En la era de la digitalización, es vital crear documentos que los destinatarios puedan editar. Una de esas utilidades es un PDF rellenable. Si bien hay muchas herramientas disponibles para este propósito, le sorprendería saber que puede aprender a crear un PDF rellenable en Word sin ningún software de terceros. Esta guía lo guiará a través del proceso de creación de un PDF rellenable en Word, analizará los motivos para utilizar formularios rellenables e incluso le brindará una breve descripción general sobre cómo crear uno usando Google Docs.

Cómo hacer un PDF rellenable en Word

Microsoft Word, piedra angular de la creación de documentos, ofrece funcionalidades que van más allá de la mera edición de texto. Una de sus características menos conocidas pero muy útiles es la capacidad de crear archivos PDF rellenables. Si desea comprender cómo crear un PDF rellenable en Word, aquí tiene la guía paso a paso:

1. Abra Microsoft Word: Comience iniciando Word y creando un nuevo documento.
2. Acceda a la pestaña Desarrollador: De forma predeterminada, es posible que la pestaña Desarrollador no esté visible. Para mostrarlo, vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta. Luego, debajo del panel derecho, marque la casilla junto a "Desarrollador".
3. Diseñe su documento: Antes de introducir campos rellenables, asegúrese de escribir cualquier texto que permanecerá estático en su PDF, como títulos, instrucciones o preguntas.
4. Insertar controles de formulario: En la pestaña Desarrollador, encontrará una sección denominada "Controles". Aquí puede agregar varios elementos de formulario, como cuadros de texto, selectores de fechas, casillas de verificación, listas desplegables y más. Para insertar un control, simplemente haga clic en su icono.
5. Personalizar campos de formulario: Cada control de formulario viene con su propio conjunto de propiedades. Haga clic derecho en un control de formulario que haya colocado y elija "Propiedades" para personalizar su configuración. Por ejemplo, para una lista desplegable, puede especificar la lista de opciones disponibles para el usuario.
6. Proteger y guardar: Una vez que su formulario esté listo, protéjalo para evitar ediciones no deseadas. Haga clic en 'Restringir edición' en la pestaña Desarrollador. En la sección denominada "Restricciones de edición", seleccione "Rellenar formularios". Por último, haga clic en "Sí, comenzar a aplicar la protección". Guarde su documento como PDF yendo a Archivo > Guardar como y eligiendo el formato PDF.

¡Voilá! Ahora dominas cómo crear un PDF rellenable en Word. Esta herramienta es especialmente útil para crear formularios, cuestionarios o cualquier otro documento en el que necesite aportaciones del destinatario.

Razones para aprovechar los formularios rellenables

En un panorama cada vez más digital, el uso de formularios rellenables ha experimentado un crecimiento exponencial. Ofrecen una combinación de flexibilidad, eficiencia y precisión de la que a menudo carecen los formularios en papel tradicionales. Si está pensando en realizar la transición o crear formularios que se puedan completar, aquí le presentamos razones convincentes para hacerlo:

1. Eficiencia y ahorro de tiempo: Los formularios en papel tradicionales exigen la entrada manual de datos, lo que no sólo requiere mucho tiempo sino que también es propenso a errores humanos. Los formularios rellenables agilizan la recopilación de datos, permitiendo la compilación y el análisis automáticos de datos, ahorrando así tiempo valioso y reduciendo imprecisiones.
2. Respetuoso Con El Medio Ambiente:: El mundo está avanzando rápidamente hacia prácticas sostenibles y el uso de formularios rellenables se alinea con este cambio. Al reducir el uso de papel, no sólo se reducen costes sino que también se contribuye a la preservación del medio ambiente.
3. Versatilidad y Personalización: Los formularios digitales son increíblemente adaptables. Se pueden editar, personalizar o actualizar fácilmente sin necesidad de reimprimir o redistribuir copias físicas. Esta adaptabilidad garantiza que sus formularios estén siempre actualizados.
4. Alcance global y accesibilidad: Se puede acceder, completar y enviar formularios digitales desde cualquier rincón del mundo, lo que los hace ideales para empresas e instituciones con presencia o audiencia global. Esta accesibilidad universal también facilita respuestas más rápidas.
5. Experiencia de Usuario Mejorada : Los formularios que se pueden completar a menudo incluyen funciones como menús desplegables, casillas de verificación e información sobre herramientas de orientación que los hacen fáciles de usar. Además, los usuarios aprecian la conveniencia de completar formularios en línea, especialmente con el auge de la tecnología móvil.
6. Seguridad de Datos: A diferencia de los formularios en papel, que pueden extraviarse fácilmente o pueden ser accedidos por personas no autorizadas, los formularios rellenables ofrecen opciones de seguridad avanzadas. Los datos se pueden cifrar, proteger con contraseña y almacenar de forma segura en bases de datos digitales.
7. Económico: A largo plazo, aprovechar los formularios que se pueden completar puede resultar más rentable. Hay una reducción en los costos asociados con la impresión, distribución y almacenamiento de formularios en papel. Además, la rápida respuesta puede conducir a una mayor eficiencia operativa.
8. Integración con otras herramientas digitales: Los formularios rellenables se pueden integrar fácilmente con otro software y herramientas digitales. Esto significa que los datos se pueden transferir automáticamente a sistemas CRM, bases de datos o herramientas de análisis, lo que simplifica aún más la gestión de datos.

En esencia, el cambio hacia el uso de formularios rellenables no es simplemente una tendencia sino una evolución lógica en la forma en que gestionamos y procesamos la información. Ya sea para recibir comentarios de los clientes, solicitudes de empleo o encuestas académicas, las razones para aprovechar los formularios rellenables son numerosas y convincentes.

Cómo crear un PDF rellenable en Google Docs

Si bien Microsoft Word es una herramienta increíble para muchos, Google Docs es otra plataforma popular preferida por numerosos usuarios, principalmente debido a sus funciones basadas en la nube y su facilidad para compartir. Si es un entusiasta de Google Docs y desea saber cómo crear un PDF rellenable sin cambiar de plataforma, esta guía es para usted.

1. Comience con Formularios de Google: Si bien Google Docs en sí no proporciona la funcionalidad directa para crear archivos PDF rellenables, Google Forms sí lo hace. Comience abriendo Google Forms (una aplicación hermana de Google Docs). Vaya al menú de Google Apps (el ícono de cuadrícula en la esquina superior derecha de la página de su cuenta de Google) y seleccione "Formularios".
2. Diseña tu formulario:
   • Elija una plantilla o comience desde cero: Google Forms ofrece una variedad de plantillas prediseñadas para encuestas, comentarios, registros y más. Seleccione uno que se ajuste a sus necesidades o cree un nuevo formulario.
   • Agregar preguntas: Haga clic en el botón '+' para agregar preguntas. Puede seleccionar el tipo de respuesta que espera (respuesta corta, párrafo, opción múltiple, casillas de verificación, menú desplegable, etc.).
   • Personaliza la apariencia: personalice la apariencia de su formulario haciendo clic en el icono de la paleta. Puede cambiar la combinación de colores, el fondo y más para alinearlos con su marca o preferencia.
3. Convertir respuestas de formularios a un documento de Google: Después de recibir respuestas, puede exportar fácilmente los datos a Google Docs. Dentro de Formularios de Google, vaya a "Respuestas", haga clic en el ícono de hojas verdes y elija crear un documento nuevo o seleccionar uno existente. Esto convertirá las respuestas recopiladas en un documento de Google bien organizado.
4. Exportar como PDF:
   • Abra el documento de Google que contiene las respuestas.
   • Haga clic en "Archivo", coloque el cursor sobre "Descargar" y seleccione "Documento PDF".
5. Para un PDF rellenable directamente:
   • Si bien Google Forms es excelente para recopilar datos en línea, si necesita un PDF que se pueda completar sin conexión, es posible que necesite utilizar una herramienta como el Editor de PDF de JotForm o aplicaciones similares de terceros que permitan convertir formularios en línea en formularios PDF que se puedan completar.

Consejos para convertir PDF en un documento editable

Los archivos PDF, conocidos por su formato consistente y amplia compatibilidad, son un elemento básico en la documentación digital. Sin embargo, hay ocasiones en las que es posible que necesites revertir un PDF a un formato editable para modificarlo o reutilizarlo. A continuación se ofrecen algunos consejos probados para que esta conversión sea fluida y eficiente:

1. Función integrada de Microsoft Word:
   • Con Word 2013 y versiones posteriores, convertir un PDF en un documento de Word editable es una tarea sencilla.
   • Abra Word, vaya a "Archivo", seleccione "Abrir" y elija el PDF deseado.
   • Word le notificará que hará una copia del PDF y convertirá su contenido a un formato que pueda mostrar. Después del proceso, podrás editar el documento como lo harías con cualquier archivo de Word.
2. Adobe Acrobat:
   • Si tiene Adobe Acrobat, proporciona una manera sencilla de convertir archivos PDF en archivos editables de Word, Excel o PowerPoint.
   • Abra el PDF en Acrobat, haga clic en "Archivo", elija "Exportar a" y seleccione el formato editable que desee.
3. Herramientas de conversión en línea:
   • Varios sitios web ofrecen conversión gratuita de archivos PDF a Word, Excel u otros formatos. Plataformas como SmallPDF, ILovePDF y PDF2Go son fáciles de usar y no requieren instalación de software.
   • Sin embargo, tenga cuidado al cargar información confidencial o privada en convertidores en línea. Consulte siempre su política de privacidad y términos de servicio.
4. Software OCR (reconocimiento óptico de caracteres):
   • Para archivos PDF escaneados, es posible que la conversión normal no funcione, ya que estos documentos son esencialmente imágenes de texto. El software OCR puede reconocer y convertir este texto a un formato editable.
   • Herramientas como Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader y OmniPage son opciones populares de software de OCR. Algunos convertidores en línea también ofrecen capacidades de OCR.
5. Google Drive:
   • Google Drive, específicamente Google Docs, puede convertir archivos PDF en documentos editables.
   • Cargue su PDF en Google Drive, haga clic derecho en el archivo, elija "Abrir con" y luego seleccione "Google Docs". El PDF se abrirá en un formato editable en Google Docs. Es posible que algunos formatos requieran ajustes.
6. Software de conversión dedicado:
   • Si necesita convertir archivos PDF con regularidad, puede que valga la pena invertir en software dedicado como Nitro PDF, Wondershare PDFElement o Foxit PhantomPDF. Estos ofrecen una variedad de funciones más allá de la mera conversión, mejorando sus capacidades de gestión de documentos.
7. Mantener el formato:
   • Después de convertir un PDF en un documento editable, siempre verifique el formato. Es posible que las conversiones no siempre sean perfectas, especialmente con diseños o gráficos complejos.
8. Siempre copia de seguridad:
   • Antes de convertir o realizar cambios, mantenga siempre una copia de seguridad del PDF original. Esto garantiza que si algo sale mal durante la conversión, sus datos originales permanezcan intactos.

Convertir un PDF en un documento editable, dada la gran cantidad de herramientas disponibles en la actualidad, es más accesible que nunca. Dependiendo de la complejidad del documento, la frecuencia de conversión y su plataforma preferida, es probable que exista una solución perfecta para sus necesidades.

Conclusión

En conclusión, comprender cómo crear un PDF rellenable en Word ofrece innumerables beneficios, especialmente en un mundo que está cambiando rápidamente hacia operaciones sin papel. Ya sea estudiante, profesional de negocios o simplemente alguien que busca digitalizar su flujo de trabajo, esta habilidad puede mejorar significativamente la eficiencia. Y ahora, no sólo sabes cómo crear un PDF rellenable en Word, sino que también sabes cómo hacerlo en Google Docs y convertirlo nuevamente a un formato editable.

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• Fuente: https://www.techpluto.com/how-to-make-a-fillable-pdf-in-word/