¿Recuerda los días en que solíamos hacer cola para obtener una copia de un documento? ¿O cuando descubrimos la invención de apariencia mágica de las máquinas Xerox personales que luego se convirtió en una necesidad de oficina?

En lo que respecta a la gestión de documentos, seguramente hemos recorrido un largo camino desde el uso de documentos físicos. Ahora, todo se crea, almacena y comparte virtualmente a través de correos electrónicos y varias plataformas de mensajería. Aún así, existen algunos cuellos de botella como la accesibilidad limitada, la facilidad para compartir y la administración. 

Además, hay muchos problemas relacionados con la gestión de documentos que los empleados enfrentan a diario y que afectan su productividad y, a su vez, la calidad general de la atención al cliente. Los documentos se consideran uno de los activos más preciados de la empresa, ya que permiten la colaboración entre personas y equipos y también contienen información confidencial sobre la empresa. Entonces, además de las cuestiones de uso compartido y accesibilidad, la gestión de documentos debe ser colaborativa y segura.

Al aprovechar el poder de la inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), las organizaciones pueden redefinir sus sistemas tradicionales de gestión de documentos y hacerlos más rápidos, inteligentes y eficientes.

En este artículo vamos a explorar las aplicaciones actuales de AI y ML en la gestión inteligente de documentación. 

AI está haciendo que la gestión de documentos sea más inteligente

Aquí hay algunas formas en que AI está ayudando a mejorar la gestión de documentos:

1. Agrupación

Imagínese tener que buscar en cinco carpetas diferentes para encontrar dos documentos que, idealmente, deberían haber estado en la misma carpeta. Este es uno de los muchos escenarios problemáticos a los que se enfrentan los profesionales a diario. 

Un sistema de documentación inteligente impulsado por IA podría analizar los documentos y agruparlos por categorías o temas. Esto significa que sus empleados no tendrán que perder más tiempo buscando la información correcta en el mar de documentos y hojas de Excel.

Lo que es más interesante es que podría contratar una empresa de desarrollo de inteligencia artificial y aprendizaje automático decente para desarrollar el sistema de documentación inteligente en función de sus requisitos. O también puede invertir en un sólida herramienta de documentación en línea. Entonces, por ejemplo, si desea agrupar documentos en torno a procesos, la naturaleza del contenido, la sensibilidad de los datos o la accesibilidad, también puede desarrollarlos.

2. Extracción

Los datos, en general, son confusos. Y extraer información particular de montones y montones de datos es tedioso, requiere mucho tiempo y (en su mayoría) innecesario. Se podrían invertir las mismas horas productivas en comprender los datos que podrían ayudar a su organización a tomar decisiones informadas y basadas en datos.

Un sistema de gestión de documentación habilitado para IA tendría la capacidad de comprender sus datos en función de su intención. Además, dicho sistema también podría analizar sus patrones de búsqueda específicos en función de los cuales puede extraer información específica y útil en cuestión de segundos.

Encontrar el documento correcto o incluso una parte de la información sería pan comido, de verdad.

Para ir un paso más allá, también puede personalizar su sistema de documentos inteligente para copiar datos extraídos en un lugar particular como un documento o una hoja de Excel en un formato requerido. Esto reduciría aún más el tiempo dedicado a tareas tediosas como copiar y pegar y puede comenzar a analizar datos para resolver sus problemas comerciales.

3. Analítica

Ahora que su gestión de documentación inteligente tiene la capacidad de extraer datos particulares y agruparlos/agruparlos de manera inteligente, el siguiente paso es analizar los datos para tomar mejores decisiones basadas en datos. El análisis correcto de los datos puede contribuir directamente al crecimiento de su negocio.

Análisis de datos se beneficia significativamente de AI y ML, ya que estas tecnologías tienen capacidades mucho más avanzadas para reconocer patrones e incluso aleatoriedad en comparación con los humanos. Son mucho más superiores en el procesamiento de información que el cerebro humano. Un sistema de documentos inteligente equipado con funciones de análisis de datos impulsadas por IA, como el análisis predictivo y la visualización de datos, puede ayudarlo a tomar decisiones más inteligentes, mejores y más rápidas. 

Además, dicho sistema eliminaría por completo las pérdidas y errores cometidos debido a errores humanos y negligencia.

4. Calidad de los datos

¿Alguna vez ha escrito 62 en lugar de 26 mientras anota sus ventas, gastos o la información de contacto de un cliente importante? Nunca es intencional, pero ser humano significa tener muchas limitaciones, y una de las limitaciones es estar cansado y los cerebros se vuelven papilla. No importa cuán cuidadoso sea con su trabajo, es probable que ocurra algún error que podría afectar directamente la calidad del trabajo y, a su vez, los datos.

Cuando dejas tu dispositivo alimentado por IA sistema de gestión de documentos a cargo de sus datos, la calidad general de los datos mejora. Tal sistema está entrenado o construido para encontrar errores y discrepancias en los datos y, si es posible, corregirlos. También tendría la capacidad de minimizar los datos redundantes, reducir los errores de entrada y disminuir la ocurrencia de extravíos de archivos e información importante.

Una mejor calidad de datos eleva directamente la eficacia de las decisiones comerciales.

5. Estructuración de datos

Los tiempos modernos vienen con problemas modernos como los datos no estructurados. Si tiene un negocio y está activo incluso en dos plataformas de redes sociales y tiene un sitio web, es posible que tenga toneladas de datos sobre el comportamiento del consumidor y su interacción con su marca. Entonces, ¿cómo le das sentido a todos estos datos? ¿Cómo conectas los datos y los puntos? ¿Cómo se toman las decisiones comerciales correctas?

La respuesta a todo esto es organizar / estructurar sus datos. Los datos recopilados deben procesarse, filtrarse, estructurarse y categorizarse. Un sistema de gestión de documentos habilitado por IA tiene la capacidad de hacer todo eso y más. Puede analizar sus archivos de datos, obtener datos relevantes y categorizar archivos según la relevancia de la información.

Inteligente, más inteligente, más inteligente

El valor de la gestión inteligente de la documentación solo aumentará con el tiempo debido al hecho de que los datos son el nuevo aceite. La forma en que recopila, almacena, comparte, procesa y analiza sus datos puede hacer o deshacer su negocio. Y a medida que su negocio crezca y madure, las complejidades relacionadas con los datos solo se volverán más complejas, para lo cual necesitará un sistema de administración de documentos inteligente, integrado y escalable.

Por lo tanto, en caso de que todavía esté atascado con las viejas formas de administrar documentos, hoy es un buen día para diseñar un plan para renovar su sistema tradicional de administración de documentos.

Fuente: https://www.dataversity.net/how-ai-is-paving-the-way-for-smart-documentation-management/