En el desarrollo de software, hay un dicho que dice que si identifica y corrige un error en la etapa inicial del diseño, le cuesta un centavo, un centavo en el desarrollo, un centavo en la prueba y después del lanzamiento, un dólar. 

Esencialmente, cuanto más tarde identifique un error, más costoso será corregirlo; por lo tanto, las organizaciones expertas en la creación de software dedican una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a las metodologías (p. ej., Agile) que buscan identificar los problemas lo antes posible.  

El mismo concepto se aplica a la selección de software, pero lo que está en juego es aún mayor. 

Saltar directamente a la selección de un proveedor sin realizar la debida diligencia interna necesaria es como liberar un código sin probarlo: casi siempre conducirá a resultados decepcionantes, si no catastróficos. 

El costo, financiero y político, de reemplazar su sistema de administración de transporte (TMS) después de la selección es inmenso y, en consecuencia, rara vez ocurre. En cambio, los transportistas se quedan con una herramienta que no se adapta a sus necesidades, lo que lleva a un personal frustrado que trabaja alrededor del sistema, en lugar de trabajar con él. Esto reduce o incluso anula muchos de los beneficios que se esperaba que ofreciera el TMS.    

Al seleccionar un TMS, los transportistas deben evitar la tentación de acortar el proceso y, en su lugar, realizar la diligencia debida inicial necesaria. El trabajo se centra en tres áreas.  

1. Definición de “Necesidades”

Antes de seleccionar cualquier tecnología de logística, el transportista debe definir sus requisitos comerciales y técnicos no solo como existen hoy, sino también como esperaría que evolucionen en los próximos 5 a 10 años. Esto requiere que el equipo de selección considere las estrategias a largo plazo de la empresa (por ejemplo, fusiones y adquisiciones, nuevos canales de ventas, nuevas geografías, nuevos productos, sustentabilidad ambiental) como parte de los criterios de selección. 

Durante esta fase, los transportistas deben cuantificar el valor y el esfuerzo requerido para mejorar las áreas de mejora del proceso identificadas. Esto garantiza que las prioridades capturadas dentro de los requisitos se alineen con los beneficios anticipados que brindará la funcionalidad. La “cuantificación de los beneficios” se convierte entonces en un aporte fundamental en el proceso de selección, así como en los objetivos establecidos en el estatuto del programa.

Finalmente, consideramos valioso desarrollar diseños conceptuales “futuros” (Integración y Proceso) para cada uno de los procesos fundamentales de carga (por ejemplo, Adquisiciones, Planificación, Ejecución, Liquidación). Estos artefactos permiten a los transportistas visualizar y alinearse con el "estado final" propuesto. Estos flujos también sirven para identificar integraciones de objetos comerciales, así como para especificar dónde se realizarán los diversos segmentos de valor.

2. Evalúe su preparación

Antes de enviar una RFP al mercado, los transportistas deben asegurarse de que están comprometidos y listos para seguir adelante. Por lo tanto, es aconsejable que las organizaciones realicen una evaluación exhaustiva de la preparación. Para ello, te recomendamos mirar a través de estas 4 lentes: 

1. Datos – Un TMS necesita objetos comerciales y atributos de objetos comerciales muy específicos y precisos para funcionar de manera eficaz. Estos incluyen, entre otras cosas, información sobre el pedido, la ubicación, el transportista y la tarifa. Antes de seguir adelante con un proyecto de TMS, el remitente debe contar con procesos para garantizar que los datos maestros y transaccionales sean, y sigan siendo, completos y precisos.

   Un riesgo importante a largo plazo para muchos transportistas es la degradación de la calidad de los datos con el tiempo. Esto conduce a una reducción de la eficacia del sistema y de la confianza en las decisiones que toma. 

2. Organización/Empresa – Los cargadores pueden necesitar renovar su organización. Las soluciones de TMS son sofisticadas y requieren habilidades que pueden o no existir dentro del departamento de transporte actual. Para obtener los resultados deseados, debe asegurarse de que cada área del proceso logístico cuente con el personal y el control efectivos. 

   Además, una implementación de TMS requiere que la Gestión del cambio organizacional (OCM) sea una parte integral del proceso. Las organizaciones que ignoren el impacto de un TMS en las partes interesadas internas y externas se enfrentarán a importantes obstáculos y retrocesos. Los cargadores deben ser conscientes de esto y asegurarse de que OCM sea una competencia del negocio.

3. Ancho de banda – Una implementación de TMS requiere una capacidad de recursos significativa durante la selección y la implementación. Esto incluye una gran dependencia de la TI y del negocio para desarrollar y revisar las respuestas de la RFP durante el proceso de selección. La implementación también dependerá en gran medida de TI para crear integraciones, así como la asistencia de los usuarios comerciales durante la parte de prueba de una implementación. 

4. Presupuesto – Un TMS requerirá costos de suscripción anual, pero hay otros costos que deben presupuestarse para incluir la implementación, el aumento de personal, la reestructuración organizacional y las herramientas de terceros. Comprender estos costos en relación con los beneficios esperados del TMS permitirá a la gerencia desarrollar la documentación financiera necesaria para la aprobación del proyecto.

3. Identificación del proveedor

Un diseño conceptual impulsado por las necesidades futuras del estado, vinculado a un conjunto de requisitos priorizados y cuantificados, proporciona al remitente la información fundamental necesaria para iniciar el proceso de selección de TMS. 

Solicitar la asistencia de expertos en tecnología logística, hablar con colegas de otras organizaciones que han implementado la tecnología TMS y asistir a conferencias son excelentes formas de informarse sobre las ofertas del mercado actual. 

Los errores comunes, como mirar una revisión genérica de un analista sin comprender las complejidades de un negocio específico, no es un enfoque responsable.

Conclusión

En resumen, seleccionar la “mejor” tecnología logística no es una decisión fácil. Sin embargo, al invertir en un proceso sólido de identificación de necesidades, evaluación de preparación e identificación de proveedores, los transportistas pueden reducir la probabilidad de una selección de TMS con "errores".

Mike Mulqueen es Director Ejecutivo, Estrategia e Innovación en Consultoría JBF.

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• Fuente: https://talkinglogistics.com/2023/06/27/key-effective-vendor-selection-transportation-logistics-technology/