A veces, los procesos empresariales básicos pueden llevar mucho más tiempo de lo que los líderes empresariales creen. La facturación, por ejemplo, es algo que cada equipo de contabilidad tiene que aprender a gestionar.

En esencia, la facturación parece simple: un proveedor proporciona bienes o servicios, detalla los artículos proporcionados y envía una factura al cliente (también conocida como factura). El cliente entonces factura recibe la factura, verifica su exactitud y envía el pago al proveedor. 

Sencillo, ¿verdad? Puede parecer así, pero en realidad, 66% de negocios dicen que gastan más que cinco días por mes procesando facturas. Con solo 20 a 25 días hábiles por mes, el impacto de consumir cinco días completos enviando, recibiendo y procesando pagos de facturas es un gran impulso para el equipo de cuentas por cobrar y el equipo de cuentas por pagar de una organización.

Hoy en día, una de las mejores formas de abordar las ineficiencias de los procesos y mejorar la eficiencia organizacional es invertir en soluciones digitales SaaS que agilicen dichos procesos. Xero, una de las principales herramientas de contabilidad SaaS para pequeñas y medianas empresas, ayuda a abordar las ineficiencias relacionadas con la facturación y otros desafíos en el ciclo contable.

De forma aislada, el software de facturación Xero es una solución sólida, pero cuando se combina con otros Automatización AP herramientas, su eficacia aumenta exponencialmente. Echemos un vistazo a lo que las soluciones de facturación de Xero pueden ofrecer a las empresas y luego veamos qué puede hacer Xero cuando se combina con otras ofertas de SaaS.

Software de facturación Xero para cuentas por cobrar

Muy familiarizado con los desafíos del flujo de caja y la búsqueda de pagos de facturas vencidas, el cuentas por cobrar El equipo es responsable de recaudar todo el dinero que genera una empresa. Ya sea que una organización sea B2B o B2C, el equipo de AR es fundamental para garantizar que el efectivo ingrese al negocio a un ritmo que respalde los gastos comerciales y las iniciativas de crecimiento.

Cómo hacer AR en Xero

En lugar de crear facturas manualmente para cada cliente, enviar correos electrónicos individuales para alertar a los usuarios sobre los próximos pagos y crear informes de flujo de efectivo manuales, los equipos de AR pueden integrar Xero en el ecosistema de AR para acceder a una serie de funciones útiles y capacidades de facturación automatizada.

Con Xero, la creación de facturas y el seguimiento de todas las tareas son mucho más fáciles. Se le pedirá que elija entre “facturación clásica” y “facturación nueva” dentro de Xero; Si su objetivo es la eficiencia, elija "nueva facturación" para reducir la carga de trabajo y el aumento manual de datos. Así es como se ve la creación de facturas cuando se utiliza la “nueva facturación” de Xero:

1. Primero asegúrese de agregar la información de contacto del cliente a Xero. Con la nueva facturación, puedes completar automáticamente algunos campos con estos detalles. 
2. Visite la "Factura" módulo en la aplicación Xero. 
3. Comience a escribir el nombre del cliente en el "Para" y los detalles del cliente deben completarse dentro de la factura.
4. Complete todos los campos obligatorios como "Cantidad de objetos," y "Precio."
5. Arrastre y suelte líneas de pedido para moverlas en un orden determinado.
6. Cuando la factura esté completa, elija "Guardar y agregar otro" or "Someter para aprobacion."

El software de facturación Xero no solo permite a los expertos en AR enviar recordatorios de pago automatizados y crear facturas personalizadas con facilidad, sino que también ofrece una gran cantidad de funciones específicas de AR, como:

Seguimiento del estado de la factura

Distribuir facturas la primera vez ya es bastante difícil; Xero no solo transforma el proceso inicial de creación de facturas en unos pocos clics, sino que también proporciona seguimiento y análisis de facturas en tiempo real. ¿Hay algún cliente con pagos pendientes o problemas de pago continuos? Xero puede ayudar a notificar al equipo de AR antes de que su empresa pierda el dinero que tanto le costó ganar.

Procesamiento de pagos en línea

Los clientes han dejado de enviar cheques: ¡quieren pagar en línea! El procesamiento de pagos en línea está a su alcance con los complementos de terceros adecuados disponibles a través de Xero. A los clientes les encantará lo fácil que es y al equipo de AR le encantará que sea en gran medida un proceso sin contacto por su parte.

Plantillas de facturas de Xero

Las facturas oficiales con un estilo uniforme, un logotipo integrado y una baja tasa de error pueden ayudar a las empresas a crear una marca de confiabilidad y confianza, y con las plantillas de facturas de Xero, las facturas impecables son inevitables.

Para crear una plantilla de factura de Xero, siga lo siguiente:

1. Haga clic en el nombre del proveedor, luego haga clic en "Configuración".
2. Ve a "Configuración de factura".
3. Seleccione "Nuevo tema de marca".
4. Ingrese una etiqueta para hacer referencia a esta plantilla de factura específica de Xero en el futuro. Algo como “Plantilla de factura mensual del cliente XYZ” funcionaría.
5. Personalice el diseño de la factura y realice los ajustes necesarios. 
6. Haga Clic en "Salvar."
7. Para ver las plantillas de factura guardadas, busque el nombre de la plantilla que desea ver o usar y haga clic en "Avance."

Facturas proforma de Xero 

La mayoría de las empresas envían facturas después de proporcionar los bienes o servicios, pero si su organización depende de facturas proforma que se utilizan antes de proporcionar sus ofertas a los usuarios finales, Xero no lo ha excluido. Las facturas proforma de Xero son similares a la plantilla de factura de Xero, pero están estructuradas de forma ligeramente diferente para adaptarse a las necesidades de su negocio.

Xero para procesamiento de facturas en Cuentas por pagar

En el otro lado del proceso de facturación, el cuentas por pagar El equipo trabaja incansablemente para procesar las facturas entrantes, verificar que los bienes y servicios se hayan recibido de acuerdo con lo que figura en la factura, navegar por el proceso de aprobación de pagoy enviar pagos a los proveedores en espera.

Cómo hacer AP en Xero

Al igual que sus homólogos de AR, los miembros del equipo de AP pueden apoyarse en el software de facturación de Xero para hacerles la vida más fácil de varias maneras. Quizás la función más destacada de Xero en el espacio AP es la importación y procesamiento de una factura.

Paso a paso, así es como se vería:

1. Después de que un proveedor envíe una factura, puede cargar un PDF de la factura en Xero. 
2. Para verificar facturas o iniciar el proceso de aprobación, vaya a la "Negocio" menú y seleccione "Facturas."
3. Realice una verificación manual de facturas comparando la descripción, el monto y el precio del artículo con los bienes o servicios recibidos. 
4. Una vez que esté listo para su aprobación, el aprobador puede hacer clic "Aprobar y enviar correo electrónico" para enviar la factura a pagar. 

También puede reenviar facturas a una dirección de correo electrónico específica para escanear algunos detalles completados

Otras características de Xero que les encantan a los equipos AP son: 

Gestión de facturas sencilla

Hacer un seguimiento de las deudas pendientes a corto plazo puede resultar complicado; Con una amplia gama de facturas vencidas en diferentes momentos a lo largo de los meses, los equipos de AP tienen mucho trabajo administrativo por delante. Con el software de facturación Xero, el seguimiento de las próximas fechas de vencimiento y de las facturas pendientes se vuelve automático. 

Capacidades de pago por lotes

Al habilitar los pagos por lotes dentro del software de facturación de Xero, los equipos de AP pueden disfrutar de una entrada de datos mucho menor y un tiempo de procesamiento reducido al realizar pagos.

Flujo de trabajo de aprobación

Con las capacidades de flujo de trabajo de aprobación personalizables dentro de Xero, los equipos de AP pueden enviar pagos de facturas a través de los canales de aprobación adecuados, todo en la propia plataforma. No más largas cadenas de correo electrónico ni pagos retrasados ​​debido al desorden en la bandeja de entrada. 

Reconciliación bancaria

Xero automatiza la conciliación de pagos realizados con facturas, simplificando el proceso de conciliar transacciones con las facturas correspondientes. Esta característica garantiza registros financieros precisos y reduce el riesgo de errores.

Brechas notables en el proceso Xero AP

Está claro que Xero proporciona un importante impulso a los equipos de contabilidad de empresas en crecimiento en una amplia gama de industrias. La plataforma es confiable, está bien probada y está en constante evolución, pero hay muchas otras formas de mejorar los procesos de AP y AR con herramientas centradas en la automatización. En pocas palabras: hay muchas cosas que Xero no puedo hacer, también. Algunas de las mayores limitaciones para los equipos de AP que utilizan el software de facturación Xero son:

Limitaciones de captura de facturas

Xero es excelente para escanear y almacenar documentos comerciales como facturas, pero es muy limitado a la hora de extraer puntos de datos clave de las imágenes escaneadas. Esto deja a los equipos de AP atascados con tareas de entrada manual de datos cada vez que se recibe una nueva factura. ¡Habla de una pérdida de tiempo!

Limitaciones de la complejidad empresarial

El software de facturación Xero no ofrece demasiadas personalizaciones para facturas y facturas, lo que dificulta la optimización de los procesos de AP.

Limitaciones del flujo de trabajo de aprobación

Si está buscando una configuración de flujo de trabajo ultracompleja o un flujo de trabajo adaptable según el monto de la factura, necesitará una herramienta de automatización complementaria para hacerlo realidad.

Limitaciones de informes

En una época en la que los líderes empresariales esperan información en tiempo real al tomar decisiones, Xero no podrá proporcionar el nivel de detalle necesario para tomar decisiones basadas en datos en las que pueda confiar.

Nanoredes para la automatización AP

 Seamos claros: Xero agrega un valor inmenso al ciclo contable en su conjunto. La solución digital SaaS ayuda a llevar las empresas a la era digital, pero con las integraciones adecuadas y las herramientas complementarias, Xero puede hacer mucho más. Con Nanonetas, una oferta SaaS de automatización de AP, todas las brechas de AP reveladas anteriormente se pueden abordar rápidamente.

Uso de nanoredes para automatizar AP en Xero

Después de integrar Nanonets con el software de facturación Xero, le encantará el impulso que Automatización AP da a la función en general. Por ejemplo: 

Tecnología OCR y procesamiento automatizado de facturas

Al utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las nanoredes pueden leer y extraer datos clave de las facturas entrantes y reducir la entrada manual de datos. No te preocupes; Los registros de facturas también se registrarán en Xero, lo que garantiza una perfecta coincidencia de datos entre las dos plataformas sin ninguna intervención humana. Ahora, procesar facturas - Incluyendo bidireccional y coincidencia de tres vías: se puede realizar automáticamente. 

Automatización de pagos

Con Nanonets que integran Stripe, Wise y ACH, la automatización de pagos no es solo un sueño; es una realidad. Los equipos AP pueden utilizar la integración de Nanonets y Xero para automatizar el proceso de pago. También se pueden implementar reglas personalizadas durante todo el proceso. Cree un flujo de trabajo de aprobación personalizado, establezca límites de pago y mejore la seguridad con otras reglas.

Administración de proveedores

Seleccionar proveedores es bastante difícil; Mantener toda su información actualizada y correcta en Xero puede ser un trabajo interminable. Con Nanonets, la información de los proveedores se puede actualizar automáticamente en función de los datos de la factura actual, lo que simplifica al máximo la gestión de proveedores.

Informes de próxima generación

Desde el principio, los paneles de control y las funciones de generación de informes automatizados han sido parte de las ofertas de Nanonets. Con solo unos pocos ejercicios de hacer clic y soltar, su equipo de cuentas por pagar (y otros equipos de contabilidad) pueden tener informes que cubran todas las bases.

Cómo trabajan juntas las nanoredes y Xero

Configurar la integración entre Nanonets y Xero normalmente sólo lleva unos minutos. A continuación se muestra una ilustración de Nanonets que reciben facturas de múltiples fuentes como DropBox y GMail y las procesan.

Esto no se limita sólo a las facturas, sino también a las órdenes de compra y otros documentos. Después de la aprobación en un flujo de trabajo que puede configurar, los datos están listos para sincronizarse en Xero.

Las nanoredes pueden procesar facturas, extraer información clave, entregar esa información a Xero y automatizar procesos. Esta integración ha estado disponible durante años, lo que la convierte en algo de lo que usted y su organización pueden comenzar a beneficiarse AHORA. No espere para experimentar los beneficios de Nanonets y Xero; empieza ahora.

Beneficios de emparejar nanoredes con Xero

Poderosos por separado e imparables juntos, Nanonets y Xero están listos para cambiar la forma en que trabajan los profesionales de la contabilidad. Ya no basta con tener un ERP sólido o una solución de contabilidad fácil de usar; la automatización es imprescindible para todas las empresas y, con las nanoredes, el proceso de automatización se vuelve mucho más manejable. 

Al invertir tiempo y recursos en configurar estas herramientas, verá materializarse el retorno de la inversión de muchas maneras diferentes.

• Productividad - En primer lugar, la productividad se disparará. La automatización hace más que hacer que las tareas sean más eficientes: también permite a sus equipos de AP y AR centrar sus esfuerzos en aspectos de mayor valor agregado del negocio. 
• Ganancia financiera – Una mayor productividad conduce a mejores resultados financieros para las empresas.
• Satisfacción del equipo – Nanonets y Xero hacen que las personas que realizan el trabajo estén menos estresadas y sean más felices en su trabajo en general. Cuando tienes un personal feliz, el mundo entero se abre. 

Cuando se usan juntos, puedes disfrutar de toda la destreza contable de Xero con el poder de automatización de Nanonets. A medida que la productividad comienza a aumentar, los errores manuales comienzan a disminuir y sus clientes y empleados se vuelven cada vez más felices; se alegrará mucho de haberlo hecho.

Los líderes empresariales que realmente buscan cambiar las cosas no deberían buscar más; Estas herramientas cambiarán la forma en que funciona su negocio de principio a fin. Para comenzar hoy, vincule Nanonets con Xero y ¡manos a la obra!

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/