A nadie le sorprende hoy el progreso tecnológico. Las antiguas formas de procesar la documentación se han debilitado. Más a menudo, esta forma se utiliza sólo para el punto final de un caso. Todo lo demás se hace electrónicamente. Algunas empresas utilizan varios recursos y métodos diferentes para realizar la tarea. Las empresas líderes quieren resolver los problemas de manera integral y, por eso, utilizan VDR. Una sala de datos electrónicos le brinda todas las herramientas que necesita y más. Aquí se incluyen la negociación de socios, la colaboración, diferentes líneas de negocio y más. Pero, ¿cómo se navega por esta gran variedad? ¿Todos los proveedores de salas de datos pueden proporcionar el conjunto de herramientas necesario? La búsqueda de respuestas llevará un par de minutos. Para ello, los usuarios deben familiarizarse con la información. Una de esas fuentes es vdrsolutions.org.

¿Quién se beneficiará de una sala de datos electrónicos?

Cada VRD tiene una dirección y unos valores comunes. Las premisas están diseñadas para construir una estructura clara de empresas y asignar individuos específicos a sectores. Estas actividades pueden ser comerciales o no comerciales. Inmediatamente queda claro que todos son diferentes. Las habitaciones tienen características comunes y cada una de ellas tiene unas características determinadas.

Una comparación de salas de datos virtuales mostrará puntos de convergencia y diferencias entre los proveedores de servicios. Estos parámetros pueden ser:

1. Sistema de protección y número de barreras.
2. Cómoda organización del espacio de trabajo.
3. Nivel de interacción con los documentos.
4. Capacidad de controlar el medio ambiente.
5. Número de usuarios y visitantes habituales
6. Cantidad de información almacenada
7. Costo de los servicios prestados

Como puede ver, esta lista incluye los requerimientos básicos en el que necesitas concentrarte. Como se dijo, "Room te ayudará en los negocios, y no importa si eres un recién llegado o un gran jugador". Esta lista puede ser más o menos extensa; Depende de los requisitos y expectativas de la empresa.

Todas las habitaciones son iguales, pero todas las habitaciones son diferentes.

No es difícil ver que todos los proveedores ofrecen diferentes servicios de sala de datos. Por lo tanto, cualquiera que quiera conseguir la habitación adecuada debe examinar cada elemento.

Defensa

No es necesario hablar mucho de protección. Las mejores salas de datos utilizan múltiples barreras de defensa. Siempre hay verificación y autorización del usuario; los proveedores de servicios utilizan cifrado de datos; y puede haber un análisis de virus de los archivos.

Funciones disponibles

Una empresa puede estar comercializando, realizando trabajos legales o contables, o utilizando la sala virtual sólo para necesidades internas. Por eso es importante prestar atención a las herramientas disponibles.

Confort ambiental

Esto se puede hacer mediante un software de sala de datos, una versión web o ambos métodos. También se puede acceder a través de un teléfono inteligente.

Requisitos específicos

Para algunas empresas, es necesario compartir información con personas externas. Asegúrese de que el software de la sala de datos en línea tenga funciones de marca de agua y de que funcione.

Seguimiento y análisis

Para un especialista en marketing, es una buena fuente de información sobre clientes potenciales, incluso sin análisis. Para un jefe, es útil saber qué tan duro están trabajando los empleados. Algunas salas lo generan ellas mismas; otros esperan una solicitud directa del usuario.

Número de participantes

Cada data room virtual ofrece un número diferente de asientos y un número diferente de proyectos para una empresa.

Precio de los servicios

Es útil comparar salas de datos virtuales para ver que los precios se pueden formar en un plan común o individualmente. Cada detalle, persona o servicio puede incrementar el precio.

Habitaciones versátiles o opciones limitadas

Como muestra la comparación de salas de datos, depende de cada empresa elegir con qué proveedor de servicios trabajar. Las habitaciones pueden tener una dirección general o específica. Todas las salas virtuales se pueden dividir en varias categorías:

• Multipropósito proporciona un conjunto común de herramientas que serán suficientes para algunas actividades en el espacio virtual. Esto puede ser más de lo necesario o no ser suficiente.
• Para las finanzas, estas salas son adecuadas para la banca, las finanzas, la contabilidad y algunas ramas del comercio.
• Para las transacciones, en el conjunto de dichas salas se encuentran la mayoría de las herramientas para preparar y realizar transacciones. Aquí ambas partes pueden ver la oferta y la demanda.
• Todos los trabajadores estarán en la misma cadena de mando y siempre bajo control. Los jefes pueden controlar fácilmente la actividad de los trabajadores.
• Para fusiones y adquisiciones, esta se destaca como un área especial porque utiliza mucha información y herramientas para examinar todos los documentos electrónicos en detalle.
• A título informativo, algunas salas son más cómodas para trabajar con archivos y documentos. Tienen las herramientas adicionales más simples. Pero incluso pueden recuperar un documento de otro dispositivo para destruirlo.

Esta clasificación no traza una línea clara entre la clasificación por finalidad. Además, algunos elementos tienen posibilidad de adaptación. Si alguna función no es un rol clave de la herramienta, puede convertirse en uno.

El círculo se estrecha cuando hay demandas

Muchas salas de datos ofrecen una buena selección de herramientas, pero a menudo están sesgadas en una dirección y tienen debilidades en la mitad de las demás. Por lo tanto, cada usuario debe priorizar la eliminación de lo superfluo y elegir sólo lo necesario. La última palabra siempre la tiene el cliente.

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• Fuente: https://www.fintechnews.org/benefits-of-virtual-data-rooms-for-the-company-for-the-boss-and-for-the-customers/