En todo el mundo, más de Cada día se envían y reciben 300 mil millones de correos electrónicos, de media. Si me preguntas, son 300 oportunidades para promocionarte en tu firma de correo electrónico.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como una ocurrencia de último momento, lo que supone una gran oportunidad perdida. Es una oportunidad para que usted les cuente a los demás quién es usted, cómo comunicarse con usted y dónde encontrar más información sobre usted o su empresa.

Entonces, ¿qué debería ir exactamente en tu firma?

Índice del contenido

1. Nombre y Apellido

Al igual que con la correspondencia por correo postal, su nombre siempre debe incluirse en su firma de correo electrónico para que el destinatario de su mensaje sepa de quién proviene.

Me gusta hacer de esta mi primera línea de texto.

2. Información de afiliación (como cargo y departamento)

Muy cerca de su nombre debe estar su información de afiliación. Sus afiliaciones podrían incluir su puesto de trabajo, su empresa u organización y/o incluso su departamento.

En mi opinión, afiliarse a una organización más grande le otorga más credibilidad, especialmente si es una organización reconocible.

3. Información de contacto secundaria

La información de contacto secundaria también es importante para que el destinatario sepa de qué otra manera comunicarse con usted. En esta línea suelo incluir el teléfono, el fax o cualquier otro método de comunicación que quiera destacar.

En situaciones en las que no quiera gastar su línea directa, aprovecharía esta oportunidad para promocionar su sitio web personal como otra forma de ponerse en contacto.

4. Iconos de perfiles sociales

Su presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal porque te ayuda a ganar seguidores en tu espacio y le muestra a la gente lo que te importa.

Siento que puedo decir mucho sobre una persona por lo que publica y cómo se retrata a sí misma.

Por eso es una gran idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. No sólo refuerza tu marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarte y seguirte.

¿Por qué utilizar íconos de redes sociales en lugar de simples enlaces de texto? Porque los íconos son más fácilmente reconocibles para las personas que hojean su firma y se destacarán. Según una investigación de Estudios NeoMam, las imágenes mostradas en color aumentan la disposición de una persona a leer el resto del contenido en un 80%.

Mira el siguiente ejemplo, hecho usando Generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

5. Llamada a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer en tu firma de correo electrónico es incluir una llamada a la acción. Para mí, las mejores CTA para firmas de correo electrónico son simples, actualizadas, no agresivas y acordes con su estilo de correo electrónico.

Elija una CTA que se alinee con uno de sus objetivos comerciales actuales y actualícela cuando esos objetivos cambien. Aquí hay un ejemplo de la firma de correo electrónico de HubSpotter que incluye una CTA para el Red de podcasts de HubSpot:

6. Enlaces de reserva

Si se encuentra enviando y recibiendo correos electrónicos con colegas y clientes que desean programar reuniones con usted (como lo hago yo), facilíteles las cosas incluyendo un enlace para reservar su calendario directamente en su firma de correo electrónico.

Existen muchas herramientas que ayudarán a las personas a reservar citas. Por ejemplo, si eres cliente de HubSpot Sales, puedes fácilmente comparte tu enlace de reunión personalizado con cualquier persona con la que quieras programar una reunión.

Si no eres cliente de HubSpot, una de mis herramientas para reuniones favoritas es Calendario, que es gratuito para Basic y te permite integrar tu calendario de Google u Office 365.

7. Descargo de responsabilidad de la industria o requisitos legales

Algunas industrias, como la legal, financiera y de seguros, tienen pautas específicas sobre el uso y la etiqueta del correo electrónico para proteger la transmisión de información privada.

Por esta razón, recomendaría investigar las regulaciones que tiene su industria e incluir un descargo de responsabilidad en su firma sobre las transmisiones de correo electrónico.

Mail-Signatures ofrece una serie de ejemplos de exenciones de responsabilidad por correo electrónico, incluido este:

“El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado únicamente al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con terceros, sin el consentimiento por escrito del remitente. Si recibió este mensaje por error, responda a este mensaje y continúe con su eliminación, para que podamos asegurarnos de que tal error no ocurra en el futuro”.

8. Foto o Logotipo

Me gusta usar una imagen para darle vida a mi firma de correo electrónico. Agrega un toque personal para que los destinatarios que nunca ha conocido puedan asociar su nombre con su rostro.

Alternativamente, también puede utilizar el logotipo de la empresa para agregar más conocimiento de marca a su correo electrónico.

9. Pronombres

Agregar sus pronombres preferidos a su firma es útil, especialmente cuando envía correos electrónicos a personas que nunca ha conocido. También elimina la ambigüedad y garantiza que interactúes con los demás según sus preferencias.

1. Enfatice su nombre, afiliación e información de contacto secundaria.

Mi pedido ideal para una firma de correo electrónico es mi nombre, afiliación y dónde más pueden contactarme las personas.

Su afiliación podría significar su puesto de trabajo, su empresa, su escuela o una organización similar que considere importante para sus destinatarios.

Su información de contacto secundaria puede incluir su número de teléfono personal o sitio web.

Aquí hay un firma de correo electrónico de muestra eso responde muy bien a las tres cosas descritas anteriormente. El nombre y apellido de Kevin van acompañados de su afiliación a la Universidad de Connecticut. También promociona su sitio web personal para que sus destinatarios tengan otra salida para ver su trabajo y contactarlo para obtener más información.

¿Quieres crear una firma como la siguiente? Usar Generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

2. Mantén los colores simples y consistentes.

En mi opinión, la marca es más eficaz cuando es coherente, y eso incluye su firma de correo electrónico. Agregar color a su firma de correo electrónico es un buen toque que la ayudará a destacarse del resto de su correo electrónico.

Pro consejo: Si elige utilizar color, asegúrese de utilizar uno o dos además del texto oscuro. Utilice aspectos sutiles que combinen con su logotipo o marca, como bretaña hodak hace en su firma de correo electrónico, a continuación. Observe cómo sus íconos de redes sociales tienen el mismo tono azul que el ZinePak logo.

3. Utilice la jerarquía de diseño.

Un buen diseño consiste en presentar la información de una manera fácilmente digerible. Debido a que su firma de correo electrónico es solo una lista de información, recomendaría usar la jerarquía para dirigir la atención de los lectores hacia lo que deberían leer primero.

Pro consejo: Escale su nombre a una fuente más grande para que atraiga la mayor atención, como lo harías en un currículum. Luego, elija información en negrita y coloree según la importancia para que pueda guiar los ojos de las personas de manera lógica a través del diseño.

4. Haz que los enlaces sean rastreables.

Entonces, coloca algunos enlaces en su firma de correo electrónico, incluidos su CTA y sus íconos de redes sociales. Pero, ¿alguien está realmente haciendo clic en ellos?

Para determinar si los enlaces en su firma realmente atraen clics y generan un impacto, le sugiero que los haga rastreables, tal como lo haría con cualquier otro enlace en sus correos electrónicos.

Siga estas instrucciones para crear fácilmente un enlace de seguimiento que le ayude a atribuir el tráfico a su sitio web a su firma de correo electrónico.

Pro consejo: De vez en cuando, puede cambiar el formato de su firma o el texto dentro de su firma para ver qué genera más clics.

5. Usa separadores de espacios.

Hay formas de incluir una gran cantidad de texto en un área compacta sin comprometer el diseño.

Usar divisores de espacio dentro de su diseño, como en el ejemplo siguiente, es una excelente manera de hacerlo.

Pro consejo: También puedes usar divisores de glifos, que es el símbolo de la barra vertical (es decir, |.)

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6. Incluye un prefijo internacional en tu número de contacto.

Si trabaja con personas de todo el mundo, no olvide el prefijo del código de su país cuando indique su número de teléfono de contacto.

Muchas personas pasan por alto esto si no están acostumbradas a marcar prefijos internacionales, pero creo que es muy útil para sus colegas y clientes internacionales tenerlo allí.

Aquí hay una lista de códigos de países si no conoces el tuyo.

Aquí hay un ejemplo de kit smith, anteriormente de Brandwatch, una empresa que tiene oficinas tanto en Estados Unidos como en Europa y trabaja con clientes internacionales.

Incluir el código de país de EE. UU. facilita que las personas de otros países se comuniquen con él por teléfono.

7. Haz que tu diseño sea compatible con dispositivos móviles.

Según Truelist, más de un tercio de los profesionales abrir correos electrónicos en su teléfono, lo que lo convierte en un método principal de comunicación para asuntos comerciales y profesionales.

Esto es lo que esto significa para mí: cuantas más personas lean el correo electrónico en dispositivos móviles, más querrás tener a los usuarios móviles en mente cuando escribas correos electrónicos, incluida tu firma de correo electrónico.

Una forma importante de hacer que su firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles es hacer que el diseño de su firma sea fácil de leer y en el que los usuarios de dispositivos móviles puedan hacer clic. Aquí es donde la escala se vuelve realmente importante.

Asegúrese de que su texto sea lo suficientemente grande como para leerlo en pantallas móviles pequeñas y que sus enlaces y botones sean accesibles para que las personas puedan tocarlos con los dedos.

Pro consejo: Mire el ejemplo a continuación y observe cuánto espacio hay entre los diferentes elementos en los que se puede hacer clic, como los íconos de las redes sociales. Estos son excelentes para tocar con el dedo en la pantalla de un móvil para que los usuarios no toquen accidentalmente el ícono de Facebook cuando querían ir a Twitter.

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8. Utilice un generador de firmas de correo electrónico.

Si ha probado todos estos pasos y todavía no está satisfecho con el resultado de su firma de correo electrónico, no se preocupe: nos pasa a todos.

Puede resultar complicado perfeccionar estas aprobaciones digitales. Pruebe un generador de firmas de correo electrónico gratuito para hacer el trabajo pesado por usted.

En lugar de elegir usted mismo los colores, las fuentes y el diseño, este generador le ofrece varias combinaciones para elegir. Simplemente agregue su información, fotografías y enlaces. Luego elige tus colores. Una vez que esté satisfecho, puede agregarlo fácilmente a su cuenta de correo electrónico.

9. Verifique la calidad de su nueva firma de correo electrónico.

Finalmente, como con cualquier parte de un correo electrónico, asegúrese de que su firma se vea tan bien como cree probándola con varios clientes de correo electrónico.

Pro consejo: Microsoft Outlook no reconoce imágenes de fondo, así que evite usarlas. Además, algunos clientes de correo electrónico no cargan imágenes de forma predeterminada, así que lo tendré en cuenta.

Ejemplos de firmas de correo electrónico profesionales

A continuación se muestran algunos de mis ejemplos de firmas de correo electrónico favoritos que existen.

1. Ejemplo de firma de correo electrónico vertical

Crea una firma de correo electrónico como esta con el generador de firmas gratuito de HubSpot.

Si desea que su firma de correo electrónico requiera poco esfuerzo y tenga un alto impacto y, al mismo tiempo, llame la atención sobre un llamado a la acción, creo que esta es una excelente opción.

Lo que me gusta: Ubicado en un diseño vertical, no solo incluye enlaces sociales para el propietario, sino que también utiliza el espacio de manera efectiva para atraer la atención del espectador hacia el botón CTA en la parte inferior. Y debido a su estrecho ancho, esta firma de correo electrónico es ideal si muchos de sus destinatarios abrirán su correo electrónico en un dispositivo móvil.

¿La mejor parte? Puede crear su propia firma usando exactamente este mismo diseño usando nuestro generador de firmas de correo electrónico gratuito.

2. Ejemplo de firma de correo electrónico profesional beige

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Este hermoso ejemplo de firma de correo electrónico está basado en imágenes y, aunque no recomendamos utilizar archivos de imagen para su firma, aún merece un lugar en esta lista.

Lo que me gusta: Esta firma está disponible como plantilla de imagen en Canva y me llamó la atención por su hermoso diseño, fuentes y colores. El principal beneficio de utilizar una imagen como firma de correo electrónico es que las fuentes no cambian, lo que le permite crear una historia de marca más sólida.

Recuerde: La fuente la determina el cliente de correo electrónico del destinatario, no usted.

3. Ejemplo abreviado de firma de correo electrónico

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Este sencillo ejemplo de firma de correo electrónico, creado por el equipo de mysignature.io, utiliza taquigrafía para identificar cada parte de la información de contacto del remitente. El correo electrónico y el teléfono móvil del propietario se designan con las letras e y m, respectivamente.

Lo que me gusta: Este movimiento de moda puede diferenciar su firma de correo electrónico del resto. Lo recomiendo si estás específicamente en una industria más informal o casual.

Lo único que desaconsejaría es utilizar una fuente y un color de icono tan claros, que podrían resultar más difíciles de leer para los espectadores daltónicos.

4. Ejemplo de firma de correo electrónico del profesor

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Este ejemplo de firma de correo electrónico moderno y llamativo para un profesor incluye una llamada a la acción, una línea de botones de redes sociales y un párrafo de lenguaje estándar del RGPD, lo cual es fundamental en industrias donde es posible que se requieran datos privados de los destinatarios.

Lo que me gusta: Al investigar para esta publicación, encontramos innumerables ejemplos de firmas de correo electrónico para profesores y trabajadores del mundo académico. Éste, con diferencia, se lleva el premio en términos de diseño, profesionalidad y utilidad.

5. Ejemplo de firma de correo electrónico de influencer de Instagram

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Ya sea que sea un influencer en Instagram, YouTube o TikTok, es esencial tener una firma de correo electrónico profesional, especialmente si a menudo busca asociaciones y acuerdos corporativos.

Lo que me gusta: Esta firma incluye un mensaje inteligente para que el destinatario descargue su kit de medios. Aún más importante, incluye un botón en la parte inferior para "Me gusta en Instagram", lo cual es esencial para los profesionales cuyo principal indicadores clave de rendimiento son métricas de participación.

6. Ejemplo simple de firma de correo electrónico
Crea una firma de correo electrónico como esta con el generador de firmas gratuito de HubSpot.

En caso de duda, manténgalo simple. Este ejemplo de firma de correo electrónico, disponible como plantilla en nuestro generador de firmas gratuito, incluye toda la información esencial con mucho espacio entre ellas.

Lo que me gusta: En la parte inferior, la firma incluye enlaces sociales para aquellos que quieran saber más sobre usted o su empresa. Y si lo editas usando Generador gratuito de firmas de correo electrónico de HubSpot, descubrirás que puedes agregar una foto tuya, un botón de CTA y más.

7. Ejemplo de firma de correo electrónico formal de la academia

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Si alguna vez necesita una firma de correo electrónico formal, creo que este es un gran ejemplo de inspiración. Creado por la Universidad de Illinois como guía para sus empleados, este ejemplo de firma de correo electrónico es eficaz, sencillo y sencillo.

Lo que me gusta: Esta es una buena opción si trabajas en una industria tradicional. Me gusta que incluya una información de privacidad en la parte inferior, que es especialmente importante incluir si alguna vez planeas compartir tus correos electrónicos con alguien.

8. Ejemplo de firma de correo electrónico de bienes raíces

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Este ejemplo de firma de correo electrónico de bienes raíces me hizo desear trabajar en el sector inmobiliario. Pero siempre puedes ajustarlo a tus necesidades utilizando la herramienta de mysignature.io.

Lo que me gusta: La foto de perfil incluye un efecto de sombreado moderno y genial, y los botones sociales en la parte inferior son más prominentes, lo que lo hace ideal si deseas llamar más la atención sobre tus cuentas sociales.

Lo único que reconsideraría con este ejemplo, si lo vas a utilizar como inspiración, es que el CTA está demasiado cerca de los otros dos botones sociales. Si desea que su llamado a la acción atraiga toda la atención de su destinatario, considere usar pequeños botones sociales.

9. Ejemplo de firma de correo electrónico profesional de maestro de escuela

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Con o sin imagen, creo que este ejemplo de firma de correo electrónico es un ganador. Utiliza texto normal y en negrita para crear una sensación de estructura e incluye un lenguaje repetitivo sobre la confidencialidad del correo electrónico.

Lo que me gusta: El lenguaje en la parte inferior está en una fuente más clara, lo que mantiene la atención fuera de él. Este es un ejemplo sólido a seguir si no necesita tener una CTA en su firma de correo electrónico.

10. Ejemplo de firma de correo electrónico horizontal

Crea una firma de correo electrónico como esta con el generador de firmas gratuito de HubSpot.

Tome este espacioso ejemplo de firma de correo electrónico como inspiración si desea incluir mucha información y al mismo tiempo mantener la atención en su CTA completamente hacia la derecha. Disponible como plantilla en el generador de firmas de correo electrónico de HubSpot, este ejemplo también tiene espacio a la izquierda para que incluyas enlaces sociales.

Lo que me gusta: Su simplicidad y personalización es fantástica. Y si prefieres controlar las imágenes de la firma hasta la fuente, siempre puedes hacer una captura de pantalla y usarla como imagen; solo recuerda incluir texto alternativo.

Personaliza esta firma de correo electrónico (o crea la tuya propia) gratis.

Mejor firma de correo electrónico profesional

La mejor firma de correo electrónico profesional será fiel a quién es usted, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.

Una vez que incluyas la información de contacto básica, el resto de tu firma de correo electrónico será un lienzo en blanco para que puedas compartir un poco de personalidad con cada correo electrónico profesional que envíes.

Armado con estas mejores prácticas de firma de correo electrónico, puede crear su propia firma que se alinee con su marca y le dé a sus correos electrónicos un poco más umph.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en junio de 2019 y se ha actualizado para que sea más completa.

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