Patricio Rauland • Ayer a las 00:00 Dirigir un negocio es difícil. Dirigir un negocio intensivo en efectivo como el comercio electrónico es aún más difícil. Muchas empresas de comercio electrónico cierran la tienda no porque no estén vendiendo productos, sino porque se quedan sin efectivo y no pueden pedir más inventario.
Las pequeñas empresas tienen un presupuesto limitado, por lo que cada dólar que gasta es importante. Al tener una comprensión financiera sólida de su negocio, puede asegurarse de que está gastando su dinero donde sea más beneficioso. Eso es exactamente lo que la contabilidad le ayudará a hacer.
Exploremos los aspectos esenciales de la contabilidad del comercio electrónico y cómo las prácticas financieras correctas pueden hacer crecer su negocio en línea.
Índice del contenido
¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?
La contabilidad de comercio electrónico es la práctica crítica de registrar, organizar y administrar todos los datos financieros y las transacciones relevantes para una empresa de comercio electrónico.
Cuando se realiza correctamente, la contabilidad le indica qué tan saludable es su negocio de comercio electrónico. Puede mostrarte:
- Seguimiento de ventas e ingresos: Registro de todas las ventas entrantes y los ingresos generados a través de transacciones en línea.
- La gestión del inventario: Realizar un seguimiento del stock de productos a la venta, garantizar una valoración precisa y actualizar los niveles de inventario en tiempo real a medida que se producen las ventas.
- Costo de los bienes vendidos (COGS): Cálculo de los costos directos asociados con la producción o compra de los productos que se venden. Esto incluye costos como materias primas, gastos de producción y costos de envío.
- Tarifas de procesamiento de pagos: Tarifas de seguimiento cobradas por las pasarelas de pago y los procesadores de pago.
- Taxation: Cumplir con las regulaciones fiscales y calcular los impuestos aplicables a las transacciones de comercio electrónico, que pueden ser complejas debido a las diferentes normas fiscales entre regiones y países.
- Devoluciones y reembolsos de clientes: Manejo de asientos contables para devoluciones de productos, reembolsos y contracargos, asegurando que los registros financieros reflejen con precisión estas actividades.
- Informes financieros: Preparar estados financieros, como declaraciones de ingresos, balances y estados de flujo de efectivo, para evaluar la salud financiera del negocio de comercio electrónico.
La contabilidad de comercio electrónico precisa, oportuna y completa es crucial para tomar decisiones informadas. Al comprender el verdadero estado de su negocio, puede crecer incluso con limitaciones financieras.
¿Cómo un propietario de comercio electrónico aprende contabilidad de comercio electrónico?
Si desea convertirse en un maestro de la contabilidad, deberá comenzar por convertirse en su mejor tenedor de libros. Cuando tenga una documentación financiera limpia y organizada, estará en una mejor posición para comprender, interpretar y aplicar la información.
Paso 0: Generar Documentos Financieros
Antes de que pueda dominar la contabilidad de comercio electrónico, debe practicar la producción de documentos financieros y comenzar a hacerlo cada mes.
Los tres documentos financieros principales para un negocio de comercio electrónico son:
- Estado de resultados – una instantánea de cuánto has ganado
- Hoja de balance – los activos que posee su empresa y la cantidad que debe a los acreedores
- Estado de flujo de efectivo – la cantidad de efectivo que entra y sale de una empresa
Paso 1: familiarícese con los documentos financieros primarios
El estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo brindan una imagen integral de la salud financiera de su empresa.
una declaración de ingresos, también conocido como estado de pérdidas y ganancias (P&L), muestra lo que gana su empresa, lo que gasta y si está obteniendo ganancias durante un período de tiempo específico. Un estado de resultados muestra lo siguiente:
- Ingresos
- Costo de bienes vendidos/costo de ventas
- Utilidad bruta o margen de contribución
- Gastos de operación o gastos de venta, generales y administrativos (SG&A)
- Ingresos de explotación
- Elementos no operativos
- Ganancias antes de impuestos (EBT)
- Ingresos netos
El proyecto balance muestra los activos que posee su empresa y la cantidad que debe a los acreedores en un momento específico. Un balance muestra lo siguiente:
- Activos circulantes
- Activos fijos
- Pasivo circulante
- Pasivos a largo plazo
- Capital contable
Por último, el flujo de fondos El estado de cuenta es crucial, especialmente para negocios basados en inventario, ya que le dice cuánto efectivo ha ganado o perdido durante un período determinado. Un estado de flujo de efectivo rastreará lo siguiente:
- Recibos de ventas de bienes y servicios
- Pagos de interés
- Pagos del impuesto sobre la renta
- Pagos realizados a proveedores de bienes y servicios
- Pagos de sueldos y salarios
- Pago de renta
- Otros gastos
Estos informes financieros le permiten identificar las principales señales de advertencia y monitorear el desempeño de su negocio.
Para aquellos deseosos de obtener más conocimiento sobre estos documentos, un recurso recomendado por la comunidad de eCommerceFuel es el libro “Inteligencia Financiera para Emprendedores.” 📚
Paso 2: haga su propia contabilidad
El segundo paso consiste en hacer su propia contabilidad durante unos meses. Puede requerir mucho tiempo y no necesariamente la mejor actividad de valor agregado para la mayoría de los empresarios de comercio electrónico, pero este proceso le permite comprender cómo se combinan estos documentos financieros y cómo se muestran los aspectos reales de su negocio en estos documentos financieros.
Una vez que tenga una comprensión sólida de estos documentos, es hora de contratar a un tenedor de libros para generarlos mensualmente. Tener a alguien que haga esto por usted le permitirá concentrarse más en el marketing, las operaciones, el desarrollo de productos y otros aspectos críticos de su negocio de comercio electrónico.
¿Necesita un contador o un tenedor de libros?
Tu no necesite ya sea un contador o tenedor de libros. Sin embargo, es común contratar a un tenedor de libros, al menos a tiempo parcial, a medida que crece su negocio.
Si bien un contador y un tenedor de libros desempeñan papeles importantes en la administración de las finanzas de su comercio electrónico, sus responsabilidades difieren.
¿Qué hace un contable?
Un tenedor de libros recopila todos sus documentos financieros (como cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito), garantiza su precisión e integridad y luego los organiza sistemáticamente en un software de contabilidad de comercio electrónico como Xero o QuickBooks (más información sobre el software a continuación).
Revisando sus estados de cuenta, generan documentos financieros tales como:
- Declaraciones de ingresos
- Balances
- Estados de flujos de efectivo
En esencia, los tenedores de libros son organizadores financieros.
¿Qué hace un contador?
En lugar de simplemente recopilar información financiera, los contadores lo ayudan a interpretarla. A menudo ayudan con la planificación fiscal, la gestión del flujo de efectivo y la estrategia fiscal.
Un buen contador lo ayuda a estructurar sus finanzas y gastos para minimizar su factura de impuestos. Pueden guiarlo para hacer inversiones o aprovechar los programas de impuestos o deducciones que pueden reducir su obligación tributaria.
En esencia, los contadores son consultores financieros.
Comience por hacer su propia contabilidad
Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por manejar su propia contabilidad y luego se la entregan a un contador en el momento de la declaración de impuestos.
A medida que su negocio crezca y tenga más y más transacciones financieras, querrá que alguien se encargue de la contabilidad por usted. Un tenedor de libros a tiempo parcial es muy común en el comunidad eCommerceFuel.
Planificación para el crecimiento con un contador
A medida que su negocio continúe creciendo, querrá contratar a un contador para que lo ayude a tomar decisiones financieras más importantes, como qué préstamos solicitar y cuándo.
Uno de los mayores desafíos para las empresas de comercio electrónico en crecimiento es administrar el flujo de caja. Un buen contador puede ayudar a predecir posibles déficits de efectivo y asesorar sobre opciones financieras para sostener el crecimiento.
Cómo un contador podría ayudar a su negocio de comercio electrónico
¿Qué es la contabilidad basada en efectivo y en qué se diferencia de la contabilidad basada en valores devengados?
Contabilidad de caja es el tipo de contabilidad más simple y es donde comienzan la mayoría de los propietarios de comercio electrónico. Simplemente rastrea el efectivo que entra y sale de su negocio.
Sin embargo, esta simplicidad tiene un inconveniente: es la menos precisa.
Se puede obtener una imagen más precisa de la salud financiera de una empresa utilizando contabilidad basada en devengo, que hace coincidir el momento de las ventas con los costos relacionados, teniendo en cuenta los costos de inventario en el momento de la venta, en lugar de en el momento de la compra.
💡 Consejo: la contabilidad basada en valores devengados es casi obligatoria si vas a vender tu negocio. Uno de los miembros dentro de ECF compartió esto después vendiendo su negocio (enlace solo para miembros de la ECF):
Si sus finanzas no son precisas, prepárese para un mundo de dolor. Esto podría afectar su múltiplo, el efectivo que espera de una venta, los números de su inventario, el tiempo que lleva cerrar, etc. Es muy importante asegurarse de que sus libros estén basados en la acumulación y tengan COGS precisos.
¿Puede un contador pronosticar gastos importantes? También conocido como gestión de flujo de efectivo
Pronosticar gastos importantes es un aspecto crucial de la contabilidad del comercio electrónico. Los propietarios a menudo querrán pedir grandes cantidades de inventario para mejores precios al por mayor y costos de envío eficientes. Pero puede ser difícil saber exactamente cuánto puede pagar para tratar de alcanzar esos descuentos de precios por volumen.
Los contadores pueden crear proyecciones financieras para ayudarlo a visualizar los puntos de corte financieros, cuánta deuda asumiría y cuánto tendría que pagar cada mes por estas grandes compras de inventario.
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Los contadores también pueden ayudarlo a configurar cuentas bancarias comerciales separadas para diferentes tipos de compras. Es común tener una cuenta separada para ahorrar para grandes gastos de capital. Esto ayuda a mantener los fondos organizados y facilita la detección de las cantidades necesarias.
¿Puede un contador estimar y pagar impuestos?
Si tiene una tienda de comercio electrónico exitosa, ya debería pagar estimaciones de impuestos trimestrales al gobierno. Para hacer eso con precisión, necesita una idea aproximada de su tasa de impuestos sobre las ventas, qué tan rápido están creciendo sus ingresos y gastos, y cuánto deberá en impuestos.
Puede contratar a un contador para esto en la época de impuestos, o un contador de medio tiempo en su equipo puede mantener sus pagos estimados actualizados a lo largo del año.
Encontrar el soporte de contabilidad de comercio electrónico adecuado para su negocio
Localizar al contador o tenedor de libros correcto puede ser una tarea difícil. Las referencias de boca en boca de compañeros en negocios similares pueden ser un recurso fantástico en este sentido.
Además, las comunidades de miembros de ideas afines, como eCommerceFuel u otras asociaciones de comercio electrónico, también pueden proporcionar recomendaciones basadas en experiencias personales.
Es crucial recordar que la mejor opción para su negocio puede cambiar con el tiempo a medida que su negocio crece y evoluciona. Si descubre que su contador actual no es tan proactivo o conocedor como lo requiere su negocio en crecimiento, no dude en buscar otras opciones, incluso si eso significa gastar un poco más.
Contabilidad especializada en comercio electrónico: ¿una inversión digna?
Dados los numerosos matices en el comercio electrónico, es beneficioso contratar a un contador que se especialice en este dominio. Tener un contador con un conocimiento firme de la contabilidad de acumulación puede cambiar las reglas del juego para las empresas basadas en inventario, como los comerciantes de comercio electrónico.
Software de contabilidad de comercio electrónico
Para poder comprender los documentos financieros esenciales, necesita un software de contabilidad que lo ayude a generar los informes financieros correctos en primer lugar.
Seleccionar el mejor software de contabilidad para su negocio de comercio electrónico depende en gran medida de sus necesidades específicas. Algunas opciones populares incluyen A2X Accounting, QuickBooks, Xero y otras.
Contabilidad A2X sirve como puente entre su plataforma de comercio electrónico (como Amazon o Shopify) y su software de contabilidad, asegurando que sus datos estén limpios y organizados.
QuickBooks y Xero son plataformas integrales de contabilidad basadas en la nube, y ambas ofrecen características sólidas para administrar sus libros de manera efectiva.
tarro de impuestos es otra herramienta útil para automatizar la declaración y presentación de impuestos sobre las ventas, mientras que herramientas como Inventario final y Planificador de inventario puede agilizar significativamente la gestión de su inventario.
En la era de la automatización, plataformas como estas pueden resultar componentes vitales de su pila financiera.
La comunidad de eCommerceFuel se toma muy en serio las reseñas. Revisamos el software específicamente con el objetivo de ayudar a otros propietarios de comercio electrónico a tomar las mejores decisiones. Aquí hay un adelanto de nuestro directorio de revisión que muestra los mejores resultados para el software de contabilidad.
🙋♂️Si quieres leer las reseñas y ver los sitios que usan estos servicios Solicite hoy para convertirse en miembro de la comunidad eCommerceFuel.
Pensamientos finales: contabilidad de comercio electrónico
La gestión financiera estratégica no es un lujo sino una necesidad para todos los negocios de comercio electrónico. Debe tener a alguien en su equipo que pueda asignar dinero donde su negocio crezca rápidamente sin endeudarse demasiado.
Como propietario, ese puede ser su trabajo, aunque un contador también puede ayudarlo con eso. Un tenedor de libros lo ayudará a mantener sus documentos financieros organizados y precisos.
Con la orientación adecuada, revisiones financieras periódicas y las herramientas de software adecuadas, su empresa no solo puede mantenerse, sino prosperar en el competitivo panorama del comercio electrónico.
Mensaje de Patrick Rauland
Patrick ama el espíritu empresarial y enseña cursos de comercio electrónico, marketing y WordPress en LinkedIn Learning. También ha desarrollado software de comercio electrónico y membresía. Cuando no está frente a una pantalla, le encanta pintar diminutas miniaturas de juguete.
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