Introducción

OneDrive es la solución de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite a los usuarios guardar archivos y datos personales, como la configuración de Windows, en todas sus PC con Windows. También ofrece una forma sencilla de almacenar, sincronizar y compartir varios tipos de archivos, con otros y en múltiples dispositivos.

Una de las principales ventajas de OneDrive es su perfecta integración con productos de Microsoft como Windows 10 y Office 365. Esto significa que los archivos creados en Word, Excel o PowerPoint se pueden guardar directamente en OneDrive y acceder a ellos desde cualquier lugar. También es compatible con múltiples plataformas, estando disponible en navegadores web, Windows, Mac, iOS y Android.

OneDrive proporciona sólidas funciones para compartir y colaborar, lo que permite a los usuarios compartir archivos o carpetas con otros, incluso si no tienen una cuenta de Microsoft. Los archivos compartidos se pueden colaborar en tiempo real, de forma similar a Google Drive.

Microsoft ha invertido mucho en seguridad, haciendo de OneDrive un lugar seguro para almacenar sus archivos. Utiliza cifrado para datos tanto en reposo como en tránsito, y ofrece opciones de recuperación en caso de eliminación accidental o ataques malintencionados.

Por qué se necesita OCR y extracción de datos de documentos en OneDrive

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la extracción de datos de documentos son herramientas valiosas para las organizaciones y empresas que usan OneDrive. Estas tecnologías ayudan a mejorar la productividad, garantizar el cumplimiento y proporcionar información valiosa de los grandes volúmenes de datos no estructurados que muchas organizaciones producen y almacenan en OneDrive.

Productividad mejorada: OCR y la extracción de datos de documentos en OneDrive pueden mejorar significativamente la productividad. Por ejemplo, una organización puede recibir diariamente miles de facturas, contratos y otros documentos. La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo, ser propensa a errores e ineficiente. Sin embargo, con OCR, los documentos se pueden escanear y los datos relevantes se pueden extraer rápidamente. Por ejemplo, una empresa minorista puede usar OCR para extraer datos de las facturas enviadas por los proveedores, lo que reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para procesar estos documentos.

Mejor capacidad de búsqueda: sin OCR, la búsqueda a través de documentos escaneados o imágenes en OneDrive puede ser casi imposible porque el sistema ve el contenido esencialmente como una imagen, no como texto de búsqueda. La tecnología OCR permite el reconocimiento de texto en documentos e imágenes escaneados, haciéndolos buscables. Esto significa que una empresa de recursos humanos podría ubicar fácilmente información específica dentro de miles de currículos, acuerdos contractuales o registros de empleados almacenados en OneDrive sin revisar cada archivo manualmente.

Garantizar el cumplimiento: para sectores como el sanitario, el financiero y el jurídico, en los que determinados documentos deben conservarse durante un período específico debido a requisitos reglamentarios, el OCR y la extracción de datos de documentos pueden ser fundamentales. Al digitalizar documentos a través de OCR, se crea un registro de auditoría, lo que facilita la demostración del cumplimiento de las leyes de retención de registros. Además, la extracción de datos específicos como fechas, firmas o cláusulas específicas de estos documentos puede ayudar a garantizar el cumplimiento legal y normativo.

Accesibilidad mejorada: OCR permite a las empresas convertir documentos no accesibles en un formato accesible. Al hacerlo, ponen la información a disposición de todas las personas, incluidas las personas con discapacidades. Una universidad, por ejemplo, puede hacer que los recursos académicos sean más accesibles para los estudiantes con discapacidad visual mediante el uso de tecnología OCR en libros escaneados y recursos almacenados en su OneDrive.

Análisis de datos e información: la extracción de datos de documentos puede convertir datos no estructurados en datos estructurados que se pueden analizar. Las empresas pueden obtener información de estos datos para informar decisiones estratégicas. Por ejemplo, una agencia de marketing puede analizar los formularios de comentarios de los clientes almacenados en OneDrive, utilizando OCR y extracción de datos para identificar tendencias e información sobre las preferencias o la satisfacción de los clientes.

Ahorro de costos: con la entrada manual de datos, las posibilidades de errores son altas, lo que genera pérdidas financieras potenciales. El OCR y la extracción de datos ofrecen una solución más precisa, reduciendo dichas pérdidas. Una empresa de contabilidad podría evitar costosos errores en los estados financieros o declaraciones de impuestos mediante el uso de la tecnología OCR para ingresar datos.

Continuidad comercial: en caso de un desastre físico, los documentos importantes se pueden perder si no se almacenan digitalmente. Al utilizar OCR para digitalizar documentos y almacenarlos en OneDrive, las empresas garantizan la continuidad, ya que se puede acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Un bufete de abogados podría mantener el acceso continuo a los archivos de casos críticos de esta manera, incluso si sus oficinas físicas son inaccesibles.

En conclusión, OCR y la extracción de datos de documentos brindan funcionalidades esenciales que mejoran el valor de almacenar y administrar documentos en OneDrive para empresas y organizaciones. Al adoptar estas tecnologías, estas entidades pueden mejorar la eficiencia, garantizar el cumplimiento, obtener información comercial valiosa y mucho más.

Ejemplos de flujos de trabajo de documentos basados ​​en OCR en OneDrive

Estos son algunos ejemplos de flujos de trabajo de documentos que puede implementar mediante la integración de Nanonets con OneDrive. Claro, aquí hay varios ejemplos de flujos de trabajo de documentos basados ​​en reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en OneDrive. Cada uno de estos flujos de trabajo comienza con la carga de un documento en OneDrive, utiliza Nanonets para la extracción de datos valiosos mediante la tecnología OCR y concluye utilizando los datos extraídos en un paso adicional para completar el flujo de trabajo automatizado.

Flujo de trabajo de procesamiento de facturas:

• Se recibe una factura de un proveedor y se carga en OneDrive.
• El sistema OCR reconoce el tipo de documento en función de ciertas características o diseños.
• Luego procede a extraer datos clave de la factura, como el nombre del proveedor, la fecha de la factura, el número de la factura, los detalles de la partida y el monto total.
• Luego, estos datos se verifican de forma cruzada con el sistema de órdenes de compra de la empresa para garantizar la precisión.
• Si se encuentran discrepancias, la factura se marca para revisión manual; de lo contrario, está listo para el procesamiento de pagos.

Flujo de trabajo de documentos de recursos humanos (HR):

• Recursos humanos escanea o carga el currículum o el formulario de solicitud de un solicitante de empleo en OneDrive.
• El sistema OCR lee el documento y extrae información relevante como el nombre del solicitante, información de contacto, educación, habilidades e historial laboral.
• Los datos extraídos se utilizan luego para actualizar el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o el sistema de gestión de recursos humanos automáticamente.

Flujo de trabajo de registros médicos:

• Los profesionales de la salud cargan los registros médicos o los informes de pruebas de un paciente en OneDrive.
• La tecnología OCR escanea los documentos, reconoce y extrae información relevante del paciente, como el nombre, la edad, el historial médico, el diagnóstico y el tratamiento prescrito.
• Luego, estos datos se integran a la perfección en el sistema de registro de salud digital del paciente, mejorando el acceso rápido y la atención al paciente.

Flujo de trabajo de gestión de contratos:

• Un contrato firmado se escanea y se carga en OneDrive.
• El sistema OCR escanea el documento, lo identifica como un contrato y extrae datos cruciales como partes contratantes, fechas de vigencia, cláusulas clave y obligaciones.
• Estos datos extraídos luego se transfieren al sistema de gestión de contratos para rastrear y administrar fechas clave, obligaciones y otros detalles pertinentes.

Flujo de trabajo de reclamos de seguros:

• Un formulario de reclamo de seguro se escanea o se fotografía y luego se carga en OneDrive.
• La tecnología OCR procesa el formulario de reclamación, extrayendo información esencial como el número de póliza, los detalles del reclamante, el tipo de reclamación y los detalles del incidente.
• Luego, los datos se ingresan en el sistema de gestión de seguros, lo que activa el proceso de revisión de reclamos.

En cada uno de estos flujos de trabajo, el uso de OCR no solo ahorra tiempo y mejora la eficiencia, sino que también reduce el riesgo de errores en la entrada de datos. Esto permite a las empresas procesar un gran volumen de documentos de manera más precisa, eficiente y rentable.

Cómo configurar Nanonets OCR con OneDrive

1. Regístrese / inicie sesión en https://app.nanonets.com.

2. Elija un modelo previamente entrenado en función de su tipo de documento / cree su propio extractor de documentos en cuestión de minutos.

3. Una vez que haya creado su modelo, vaya a la sección de flujo de trabajo de su modelo.

4. Vaya a la pestaña de importación.

5. Seleccione OneDrive en el modal "Examinar todas las opciones de importación".

6. Autentique su cuenta de Microsoft OneDrive.

7. Elija la carpeta desde la que desea importar.

8. Haga clic en Agregar integración.

La integración se agregará a su cuenta de OneDrive. Según la carpeta que seleccionó, todos los archivos nuevos y entrantes en esa carpeta se importarán a Nanonets y serán procesados ​​por su modelo, que extraerá datos estructurados de él. También puede ampliar el flujo de trabajo agregando postprocesamiento, reglas de validación/aprobación, exportaciones al software/base de datos de su elección.

Integración OneDrive de Nanonets para flujos de trabajo de documentos automatizados

La integración OneDrive de Nanonets se erige como una herramienta innovadora que simplifica y mejora significativamente el flujo de trabajo de documentos, dejando obsoletos los procesos manuales tradicionales, lentos y propensos a errores. Este notable sistema combina a la perfección las sofisticadas capacidades de inteligencia artificial de Nanonets con la simplicidad y la comodidad de OneDrive.

Esta integración permite a las empresas automatizar sus flujos de trabajo de documentos, lo que la convierte en la opción perfecta para la empresa moderna que busca eficiencia, precisión y agilidad. Con la integración de Nanonets en OneDrive, las empresas pueden manejar rápida y fácilmente el escaneo de documentos, la extracción y el análisis de datos, agilizando su proceso de transformación digital.

Una vez que sus documentos se almacenan en OneDrive, la solución impulsada por IA de Nanonets interviene para extraer, procesar y analizar los datos que contienen estos documentos. El sistema maneja con eficacia numerosos formatos de documentos, como facturas, recibos, órdenes de compra e incluso notas manuscritas. El modelo flexible y adaptable aprende y mejora con el tiempo, y se vuelve cada vez más eficiente en la extracción de datos incluso de documentos complejos o de baja calidad.

El modelo de IA no solo simplifica la extracción de datos. También está diseñado para comprender el contexto y clasificar la información en consecuencia. Ya sea categorizando los gastos en función de los datos de sus recibos o actualizando los detalles del inventario a partir de las órdenes de compra escaneadas, la solución de Nanonets agiliza el manejo de datos, lo que permite más tiempo para las actividades comerciales estratégicas. Al usar esta integración, puede evitar el tedioso proceso de ingreso manual de datos, lo que reduce el error humano y mejora la eficiencia operativa general.

Además, la integración de Nanonets y OneDrive viene con otra ventaja significativa: la accesibilidad. Gracias a las sólidas capacidades de almacenamiento en la nube de OneDrive, puede acceder a sus datos procesados ​​y organizados en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto, junto con la capacidad de la integración para automatizar los flujos de trabajo de los documentos, garantiza que sus datos no solo estén seguros, sino que también estén fácilmente disponibles cuando los necesite.

Sin embargo, la verdadera belleza de la integración OneDrive de Nanonets radica no solo en sus capacidades de automatización sino también en su escalabilidad. No importa cuánto crezca su carga de trabajo de documentos, el sistema puede escalar en consecuencia, asegurando el mismo nivel de eficiencia y precisión.

Por último, pero igualmente importante, la integración OneDrive de Nanonets se alinea con los estándares de privacidad de datos, lo que garantiza la seguridad de sus datos. El sistema se adhiere estrictamente a las normas de privacidad de datos como GDPR, manteniendo la confidencialidad de los datos mientras se procesan.

En conclusión, la integración OneDrive de Nanonets para flujos de trabajo de documentos automatizados es un cambio de juego para las empresas. Ofrece una solución robusta para automatizar, acelerar y mejorar los flujos de trabajo de documentos, allanando el camino hacia un espacio de trabajo verdaderamente digital. La simplicidad y la eficiencia que proporciona esta integración son invaluables en el entorno empresarial moderno y vertiginoso. Ya sea que su empresa se encuentre en las primeras etapas de su viaje de transformación digital o ya sea un pionero digital, la integración OneDrive de Nanonets puede optimizar significativamente su flujo de trabajo de documentos, ayudándolo a ahorrar tiempo, reducir costos y concentrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio. .

• Distribución de relaciones públicas y contenido potenciado por SEO. Consiga amplificado hoy.
• EVM Finanzas. Interfaz unificada para finanzas descentralizadas. Accede Aquí.
• Grupo de medios cuánticos. IR/PR amplificado. Accede Aquí.
• PlatoAiStream. Inteligencia de datos Web3. Conocimiento amplificado. Accede Aquí.
• Fuente: https://nanonets.com/blog/ocr-and-pdf-data-extraction-for-onedrive/