An Sistema ERP (planificación de recursos empresariales) es el elemento central de casi todos los negocios hoy en día. A veces denominados "ERP de contabilidad", estos sistemas son necesarios y la integración de ERP a menudo incluso es obligatoria por ley, sin importar cuán grande o pequeña sea la empresa.
Sin embargo, la funcionalidad ERP rara vez es suficiente para cubrir todos los aspectos de un negocio de gestión de transporte completo. Es por eso que las empresas de logística a menudo buscan algunos soluciones adicionales con una funcionalidad más amplia.
En este artículo hablamos de la integración del software ERP en logística y integración personalizada con los sistemas de gestión de transporte (TMS).
¿Cuál es el papel del ERP en la logística?
En términos más amplios, la sistema ERP proporciona una visión de los procesos de trabajo en la empresa. Es una especie de centro para los grupos funcionales de adquisiciones, financiación, distribución y gestión de recursos. En el contexto de la logística, muchas de estas funciones se vuelven aún más críticas, ya que el objetivo principal del negocio es transportar mercancías y rastrearlas durante el transporte.
Hay que decir que para una empresa de logística, muchos sistemas ERP listos para usar generalmente se consideran "ausentes" para ser el único sistema de registro. Necesitan una funcionalidad adicional para proporcionar una gama de operaciones para la gestión del transporte.
Esto generalmente se logra mediante el desarrollo personalizado de módulos ERP adicionales o la integración en un TMS de elección. En ambos casos, la idea es crear una plataforma integrada que sea fundamental para tantos aspectos del negocio logístico. Los principales beneficios de la circulación de datos dentro de una plataforma son la eliminación de malentendidos entre el proveedor, el transportista y el almacén, así como el flujo de trabajo eficiente y, por lo tanto, económico entre departamentos y unidades organizativas dentro de la empresa.
Cabe señalar que este enfoque puede ser irrelevante para las grandes empresas, ya que a menudo emplean a terceros para la gestión del transporte y el almacenamiento, brindándoles acceso a los datos del ERP.
Pero las pequeñas y medianas empresas suelen utilizar TMS como complemento del ERP. Hay dos ventajas de este enfoque:
● Servicio al cliente mejorado: los usuarios finales a menudo tienen acceso a los datos de transporte, lo que les permite rastrear el movimiento en curso y hace que todo sea claro y transparente;
● Optimización del flujo de trabajo: en lugar de tener que transferir manualmente la información entre los participantes de la cadena de suministro, el proveedor solo tiene que enviar un archivo o un mensaje.
¿Cómo se integra el ERP en la Logística?
Los sistemas TMS o WMS deben recibir datos directamente desde el ERP. En aquellos casos en que la integración entre 2 sistemas no está presente, muchas funciones se convierten en una operación manual. Un ejemplo de eso sería la función de pedido de transporte; sin una integración adecuada, esta función implicaría el envío manual de correos electrónicos a la empresa de transporte y la introducción manual de las respuestas adecuadas.
Por otro lado, con dos sistemas integrados, como los Pedidos se crean dentro del sistema ERP, los datos fluyen hacia el TMS o Sistemas WMS sin problemas, para el procesamiento posterior en esos sistemas.
Por lo general, los sistemas intercambian datos mediante la transferencia de archivos de formatos específicos o mediante llamadas API (interfaz de programación de aplicaciones) adecuadas. Para lograr una sinergia adecuada, los datos deben fluir en ambas direcciones, manteniendo ambos sistemas actualizados. Idealmente, esto también debería suceder completamente en segundo plano, sin ninguna acción por parte del ser humano.
De esta manera, ERP genera pedidos, TMS calcula los costos de transporte y WMS informa a TMS & ERP que los pedidos se procesan y preparan para el transporte. La integración adecuada de los tres sistemas es fundamental para permitir el flujo de procesos entre todos los segmentos del negocio logístico.
A la hora de integrar el ERP en la Logística, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- tareas. Su enfoque debe estar determinado por las tareas a las que se enfrenta la empresa. Si todas las tareas pueden ser manejadas por un solo sistema de registro, entonces acaba de evitar todos los costos asociados con los esfuerzos de integración de múltiples sistemas. Si, por el contrario, un ERP por sí solo no puede manejar todas las tareas, entonces debe decidir qué otros sistemas deben participar; tenga en cuenta que menos sistemas significa menos complejidad de integración y, por lo tanto, menores costos de implementación.
- Segmentación de datos para procesamiento. Debe decidir qué sistema será responsable de cada tipo de datos. La mayoría de las veces, ERP almacena datos sobre pedidos, clientes y finanzas, y TMS mantiene información sobre transporte y costos asociados. Es importante considerar cuidadosamente la integración para evitar que los dos sistemas realicen la misma tarea;
- Aspectos técnicos. Considere el nivel de intercambio de datos (bidireccional o monodireccional), la información que se transferirá entre los sistemas y las herramientas que se utilizarán (servicios de intercambio de archivos, API, etc.).
Ejemplos
Para ir más allá de lo teórico, hablemos de la integración de ERP en la logística en el ejemplo de Cloud Logistics TMS.
Supongamos que una empresa proveedora utiliza Acumatica para procesar pedidos y el WMS de Acumatica para administrar las operaciones de almacén. El departamento de servicio al cliente crea un pedido en Acumatica y lo envía al departamento de logística tan pronto como se puede iniciar su cumplimiento.
La información sobre el pedido está disponible de inmediato dentro de WMS porque, en nuestro ejemplo, WMS es parte del ERP de Acumatica. Sin embargo, TMS recibe información de pedido a través de la llamada API y crea un pedido de transporte basado en la información de SO. Por lo general, la orden de transporte incluye dicha información:
- el número de rastreo;
- especificaciones de volumen y peso;
- datos sobre los artículos enviados;
- almacenes de envío;
- Método de envío.
Dependiendo de la actividad de la empresa, la lista de campos obligatorios puede ampliarse. Por ejemplo, los productores de alimentos especifican adicionalmente la temperatura de transporte.
Los empleados del almacén empiezan a recoger el pedido cuando lo reciben en Almacenaje. Una vez que se recoge el pedido, su estado se actualiza y un TMS recibe una llamada API con la notificación de que el pedido se ha recogido y está listo para su envío.
A continuación, el encargado de logística organiza el transporte en TMS y envía el pedido a la empresa de transporte. Una vez que el cliente recibe el pedido, el encargado de logística confirma el costo de envío final y esta información se envía de regreso al sistema ERP a través de otra llamada API. La información sobre los costos de envío reales se puede utilizar en informes y cálculos de KPI de logística.
Conclusión
Integrando ERP Junto con TMS puede mejorar la gestión del transporte de varias maneras críticas. Cuando las tareas se definen correctamente y cada sistema maneja los datos para el procesamiento de la manera más óptima, la integración combinada de ERP y TMS le brinda una plataforma integral que resulta en una ventaja competitiva significativa en el campo.
