OCR (reconocimiento óptico de caracteres) cambia las reglas del juego para cualquiera que trabaje con documentos PDF. Los archivos PDF son conocidos por ser difíciles de editar y buscar. Cuando realiza OCR en un PDF, garantiza que el texto se escanee y extraiga, haciéndolo totalmente apto para búsquedas, editable y accesible. 

En esta guía, compararemos varios métodos de OCR en archivos PDF para ayudarle a elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Hablaremos de Adobe Acrobat, herramientas de código abierto y soluciones impulsadas por IA. Además, responderemos preguntas comunes, como cómo realizar OCR en un PDF en una Mac, hacer que un PDF OCR pueda realizar búsquedas y compartiremos consejos para mejorar la precisión del OCR.

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1. Usando Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro se considera el estándar de oro para archivos PDF con OCR. Como líder de la industria en software PDF, Adobe incluye Acrobat Pro con capacidades avanzadas de OCR que manejan fácilmente documentos complejos.

Puede realizar OCR en un documento utilizando Acrobat Pro de dos maneras:

Método 1

1. Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat Pro.
2. Haga clic en "Todas las herramientas" en la barra de herramientas.
3. Aparecerá un menú que enumera todas las herramientas disponibles. Haga clic en "Editar PDF".
4. Acrobat aplicará automáticamente OCR y convertirá el texto.
5. El documento ahora es completamente editable y permite realizar búsquedas. Cambie la fuente o agregue anotaciones según sea necesario. También puede buscar el documento utilizando la herramienta Buscar.

Método 2

1. Abra Adobe Acrobat Pro. 
2. Haga clic en "Todas las herramientas" en la barra de herramientas.
3. Aparecerá un menú que enumera todas las herramientas disponibles. Haga clic en "Escanear y OCR".
4. En la herramienta Escanear y OCR, seleccione el archivo PDF que desea OCR o escanee un documento físico directamente usando un escáner conectado.
5. Haga clic en "Mejorar" si es necesario limpiar la imagen. Esto mejorará la precisión del OCR. 
6. Haga clic en "Reconocer texto" para iniciar el proceso de OCR. Una vez completado, el PDF podrá buscarse y editarse. Ahora puedes editar texto.

La ventaja esencial de utilizar Acrobat Pro es su motor OCR avanzado, que puede manejar diseños complejos, documentos de varias columnas, escaneos de baja resolución y texto escrito a mano con alta precisión. Está disponible en dispositivos Windows, Mac y Android, y también puede acceder a estas funciones en línea. Además, está conectado a su aplicación Adobe Mobile Scan, lo que le permite escanear documentos sobre la marcha y sincronizarlos con su biblioteca de Acrobat.

Sin embargo, debe ser suscriptor de Acrobat Pro para acceder a las capacidades de OCR. La suscripción tiene un precio de US $ 19.99 / mes. Además, si bien te permite cargar varios archivos, tendrás que realizar el OCR de cada archivo uno por uno manualmente. Por lo tanto, si tiene muchos archivos que procesar, puede resultar tedioso.

Las herramientas de OCR de código abierto como Tesseract ofrecen una alternativa gratuita para convertir archivos PDF en archivos editables y con capacidad de búsqueda. Aunque es posible que no tengan tantas funciones como las soluciones comerciales como Adobe Acrobat, proporcionan un nivel de precisión decente para la mayoría de los casos de uso. 

Tesseract está disponible para Windows, Mac y Linux. Primero deberá instalarlo en su computadora para usarlo. Una vez instalado, puedes seguir estos pasos para realizar OCR en un PDF:

1. Abra el archivo PDF en una herramienta de visualización o edición como PDFelement. 
2. Seleccione el área o página que desea OCR y tome una captura de pantalla. Recorta la imagen si es necesario.
3. Abra Terminal para acceder a Tesseract. Si Tesseract no se encuentra en la Terminal, edite la ruta de la variable de entorno para dirigirla al directorio de instalación de Tesseract.
4. Copie la ruta del archivo de imagen que desea OCR. Por ejemplo: "C:UsersJohnDoePicturesScreenshotsScreenshot 230844.png"
5. Ingrese el siguiente comando en la Terminal: "C:UsersJohnDoePicturesScreenshots>tesseract Screenshot 230844.png". Esto ejecutará OCR en la imagen y convertirá cualquier texto que encuentre a un formato editable. 
6. Una vez que se complete el OCR, Tesseract generará un archivo que contiene todo el texto extraído.
7. Abra este archivo en cualquier editor de texto para ver y editar el contenido editado con OCR. También puede ingresar el comando `–help` para obtener la lista completa de opciones de Tesseract si es necesario.

La ventaja fundamental de Tesseract es que es completamente gratuito y de código abierto, por lo que no es necesario pagar ninguna tarifa de licencia. Funciona bien en escaneos limpios y documentos mecanografiados. 

Sin embargo, tiene problemas con texto escrito a mano, diseños complejos, fondos coloreados y escaneos de baja resolución. Si sus documentos están limpios y escritos, Tesseract ofrece una solución gratuita para las necesidades básicas de OCR. 

Puede mejorar la precisión de Tesseract preprocesando los escaneos antes de ejecutar OCR: ajustando el brillo o el contraste, aplicando filtros, escalando imágenes y más.

3. Uso del OCR de PDF de Nanonets

Nanonets es una solución de procesamiento de documentos basada en inteligencia artificial que ofrece capacidades avanzadas de OCR. A diferencia de Acrobat Pro o Tesseract, Nanonets está completamente en línea y no requiere instalación. Simplemente carga sus archivos PDF en su plataforma en la nube e inmediatamente comienza a procesarlos utilizando algoritmos OCR de última generación. Incluso puede procesar carpetas enteras y cientos de archivos PDF de una sola vez.

Las nanoredes pueden manejar de todo, desde documentos mecanografiados simples hasta diseños complejos con anotaciones escritas a mano, fondos coloreados, gráficos y tablas, utilizando modelos de aprendizaje profundo para lograr una alta precisión en todo tipo de documentos.

Así es como funciona:

1. Visite Nanonets.com y crea una cuenta gratis.
2. Seleccione un modelo de OCR de la amplia gama de modelos previamente entrenados de Nanonets para facturas, recibos u órdenes de compra. También puede crear un modelo personalizado adaptado a sus tipos de documentos específicos.
3. Cargue documentos que representen los diferentes diseños y campos de datos que necesita extraer. Nanonets analizará estas muestras para comprender la estructura de sus documentos.
4. Defina los campos clave que desea capturar, como fecha, monto total y datos de la tabla. Puede capturar datos en casi cualquier formato, incluidas tablas, texto, JSON o XML. Nanonets extraerá automáticamente los datos de sus archivos PDF y los generará en el formato requerido.
5. Una vez configurado, cargue sus documentos PDF que necesitan ser editados con OCR. Las nanoredes procesarán los archivos utilizando OCR avanzado y algoritmos inteligentes de extracción de datos para convertirlos en formatos editables y con capacidad de búsqueda con salida de datos estructurados. 
6. Los datos extraídos están perfectamente organizados y estructurados para que usted los pueda incorporar directamente a otros sistemas empresariales sin esfuerzo manual. Puede exportarlo como JSON, XML o formatos personalizados.

Nanonets ofrece una versión gratuita con hasta 500 páginas de procesamiento para que puedas probarla sin coste alguno. Después de eso, cuesta $ 0.3 por página para reconocimiento óptico de caracteres.

A diferencia de otras soluciones, Nanonets es altamente escalable. Puede procesar miles de páginas por hora, lo que garantiza que, sin importar el volumen, sus archivos se procesen casi al instante.

Puede configurar webhooks para transmitir datos procesados ​​a otras aplicaciones o utilizar las API de desarrollador de Nanonets para crear integraciones personalizadas.

Cómo mejorar el proceso de OCR de PDF

La tecnología OCR, cuando se implementa de manera efectiva, puede ahorrarle tiempo y recursos. Imagínese poder reducir tiempo de entrada de datos por campo en un 95%. Su equipo podría centrarse en tareas más significativas que la entrada de datos mundanos.

Exploremos consejos para mejorar la precisión y eficacia de su proceso de OCR de PDF:

1. Preprocesar escaneos antes del OCR

Si se trata de documentos escaneados, puede ajustar el brillo, el contraste y la nitidez y aplicar filtros o técnicas de mejora de la imagen para reducir el ruido y mejorar la claridad. 

Esto aumentará significativamente la precisión del OCR. La aplicación Scanner de Adobe viene con funciones integradas de mejora de imágenes. También puedes utilizar herramientas como PaperScan y NAPS2 para limpiar los escaneos. Después de estas ediciones, puede guardar las imágenes editadas como archivos PDF antes de ejecutar OCR.

2. Configurar flujos de trabajo de validación y jerarquías de aprobación.

Mejore la calidad de los datos configurando reglas de validación para los datos extraídos. Por ejemplo, si el número de pedido de un documento no tiene cinco dígitos, se rechaza automáticamente o se marca para revisión manual. De esta manera, puede detectar errores de extracción y aprobar solo datos válidos. También puede integrar su sistema OCR con bases de datos para validar los datos extraídos.

Puede configurar jerarquías de aprobación donde los empleados junior revisan los datos primero, seguidos por los empleados senior para la aprobación final. Con notificaciones automáticas y actualizaciones de estado en vivo, puede mantener la transparencia y evitar la persecución de aprobaciones, lo que lleva a un procesamiento de documentos más rápido.

3. Cree flujos de trabajo automatizados

Imagine administrar un alquiler de automóviles y poder exportar automáticamente los datos de la licencia de conducir de los clientes a Salesforce o enviar datos de facturas a QuickBooks sin ningún trabajo manual. No sólo optimizará su OCR de PDF sino también las actividades posteriores.

La integración de su solución OCR con aplicaciones empresariales a través de API hace posible esta automatización. Por ejemplo, con Nanonets, simplemente configura activadores basados ​​en eventos como la finalización del procesamiento de documentos, la extracción de datos o la carga de un nuevo archivo. La integración exportará automáticamente datos estructurados de Nanonets a los sistemas comerciales deseados, incluidos QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Zendesk y muchos otros, eliminando los esfuerzos manuales y garantizando un flujo de datos fluido entre sistemas.

4. Invierta en OCR avanzado con capacidades de IA/ML

A diferencia del OCR basado en reglas, los modelos de IA son adaptativos: aprenden continuamente de las correcciones humanas y mejoran con el tiempo. Por ejemplo, Nanonets ofrece un modelo de IA patentado entrenado en millones de documentos, lo que le permite manejar diseños complejos y desafiantes de manera eficiente.

El OCR con tecnología de inteligencia artificial garantiza que pueda extraer información de los documentos sin perder el contexto. Puede manejar diferentes idiomas, unidades monetarias, legales o de medida. Este nivel de inteligencia no es posible con la extracción basada en plantillas o basada en reglas que se basa en ubicaciones exactas de los campos.

5. Entrene los modelos AI-OCR

Si bien las soluciones de OCR basadas en IA vienen con modelos previamente entrenados, capacitarlos más sobre los tipos y diseños de documentos específicos puede aumentar aún más la precisión. Por ejemplo, Nanonets le permite cargar un conjunto de documentos de muestra que representan las distintas plantillas, formatos y campos que desea capturar.

Estos ejemplos ayudan al modelo a comprender la estructura de sus documentos y afinar el proceso de OCR de PDF. También puede proporcionar comentarios corrigiendo los errores de extracción identificados durante la validación. Esta capacitación humana integrada mejora continuamente el rendimiento del modelo de IA.

6. Cree modelos de OCR personalizados cuando sea necesario

A veces, es posible que los modelos previamente entrenados no cubran todas las complejidades de sus documentos. Por ejemplo, es posible que tenga documentos específicos de la industria con campos y formatos únicos. En tales casos, puede trabajar con su proveedor de OCR para crear modelos de IA personalizados y entrenados específicamente en sus documentos. 

Con Nanonets, los usuarios pueden crear modelos personalizados específicos para sus tipos de documentos y campos para extraer. Pueden cargar documentos de muestra y anotarlos con las etiquetas que quieran extraer. Luego, la IA aprende de estos ejemplos y está entrenada para reconocer y extraer la información especificada. El sistema requiere al menos diez ejemplos para cada etiqueta para lograr una precisión óptima, y ​​los usuarios pueden monitorear la cantidad de ejemplos para cada etiqueta y agregar más según sea necesario.

Cómo empezar con Nanonets PDF OCR

Nanonets facilita la introducción al OCR de PDF. Simplemente regístrese para obtener una cuenta gratuita en el sitio web de Nanonets. No es necesario proporcionar una tarjeta de crédito. 

Aquí tienes una guía que te ayudará a empezar:

1. Regístrese para obtener una cuenta gratuita: Visitar Nanonets.com y regístrese para obtener una cuenta gratuita, no se requiere tarjeta de crédito.
2. Crea o elige un modelo: Puede crear un modelo de OCR personalizado para sus tipos de documentos específicos o seleccionar entre los modelos previamente entrenados de Nanonets para facturas, recibos y más.
3. Configurar la importación automática: reenvíe correos electrónicos o conecte el almacenamiento en la nube para importar nuevos archivos PDF a Nanonets para un procesamiento OCR continuo y automático.
4. Cargar documentos de muestra: cargue al menos 10 documentos de muestra que representen varias plantillas, formatos y campos de datos que desee extraer. Esto ayudará a entrenar el modelo de IA.
5. Definir campos para extraer: Simplemente especifique nombres para los campos de datos críticos que desea extraer de sus documentos, como Fecha, Monto, Datos de tabla, etc.
6. Configurar validaciones: Configure reglas para validar los datos extraídos y marcar cualquier error para corregirlo y garantizar la precisión.
7. Procesa tus archivos: Cargue sus documentos PDF. Las nanoredes los procesarán instantáneamente con OCR y extracción inteligente de datos.
8. Revisar y aprobar datos: Verifique los datos extraídos y apruebe las entradas válidas. Mantenga la transparencia con las actualizaciones de estado.
9. Exportar datos a sistemas empresariales: Una vez aprobado, exporte sin problemas datos estructurados a su ERP, contabilidad, CRM u otros sistemas.
10. Automatizar los flujos de trabajo: configure activadores para transmitir datos a las aplicaciones cuando se procesa un documento o se extraen datos. Eliminar los esfuerzos manuales.

En general, Nanonets hace que agregar capacidades de OCR inteligentes a sus flujos de trabajo de documentos sea rápido y fácil. El motor de IA de autoaprendizaje ofrece alta precisión desde el principio y al mismo tiempo permite la personalización para manejar documentos complejos. Las integraciones perfectas con sistemas empresariales permiten una verdadera automatización de extremo a extremo.

Terminando

El OCR inteligente y la extracción de datos pueden ayudar a desbloquear un enorme valor de los flujos de trabajo de documentos. La clave es elegir una solución como Nanonets que ofrezca OCR basado en IA desde el principio y permita la personalización para necesidades específicas. 

Con capacidades de autoservicio para crear modelos personalizados, la precisión y la automatización mejoran continuamente incluso a medida que sus documentos evolucionan. En última instancia, esto garantiza que pueda manejar datos no estructurados a escala para impulsar la productividad y el crecimiento.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/how-to-ocr-pdf/