Felicidades. Ha decidido implementar algún software y desea que tenga éxito. ¿Será Agile o Waterfall o Lean o Scrum o algo completamente diferente? Si bien la implementación exitosa de un proyecto tiene sus propios requisitos para ejecutarlo, hay muchas cosas que uno debe considerar antes de comenzar.
¿Se ha definido adecuadamente el Modelo Operativo Objetivo?
Apresurarse en la implementación de una nueva tecnología tiene numerosas trampas, pero ninguna es más común que comenzar a implementar/integrar un sistema sin considerar cómo se verá el panorama general cuando esté completo. Demasiados proyectos han terminado desde el principio porque alguna pieza clave de tecnología no se tuvo en cuenta en el esquema general. Con todas las fintechs y disruptores en el mercado actual, todos se esforzarán por integrarse a la perfección entre sí, pero sin una comprensión completa de cómo desea que se conecten y por qué razón, puede encontrarse fácilmente rehaciendo su modelo operativo objetivo a mitad de camino y teniendo que tirar todo el esfuerzo y los recursos que ha gastado hasta ahora. Es como tratar de construir el avión mientras lo vuela o cambiar la llanta del automóvil mientras lo conduce. Los TOM típicos tendrán un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para que lo utilice el personal que atiende al cliente, que se conecta a un sistema de gestión del ciclo de vida del cliente que incorpora un flujo de trabajo y un motor de reglas para enviar las tareas necesarias a las personas relevantes para completar la entrada de datos/carga de documentos. /validación y verificación. Puede haber un sistema de gestión de datos maestros (MDM) que se trata como la fuente de registro/copia dorada, pero con demasiada frecuencia se trata de un sistema aislado de múltiples almacenes de datos agregados o integrados con varios sistemas que pueden actualizar los registros. Puede haber sistemas de transacción/comercio/préstamo con servicios de supervisión de transacciones incorporados o integrados. Puede haber proveedores externos para fines de datos/documentos o noticias/noticias negativas/detección. Todos o algunos de estos pueden estar basados en la nube o también en sistemas locales. Entonces, ahora nuevamente, le pregunto, ¿ha considerado dónde encaja esta nueva pieza de tecnología en su TOM general? ¿Es una versión final o la está integrando en la configuración actual pero planea cambiar esto en el futuro?
Para todos sus sistemas actuales, ¿cuánto tiempo planea apoyarlos/mantenerlos?
Hay un error común conocido como la falacia del costo hundido por el cual solo porque gastaste X dólares/euros/libras en un sistema, está demasiado avanzado como para admitir la derrota y descartarlo. O que no está roto, por lo que no requiere reparación. O que está demasiado arraigado en los sistemas actuales para poder eliminarlo o reemplazarlo. Si ese es el caso, es probable que haya terminado con un único punto de falla sin siquiera darse cuenta. Las soluciones tecnológicas modernas son flexibles y deben construirse para el cambio. Anteriormente, las fusiones/adquisiciones o la fusión de sistemas han obligado a integrar la tecnología y el proceso habitual es simplemente hacer que funcione. Estos deben ser tratados como las oportunidades que son para reconsiderar cómo se hace algo y luchar por una forma más eficiente. En segundo lugar, la mayoría de las nuevas tecnologías tendrán o afirmarán tener ofertas/módulos/características similares, como informes, paneles, flujo de trabajo, motores de reglas de gestión de casos, estudio de configuración. El objetivo de esto es atraer a la audiencia más amplia posible y hace que algunas personas piensen "¿Por qué necesito comprar X cuando Y ya tiene esa capacidad?". Pero con esto en mente, ¿realmente desea convertir su CRM en un sistema de monitoreo de transacciones? ¿O su sistema de cuentas en la puerta de enlace para su MDM? O su MDM como principal punto de entrada de datos. Sabes que vas a terminar con miles de registros con números de teléfono como 12345678.
Dotación de personal/Funciones
Para que cualquier implementación tenga éxito, tendrá roles definidos en ambos lados del proyecto. Tuya y de los vendedores. Obviamente, depende del presupuesto, el alcance y el cronograma. Puede tener una implementación basada en la nube de 4 semanas que requiera 2 empleados del proveedor o podría ser 10 fases de 12 semanas de lanzamientos principales con un enfoque de requisitos ágiles de 2 semanas que consta de analistas de negocios/productos, desarrolladores, expertos en la materia, evaluadores de control de calidad, todos los cuales necesitan roles junior y senior, gerentes de proyecto para cada línea de negocio/región/jurisdicción y un gerente de programa para supervisarlo todo. Agregue un patrocinador del proyecto y es fácil ver por qué el software empresarial se vuelve caro, a veces prohibitivamente. Esto también es antes de considerar los niveles de personal que necesita asignar para que coincidan. No olvide que los miembros de su personal involucrados en este proyecto estarán alejados de sus funciones diarias durante un tiempo considerable. Es importante asegurarse de que el personal del proveedor tenga experiencia y no haya sido contratado recientemente para satisfacer la demanda de su proyecto.
La otra consideración es el modelo de asociación. Muchos proveedores establecidos tienen socios certificados, algunas firmas boutique y algunas de las 4 grandes, que también pueden ser reclutadas para ayudar en las implementaciones, pero también tienen un precio.
Migración de datos
Uno de los temas principales que incorpora una nueva pieza de software es la consideración del acceso a los datos y/o la migración de datos. Si el nuevo sistema consultará su base de datos o bases de datos actuales según sea necesario, ¿cuándo obtiene acceso, qué usuarios tienen qué permisos para acceder a él, si el acceso es de solo lectura o pueden los usuarios editar o crear nuevos registros y cuándo están actualizando el registro central, ¿qué sistemas tienen orden de prioridad para hacer esos cambios? ¿Qué sucede si otro sistema intenta realizar un cambio mientras un usuario diferente de su nueva tecnología lo está editando actualmente? ¿Significa esto ahora que todas las solicitudes de edición de datos deben enrutarse a través de esa nueva tecnología? ¿Qué sucede cuando todas las nuevas tecnologías solicitan el mismo orden de prioridad? Estos son solo para sistemas de registro de clientes activos. ¿Qué pasa con la creación de un nuevo sistema único consolidado? ¿Debería adoptar el enfoque big bang para migrar todos los datos el día 1? Imagina los riesgos. ¿Qué pasa con un período de transición, como cuando se programa una revisión, extrae de 1 o muchas fuentes para realizar la revisión y luego publica el registro limpio en la nueva base de datos central? Eso permitiría la migración durante un período de 12 a 18 meses. No es un enfoque único para todos. Eso es todo antes de que empiece a considerar el manejo de duplicados.
Integraciones
Al considerar agregar una nueva tecnología a su ecosistema, debe asegurarse de que funcione a la perfección con su configuración actual. Inicialmente, esto tiene 2 opciones, ya sea como una nueva adición neta para resolver un problema específico o como reemplazo de un sistema o sistemas existentes. De cualquier manera, desea asegurarse de que tenga acceso a los sistemas relevantes que necesita para el consumo ascendente y descendente. También debe estar seguro de que se puede mantener toda la plomería existente en el sistema que se está retirando. También hay una pregunta sobre la concesión de permisos que se pasa por alto constantemente. Control de acceso de usuarios para controlar qué permisos tienen los usuarios para la nueva tecnología para los datos a los que tiene acceso, al mismo tiempo que garantiza que no haya requisitos de permisos de administrador. Pero cuando agrega una tecnología más nueva en el futuro, ¿necesita perfeccionar el control de acceso para todos los sistemas históricos en ese momento? Al igual que con lo anterior, no olvidemos la necesidad de determinar qué tecnología tiene un orden de prioridad para los cambios/actualizaciones de datos. De lo contrario, ¿cómo se asegura de que el sistema A realice un cambio hoy, el sistema B lo revierta mañana y el sistema A lo intente nuevamente al día siguiente?
Acceso al sistema: políticas de seguridad de la información
¿Ha contratado a los equipos relevantes internamente para proporcionar recursos y acceso a los sistemas relevantes de manera oportuna? Si planea esperar hasta el último momento antes de solicitar permiso para un entorno o acceso a una base de datos, etc., es posible que descubra que sus fechas objetivo son repentinamente inalcanzables.
Compradores vs Usuarios
¿Están los usuarios finales de la nueva tecnología involucrados en el proceso de toma de decisiones? De qué sirve tomar una decisión en nombre de otros usuarios, si al final deciden que lo que se está construyendo, no es apto para sus propósitos. La batalla entre el negocio y la TI es constante, ocurre en todas partes y oscila en términos de quién decide. Con demasiada frecuencia, se espera que el diseño del sistema resuelva perfectamente todos los problemas, para todos los usuarios. El exceso de ingeniería en la tecnología para resolver el 100 % es admirable, pero en última instancia es un esfuerzo que requiere muchos recursos. El objetivo inicial debe ser resolver por la mayoría y esperar hasta la entrega exitosa antes de intentar los casos extremos. Ese 20 % o 10 % final de los problemas no debería retrasar el objetivo principal de adquirir la tecnología, pero con demasiada frecuencia se vuelve agotador. La pregunta que debe hacerse es qué se requiere definitivamente el día 1 y limitar sus opciones a un subconjunto ya que la respuesta predeterminada es siempre, siempre, todo.
Entonces, ahora, cuando analizamos qué considerar para que la implementación de un proyecto sea exitosa, debemos darnos cuenta de que hay más cosas relevantes antes de comenzar, que deben incluirse. Estos también afectarán la decisión sobre qué software seleccionar en primer lugar. Todo lo que brilla no es oro. Asegúrese de que lo que está seleccionando sea adecuado para todas las consideraciones en todo momento y no solo para un único resultado final esperado.
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