¿Quién hubiera pensado que medir el rendimiento de los procesos de la cadena de suministro, como el almacenamiento, las compras o la logística, podría ser tan problemático?
Bueno, conocemos a algunos gerentes de la cadena de suministro que, habiendo cometido algunos de los errores cubiertos en este artículo, darían fe del potencial de dificultad.
Si bien técnicamente, la selección y el uso de KPI son relativamente sencillos, los errores que discutiremos aquí pueden generar muchos problemas y dificultades. Si ha experimentado alguno de ellos, puede preguntarse, con razón, si hay algún valor real en el seguimiento de los KPI de la cadena de suministro.
Quizás lo más importante es que los impactos de algunos de estos errores pueden enmascarar la participación de los KPI, lo que lleva a los gerentes a una búsqueda inútil de otras causas. Pero estamos decididos a informarle sobre su existencia porque, con ese conocimiento, puede evitar cometer errores de KPI en su cadena de suministro.
1: Descuidar el uso de KPI
Puede parecer lógico suponer que si el monitoreo de KPI es tan implacable con los errores, es mejor prescindir de ellos por completo, pero esa sería una conclusión imprudente e incorrecta.
De hecho, las empresas que realizan un seguimiento de los KPI adecuados y lo hacen de manera eficaz siempre disfrutarán de un mejor rendimiento de la cadena de suministro que las que no lo hacen.
Sin embargo, según nuestra experiencia, las empresas que no han implementado KPI no carecen de la voluntad de hacerlo. En su lugar, principalmente no están seguros de cómo hacerlo, o sus líderes han estado preocupados con otros elementos de la operación de la cadena de suministro y simplemente no se han puesto a ello.
Cualquiera que sea la razón por la que no implementó, mantuvo, rastreó ni actuó sobre los KPI de la cadena de suministro, es un error que debe evitar cometer. Sin estas métricas críticas, estás volando a ciegas. No puede determinar qué tan bien o mal se están desempeñando los procesos de su cadena de suministro. Por lo tanto, no puedes mejorarlos.
2: Uso de KPI que no están alineados con la estrategia de la cadena de suministro
Hemos dicho muchas veces en nuestros artículos que una estrategia de cadena de suministro solo puede tener éxito cuando está alineada con la estrategia comercial general. De la misma manera que un estrategia desalineada va en contra del éxito empresarial, también lo hacen KPI que no están alineados con la estrategia de la cadena de suministro.
El objetivo de los KPI es mostrarle qué tan efectivamente está funcionando su estrategia al indicando el progreso hacia sus objetivos estratégicos. Por el contrario, no tiene ningún sentido recopilar datos que no lo ayudarán a ver ese progreso.
Hay muchas razones posibles por las que las empresas cometen el error de usar KPI que no respaldan la estrategia, algunas de las cuales se tratarán más adelante en este artículo.
3: Uso de KPI demasiado complicados
En nuestro trabajo con los clientes, a menudo nos encontramos con KPI que combinan datos de varias fuentes y emplean cálculos complejos. En la mayoría de los casos, eso es innecesario y, en el peor de los casos, confuso.
¿Cómo saber si un KPI es demasiado complicado? Bueno, si no puedes explicárselo a un laico dentro 20 segundos de diálogo, esa es una buena indicación.
Del mismo modo, pregúntese si puede interpretar una representación visual del KPI en un gráfico de forma instantánea. De lo contrario, es demasiado complejo para satisfacer sus necesidades de gestión del rendimiento.
Sin embargo, una KPI complejo puede ser la única solución apropiada en algunas circunstancias. Los dos únicos que normalmente recomendamos son orden perfecto y entrega a tiempo/total (DIFOT).
Como una regla, la complejidad es un riesgo en un KPI, lo que aumenta las posibilidades de que sea demasiado sensible o no lo suficientemente sensible y proporcione indicaciones de rendimiento engañosas. Por lo tanto, los KPI más efectivos suelen ser los más simples.
4: Errores al establecer metas
El primero de los errores enumerados que impactan negativamente en la relación armoniosa entre los KPI y la estrategia de la cadena de suministro, los errores de establecimiento de objetivos no son errores de KPI per se.
Después de todo, algunas organizaciones, como se mencionó anteriormente, no tienen KPI en uso, incluso si tienen objetivos formales para el negocio en general y la operación de la cadena de suministro en particular. Por lo tanto, la clave para su negocio cuando implementar o revisar sus KPI es comenzar por verificar la calidad de cualquier objetivo designado formalmente.
¿Son sus objetivos SMART (específica, medible, alcanzable, relevante y limitada en el tiempo)?
Si no lo son, puede que le resulte difícil identificar cualquier KPI que le permita realizar un seguimiento del progreso hacia ellos. Al igual que sus KPI, los objetivos que informan su propósito deben ser tan Simple y fácil de entender como sea posible.
¿Qué aspecto tiene un objetivo SMART?
Si necesita un ejemplo que lo guíe en el establecimiento de objetivos SMART para la operación de su cadena de suministro, aquí hay una descripción general de la forma correcta e incorrecta de hacerlo.
Por ejemplo, el siguiente objetivo no es SMART:
Lograr el mayor porcentaje de DIFOT posible de todos los almacenes.
El objetivo anterior no es SMART, porque:
- No es específico a menos que consideres que 100% es lo más alto posible DIFOT porcentaje por defecto. Y si el objetivo es 100%, ¿por qué no especificarlo para mayor claridad?
- Es cuestionable si otras partes interesadas en su organización considerarían el 100 % como un logro alcanzable DIFOT porcentaje.
- No es medible, de nuevo, porque no hay forma de determinar el valor más alto posible. DIFOT porcentaje.
Por otro lado, el siguiente objetivo es SMART:
Elevar el rendimiento de DIFOT para que supere el 90 % cada mes y mantener ese rendimiento durante 2023/24.
El objetivo es SMART porque es concreto y especifico. Lo más importante, desde una perspectiva de KPI, es medible, ya que el equipo sabe que el DIFOT El KPI debe monitorearse y elevarse hasta que esté constantemente por encima del 90%. Es también limitados en el tiempo ya que la declaración especifica el período durante el cual el KPI debe superar continuamente el 90%.
5: Supervisión de demasiados KPI
Muchas empresas parecen caer en la trampa de publicar demasiados KPI—más de lo que jamás podrán monitorear de manera efectiva. Desafortunadamente, lo vemos todo el tiempo en nuestro trabajo con los clientes.
¿Cree que su equipo de gestión de la cadena de suministro está rastreando demasiadas métricas? Si es así, probablemente sea cierto y, lo que es más, la mayoría de ellos probablemente no sean KPI en absoluto (por eso decimos "métricas").
¿Está seguro de que todos sus indicadores son CLAVE?
Debe tener una cantidad manejable de métricas para rastrear si realmente está monitoreando solo los indicadores clave de rendimiento. Por otro lado, si su empresa mantiene una larga lista de métricas, es poco probable que la mayoría de ellos sean indicadores críticos. En cambio, probablemente sean métricas de las que podría prescindir y no sufrirán efectos perjudiciales en la visibilidad del rendimiento.
De hecho, nuestra recomendación sería considerar reducir la cantidad de métricas que rastrea si actualmente son más de 20.
Verás, no es sólo el hecho de que muchas métricas agregan poco valor al seguimiento del rendimiento. También se trata de la realidad de que demasiadas métricas pueden confundir a sus equipos funcionales y demostrar desmotivación. Después de todo, se convierte en una tarea importante revisar todas esas métricas y comprender lo que le están diciendo, y mucho menos tratar de planificar acciones en respuesta a los datos.
6: No distinguir lo que se puede medir de lo que se debe medir
Entonces, este error es uno de los que a menudo lleva a las empresas a tener demasiados KPI. Por supuesto, puede medir algunos de sus procesos de la cadena de suministro con poco esfuerzo, pero ¿eso significa que debe tener un KPI para todos ellos? ¿Y qué pasa con aquellos procesos que no se prestan fácilmente a la supervisión del rendimiento?
En muchos casos, las cosas que son difíciles de medir son también aquellas para las que una medida es más deseable. Así que evite caer en esta trampa de tomar el camino de menor resistencia, midiendo todas las cosas fáciles y descuidando aquellos elementos de desempeño que necesitan más esfuerzo, habilidad, recursos o tecnología para medir.
Priorice por necesidad, no por conveniencia
Es imperativo priorizar los procesos de su cadena de suministro en términos de su necesidad de medir el desempeño y, al hacerlo, posponer la consideración de la mecánica hasta que tenga una lista concreta. No midas algo solo porque es fácil, y no olvide medir un proceso solo porque no es fácil.
Si necesita ayuda para determinar qué medidas y KPI necesita más en la operación de su cadena de suministro y priorizarlos, eso es algo que Logistics Bureau siempre está listo y dispuesto a ayudarlo a lograr.
Por favor visite nuestro Servicios de benchmarking y KPI página para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo con desarrollar e implementar KPIs y usarlos para punto de referencia su cadena de suministro.
7: Exceso de confianza en el procesamiento manual de datos
En esta era de mayor automatización, es sorprendente cuántas empresas aún implementan KPI sin ningún medio automatizado para recopilar los datos necesarios, realizar cálculos y presentar los resultados para el consumo humano.
En su lugar, confían en procesos como la extracción de datos de un sistema ERP mediante la descarga de un archivo, la colocación de esos datos en hojas de cálculo y el cálculo manual de las fórmulas para llegar a las métricas.
Además de ser laboriosa e ineficiente, la recopilación manual de KPI es propensa a errores humanos, con problemas potenciales que van desde errores de ingreso de datos hasta fórmulas mal calculadas.
Luego está la necesidad de dar propiedad de estos KPI a varias personas para garantizar que siempre haya alguien disponible para generar los informes. Solo se necesita que uno de los propietarios de KPI sea menos meticuloso que el resto para crear una situación en la que precisión del informe se vuelve poco fiable.
Cuando el cálculo manual de KPI da como resultado errores que hacen que las métricas sean imprecisas y poco confiables, se vuelve un desafío tomar las decisiones correctas en respuesta a las fluctuaciones de KPI. Bajo tales condiciones, los KPI pueden convertirse en una responsabilidad de desempeño en lugar de una ayuda para la mejora.
8: Comunicación deficiente del valor/beneficios de KPI
El propósito principal de muchos KPI será fomentar comportamientos dentro de su fuerza laboral que conduzcan a un mejor desempeño. En consecuencia, esas métricas, junto con los objetivos asociados, se distribuirán en cascada a través de las funciones relevantes de su negocio.
Sin embargo, rara vez la mera presencia de un KPI impulsará cambios en el comportamiento o establecerá nuevas normas de comportamiento. Cuando la gente no se da cuenta cómo los KPI impactan el desempeño de la cadena de suministro y desconocen el valor y los beneficios, pueden verlos como poco más que capas adicionales de burocracia para complicar la jornada laboral.
Por esa razón, es un error implementar cualquier KPI sin Comunicación clara en relación con la información que aporta a la operación, cómo espera que las personas actuar sobre esas ideasy cómo el negocio se beneficiará de mejorar la “puntuación” del KPI.
9: No revisar los KPI regularmente
Así que ha invertido una gran cantidad de tiempo, dinero y recursos en la implementación de un magnífico conjunto de KPI para monitorear el desempeño en su cadena de suministro. Es posible que haya completado el proyecto sin asistencia externa o haya contratado a una empresa de consultoría de la cadena de suministro como la nuestra que brinda servicios de evaluación comparativa y KPI para ayudarlo. ¿Qué puede salir mal?
Bueno, muchas cosas pueden salir mal si comete el error de pensar que los KPI son para toda la vida. Las cadenas de suministro siempre pasan por cambios en la dinámica a medida que pasa el tiempo.
Por esa razón, es probable que varios indicadores clave de rendimiento que resultan ideales para su negocio hoy en día se vuelvan menos relevantes en el futuro, y los KPI irrelevantes son el enemigo de un seguimiento exitoso del desempeño.
Para evitar caer en esta trampa y experimentar una paulatina erosión de los beneficios de KPI en su cadena de suministro, le recomendamos que revise su elección de métricas principales al menos una vez, pero preferiblemente dos veces al año. La mayoría de las veces, sus revisiones mostrarán que no necesita cambiar nada, pero se alegrará de su diligencia la primera vez que detecte la necesidad de cambios.
10: Hacer demasiados cambios de KPI
Si bien es un error pasar por alto la necesidad de revisiones periódicas de KPI y cambios cuando sea necesario, cambiar los KPI con demasiada frecuencia también puede afectar negativamente los esfuerzos de monitoreo del desempeño.
Por un lado, las personas tardan un tiempo en trabajar cómodamente con un KPI en particular y comprender sus conocimientos, por lo que si cambia los KPI con frecuencia, sus gerentes y su fuerza laboral pueden desilusionarse con la necesidad continua de familiarizarse con nuevas métricas.
Por otro lado, solo tiene sentido cambiar los KPI si hay una razón de peso. Solo recomendamos cambiar los KPI si es necesario para que sigan siendo relevantes para los objetivos de su negocio y cadena de suministro.
Sea especialmente cauteloso al cambiar la forma en que mide un proceso en particular, como incorporar nuevos elementos al cálculo. Una vez que realiza un cambio de este tipo, ya no tiene una imagen histórica relevante del rendimiento y, de hecho, comienza a realizar un seguimiento del rendimiento nuevamente desde cero.
Si debe realizar tal cambio, recomendamos mantener la versión anterior del KPI, junto con la nueva, durante el tiempo suficiente para hacer una transición gradual y exitosa.
11: No considerar cómo los KPI afectan el comportamiento
Ya hemos mencionado cómo los KPI a menudo necesitan comportamientos de influencia en la fuerza laboral de su cadena de suministro. Sin embargo, es un factor que los líderes empresariales a menudo pasan por alto: un error contraproducente y, a veces, potencialmente peligroso.
Para elaborar, asumiendo que hay un elemento humano en el proceso que está monitoreando, establecer un objetivo de KPI influirá en el comportamiento. Si no se ha preparado para eso, podría afectar el comportamiento de una manera que puede ser negativa para su operación en general, incluso mientras impulsa mejoras en un elemento de rendimiento específico.
Los riesgos de los KPI de productividad
Los KPI de productividad son un ejemplo típico de un KPI que puede generar comportamientos negativos. Por ejemplo, si establece un objetivo para unidades recogidas por hora en su almacén, ¿puede estar seguro de que su personal no comenzará a tomar atajos y descuidar buena salud y seguridad practicas? ¿Existe el riesgo de que sus operarios cometan más errores al trabajar más rápido para recoger pedidos?
Eso no quiere decir que no deba tener KPI de productividad, sino más bien resaltar la necesidad de evaluación cuidadosa de lo positivo y negativo afecta cada métrica y objetivo de rendimiento podría tener.
12: Seguimiento del rebaño de KPI
Para volver a algo que dijimos anteriormente en este artículo, su Los KPI de la cadena de suministro deben estar estrechamente vinculados y ser relevantes para su estrategia comercial. Es por eso que no es una buena idea seguir ciegamente cualquier medida de rendimiento que los expertos de la industria prefieran actualmente o que sea popular entre sus competidores.
Su cartera de KPI debe ser apropiada para la forma en que opera su cadena de suministro. Por lo tanto, mientras algunos métricas estándar indudablemente será apto, debe ser lo suficientemente audaz para crear KPI únicos que abordan problemas de rendimiento específicos en sus operaciones.
Está bien usar KPI estándar para la evaluación comparativa
Se aplica una excepción a la regla de "no seguir al rebaño" cuando establece KPI para comparar su cadena de suministro con otras con un perfil similar. Ya que serás comparar su rendimiento con el de sus compañeros, deberá realizar un seguimiento de los mismos KPI que utilizan esas empresas.
Nuestros servicios de evaluación comparativa de la cadena de suministro incluyen el acceso de los clientes a una amplia base de datos de KPI poblada con resultados actuales de muchas empresas que eligen colaborar con nosotros. Como resultado, podemos ayudarlo a determinar los mejores KPI a usar para la evaluación comparativa, según el perfil de su cadena de suministro.
Una vez que haya completado un proyecto de evaluación comparativa, tendrá una imagen precisa de su principal fortalezas de la cadena de suministro y debilidades. A continuación, puede implementar KPI específicos adaptado a sus necesidades de mejora del rendimiento.
13: Comparación de los resultados de KPI con los de la competencia
El benchmarking es un mecanismo para comparar los resultados de los KPI de su cadena de suministro con los de otras empresas. Es una gran idea, pero no es un proceso fácil porque necesita acceso a los datos de rendimiento de otras empresas, y naturalmente, ese acceso es difícil de obtener.
No solo eso, sino que algunos proveedores de servicios que prometen ayudarlo a comparar su cadena de suministro le recomendarán que mida el desempeño frente a sus competidores, lo cual nunca es una buena idea.
Considere la posibilidad de compararse con sus competidores solo si conoce sus perfil de la cadena de suministro es similar al tuyo. El hecho de que venda las mismas categorías de productos no implica automáticamente que su cadena de suministro opere de la misma manera, a la misma escala y con recursos y socios similares.
Concéntrese en pares con cadenas de suministro como la suya
Aparte de la probabilidad de ofrecer puntos de referencia inexactos, comparar su cadena de suministro con sus competidores no necesariamente lo ayudará a adelantarse a ellos. Aspirar a los logros de desempeño de su competidor de mejor desempeño solo lo ayudará a convertirse en el segundo mejor.
Por otro lado, al elegir empresas con perfiles de cadena de suministro muy parecidos, la evaluación comparativa le mostrará las posibilidades de estirando su operación convertirse en lo mejor que puede ser, sin alentarlo a ser un seguidor de su competidor con mejor desempeño.
14: Omisión de propiedad
Descubrimos que cuando los clientes nos piden ayuda con sus KPI de logística, es común que nuestras investigaciones iniciales descubran la necesidad de mejorar la claridad dentro y entre las funciones de la cadena de suministro relacionadas con propiedad y responsabilidad. Ignorar esa necesidad sería un error porque, sin propiedad, los KPI tienen poco valor.
La propiedad de cada KPI debe aclararse en el funcional e individual niveles De acuerdo, tal vez sea obvio que la precisión de la recolección es una métrica del almacén, pero ¿quién debería ser responsable de un KPI menos evidente, como enviado a tiempo?
¿Es el responsable del almacén o el equipo de gestión del transporte? Si no está claro cuál es, entonces la realidad es que nadie es responsable. En tal caso, el KPI bien podría no existir en absoluto.
Si desea utilizar los KPI con éxito para mejorar el rendimiento de la cadena de suministro, asegúrese de que cada función tenga la propiedad de métricas específicas y que alguien en esa función esté cuentas para actuar sobre la información que proporcionan los KPI. Y, por supuesto, eso significa que el propietario debe ser alguien con poder para tomar decisiones e implementar cambios.
15: No seguir información con acción
Un conjunto de KPI bien elegido le brindará una imagen precisa y clara del desempeño de la cadena de suministro, pero nada más.
Los KPI no mejorarán su negocio, pero las acciones sí. Entonces, ¿por qué tantas empresas invierten tiempo, dinero y recursos en la implementación de KPI y luego no actúan según la imagen que brindan?
Esa es una de las razones por las que mencionamos la importancia de la propiedad de KPI. La falta de acción a menudo surge de la falta de propiedad. Sin embargo, puede haber otras razones para explicar por qué sus equipos no actúan sobre los resultados de KPI.
¿Qué pasa con la falta de acción?
Si no observa la tendencia de todos sus KPI en la dirección correcta a los pocos meses de la implementación, será el momento de descubrir qué impide que las personas tomen las medidas adecuadas. Las razones típicas pueden ser:
- Confusión sobre la propiedad y la responsabilidad de los KPI
- Una falta de comprensión de lo que están indicando algunos KPIs, por mala comunicación
- Propietarios de KPI que no son poder para tomar las acciones necesarias
- Demasiados KPI (Parálisis por análisis)
Cualesquiera que sean las razones, este error de KPI debe corregirse lo antes posible. Por sí solos, los KPI son solo fuentes de información, y no es suficiente simplemente darse cuenta de lo que revelan. Es el acciones que se derivan de ellos que dan a los KPI su valor.
Ese hecho hace que este sea un final apropiado para nuestra gran lista de errores de KPI de la cadena de suministro porque las consecuencias de esta última entrada son las mismas que las del primer error en la lista, sin ningún KPI.
No se equivoque, un poco de ayuda con los KPI es muy útil
Ahora que conoce algunos errores comunes de KPI que debe evitar, tal vez haya descubierto que su empresa ya ha cometido algunos de ellos y necesita realizar algunos cambios y mejoras. O tal vez aún no ha implementado los KPI de la cadena de suministro de manera significativa y siente que es hora de hacerlo. Después de todo, nunca es demasiado tarde.
En cualquier caso, Logistics Bureau está aquí para ayudar con la resolución de problemas de KPI, la selección de métricas, la implementación y la evaluación comparativa de la cadena de suministro. Nuestra base de datos de KPI es amplia, se actualiza continuamente y está llena de datos de empresas con cadenas de suministro como la suya.
Para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a evitar errores de KPI y obtener más de las métricas de su cadena de suministro, visite nuestra cadena de suministro KPI y benchmarking página de servicio ahora.
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