A medida que las herramientas y servicios cotidianos se basan cada vez más en suscripciones, también lo hace nuestra estrategia general de automatización en lo que respecta a la gestión empresarial. Pero, así como mantener una suscripción en renovación automática sin supervisión puede ser un error costoso, también lo puede ser la mala gestión de las transacciones ACH recurrentes.

QuickBooks, uno de los más populares contabilidad y plataformas de contabilidad en el mercado, ofrece un método bastante sencillo de administrar pagos ACH recurrentes para ayudar a garantizar que no haya sorpresas durante tiempo de reconciliación.

¿Qué son los pagos ACH?

Aunque generalmente se denomina simplemente pagos ACH o transferencias ACH, el término se refiere más específicamente a una red de pagos nacional en la que los bancos y otras instituciones confían para procesar pagos de forma segura y precisa entre las partes. En su forma más simple, la red ACH es como un tercero confiable que recibe dinero del pagador y lo procesa en su nombre antes de depositarlo en la cuenta del beneficiario.

Los pagos ACH generalmente son rápidos durante la semana laboral, pero no instantáneos. En lugar de enrutar directamente al beneficiario en el momento del pago, como aplicaciones de pago y herramientas de procesamiento similares, la red ACH agrupa y enruta los pagos diariamente en lugar de individualmente. Esta es la razón por la que los pagos ACH generalmente tardan entre 1 y 3 días hábiles en ejecutarse, aunque los pagos ACH se realizan cada vez más el mismo día cuando se envían durante el horario laboral lo suficientemente temprano en el día.

Los pagos ACH generalmente se clasificarán en una de dos categorías principales:

Pago directo: Este tipo de pago ACH describe cómo un comprador paga bienes o servicios. Los ejemplos incluyen pagos directos ACH de facturas de servicios públicos, a un amigo como alternativa a las transferencias bancarias y a la compañía de su tarjeta de crédito para pagar su estado de cuenta mensual.

Depósito directo: El depósito directo, la variedad de pago ACH con la que estamos más familiarizados, se refiere a empresas, empleadores y entidades gubernamentales que ofrecen pagos ACH a destinatarios para nómina, derechos y beneficios gubernamentales e incluso reembolsos de impuestos.

Dentro de estas dos etiquetas generales, según su función en el intercambio, su transacción se clasificará como:

Crédito ACH: Si está en el lado receptor, a su cuenta se le acredita el saldo de pago de la cuenta del remitente. Las transacciones de crédito ACH pueden incluir su nómina, pagos de beneficios gubernamentales, reembolsos de impuestos o pagos facturados a contratistas.

Débito ACH: La transacción del remitente es un débito ACH, ya que el dinero se debita de su cuenta cuando se envía al destinatario. Si paga su hipoteca mediante pago ACH, entonces es una transacción de débito ACH.

¿Qué son los pagos ACH recurrentes?

A menudo, para gastos predecibles y continuos, configuraremos pagos ACH recurrentes para aliviar la carga mental y evitar el riesgo de perder una factura. Los pagos recurrentes se realizan de forma programada y se cargan el monto exacto indicado; tienden a ser mejores para costos fijos como suscripciones, pagos de hipotecas o arrendamientos y costos de membresía. Las deducciones de nómina, aunque variables, también suelen clasificarse como recurrentes para reducir la fricción entre el procesamiento de la nómina y el pago del personal.

Pagos ACH recurrentes versus pagos automatizados

Aunque los pagos recurrentes están automatizados, no todos los pagos automáticos son recurrentes. La clasificación de un pago ACH como recurrente depende de la frecuencia: si el pago se realiza periódicamente según un cronograma planificado, es decir, mensualmente, es recurrente. Si se trata de un pago ACH planificado y programado previamente que se ejecutará en el futuro pero de forma única, es simplemente un pago ACH automatizado.

¿Cómo funcionan los pagos ACH recurrentes en QuickBooks?

Si planea utilizar pagos ACH recurrentes en QuickBooks, tenga en cuenta que solo QuickBooks Online ofrece la función; a medida que QuickBooks deje de funcionar su plataforma de escritorio, espere que las nuevas integraciones y funciones sean exclusivas de la plataforma en línea; Los pagos ACH recurrentes no son una excepción.

Pagos recurrentes de clientes

Antes de recibir cualquier pago ACH en QuickBooks, debe tener una licencia activa de QuickBooks Online y QuickBooks Payments. Antes de comenzar, también necesitarás la autorización del cliente para facturar. Ya sea que se trate de un consentimiento verbal o escrito, validar que su cliente sabe que una transacción ACH está entrante es simplemente un buen servicio al cliente.

A partir de ahí, podrás:

Agregue las transacciones recurrentes seleccionando Transacciones Recurrentes desde el menú desplegable de configuración.

Haga Clic en Nuevo, A continuación, seleccione Recibo de compra En el menú desplegable.

Luego completará toda la información del cliente o cliente.

 ¡Y eso es! Más allá de estar atento a los pagos ACH recurrentes, valide una última vez antes de apretar el gatillo para saber que su cliente conoce y está de acuerdo con el pago ACH recurrente; De lo contrario, ¡estás listo para comenzar!

Pagos a Proveedores

Seguirá los mismos pasos anteriores, aunque en lugar de seleccionar Recibo de compra, harás clic Cuenta:

Desde allí, simplemente complete los datos del proveedor o seleccione uno existente proveedor e intervalo de pago recurrente: ¡así de fácil!

Cómo detener los pagos ACH recurrentes en QuickBooks

Una vez que haya configurado un pago ACH recurrente en QuickBooks, ya sea de crédito o débito, puede monitorear su estado desde el Transacciones Recurrentes tablero:

Cancelar o detener un pago ACH recurrente es tan simple como seleccionar el Editar menú desplegable debajo del la columna Acción columna y seleccionando Borrar. También puede pausar los pagos ACH recurrentes u omitir el siguiente pago ACH recurrente.

Desventajas de los pagos recurrentes en QuickBooks

Aunque ningún sistema es perfecto, establecer y utilizar pagos recurrentes en QuickBooks presenta algunos inconvenientes únicos:

• Límites diarios: Si inicia el ACH (crédito o débito) desde un banco externo, está restringido a un límite de depósito diario de $500,000 (en QuickBooks) y un límite de débito semanal de $100,000 (dinero enviado desde QuickBooks). Si inicia la transferencia ACH desde QuickBooks, puede transferir hasta $20,000 por día y $40,000 por semana dentro QuickBooks y hasta $50,000 diarios salir de QuickBooks.
• Retrasos en el procesamiento: Aunque la red ACH se ha vuelto más rápida en los últimos años, no hay garantía de que un pago ACH se ejecute completamente el mismo día. Esto es especialmente cierto si inicia la transacción fuera del horario comercial estándar.
• Riesgo de fondos insuficientes: Aunque no está vinculado específicamente a QuickBooks, siempre corre el riesgo de sobregirar sus cuentas o pagar tarifas de fondos insuficientes si no controla el saldo de su cuenta debitada. Una vez más, no se trata de un riesgo o inconveniente inherente, sino que puede resultar frustrante y costoso.
• Pagos Internacionales: QuickBooks carece integración nativa de pagos ACH transfronterizos; a través de terceros complementos llenar el vacío, las empresas que trabajan extensamente con proveedores internacionales o los compradores pueden encontrar mejores soluciones en otros lugares.

Alternativas a los pagos ACH en QuickBooks

Si prefiere no utilizar QuickBooks para pagos ACH, o desea evitar las transacciones ACH por completo, existen muchas alternativas que le brindan flexibilidad para elegir los sistemas que mejor se alinean con sus flujos de trabajo. Algunas alternativas comunes incluyen:

1. Pago de QuickBooks Go: Para los usuarios de QuickBooks, esta aplicación de pago móvil sirve como alternativa a las transacciones ACH e incluye sincronización automática con su cuenta principal.
2. Otras aplicaciones: Una gama de aplicaciones de procesamiento de pagos móviles brinda flexibilidad y facilidad de uso sobre la marcha, incluidas Venmo, PayPaly CashApp.
3. Procesadores de pago: Si necesita herramientas de gestión de transacciones más sólidas, procesadores de pago como cuadrado y Stripe Proporcionar soluciones de pago todo en uno.
4. Transferencias bancarias: Aunque son más costosas en la mayoría de los casos, las transferencias electrónicas son populares para transacciones internacionales y transfronterizas.

Conclusión

Aunque existen alternativas, administrar transacciones ACH recurrentes directamente dentro de la plataforma QuickBooks tiende a ser una apuesta segura para los usuarios interesados ​​en mantener la contabilidad de su negocio en una plataforma centralizada sin tener que aprender y administrar múltiples productos. Las transacciones ACH recurrentes son una manera simple, segura y fácil de mantener el efectivo ingresando y vendedores felices – y QuickBooks simplifica aún más el proceso.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/