, trabajé como director de proyectos en una consultoría de software. Llegué al negocio con tres años de experiencia en la gestión de un producto digital en una startup.

Entonces, aunque entendí cómo funcionaban las herramientas de gestión de proyectos como JIRA, solo utilicé las funcionalidades básicas de la herramienta.

Sin embargo, cuando me uní a la nueva empresa, comencé a gestionar unos cuatro o cinco proyectos simultáneamente, con más de 20 personas involucradas. Rápidamente descubrí que necesitaba personalizar algunos de los tableros del proyecto.

Le pedí ayuda a un gerente de proyecto senior y me mostraron cómo usar reglas avanzadas para ajustar el diseño y las funciones a mis necesidades.

La empresa pone mucho énfasis en la retroalimentación abierta y productiva. Entonces, no fue una sorpresa encontrar una descripción de esta situación en una hoja de cálculo que mi gerente usaba para recopilar comentarios para mi evaluación de desempeño mensual.

El primer ministro mencionó que todavía no era un gerente de proyectos experimentado, por lo que no necesitaba conocer las funcionalidades avanzadas de JIRA en esta etapa de mi carrera.

Pero, si quisiera hacer de esta mi carrera profesional a largo plazo, tendría que volverme competente.

La razón por la que este fue un comentario tan memorable es que el colega primer ministro subrayó que no querían que sintiera que estaba teniendo un rendimiento deficiente.

Mencionaron esto para avisarme de una habilidad que necesitaría tener en, digamos, seis meses.

Esto me daría mucho tiempo para empezar a aprender JIRA a mi propio ritmo.

También se aseguraron de brindar una reseña positiva de mi trabajo en curso, lo que vi como una agradable palmadita en la espalda y un estímulo para seguir adelante.

Brindar retroalimentación productiva de alto rendimiento

Sepa cuándo alejarse del clásico "método sándwich".

Por si no lo conoces, el método sándwich es una técnica en la que se ofrece una crítica constructiva entre un comienzo positivo y un final alentador de la reunión de retroalimentación.

Si bien es muy popular, algunos gerentes de equipo tienen su propia opinión, incluido Amit Raj, fundador y director ejecutivo de El chico de los enlaces.

“Me parece eficaz comenzar y finalizar la sesión con agradecimiento y aliento genuinos, pero abordar las áreas de mejora en una conversación separada y dedicada. Esto separa el refuerzo positivo de la crítica constructiva, lo que permite a los miembros del equipo absorber ambas completamente sin sentirse abrumados o confundidos”, dice.

Por ejemplo, Raj una vez tuvo un miembro del equipo que tenía dificultades para cumplir con los plazos.

En lugar de intercalar esta crítica entre cumplidos, programó una reunión separada para discutir estrategias de gestión del tiempo y proporcionó pasos de mejora viables.

"Este método ayudó a mantener una atmósfera positiva y al mismo tiempo abordar los problemas de desempeño de manera constructiva, lo que condujo a un progreso y crecimiento significativos para el individuo y el equipo en su conjunto", dice Raj.

Elija sabiamente el medio de comunicación.

Algunos de nosotros aprendemos mejor a partir de audio o imágenes, mientras que otros somos mejores sintetizando información en forma de texto. Gary Gray, cofundador y director ejecutivo de Cupón Jefe, dice que también deberíamos tener esto en cuenta al proporcionar comentarios.

Al gestionar un equipo remoto de más de 30 empleados, Gray descubrió que los miembros dispersos del equipo responden mucho mejor a la retroalimentación cuando se cambian los medios y se consideran sus estilos de aprendizaje.

“Algunos miembros de mi equipo aprenden audiovisuales, pero otros prefieren el texto. Por eso, utilizo documentos, correos electrónicos, notas de voz e incluso mensajes de vídeo asincrónicos para enviar comentarios y darles a todos tiempo para digerir la información a su propio ritmo”, dice Gray.

Según Gray, la empresa mezcla intencionalmente estos medios de comunicación y los elige según el contexto.

Por ejemplo, señala que las notas de voz junto con la retroalimentación escrita transmiten tono y emoción mejor que el texto solo. Esto resulta beneficioso cuando se trata de temas delicados o ideas complejas.

"Todo esto reduce las posibilidades de malas interpretaciones y al mismo tiempo crea una referencia útil que podemos revisar para reflexionar sobre lo que funcionó y lo que no", dice Gray.

Asegúrese de que su empatía brille en su conversación.

Si bien los gerentes son responsables de los resultados de su departamento, también deben defender a los miembros de su equipo. Esto significa que deben mostrar empatía hacia la persona con la que están hablando, incluso si tiene algunos comentarios agudos que compartir.

Alex Freeburg, abogado gerente y fundador de Ley de Freeburg, dice que, según su experiencia, la empatía marca la diferencia.

“Empiezo reconociendo los esfuerzos de un empleado y dónde podría necesitar apoyo adicional. Una simple frase como: 'Entiendo que este proyecto ha sido un desafío y creo que podemos mejorarlo juntos' es mucho más poderosa que saltar directamente a la crítica”, dice Freeburg.

A través de la empatía, dice Freeburg, eres más consciente de cómo se reciben tus comentarios: si tus empleados se sienten abrumados y si necesitan algo de tiempo para comprender lo que has dicho.

"Revisar la conversación permite ganar tiempo de procesamiento y seguimiento, lo que ayuda a que el proceso de retroalimentación tenga un impacto significativo", señala Freeburg.

Proporcione sus comentarios de forma privada.

Elegir el lugar adecuado para dar tu opinión es tan importante como lo que vas a decir. El destinatario de la retroalimentación debe sentirse seguro y cómodo; por eso no se recomienda darlo en lugares públicos.

james wilkinson, Director ejecutivo de suplementos Balance One, comparte una historia sobre cómo le dio retroalimentación a un empleado después de una falla en el servicio al cliente.

Wilkinson recuerda una falla en el servicio al cliente cuando la experiencia que estaba teniendo el cliente no fue tan estelar.

"Charlé en privado con un miembro del equipo para brindarle comentarios de inmediato y en privado", dice Wilkinson. “Compartí lo que estaba funcionando, solucioné los problemas de comunicación y, juntos, identifiqué estrategias sobre cómo podríamos prevenirlos en el futuro”.

Wilkinson señala que el empleado no fue avergonzado públicamente durante el incidente.

En cambio, “también pude educar sobre algo más que corregir errores: dar retroalimentación muestra su inversión en su humanidad y su desarrollo”, dice Wilkinson.

Wilkinson mencionó que una buena retroalimentación nunca es sólo una forma de corregir errores. También hace que el equipo crea en su potencial y capacidad de crecer, además de mejorar Colaboración en equipo.

Formule la retroalimentación a partir de sus propias observaciones y experiencias.

Evite parecer que los está culpando. No desea enfadar a sus empleados, simplemente decirles que deberían hacer algo diferente.

Lilia Tovbin, directora ejecutiva y fundadora de BigMailer.io dice: “Enmarque la retroalimentación a partir de sus observaciones y experiencias, que puede lograr utilizando la perspectiva del 'yo'. Esto evita sonar acusatorio y permite una conversación más constructiva”.

Tovbin dice que recientemente utilizó esta técnica mientras brindaba comentarios a un miembro del equipo que constantemente llegaba tarde a sus reuniones virtuales.

“En lugar de decir: 'Siempre llegas tarde y es una falta de respeto', lo abordé diciendo: 'He notado que nuestras reuniones comienzan un poco más tarde de lo programado y, a veces, eso afecta nuestra productividad. ¿Podemos discutir cómo podemos asegurarnos de que todos lleguen a tiempo a nuestras futuras reuniones?'”, explica.

Este enfoque abrió un diálogo sin poner a la persona a la defensiva, lo que permitió un resultado más positivo y productivo.

Retroalimentación productiva y crecimiento profesional

El progreso no es posible sin retroalimentación, ya sea dirigida al empleado o al gerente. Lo más importante que debe recordar es que sus comentarios deben ser prácticos y empáticos.

¿Las personas con las que habla saben cómo proceder? ¿Y siente que los respalda si necesitan ayuda adicional?

Ofrecer comentarios constructivos es lo que caracteriza a los mejores gerentes: aquellos que saben cómo establecer expectativas y al mismo tiempo muestran su disposición a apoyar a su personal en su crecimiento profesional.

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