Editar archivos PDF es algo que mucha gente necesita hacer, pero desafortunadamente no siempre es lo más fácil de hacer. El formato no está diseñado para ser editado fácilmente y, a pesar de la gran cantidad de aplicaciones web y de Windows, no existe una solución universal más allá del costoso Acrobat Pro de Adobe.

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Etiquetar archivos PDF

El etiquetado es probablemente la forma más común de editar archivos PDF. Muchas veces, al compartir un archivo PDF con otra persona, es posible que necesites llamar la atención sobre algo tachándolo con un "marcador", agregando un comentario o dibujando algo en el documento.

Este tipo de edición está incluido en muchos programas de PDF que no cuentan con otras formas de edición. Ambos Adobe, por lo demás, son muy limitados. Acrobat Reader DC y aplicaciones populares de terceros como Foxit y Sumatra PDF admiten etiquetado y anotaciones. Editores completos como equipo PDF, PDF-Xchange y Adobe Acrobat Pro También lo tenemos, por supuesto, pero también el lector de PDF integrado en Microsoft Edge.

Las anotaciones y las etiquetas forman parte del formato PDF y se guardan por separado del contenido del documento. Esto significa que las marcas que haya realizado en un programa también aparecerán en otros programas, pero pueden verse diferentes. Las líneas, figuras geométricas y formas libres que hayas dibujado deberían verse más o menos iguales, pero incluso aquí puede haber ligeras diferencias. Entonces, a menos que guarde una captura de pantalla de cómo se ve, no puede esperar que los archivos PDF etiquetados se vean exactamente iguales para la persona a la que se los envía.

Estas son las diferentes herramientas que puedes utilizar:

Marcado de texto: colorear y tachar/subrayar

En algunas aplicaciones, primero selecciona un fragmento de texto y luego hace clic, por ejemplo, en colorear. En otros, primero selecciona la herramienta y luego selecciona el fragmento de texto que desea cambiar. En ambos casos, el texto está coloreado o subrayado/sobrerayado.

Formas gráficas: dibujar con diferentes formas geométricas.

Dibuja flechas, óvalos, rectángulos, rectángulos redondeados, líneas y otras formas.

Dibuja libremente: mejor con un lápiz o una pantalla táctil

Si las formas ya hechas no son suficientes, puedes usar herramientas de dibujo y dibujar a mano con un mouse, tableta o lápiz, si tienes uno.

Texto

También puedes agregar texto encima del contenido y cambiar la fuente, el tamaño y el estilo del texto. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para rellenar un formulario que no se ha hecho realmente rellenable.

Anotaciones

Una anotación no es un fragmento de texto que se agrega encima del contenido normal del PDF, sino un tipo especial de contenido colocado en un punto de la página, vinculado a un fragmento de texto que se puede mostrar de diferentes maneras en diferentes programas. A menudo puedes ver notas tanto en un cuadro al lado de este punto (haz clic para mostrar u ocultar) como en una lista de notas junto al contenido en sí. Funciona de manera muy similar a los comentarios en Word.

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Reordenar, eliminar y rotar páginas

Reorganizar y eliminar páginas innecesarias en un PDF también es una tarea común. Por ejemplo, un documento que imprime con frecuencia y no desea seleccionar páginas cada vez, o un libro escaneado donde algunas páginas están en el orden incorrecto y desea evitar confusiones.

Un problema relacionado son los documentos en los que las páginas individuales (o todas ellas) están en el orden incorrecto. Normalmente, los documentos escaneados se imprimen en modo horizontal, donde normalmente basta con girar el documento y leer la página. En una computadora, esto no es tan fácil, por lo que tiene más sentido rotar las páginas del PDF para que el texto y el resto del contenido estén en el lugar correcto para leer.

Eliminar páginas individuales también es algo que quizás deba hacer y es posible en la mayoría de los programas que también pueden rotar y mover páginas.

Aquí se explica cómo mover páginas en PDFgear. Puede funcionar de manera similar en otros programas, pero también ligeramente diferente, así que consulte la documentación o las páginas de ayuda si tiene un programa diferente.

1. Click en la pestaña Página .
2. Haga clic en una o más páginas para seleccionarlas.
3. Arrastre y suelte para mover las páginas seleccionadas. El programa muestra claramente cómo se colocarán.
4. Haga clic en Aceptar cuando el programa le pregunte si realmente desea moverlos.

Para eliminar páginas, selecciónelas y haga clic en Eliminar Páginas en la barra de herramientas. Girar funciona de la misma manera, con dos botones para girar hacia la izquierda o hacia la derecha.

Si no deseas instalar un programa en Windows, puedes probar la herramienta web PDF sencillo, que no carga los archivos pero hace todo el trabajo directamente en el navegador de su computadora. Para mover una página aquí, use los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo junto a las miniaturas en la lista de páginas de la izquierda. Lamentablemente, sólo puedes mover una página a la vez, por lo que si necesitas reorganizar tu documento, esta no es la solución más práctica.

Simple PDF también tiene botones junto a las miniaturas para eliminar y rotar páginas. Esto también se aplica a cada página individualmente y no hay funciones para seleccionar y trabajar con varias páginas a la vez.

Fusionar archivos PDF

¿Quiere combinar el contenido de varios archivos PDF en uno solo? Esto puede resultar útil, por ejemplo, para recopilar todas las facturas de una empresa en un solo archivo, fusionar dos archivos para imprimirlos juntos o insertar una copia escaneada de un contrato firmado en el PDF original.

De los programas gratuitos que he probado, equipo PDF tiene la herramienta más sencilla para esto, mientras que la Vista previa de Apple es mucho más sencilla para los usuarios de Mac. Las herramientas en línea como Acrobat Online e ilovepdf.com pueden funcionar bien, pero a veces colocan las páginas en el orden incorrecto y no es fácil seleccionar sólo ciertas páginas de un archivo para agregarlas a otro.

En PDFgear, abra el primer archivo y haga clic en Página lengüeta. Luego seleccione Insertar páginas > Insertar PDF (también puedes optar por importar desde Word o una imagen, o agregar una página en blanco para que el documento se imprima correctamente a doble cara o con dos páginas por hoja). Una vez que haya seleccionado un archivo, aparecerá un cuadro de diálogo donde ya puede elegir qué páginas insertar. Puede mezclar rangos y páginas individuales, por ejemplo “1,2,5-8,12” para insertar las páginas 1, 2, 5, 6, 7, 8 y 12. Aquí también puede elegir en qué parte del documento deben colocarse las nuevas páginas. colocarse: primero, último o antes/después de la página seleccionada.

Una vez insertadas las páginas, puede moverlas como de costumbre (ver arriba).

Convertir PDF a texto sin formato (y problemas comunes)

Con otros formatos de archivo que tienen texto, suele ser fácil copiar o exportar el contenido a texto sin formato (por ejemplo, citarlo en otro texto). Este no es el caso del PDF. Cosas aparentemente simples, como resaltar una línea de texto, pueden ser casi imposibles, ya que el visor de PDF tiene la idea de que el texto en realidad consta de dos columnas y, cuando pasa por cierto punto, de repente se resalta toda la “columna” izquierda.

Incluso cuando entiende que todo el texto forma parte de un bloque de texto y debe resaltarse línea por línea, puede haber errores. Cuando pega el texto copiado, a menudo tiene saltos de línea o saltos de párrafo cada dos líneas, de modo que un párrafo no se comporta en absoluto como un párrafo en Word u otros procesadores de texto.

Este problema existe desde hace muchos años y, por alguna razón, ningún desarrollador todavía lo ha solucionado, a pesar de que ha funcionado en la Vista previa de Apple desde que se lanzó Mac OS X en 2001. Ni Adobe, Foxit, PDFgear, Microsoft Edge ni Firefox. puede manejarlo.

Probé varios métodos para solucionar este problema y encontré dos que funcionan relativamente bien en la mayoría de los casos. Para párrafos individuales, lo más fácil con diferencia es copiar y pegar en la barra de direcciones del navegador, luego seleccionar todo y copiar nuevamente. La barra de direcciones elimina automáticamente todos los saltos de línea, por lo que el resultado es un único fragmento de texto limpio sin formato.

1. Copie y pegue el texto en Word u otro procesador de textos, con todos los saltos de párrafo innecesarios.
2. Busque y reemplace saltos de párrafo dobles con un carácter especial o una pequeña cadena de texto que no aparece en absoluto en el texto, como #@#.
3. Busque y reemplace saltos de párrafos individuales con espacios.
4. Busque y reemplace #$# (o lo que haya elegido en el paso 2) con un salto de párrafo único.

Puedes copiar un marca de párrafo haciendo clic en el botón de marca de párrafo en la pestaña Inicio y luego seleccionando uno del texto.

Para páginas o documentos completos, recomiendo probar uno de los muchos convertidores de pdf a docx disponibles en Acrobat Online, por ejemplo, y copiarlos del archivo de Word resultante. Normalmente funciona, pero no siempre. Buscar y reemplazar para eliminar saltos de línea o de párrafo también puede funcionar, pero, por supuesto, también elimina los saltos de párrafo que realmente deberían estar ahí.

Los archivos PDF que no son texto sino imágenes escaneadas deben escanearse primero con OCR antes de poder copiar cualquier texto. Algunos lectores de PDF pueden hacer esto automáticamente mientras lees, pero también puedes usar un programa que escanea todo el documento a la vez y lo convierte en texto. Esto se puede hacer con varias herramientas en línea o programas instalados como PDFgear.

Edición avanzada de PDF: cambiar texto e imágenes

El formato PDF no fue diseñado para ser editable. El contenido no está bien organizado y los editores de PDF tienen que realizar cambios en el código con cuidado para no arruinar el diseño al cambiar el texto y otros elementos. Pero cuando hay una necesidad, generalmente hay soluciones y ahora hay una serie de programas que le permiten realizar cambios en texto, imágenes y otras cosas en archivos existentes.

Los cambios realmente pequeños, como la corrección de errores ortográficos, normalmente no suponen ningún problema, pero con cambios más grandes, el resto del documento aún puede verse estropeado. Por eso es mejor editar siempre una copia del archivo y realizar cambios paso a paso.

De los programas gratuitos que he probado, PDFgear también es el mejor en esta área. El único defecto importante del programa es que no es posible editar imágenes ya existentes. Puede reemplazar una imagen insertando una imagen nueva y colocándola sobre la anterior, pero no puede, por ejemplo, cambiar el tamaño o eliminar una imagen. Esto es algo que pueden hacer Acrobat Pro y algunos otros programas pagos.

En PDFgear encontrarás las funciones de edición en la pestaña Editar pestaña. Por supuesto, para editar texto se utiliza Editar texto. Añadir texto y Agregar imagen agregue nuevo texto e imágenes, por supuesto. Enlace-la función es interesante. Te permite dibujar un rectángulo que luego se convierte en un enlace. El rectángulo puede ser visible o invisible y el enlace puede ir a otra página del documento (útil si tiene un libro con una tabla de contenido que no fue creada con enlaces, por ejemplo) o a una URL.

Editar objeto-La función funciona en objetos editables que también incluyen algo que no es texto, pero como dije, no puedo cambiar las imágenes y no he encontrado ningún otro elemento gráfico que pueda editarse. Los desarrolladores del programa han prometido un mejor soporte para la edición en el futuro, por lo que es de esperar que disminuya la necesidad de programas pagos.

No he encontrado ningún software gratuito para Windows que pueda eliminar o reemplazar imágenes existentes, pero existe una herramienta en línea que parece funcionar bastante bien: Xara. Tienes que crear una cuenta, pero toda la edición de PDF está incluida en la versión gratuita. Xara también parece decente para editar texto y otras cosas, por lo que podría ser una alternativa decente a PDFgear y al software pago.

Crear formularios para que otros los completen

Finalmente, llegamos a un área donde Acrobat Pro de Adobe es el rey, pero donde hoy en día existen soluciones decentes de terceros: convertir archivos PDF planos en formularios rellenables. Probablemente haya completado uno usted mismo en algún momento y haya apreciado lo fácil que es que agregar texto manualmente o imprimirlo y completarlo a mano.

Existen algunas alternativas, tanto programas pagos más baratos que Acrobat Pro como servicios basados ​​en web. Un ejemplo que creo que funciona bien es el servicio gratuito. Sejda. Le permite agregar campos de texto, casillas de verificación y menús de opción múltiple. El texto que ingresa en los campos de texto se puede eliminar cuando se completa el archivo y, por lo tanto, se puede usar para dar instrucciones sobre cómo completar el campo sin tener que dejar espacio fuera del campo.

Este artículo fue traducido del sueco al inglés y apareció originalmente en pcforalla.se.