La automatización de pagos B2B implica todo, desde la automatización de la captura y el procesamiento de facturas hasta la realización de pagos a proveedores y la conciliación de esos pagos en sus libros. Le permite a su empresa liberar recursos, reducir los errores manuales y concentrarse en tareas más estratégicas.

Un informe de 2018 reveló que las empresas de América del Norte gastan 187 millones de dólares anualmente en el procesamiento de cuentas por pagar (AP) y la mano de obra representa más del 90% de estos costos. ¿Qué pasaría si pudiera reducir estos costos en un 80% y aumentar la velocidad de procesamiento de facturas hasta 10 veces? Suena demasiado bueno para ser verdad? 

Con el B2B correcto automatización de pagos software, no lo es. Y los beneficios no se limitan al ahorro de costos, la precisión y la eficiencia: la automatización de pagos B2B también puede mejorar las relaciones con los proveedores, garantizar el cumplimiento, evitar multas y sanciones, y proporcionar información crítica sobre el flujo de efectivo y la salud financiera.

La automatización de pagos B2B es un cambio de juego para empresas de todos los tamaños. En esta breve guía, lo guiaremos a través de los conceptos básicos de la automatización de pagos B2B y cómo implementar la automatización de AP en su negocio.

¿Qué es la automatización de pagos B2B?

La automatización de pagos B2B es un proceso impulsado por la tecnología que agiliza la forma en que las empresas manejan los pagos a proveedores, contratistas y otros socios comerciales.

Entonces, en lugar de que su equipo ingrese manualmente los datos de la factura, verifique errores, inicie pagos y concilie esos pagos en su sistema financiero, estas tareas las lleva a cabo una solución como Nanonets.

Este software automatiza todo el proceso con una mínima intervención humana, lo que reduce el tiempo dedicado a estas tediosas tareas y también reduce significativamente las posibilidades de errores y falta de comunicación.

¿Cómo puede la automatización de pagos B2B optimizar su flujo de trabajo?

Invertir en una solución de automatización de pagos B2B es una decisión inteligente para su empresa. A veces, es difícil creer el impacto transformador hasta que eres testigo de los cambios en acción.

Entonces, veamos cómo estas soluciones de automatización de pagos automatizan diferentes partes del proceso de pago B2B.

1. Procesamiento de facturas

Las soluciones de automatización de pagos B2B pueden capturar datos y revisar facturas para garantizar la precisión y la integridad. Extrae datos vitales como el número de factura, la fecha, el nombre del proveedor y el monto adeudado y los compara con las órdenes de compra y los contratos correspondientes.

Si hay una discrepancia, el software marca automáticamente la factura para su revisión manual. Su equipo puede revisarlo y enviarlo de vuelta al proveedor para su corrección y reenvío con unos pocos clics.

Este proceso automatizado reduce drásticamente el tiempo dedicado a la entrada y revisión manual de datos, lo que conduce a tiempos de procesamiento de facturas más rápidos.

2. Flujos de trabajo de aprobación

Una vez que se coteja la factura, se envía automáticamente a los aprobadores designados para su revisión y aprobación. El sistema de automatización de pagos envía recordatorios y escalaciones para aprobaciones vencidas, lo que reduce las posibilidades de retrasos en los pagos y aumenta las posibilidades de obtener descuentos por pagos anticipados y mejores relaciones con los socios.

Sus socios podrán realizar un seguimiento del estado de sus facturas en tiempo real, lo que reduce la cantidad de consultas que su equipo de AP tiene que atender. Este nivel de transparencia fomenta la confianza y mejora sus relaciones comerciales.

3. Ejecución de pagos

El software de automatización de pagos luego inicia los pagos en función de las facturas aprobadas y los términos de pago. El software crea archivos de pago para varios métodos de pago como ACH, tarjetas virtuales y cheques y los envía al banco o al procesador de pagos.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la eficacia de la automatización de pagos depende de la calidad del software y de lo bien que esté integrado en sus sistemas de pago existentes. Dado que los procesos de facturación y pago varían de una empresa a otra, es fundamental elegir una solución de automatización de pagos que se pueda personalizar para satisfacer sus necesidades específicas.

¡Prepárate! Nanonetas, Por ejemplo. Puede leer facturas y órdenes de compra de varias fuentes, como correo electrónico, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales y almacenamiento en la nube, lo que le permite ir completamente sin contacto y hacer coincidir y conciliar gastos sin intervención manual. Puede conectarlo fácilmente con sus sistemas de contabilidad existentes, incluidos QuickBooks y Sage, para que no interrumpa sus procesos actuales.

4. Conciliación de pagos

Una vez que se hayan ejecutado los pagos, el software de automatización los conciliará. Cotejará los pagos realizados con las facturas aprobadas, asegurándose de que todos los pagos sean exactos y contabilizados.

Cualquier discrepancia se marcará de inmediato, lo que permitirá a su equipo investigarla y resolverla con prontitud. Los códigos GL se aplican automáticamente, lo que permite una integración perfecta con su sistema de contabilidad y hace que el proceso de conciliación sea más rápido y eficiente.

5. Informes y análisis

El software de automatización de pagos B2B no solo automatiza tareas manuales; también proporciona información valiosa sobre la salud financiera de su negocio. Genera informes completos sobre sus actividades de pago, mostrando tendencias, identificando cuellos de botella y destacando oportunidades de mejora.

Este enfoque basado en datos lo ayuda a establecer pronósticos de presupuesto más precisos, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones estratégicas basadas en datos financieros en tiempo real.

¿Por qué debería implementar la automatización de pagos B2B?

Por lo tanto, puede optimizar su flujo de trabajo. Pero, ¿cómo se traduce eso en beneficios tangibles para su negocio?

Aquí hay algunas razones convincentes para considerar implementar la automatización de pagos B2B:

1. Ahorro de costos

Un informe reciente reveló que casi 92% de las empresas utilizan cheques para los pagos. Con el costo medio de procesamiento entre $2.01 y $4, procesar cada cheque de forma manual puede resultar muy costoso para las empresas. 

El procesamiento de pagos B2B automatizado puede reducir la necesidad de mano de obra manual y procesos basados ​​en papel, lo que reduce significativamente los costos asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de cheques en papel.

2. Precisión mejorada

El procesamiento manual de pagos es propenso a errores, lo que genera costos y demoras inesperados. Los pagos duplicados, los montos incorrectos y los plazos incumplidos son solo algunos ejemplos de las imprecisiones que pueden ocurrir con el procesamiento manual. 

La automatización de pagos B2B puede ayudar a eliminar estos errores al automatizar tareas como la entrada de datos, hacer coincidir pagos con facturas e identificar discrepancias. En una encuesta reciente, casi 62% de las organizaciones mencionaron una mayor eficiencia como la máxima prioridad en la automatización de pagos y los pagos electrónicos.

3. Procesamiento de pagos más rápido

Con el procesamiento automatizado de facturas, los flujos de trabajo de aprobación de facturas y la ejecución de pagos, el tiempo que lleva procesar un pago B2B puede reducirse de semanas a unos pocos días o incluso horas. Las facturas se pueden aprobar desde cualquier lugar y el pago se puede procesar de inmediato, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos y un flujo de caja mejorado.

4. Relaciones más sólidas con los proveedores

Los pagos atrasados, las disputas y otros problemas relacionados con los pagos pueden dañar las relaciones con los proveedores. La automatización de pagos B2B ayuda a las empresas a evitar estos problemas al garantizar pagos oportunos y registros de pago precisos. Esto puede ayudar a las empresas a fomentar relaciones más sólidas con los proveedores, lo que genera posibles descuentos, mejores términos y una mejor colaboración.

5. Escalabilidad y crecimiento

La automatización de pagos B2B permite a las organizaciones que buscan escalar sus operaciones hacerlo de manera más eficiente. A medida que se acumulan los proveedores y las facturas, procesarlos manualmente puede ser un cuello de botella para el crecimiento. 

El procesamiento de pagos B2B automatizado ayuda a las empresas a mantenerse al día con el volumen de facturas y pagos, al mismo tiempo que reduce los errores y aumenta la eficiencia. Esto no solo ayudaría a las empresas a planificar sus actividades sin preocuparse por los retrasos en la adquisición de materias primas o suministros críticos, sino que también se centraría en tareas más estratégicas que pueden impulsar el crecimiento y la rentabilidad.

6. Menos susceptible al fraude

Al automatizar el procesamiento de facturas de proveedores, los flujos de trabajo de aprobación y la ejecución de pagos, el software de automatización de pagos puede proporcionar a las empresas una visión integral de sus actividades de pago, lo que les permite identificar cualquier transacción o actividad inusual.

Además, el software de automatización de pagos B2B puede implementar medidas de seguridad como autenticación multifactor, controles de permisos de usuarios y registros de auditoría, lo que brinda a las empresas una mejor protección contra el fraude.

7. Cumplimiento mejorado

La creación de pistas de auditoría y el mantenimiento de registros de pago detallados pueden ser un desafío con los procesos manuales. Cada socio puede tener su propio sistema y conjunto de reglas para registrar transacciones. Termina con registros mantenidos al azar, lo que puede plantear un problema durante las auditorías o al cumplir con las regulaciones.

Con la automatización de pagos, cada transacción se registra sistemáticamente y se puede rastrear fácilmente. Además, el software se puede programar para cumplir con diversas regulaciones internacionales, nacionales o específicas de la industria, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Esto no solo simplifica las auditorías, sino que también proporciona una forma estructurada de manejar los problemas relacionados con el cumplimiento.

8. Mejor visibilidad y control

Cuando automatiza sus pagos B2B, obtiene una mejor visibilidad de sus gastos. Una vista integral de sus actividades de pago le permite identificar tendencias, detectar ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos. Esto puede ayudarlo a optimizar su flujo de efectivo, administrar su presupuesto de manera más efectiva y planificar el crecimiento futuro.

Además, la automatización le brinda un mayor control sobre sus pagos. Puede configurar flujos de trabajo de aprobación, automatizar recordatorios para próximos pagos y recibir alertas sobre cualquier actividad inusual. Esto asegura que siempre esté informado y pueda intervenir cuando sea necesario.

9. Mayor productividad de los empleados y mejor moral

El procesamiento manual de pagos no solo requiere mucho tiempo, sino que también implica tareas tediosas, que pueden ser una carga para la productividad y la moral de sus empleados. La automatización de pagos B2B puede liberar el tiempo de su personal para que se concentre en tareas e iniciativas más estratégicas que pueden contribuir al crecimiento de su negocio.

Además, no tendrán que perseguir a colegas senior para la aprobación de facturas, pasar horas conciliando pagos o preocuparse por extraviar documentos importantes. Retener y motivar a los empleados se vuelve más fácil cuando sienten que sus habilidades y tiempo se están utilizando para un trabajo significativo.

¿Cómo implementar la automatización de pagos B2B en su organización para impulsar el crecimiento?

El cambio nunca es fácil. Pero si puede implementar la automatización de pagos B2B dentro de su organización de manera efectiva, puede optimizar sus procesos de pago, ahorrar tiempo y dinero y mejorar las relaciones con los proveedores.

Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al implementar la automatización de pagos dentro de su organización:

1. Evalúe sus procesos de pago actuales

Desde el archivo de recibos hasta la importación y consolidación de datos, descubra qué aspectos de su procesamiento de pagos B2B aún son manuales. Por ejemplo, las facturas basadas en correo electrónico aún se ingresan manualmente en su sistema de contabilidad, o las facturas de un determinado proveedor se imprimen y envían por correo para su aprobación.

Identificar estos procesos manuales puede ayudarlo a determinar qué partes de su procesamiento de pagos pueden automatizarse y qué tipo de solución de automatización de pagos se adapta mejor a su empresa.

2. Asegúrese de que se requiera una validación manual mínima

Si su equipo tiene que validar manualmente todos y cada uno de los datos de las facturas, no está realmente automatizando sus procesos de pago. Podría dar lugar a que las facturas se liquidaran al siguiente día hábil, lo que daría lugar a un retraso no deseado en las operaciones.

Elija un software de automatización de pagos B2B que pueda reducir el tiempo necesario para liquidar facturas a unos segundos. De esta manera, su empresa puede ofrecer una experiencia de proveedor superior y confiable.

3. Construya una base de conocimiento universalmente accesible

La creación de una base de conocimientos accesible para todos los miembros relevantes del equipo puede contribuir en gran medida a garantizar la implementación exitosa de la automatización de pagos. Debe contener información detallada sobre el software de automatización de pagos B2B que ha elegido, cómo funciona, los privilegios del usuario, el enrutamiento de aprobación y cualquier política o procedimiento que deba seguirse.

Esta base de conocimientos debe actualizarse regularmente para reflejar cualquier cambio en sus procesos de automatización de pagos para mantener a todos en la misma página.

4. Tómese en serio el cumplimiento y la seguridad

La automatización de pagos B2B involucra datos financieros confidenciales, lo que hace que el cumplimiento y la seguridad sean primordiales. Su software de automatización de pagos B2B debe cumplir con las regulaciones pertinentes y los estándares internacionales como PCI-DSS e ISO 27001, lo que garantiza que sus datos financieros y los de sus socios estén seguros y protegidos.

Además, debe implementar las medidas de seguridad adecuadas, como autenticación de dos factores, controles de permisos de usuario y registros de auditoría. También puede establecer un equipo dedicado o contratar a un auditor externo para monitorear la seguridad y el cumplimiento.

6. Asegúrese de que la automatización de pagos B2B funcione bien con sus sistemas existentes

Supongamos que ya utiliza el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP para gestionar sus procesos empresariales. Debe asegurarse de que la solución de automatización de pagos B2B que elija pueda integrarse perfectamente con sus sistemas actuales. Esto ayudará a optimizar su flujo de trabajo y evitar posibles problemas o interrupciones en sus operaciones.

Si el software no se integra bien con su sistema ERP, es posible que su personal tenga que transferir datos manualmente entre los sistemas, anulando el propósito de la automatización. Por lo tanto, busque una solución que ofrezca API o integraciones preconstruidas con software comercial popular.

¿Por qué elegir Nanonets para agilizar su automatización de pagos B2B?

Nanonets ofrece una Solución de gestión de facturas B2B impulsada por IA que automatiza el procesamiento de facturas con una tasa de precisión de más del 90%. Nuestra solución puede extraer automáticamente datos de facturas de diferentes formatos, incluidos archivos PDF e imágenes escaneados, e intégrelos con sus sistemas de contabilidad existentes, como Quickbooks, Xero y SAP. 

Nanonets cumple con GDPR y también proporciona seguridad de nivel empresarial. Es escalable, fácil de implementar y ofrece flujos de trabajo de aprobación personalizables y análisis detallados para ayudarlo a optimizar sus procesos de pago.

Con Nanonets, puede reducir el tiempo de procesamiento de facturas de días a minutos y eliminar los errores de entrada manual de datos. 

Reflexiones finales

Independientemente de su industria, la implementación de la automatización de pagos puede ayudarlo a optimizar sus procesos de pago e impulsar el crecimiento del negocio. Al reducir los procesos manuales, mejorar la eficiencia y fortalecer las relaciones con los proveedores, puede preparar su negocio para el éxito. 

Implemente siempre un software de automatización de pagos B2B que se ajuste a sus necesidades y sus sistemas existentes. Tus finanzas y tus empleados te lo agradecerán. Recuerde, el objetivo no es solo automatizar sino automatizar de manera inteligente.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/