Una vez que su empresa haya decidido cambiar a un planificación de recursos empresariales (ERP) sistema de software, el siguiente paso es implementar ERP. Para que una empresa vea los beneficios de la adopción de un ERP, primero debe implementarlo de manera adecuada y eficiente por un equipo que generalmente incluye también un gerente de proyecto y gerentes de departamento.

Este proceso puede ser complicado y abrumador, dependiendo de las necesidades de su organización. Sin embargo, una vez que el nuevo software se implemente con éxito, lo ideal es que las organizaciones vean los aumentos en la productividad y los beneficios de ahorro de costos que un sistema ERP puede aportar a su negocio. El cambio a un sistema ERP puede optimizar sus necesidades comerciales y ser beneficioso tanto para el usuario final como para toda la organización.

Pasos para implementar ERP 

A continuación se muestra un desglose de un plan de implementación de ERP paso a paso. Comenzaremos repasando lo que las organizaciones deben hacer antes de elegir un sistema ERP y luego profundizaremos en las mejores prácticas para una implementación exitosa.

1. Descubra y planifique implementar ERP

Antes de que pueda llevarse a cabo el proceso de implementación de ERP, una organización debe evaluar cómo están funcionando sus sistemas actuales. Este es el primer paso para una integración exitosa de la planificación de recursos empresariales y debe completarse antes de elegir un software ERP.

En el primer paso de esta metodología de implementación, una organización debe revisar el sistema y los procesos actuales para obtener una imagen completa de cómo está funcionando el negocio y dónde podrían haber dificultades. En este paso, también se debe establecer un equipo de proyecto de implementación de ERP para fines de toma de decisiones. Las áreas a evaluar pueden incluir finanzas, fabricación, inventario, ventas y más. Este paso también será importante para comprender las brechas y los problemas actuales, como las ineficiencias de los procesos y los requisitos potenciales para el sistema ERP.

Una vez evaluada la revisión del sistema actual de la organización, el flujo de trabajo y las funciones cotidianas, es hora de seleccionar el sistema ERP adecuado que satisfaga los requisitos de su negocio, como la previsión presupuestaria y los precios. Se puede adquirir un software ERP en este primer paso si se han definido bien los requisitos. Estos requisitos dependerán de si una organización utiliza un sistema ERP local o un ERP en la nube.

Un cambio a un sistema ERP moderno puede ser muy sencillo si existe una hoja de ruta y un plan de proyecto claros para la implementación de su ERP. Una conversación clara y honesta con los empleados garantizará la aceptación de la organización.

Preguntas que debe hacerse al definir el alcance de las necesidades de su organización:

• ¿Qué funciones comerciales automatizará el software ERP?
• ¿Cuáles son los requisitos de datos específicos del sistema ERP? ¿Es compatible?
• ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) es necesario realizar un seguimiento?
• ¿Es el software lo suficientemente escalable y flexible para evolucionar con las necesidades de la organización?
• ¿Cuál es el plazo para la implementación y el despliegue?

2. Cree un diseño y prepárese para implementarlo.

En este punto, ha elegido el sistema ERP para su negocio. El siguiente paso es la fase de diseño. Este es el paso para configurar la solución de software ERP para que se ajuste a las necesidades específicas de su organización.

Un nuevo diseño requiere la gestión del cambio para hacer flujos de trabajo más eficientes, junto con la posible necesidad de nuevos procesos de negocio que se ajusten mejor al sistema ERP que se implementará próximamente. Es importante tener un equipo dentro de la organización dedicado a este paso de diseño y a determinar un plan adecuado.

Pasos para configurar el sistema ERP:

• Cree una estructura organizativa definiendo todos los aspectos necesarios de su negocio, como el plan de cuentas, los centros de costes y las unidades de negocio.
• Personalice su software ERP para que se alinee con los flujos de trabajo existentes y configure los módulos que crea que su organización necesitará, como gestión de relaciones con los clientes (CRM), recursos humanos y gestión de la cadena de suministro.
• Establezca los parámetros para los roles y permisos de los usuarios para que pueda controlar el acceso de todos en el sistema y asegurarse de que se implementen controles de datos.
• Integre el software ERP con otros sistemas existentes dentro de su organización, como software de contabilidad, gestión de inventario y plataformas de comercio electrónico, si corresponde.

3. Migración y desarrollo

Una vez establecidos los requisitos de diseño, puede comenzar la fase de desarrollo. Esto implica la personalización del software para que pueda realizarse el rediseño. La etapa de desarrollo o preparación es vital y puede ser una tarea desalentadora; pero si se hace correctamente, podría ayudar a que su sistema ERP funcione a largo plazo.

Ha establecido un rediseño, ahora es el momento de limpiar y formatear los datos del sistema actual para que sean compatibles con el nuevo sistema. En este paso, una organización deberá evaluar y preparar todos los datos existentes en un formato compatible que se ajuste a su nuevo software ERP. Una vez cargado en el nuevo sistema y formateado correctamente, se puede realizar su primera prueba de ERP. En este paso también debes monitorear y anotar las métricas clave de tu operación comercial, incluidas las interrupciones.

Formas de planificar y preparar sus datos para la migración:

• Complete una auditoría de datos de todos los sistemas y aplicaciones heredados existentes para tener una idea clara de la migración de datos.
• Clasifique los tipos de datos que necesita migrar e identifique cualquier redundancia al revisar los datos y limpiarlos para mayor precisión.
• Defina qué método de transferencia de datos desea utilizar y pruébelo para asegurarse de que sea el proceso de migración correcto.
• Haga un plan de respaldo y un plan de recuperación en caso de que ocurran errores o se pierdan datos.
• Créar un el gobierno de datos implementar políticas y protocolos.

4. Pruebe el sistema ERP

Se han tomado todos los pasos preventivos y ahora es el momento de realizar algunas pruebas del sistema antes de su puesta en funcionamiento. En esta etapa, el desarrollo aún puede ocurrir y eso es normal. Es posible que se pruebe un módulo ERP y que sea necesario realizar correcciones o ajustes, mientras que otros módulos se prueban simultáneamente. Los miembros del equipo deben recibir capacitación de usuarios y las partes interesadas clave también deben participar en este proceso de prueba.

Es vital probar todo el sistema y garantizar que funcione correctamente y que los datos se ejecuten con precisión. Esta es la fase más importante porque garantizará que todas las aplicaciones y procesos del sistema se estén ejecutando como deberían antes de que el software ERP esté oficialmente en funcionamiento.

Cosas para recordar durante la fase de prueba:

• Lleve un registro de los criterios de aceptación del usuario y documente la información.
• Pruebe la funcionalidad del sistema de principio a fin y valide todos los datos migrados para fines de precisión.
• Verifique la accesibilidad del usuario realizando revisiones y revisando comentarios.
• Realice todas las pruebas necesarias antes de implementar el software ERP, como probar procesos de automatización, flujos de trabajo y seguridad del sistema.
• Asegúrese de que el sistema ERP sea compatible con los demás sistemas y aplicaciones existentes.
• Asegúrese de que todos los empleados estén capacitados sobre el sistema; Considere implementar el software ERP en etapas antes de extenderlo a toda la empresa.

5. Ofrecer un sistema ERP implementado con éxito

Si se han seguido todos los pasos anteriores, entonces tenemos buenas noticias: su organización está lista para lanzar su nuevo sistema ERP. Suponiendo que todos los empleados hayan recibido la formación adecuada sobre el software, ha llegado el momento de implementar la nueva solución ERP.

El equipo del proyecto que inició el proceso de implementación debe estar preparado en caso de que los empleados estén confundidos o surjan otros problemas potenciales. Esté preparado para los problemas y tenga planes de contingencia implementados si hay un mal funcionamiento grave. Todos los módulos de ERP se pueden implementar simultáneamente, pero también se pueden implementar por etapas. Algunas organizaciones pueden optar por priorizar ciertos módulos y agregar otros a medida que avanzan, lo cual es completamente normal.

No hay dos organizaciones iguales y la implementación de un software ERP puede diferir mucho, pero recuerde hacer que la solución ERP sea accesible para todos los empleados y asegurarse de que los procesos automatizados estén activados.

Qué buscar una vez que se produce la implementación:

• ¿Los datos son precisos y funcionan correctamente?
• ¿Todos los usuarios tienen accesibilidad en tiempo real sin problemas?
• ¿Están implementados y funcionando protocolos de seguridad?
• ¿Está el flujo de trabajo implementado y procesándose como debería?

6. Administre su solución ERP

Ahora, suponiendo que la implementación esté completa, es importante crear un protocolo para el mantenimiento continuo de su sistema ERP. Su organización debe realizar comprobaciones de mantenimiento periódicas y actualizar el software periódicamente. Crear un equipo o contar con un profesional para mantener la salud de su sistema ERP es clave para la longevidad de la solución.

El proveedor de ERP que seleccione debe estar disponible para cualquier pregunta y mantenimiento continuo o actualizaciones necesarias. Las mejores prácticas para este proceso de implementación deben incluir un equipo bien administrado y una comunicación sólida entre la organización, sus empleados y las partes interesadas clave para garantizar que la solución ERP funcione de manera efectiva y eficiente.

Mejores prácticas para administrar su nuevo sistema ERP:

• Escuche los comentarios de los usuarios y clientes con frecuencia.
• Los sistemas ERP locales requerirán actualizaciones periódicas de software y, a veces, también actualizaciones de hardware, mientras que los ERP basados ​​en la nube se actualizarán automáticamente.
• Cree procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar que los problemas comunes se puedan abordar rápidamente.

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